PAGE人社局培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)人社局培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保培訓(xùn)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高培訓(xùn)工作的質(zhì)量和效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人社局組織開(kāi)展的各類培訓(xùn)活動(dòng)所形成的檔案管理，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、學(xué)員信息、考核成績(jī)、證書(shū)發(fā)放等相關(guān)資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則培訓(xùn)檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則加強(qiáng)培訓(xùn)檔案的安全防護(hù)，確保檔案信息不泄露，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為培訓(xùn)工作的決策、總結(jié)和評(píng)估提供有力支持。二、培訓(xùn)檔案的收集（一）收集范圍1.培訓(xùn)計(jì)劃類包括年度培訓(xùn)計(jì)劃、專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃、臨時(shí)性培訓(xùn)計(jì)劃等，應(yīng)涵蓋培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)等詳細(xì)信息。2.培訓(xùn)教材類如自編教材、選用的公開(kāi)出版教材、培訓(xùn)課件、講義等，以及相關(guān)的電子文檔。3.學(xué)員信息類學(xué)員報(bào)名登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明、培訓(xùn)簽到表等，記錄學(xué)員的基本情況和培訓(xùn)出勤情況。4.培訓(xùn)實(shí)施類培訓(xùn)課程表、授課教師信息、培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻資料等，反映培訓(xùn)過(guò)程中的實(shí)際情況。5.考核評(píng)估類學(xué)員考核試卷、成績(jī)登記表、考核評(píng)語(yǔ)、培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告等，用于評(píng)價(jià)學(xué)員的學(xué)習(xí)成果和培訓(xùn)效果。6.證書(shū)發(fā)放類培訓(xùn)證書(shū)申請(qǐng)表、證書(shū)樣本、證書(shū)發(fā)放記錄等，確保證書(shū)發(fā)放的規(guī)范和可追溯。7.其他相關(guān)類與培訓(xùn)活動(dòng)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、通知、協(xié)議、合同等文件資料。（二）收集要求1.明確責(zé)任主體各培訓(xùn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本項(xiàng)目相關(guān)檔案資料的收集工作，并在培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.確保資料齊全收集的檔案資料應(yīng)完整無(wú)缺，能夠全面反映培訓(xùn)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)于重要的文件資料，應(yīng)收集原件或加蓋公章的復(fù)印件。3.規(guī)范填寫(xiě)與整理檔案資料應(yīng)填寫(xiě)規(guī)范、字跡清晰、內(nèi)容完整，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，確保資料的有序性。（三）收集時(shí)間1.對(duì)于培訓(xùn)過(guò)程中形成的各類文件資料，應(yīng)隨產(chǎn)生隨收集，及時(shí)歸檔。2.培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，培訓(xùn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門(mén)。三、培訓(xùn)檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性，便于檔案的保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按培訓(xùn)項(xiàng)目分類將不同的培訓(xùn)項(xiàng)目所形成的檔案分別歸類，每個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目設(shè)立獨(dú)立的檔案卷宗。2.按檔案內(nèi)容分類在每個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目卷宗內(nèi)，按照培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、學(xué)員信息、培訓(xùn)實(shí)施、考核評(píng)估、證書(shū)發(fā)放等類別進(jìn)行細(xì)分，依次排列。（三）編號(hào)與編目1.編號(hào)為每個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目卷宗編制唯一的項(xiàng)目編號(hào)，編號(hào)格式為“[年份][項(xiàng)目序號(hào)]”，例如“20230l”，以便于識(shí)別和管理。2.編目對(duì)每個(gè)卷宗內(nèi)的檔案資料進(jìn)行編目，編制檔案目錄。目錄應(yīng)包括資料名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，確保檔案資料的可檢索性。（四）裝訂與裝盒1.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，避免損壞文件內(nèi)容。2.裝盒將裝訂好的檔案資料裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明培訓(xùn)項(xiàng)目編號(hào)、檔案類別、起止日期等信息，便于查找和存放。四、培訓(xùn)檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施。（二）保管期限1.短期保管對(duì)于一些臨時(shí)性培訓(xùn)項(xiàng)目或僅具有短期參考價(jià)值的檔案資料，保管期限為[X]年。2.長(zhǎng)期保管涉及重要培訓(xùn)項(xiàng)目、學(xué)員信息、培訓(xùn)成果等具有長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案資料，保管期限為[X]年。3.永久保管對(duì)于具有重大歷史意義、政策依據(jù)或長(zhǎng)期保存價(jià)值的培訓(xùn)檔案，實(shí)行永久保管。（三）保管要求1.定期檢查檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性以及保管環(huán)境的適宜性。2.及時(shí)修復(fù)與補(bǔ)充發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、字跡模糊等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對(duì)于缺失的檔案資料，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充收集。3.電子檔案管理對(duì)于電子培訓(xùn)檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并采用加密、防病毒等技術(shù)手段確保數(shù)據(jù)安全。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。五、培訓(xùn)檔案的利用（一）利用范圍1.內(nèi)部使用為人社局內(nèi)部的培訓(xùn)管理、教學(xué)研究、師資隊(duì)伍建設(shè)、學(xué)員跟蹤服務(wù)等工作提供參考依據(jù)。2.外部查詢根據(jù)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，接受上級(jí)部門(mén)、其他單位或個(gè)人的查詢，提供必要的培訓(xùn)檔案信息。（二）利用流程1.申請(qǐng)內(nèi)部人員因工作需要利用培訓(xùn)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《培訓(xùn)檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理部門(mén)。外部單位或個(gè)人查詢培訓(xùn)檔案，應(yīng)提交正式的查詢函，說(shuō)明查詢事由和范圍，經(jīng)人社局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)受理。2.審核檔案管理部門(mén)對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)申請(qǐng)的真實(shí)性和必要性，確保檔案利用符合規(guī)定和要求。對(duì)于涉及重要或敏感信息的檔案利用申請(qǐng)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查。3.提供經(jīng)審核同意后，檔案管理部門(mén)按照規(guī)定的方式和期限為利用者提供培訓(xùn)檔案?？梢蕴峁n案原件、復(fù)印件或電子文檔等形式，同時(shí)做好利用登記記錄。利用者應(yīng)對(duì)檔案資料妥善保管，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、損毀或泄露檔案信息。4.歸還利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。（三）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的培訓(xùn)檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得對(duì)外提供利用。2.利用培訓(xùn)檔案不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。3.嚴(yán)禁利用培訓(xùn)檔案進(jìn)行非法活動(dòng)或謀取私利。六、培訓(xùn)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史意義，準(zhǔn)確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家、培訓(xùn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等因素，綜合判斷其價(jià)值和保管期限。2.集體討論法結(jié)合直接鑒定法對(duì)于一些難以確定價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)進(jìn)行集體討論，充分聽(tīng)取各方面意見(jiàn)，形成鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)經(jīng)鑒定確定需要銷毀的培訓(xùn)檔案，由檔案管理部門(mén)編制《培訓(xùn)檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核、人社局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀實(shí)施銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等符合環(huán)保要求的方式進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程中應(yīng)有專人監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.監(jiān)銷記錄銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門(mén)備案。七、培訓(xùn)檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策，制定和完善人社局培訓(xùn)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的集中統(tǒng)一管理，組織開(kāi)展檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各培訓(xùn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好檔案資料的收集和移交工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高培訓(xùn)檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案管理工作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保培訓(xùn)檔案管理工作的規(guī)范有序。2.負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的日常收集、整理、裝訂、編目、裝盒等工作，保證檔案資料的齊全完整和整理規(guī)范。3.做好培訓(xùn)檔案庫(kù)房的管理工作，定期檢查檔案保管狀況，維護(hù)庫(kù)房環(huán)境，確保檔案安全。4.按照規(guī)定的流程和要求，為利用者提供培訓(xùn)檔案服