公司檔案管理制度（集合15篇）

公司檔案管理制度1

1、所有的工程檔案由工程部文員負(fù)責(zé)管理c工程檔案管理人

員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度和保密守則。

2、各類檔案應(yīng)按系統(tǒng)：土建、強(qiáng)電、弱電、空調(diào)、鍋爐房、

熱力站、機(jī)管，按圖紙資料、維修記錄、運(yùn)行記錄、設(shè)備臺(tái)帳、各

商戶單元裝修和維修檔案等，進(jìn)行分類管理。

3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標(biāo)簽。編制檔案目

錄，內(nèi)容應(yīng)與檔案盒外標(biāo)簽一致。

4、外單位交來圖紙由各系統(tǒng)工程師核對(duì)實(shí)物，如圖紙無誤則

由文員按系統(tǒng)歸檔；圖紙有誤，則聯(lián)系交圖單位更正。

5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的‘重要依據(jù)，應(yīng)妥

善保存，用途不明的資料應(yīng)交工程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料、

重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，其他各種記錄

保存期限一般為二年以上，過期需銷毀的資料應(yīng)由工程部經(jīng)理、

主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研究后決定。

6、借閱檔案需經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的主管（工程師）以上人員批準(zhǔn)，確

定歸還日期，需續(xù)借的要重新登記。

7、文員每月對(duì)維修登記臺(tái)帳、維修單、運(yùn)行記錄、維修記錄

等進(jìn)行整理并分類歸檔、保存。公司檔案管理制度2

一、總則

1、為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案

管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制

度。

2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直

接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式

的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公

文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因

故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶

走或銷毀。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理

審閱后歸檔。

3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材

料，由主辦部門或人員收集，交行政部各案。會(huì)議文件由行政部收

集。

三、歸檔范圍

1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的謔知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典

型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的、文書。

3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議

記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的事記及映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、

錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文

件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

2、歸檔的文伶材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全

完整。

3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件

與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起，不得分開,

文電應(yīng)合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放

在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的.會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。

5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件

材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在

抄或復(fù)制。

5、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或

作記號(hào)等。

6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。

7、用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員

另行辦理續(xù)借手續(xù)。

七、本制度即日起開始執(zhí)行。

2、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

1.客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負(fù)責(zé)。

2.客戶資料按單元號(hào)一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶

檔案文件柜內(nèi)。

3.每個(gè)客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、

電話、車位、水牌、客戶加班等申請(qǐng)單等組成，退租客戶的資料

須及時(shí)裝訂另存。

4,每個(gè)客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前

面。

5.客戶檔案的標(biāo)牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。

6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案，對(duì)已裝訂好的退租客

戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。

7.客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借乜，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后在

客務(wù)部辦公室閱覽。

8.原始客戶檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部

經(jīng)理同意方可修改。

9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理，由客務(wù)主管設(shè)置客戶

檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計(jì)

算機(jī)中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。公司檔案管理制度3

為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，

理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

一、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合辦公

室的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集

管理，各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地

做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、綜合辦公室檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)

督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

二、歸檔制度

1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)

等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何

個(gè)人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能

歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;

以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、所有科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的資料，應(yīng)將相關(guān)資料的復(fù)印件

報(bào)綜合辦公室備案0

6、由公司對(duì)外簽訂的合同，至少應(yīng)保留一份原件，交由綜合

管理部保存。

7、在歸檔范圍內(nèi)的'其他資料，日經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資

料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外

的由各部門自行保管。

三、檔案保管制度

1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專門檔案柜，各部門應(yīng)根據(jù)

保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲

等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類

目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需

求，掌握利用規(guī)律。

6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年

年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

7、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公

司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永

久保存。

8、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可

辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

三、檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人

員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須

在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公

司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或

復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損，否

則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告

主管部門及時(shí)處理。

6、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)

理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。

四、二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一

次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。公司檔案管理制度4

為明確管理責(zé)任，規(guī)范管理行為，確保各類檔案資料及時(shí)歸

檔、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。

一、檔案管理原則

公司檔案實(shí)行由公司綜合管理部集中統(tǒng)一管理與部分專用性

檔案分散管理相結(jié)合的原則。

二、組織

公司綜合管理部設(shè)專門的檔案室并配備專人管理檔案，各部

門明確由專人兼管檔案工作。

三、檔案管理部門的工作職責(zé)

（一）綜合管理部負(fù)責(zé)制訂公司檔案管理制度、保管檔案、

建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。

（二）財(cái)務(wù)部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作，

綜合管理部給予配合。

（三）其他部門由部門檔案專人對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理，并

交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。

四、檔案管理人員職責(zé)

（一）負(fù)責(zé)收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案，做到收

集齊全、整理科學(xué)、鑒定正確和保證質(zhì)量，并按時(shí)接收和移交檔

案；

（二）凡本公司印發(fā)出的公文（含定稿和正件與附件、批復(fù)請(qǐng)

示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理C

（三）做到忠于職守，遵守紀(jì)律，嚴(yán)格按照有關(guān)法律和公司

制度辦事。

五、歸檔公司檔案室資料

（一）上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命

令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料；

（二）本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)；

（三）本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書；

（四）本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)；

（五）本公司制訂的計(jì)劃、方案、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)、工作總結(jié)；

（六）綜治工作材料；

（七）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；

（A）本公公司各種證照及所獲各種榮譽(yù)、獎(jiǎng)勵(lì)資料；

（九）本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料；

（十）具有保存價(jià)值的電子文本、圖片、音像、影像資料；

（十一）會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)活動(dòng)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專

業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)。

六、檔案的收集與歸檔

（一）承辦部門或主辦人應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批

存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案管理員歸

卷。

（二）凡是直接記述和反映公司、部門活動(dòng)的，具有現(xiàn)實(shí)的

和長(zhǎng)遠(yuǎn)查考價(jià)值的文件材料（文字、電子文件、圖樣、照片、實(shí)物

等），均須歸檔保存。

（三）管理性褶案在分類立卷時(shí)應(yīng)做到：分年度、分類別、分

級(jí)別。黨政文件要分別組卷，密級(jí)文件要單獨(dú)立卷。組卷時(shí)按內(nèi)

部特征為主的六個(gè)特征進(jìn)行組卷，盡量把永久、長(zhǎng)期、短期三種

保管期限文件材料分開組卷。

（四）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的'正件與附件、

印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同

一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電

單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕

密文電立卷。

（五）綜合管理部定期對(duì)各部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行檢

查。

（六）各部門在次年三月向檔案部門移交管理性檔案，需付

卷內(nèi)目錄，移交目錄一式二份，交接雙方清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字

手續(xù)。

七、檔案的保管

（一）公司（或部門）管理的檔案應(yīng)有專柜保存，確保完好不

丟失。

（二）做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的

保管工作；

（三）檔案工作人員應(yīng)確保檔案的質(zhì)量，對(duì)破損和變質(zhì)檔案，

及時(shí)采取措施，進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

（四）公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問

題及時(shí)組織整改。

（五）每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料以

及對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

八、檔案的借閱

必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，填寫查借閱檔案登記表，如期歸還，

歸還時(shí)驗(yàn)收注銷。凡利用者都應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。查閱機(jī)密

以上級(jí)檔案，需經(jīng)公司（部門）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，原則上不外借，確因

工作需要，應(yīng)當(dāng)天歸還。

（一）檔案借閱限一周內(nèi)歸還，特殊情況需延期的，須辦理

續(xù)借手續(xù)；

（二）借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由綜合管理部

檔案管理人員與借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚；

（三）檔案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當(dāng)事者責(zé)任；

（四）調(diào)走、辭退人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理

離職手續(xù)；

（五）原則上不對(duì)外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，

須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)后，方可借閱。

（六）歸還檔案時(shí)應(yīng)保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得

丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷毀，嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、

涂寫。

（七）傳真件需存檔時(shí)，應(yīng)將復(fù)印件連同原件一起存檔，以

防原件字跡消失。

（八）未經(jīng)公司董事長(zhǎng)授權(quán)，任何部門或個(gè)人無權(quán)公開檔案。

九、檔案室保密制度

（一）檔案工作人員必須嚴(yán)格按照檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度辦

事。

（二）凡使用保密檔案資料人員必須嚴(yán)格遵守有關(guān)保密規(guī)定。

（三）凡借閱“絕密”“機(jī)密”級(jí)檔案資料應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審

批，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借出。

（四）外單位查閱、借閱密級(jí)檔案，須經(jīng)綜合管理部主管領(lǐng)

導(dǎo)審批，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可提供。

（五）秘密檔案不得私自存放，贈(zèng)送并轉(zhuǎn)借他人，個(gè)人外出

攜帶機(jī)密級(jí)以上檔案應(yīng)妥善保管，若泄密要追究泄密者責(zé)任。

（六）檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得在公開場(chǎng)所

談?wù)摫Ｃ軝n案內(nèi)容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。

十、檔案的鑒定與銷毀

鑒定檔案保存價(jià)值，確定保管期限及銷毀檔案，嚴(yán)格按照國(guó)

家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行。公司檔案保管期限分永久、

長(zhǎng)期、短期三種。確定保管期限的原則是：

（一）反映公司主要職能和重要經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的，具有長(zhǎng)遠(yuǎn)

利用價(jià)值的檔案定為永久保存；

（-）反映公司一般經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，具有較長(zhǎng)時(shí)間利用價(jià)值的檔

案定為長(zhǎng)期保存，其期限為16—50年；

（三）對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有參考利用價(jià)值的檔案，定為短

期保存，其期限為15年以內(nèi)。

（四）檔案的鑒定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理

人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，并采取對(duì)每份檔案直

接鑒定的辦法。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有

關(guān)部門和人員修改、補(bǔ)充。

（五）經(jīng)過一定時(shí)間后確無保存價(jià)值的檔案，或者原有情況

已發(fā)生完全改變，其檔案失去保存意義的，經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦

人員提出，本公司綜合管理部和部門審查同意，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，

方可銷毀。

（六）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案人員必須列出清單，銷毀檔

案的批準(zhǔn)人、監(jiān)銷人都要在銷毀檔案清冊(cè)上簽字。

十一、本管理制度最終解釋權(quán)歸綜合管理部。

十二、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施。公司檔案管理制度5

1、文件檔案的管理：

1.1文件檔案主要是指公司各種有價(jià)值的憑證信函，文字記錄

和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。

1.2公司各部門負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集，保管，整理

和立卷，并定期交檔案室集中管理。

L3歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，文件書寫和載體

材料必須耐保存，文件材料整理符合規(guī)范。

L4檔案資料如因特殊情況，需修改，復(fù)印，摘抄，涂改等，屬絕

密或機(jī)密文件的必須由總經(jīng)理審批，屬秘密文件的必須由公司主

管領(lǐng)導(dǎo)審批，各部門保密文件由各部門部長(zhǎng)審批。

L5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成，手寫方式必

須使用鋼筆或碳素筆。

L6文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標(biāo)準(zhǔn)，特殊類型的紙張經(jīng)

整理后達(dá)到210mni*297nini尺寸標(biāo)準(zhǔn)。

2、電子文檔的管理：

2.1收集、積累要求：

■記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價(jià)值的電子文件

應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，如果保管部門已開始向計(jì)算機(jī)全

文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文

件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。

■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文

件之間，相互保證準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

■在‘無紙化'計(jì)算機(jī)辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)

采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須

隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于光盤或移動(dòng)硬盤類能夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)

有存檔價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。

■用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)

格式和屬性。

■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓

縮方法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

■用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)

必須保證其對(duì)設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)

軟件和各種數(shù)據(jù)。

■用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，收集時(shí)必須保證收集其

壓縮

方法和軟件;用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時(shí)必須保證收集其

屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。

■由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩

種以上的信息形式，收集時(shí)必須保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。

■通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)

和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)必須連同專用軟件

一并收集。

■計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管

理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

2.2收集、積累方法：

■及時(shí)按照要求制作電子文件備份。

■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

■電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保

存，并附有紙張打印件。

2.3歸檔要求：

■把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集巴制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至

耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱使用。

必要時(shí)，復(fù)制第三套，異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)解密后再

完成上述工作。

■本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次

寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)

期保存的載體。

■存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填

寫編號(hào)、日期、名券、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。

■將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同

歸檔并附歸檔電子文件登記表。

■需要長(zhǎng)期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的.

機(jī)讀目錄存在同一載體上，如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟

件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)

間至少一年。

3、聲像檔案的管理：

3.1聲像資料的收集整理，原則上要保存聲像資料原件（底片）,

重要資料要附文字說明。

3.2文字說明的編寫要求：

■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝

制者）等。

■應(yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)

注項(xiàng)目正確齊全。

■照片的自然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時(shí)間順序編寫文字說

明。

3.3聲像檔案存放期間定期對(duì)底片、膠片進(jìn)行檢查。

3.4底片冊(cè)、錄音、錄像帶、軟盤，應(yīng)放在專用架內(nèi)，嚴(yán)禁擠壓

堆放，并避開磁場(chǎng)源。對(duì)存放的照片要定期檢查。

3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室，如有特殊需要，需由

部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外

借使用。公司檔案管理制度6

為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，

實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)化、科學(xué)化，使檔案管理更有

效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相

關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。

一、總則

（一）公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是

完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研

究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。

（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維

護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的

原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。

（三）公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其他各部

門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、

音像、人事、會(huì)計(jì)、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門

不得分散保存。

二、檔案部門設(shè)置及其職責(zé)

（一）公司檔案管理由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管?；韭氊?zé)為：

1、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計(jì)劃等。

2、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對(duì)

檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

3、負(fù)責(zé)對(duì)本公司形成的各門類檔案實(shí)行綜合管理，積極提供

利用。

4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

（二）各部門設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：

1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的'規(guī)章制度主動(dòng)向總經(jīng)理辦公

室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受總經(jīng)理辦公室

的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2、根據(jù)本公司各部門歸檔圍負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集

整理工作并在規(guī)定期限向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、

真實(shí)和安全。

三、檔案接收與整理

（一）公司編制文件材料的歸檔圍，根據(jù)各部門的職責(zé)不同,

主要有以下幾個(gè)面：公司檔案管理制度7

第一章總則

一、目的

為規(guī)范公司客戶檔案管理，增強(qiáng)公司客戶檔案的實(shí)用性、有

效性和保密性，促進(jìn)銷售工作的順利進(jìn)行，特制定本制度。

二、范圍

與公司發(fā)生業(yè)務(wù)或即將發(fā)生業(yè)務(wù)的客戶，即企業(yè)的過去、現(xiàn)

在和未來的直接客戶與間接客戶，都是本制度的管理范圍。

三、職責(zé)

公司銷售檔案管理由營(yíng)銷總監(jiān)總負(fù)責(zé)；各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部

門客戶檔案管理；人力資源部為本制度的監(jiān)督、處罰部門。

第二章檔案的內(nèi)容和建檔方法

一、客戶檔案的內(nèi)容包括以下四項(xiàng)資料：

1、客戶基礎(chǔ)資料。客戶基礎(chǔ)資料主要包括客戶的名稱、地址、

電話；經(jīng)營(yíng)管理者、法人（這三項(xiàng)應(yīng)包括其個(gè)人性格、嗜好、家

庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面）；創(chuàng)業(yè)時(shí)間、與本公司交易時(shí)間、

企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。

2、客戶特征。服務(wù)區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿Α⒔?jīng)營(yíng)觀念、

經(jīng)營(yíng)方針與政策、企業(yè)規(guī)模（職工人數(shù)、銷售額等）、經(jīng)營(yíng)管理特

點(diǎn)等。

3、業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的銷售實(shí)績(jī)、經(jīng)營(yíng)管理者

和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競(jìng)爭(zhēng)公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)

系及合作態(tài)度等。

4、交易活動(dòng)現(xiàn)狀。主要包括客戶的銷售活動(dòng)狀況、存在的問

題、保持的優(yōu)勢(shì)、未來的對(duì)策；企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易

條件、以往出現(xiàn)的.信用問題等。

二、建立客戶檔案卡。檔案的分別為兩類，一是經(jīng)銷商客戶

檔案，區(qū)域提供，二是終端客戶檔案，業(yè)務(wù)部和營(yíng)業(yè)部提供。具

體內(nèi)容見《經(jīng)銷商客戶檔案卡》和《終端客戶檔案卡》。

三、建檔方法

銷售人員接待或拜訪客戶后，當(dāng)天登陸客戶管理系統(tǒng)填寫或

完善客戶檔案。不全面的客戶檔案，銷售人員要進(jìn)一步了解，每

月最少完善一次?？蛻魴n案不及時(shí)更新，銷售人員違反每次罰款

20元。

第四章保密規(guī)定

一、公司客戶檔案密級(jí)為機(jī)密級(jí)檔案，分級(jí)管理。公司級(jí)檔

案由營(yíng)銷總監(jiān)負(fù)責(zé)管理，營(yíng)銷總監(jiān)、營(yíng)銷副總經(jīng)理、總經(jīng)理可以

查閱，其他人查閱需營(yíng)銷總監(jiān)批準(zhǔn)；部門級(jí)客戶檔案由部門經(jīng)理

負(fù)責(zé)管理，其他人查閱需營(yíng)銷副總批準(zhǔn)部門經(jīng)理批準(zhǔn)；個(gè)人級(jí)客

戶檔案由銷售人員負(fù)責(zé)管理，他人查閱需部門經(jīng)理批準(zhǔn)。

二、檔案的保存

公司檔案以客戶檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，營(yíng)銷總監(jiān)為系統(tǒng)管

理員，每月1日對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失C

三、客戶檔案的查閱

1、查閱公司的客戶檔案必須經(jīng)過審批。填寫《查閱檔案審批

表》，經(jīng)本部門經(jīng)理簽字，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，檔案管理負(fù)責(zé)人才可以

讓其查閱。

2、未經(jīng)審批私自查看客戶檔案，每次處50元罰款；未經(jīng)審

批，擅自將客戶檔案賬號(hào)提供給人查閱，每次處50元罰款。公司

檔案管理制度8

為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂

本制度。

一、檔案的分類：

1、一般保密文件：公司的規(guī)劃文件、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、

決議、決定、委任書、協(xié)議書、合同書、項(xiàng)目方案、公司注冊(cè)文

件、通知、通告、來往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。

2、專業(yè)技術(shù)文件：專業(yè)技術(shù)圖紙、說明書、資料、文件、書

籍、軟件。

3、機(jī)密文件：上述專業(yè)技術(shù)文件以及年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)文件、

財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)文件、經(jīng)營(yíng)情況、勞動(dòng)工資和人事檔

案等。

4、公司對(duì)外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。

5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實(shí)物等，均屬檔案保管范圍。

6、除有特別規(guī)定外，檔案資料由行政部負(fù)責(zé)管理。

二、存檔：

1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管，其他檔案由行

政部指定專人保管。

2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存

檔保管。

（1）如存檔文件資料為傳真件時(shí)，必須復(fù)印一份存檔。

（2）凡涉及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文件等資料，原則上

應(yīng)長(zhǎng)期保存；其他文件視其價(jià)值確定俁存期限。

（3）檔案的歸檔要及時(shí)，除特殊情況外，要求一項(xiàng)工作結(jié)束

后存檔。歸檔文件應(yīng)保證其齊全完整，如有短缺應(yīng)立即追查歸入；

文檔的處理手續(xù)要完備，如有遺漏立即補(bǔ)辦。

（4）文件的電腦存檔。

（5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件

歸檔方式命名保存。

（6）電腦文檔信息要按年度進(jìn)行存盤處理，將重要的信息資

料轉(zhuǎn)存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內(nèi)妥善保管。

三、借閱：

1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱

機(jī)密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)C

2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時(shí)，可直接借閱；如

借閱與本職工作無關(guān)的檔案資料或機(jī)密資料，須經(jīng)本部門主管和

行政部主管同意，必要時(shí)，需請(qǐng)主管副經(jīng)理批準(zhǔn)。

3、借閱時(shí)，原則上只允許在公司內(nèi)使用，并辦理借閱手續(xù),

當(dāng)天借閱當(dāng)天歸還；機(jī)密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不

予借出；如特殊情況確需借出時(shí)，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。

4、借閱的'資料必須妥善保管，入得涂改及私自復(fù)印。如確

需復(fù)制，一般資料，須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)；機(jī)密資料，須經(jīng)公司經(jīng)

理批準(zhǔn)。

5、機(jī)密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個(gè)人原因

致使機(jī)密文件丟失或泄露機(jī)密的，其后果由責(zé)任人承擔(dān)，必要時(shí)

公司將采取法律手段保護(hù)公司的利益。

四、專業(yè)技術(shù)資料的管理

1、專業(yè)技術(shù)資料除另有規(guī)定外，公司指定技術(shù)部門專人管理。

2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門的.技術(shù)文件資料，在領(lǐng)用

時(shí)必須辦理登記手續(xù)，實(shí)行“誰領(lǐng)用誰保管誰負(fù)責(zé)”的管理原貝h

管理人員每月負(fù)責(zé)將已發(fā)放文件資料的情況書面通知行政部。

3、長(zhǎng)期領(lǐng)用的文件資料，責(zé)任人必須妥善保管，不使用時(shí)要

及時(shí)歸還。同時(shí)，技術(shù)部門的文檔管理人員必須每季度末對(duì)借入

的文件資料進(jìn)行一次核對(duì)°如發(fā)現(xiàn)有丟失，必須書面通知行政部，

并上報(bào)公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟矢文件而影響公司正常工作

的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結(jié)果由公司經(jīng)理視其造

成的影響酌情處理。

五、文檔的銷毀

1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無權(quán)私自銷毀公司任何檔案資

料。

2、每年底清理檔案后應(yīng)將沒有保存價(jià)值的文件銷毀，銷毀時(shí)

應(yīng)先報(bào)請(qǐng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后

方能銷毀；銷毀時(shí)，應(yīng)焚燒或使用碎紙機(jī)，不得隨意丟放。

3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)編制銷毀清單,

經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專人負(fù)責(zé)辦理。銷毀清單應(yīng)作為檔案資

料長(zhǎng)期保存。

六、檔案立卷

每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價(jià)值

的文檔組合成案卷；立案時(shí)應(yīng)編制卷內(nèi)文件的順序號(hào)、文件號(hào)、

責(zé)任人、題名日期、頁(yè)號(hào)等，并附立卷登記表一份。

七、附則

1、員工離職時(shí)，必須將所領(lǐng)借文檔資料全部歸還，由相關(guān)管

理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規(guī)定扣罰責(zé)任人。

2、檔案資料轉(zhuǎn)移時(shí)，必須報(bào)請(qǐng)主管副經(jīng)理以上批準(zhǔn)，并辦理

交接手續(xù)。

3、凡違反本規(guī)定的，除已有規(guī)定外，每次給予￥50元以上的

罰款。情節(jié)嚴(yán)重者，加重處罰。

4、隨時(shí)接受總公司檔案管理負(fù)責(zé)人員對(duì)我公司檔案管理工作

的檢查。公司檔案管理制度9

一、目的

加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確

保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保

證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

二、適用范圍

1、公司內(nèi)部經(jīng)營(yíng)形成的各種資料。

2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營(yíng)或行業(yè)有關(guān)的

公文、通知、批復(fù)等資料。

三、術(shù)語(yǔ)和定義

1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、

企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種

文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)

物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、

提供利用等活動(dòng)。

四、職責(zé)

1、行政部：

1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)

督促指導(dǎo)部門檔案管理；

2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他

資料；

4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的

全過程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作；

5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。

2、其他各部門相關(guān)人員：

1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行

政部；

2）向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯

存、保管、利用、歸檔；

4）財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國(guó)家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔

案資料；

3、各部門檔案主管人員

1）負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

4、各部門負(fù)責(zé)人

1）批準(zhǔn)對(duì)自己部門資料或合同復(fù)印件的處置；

2）負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案管理的監(jiān)督檢查。

5、各公司總監(jiān)/副總

1）負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。

五、工作程序

1、檔案資料的收集

1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合同及文

件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)

行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。

a）歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。

b）檔案資料的標(biāo)識(shí)行政部及各部門對(duì)各自保管的檔案資料編

號(hào)，編號(hào)規(guī)則見《公司檔案管理規(guī)定》。

c）檔案資料的日常管理：

（1）電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于

檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號(hào)保存；

（2）文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管

理記錄目錄》，以便檢索利用：

⑶文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，

并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件/檔案柜中。

d）檔案借閱

⑴借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案

原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的

必須經(jīng)部門主管、副總經(jīng)理和行政部批準(zhǔn)，且只帶復(fù)印機(jī)，不帶

原件；

⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，

借閱的'檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)

立即報(bào)告直接上級(jí)；

⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新

辦理手續(xù);

⑷借檔人必須愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、

抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞行

為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-20—不等的罰款元。情節(jié)嚴(yán)重者，按《檔

案法》和《保密法》給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)

任。

⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信或

本人身份證復(fù)印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能在閱覽室閱

覽，不可將檔案帶出檔案室C

e）檔案銷毀

⑴對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告，

編制銷毀目錄，報(bào)部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理

的批準(zhǔn)，方可銷毀。

⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少

于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、

部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

2、檔案管理紐則

1）檔案資料的歸檔范圍

⑴公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等；

⑵公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的

條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等

文件；

⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；

⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；

⑸重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人

講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；

⑹反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備

忘等；

⑺公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及

簡(jiǎn)報(bào)；

⑻本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本

及過程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文

件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔

案資料；

⑩本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

(11)本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、

照片、錄音、錄像等；

?外出公務(wù)活動(dòng)(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等)所

獲得或形成的檔案資料；

?財(cái)務(wù)檔案資料；

（M）各種實(shí)物檔案；

（15）其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。

3、檔案資料的歸檔要求

⑴歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、

復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以

根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件

或影印本°如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總

經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政部以影印本歸檔。

⑶聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、

背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊

情況下可歸檔拷貝件。

⑷電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做

好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。

⑸各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋

贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

4、檔案資料的歸檔時(shí)間

⑴即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦

理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：

a）公司規(guī)定的密級(jí)文件;

b）重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；

C）合同、協(xié)議書等正本及過程資料；

d）公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核

的文件材料；

C）其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。

⑵定期歸檔

a）部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行

政部；

b）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行

政部；

（3）電子聲像檔案的歸檔

a）重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。

b）一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制

成光盤脫機(jī)保管。

c）每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子

文件數(shù)據(jù)集，行政部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。

5、檔案交接

⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職

的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無

誤后簽字，行政部見證。

6、檔案移交公司的流程

a）移交前，應(yīng)對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、

復(fù)制或加邊，對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊的文件折疊理齊。

b）采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫,

要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。

c）結(jié)合文書材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復(fù)在前，

請(qǐng)不在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

結(jié)論在前，依據(jù)在后。

d）經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

e）行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提

交的檔案清單核對(duì)；

f）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電

子檔移交清單，確認(rèn)無疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，

雙方各保存一份；

7、檔案保管

⑴檔案編號(hào)

a）檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分

表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。

b）檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號(hào)表》,

將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，

以便查閱。

C）檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)

務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。

d）檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門

要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。

e）建立《檔案目錄》存于案券盒內(nèi)，便于查閱°

8、附則：本辦法由公司行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。公司檔案管

理制度10

建筑分公司合同檔案管理員崗位責(zé)任

一、遵守國(guó)家《建筑法》、《合同法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法

規(guī)。認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件,

協(xié)助本部門領(lǐng)導(dǎo)搞好貫標(biāo)工作。

二、建立健全建設(shè)工程合同臺(tái)帳,運(yùn)用微機(jī)實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程合同

動(dòng)態(tài)管理。分析匯總各時(shí)期合同簽訂及經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況，為領(lǐng)導(dǎo)

及相關(guān)部門提供及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)的數(shù)據(jù)信息。

三、按照建設(shè)工程投標(biāo)評(píng)審程序做好建設(shè)工程《合同評(píng)審記

錄》及《合同會(huì)簽》，及時(shí)發(fā)送建設(shè)工程合同文本到相關(guān)部門，并

做好發(fā)送登記。完成每年度合同文本的裝訂、立卷、歸檔，做到建

設(shè)工程合同臺(tái)帳與文本檔案相統(tǒng)一，完備、整潔、規(guī)范。

四、建立分包合同及各類經(jīng)濟(jì)合同臺(tái)帳,整理備案分包合同及

各類經(jīng)濟(jì)合同文本。

五、嚴(yán)格保守企業(yè)經(jīng)濟(jì)機(jī)密。

六、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的.其它工作。公司檔案管理制度n

一、目的

加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和

方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司

需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

二、適用范圍

適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

三、術(shù)語(yǔ)和定義

1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、

企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種

文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)

物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、

提供利用等活動(dòng)。

四、職責(zé)

1、行政人事部：

1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)

督促指導(dǎo)部門檔案管理；

2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他

資料；

4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的

全過程，確保公司檔案的‘安全；

5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。

2、其他各部門相關(guān)人員：

1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行

政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯

存、保管、利用、歸檔；

4）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；

3、各部門檔案主管人員

負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

4、各部門負(fù)責(zé)人

1）負(fù)責(zé)對(duì)部門檔案管理監(jiān)督檢查。

五、工作程序

1、檔案資料的收集

1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合同及文

件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)

行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

a）歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。

b）檔案資料的標(biāo)識(shí)各部門對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)

規(guī)則見后。

c）檔案資料的日常管理：

（D電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于

指定電腦硬盤內(nèi)。

（2）文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管

理記錄目錄》，以便檢索利用。

⑶文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，

并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件/檔案柜中。

d）檔案借閱

（1）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱

檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依

照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；

⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，

借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)

立即報(bào)告直接上級(jí)；

⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新

辦理手續(xù)；

⑷借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、

抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；

e)檔案銷毀⑴對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申

請(qǐng)銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷

毀。

⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不

得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手

續(xù)文件，一并存檔永久保存。

2、檔案管理紐則

1)檔案資料的歸檔范圍

⑴公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等；

(2)公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的

條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等

文件；

⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；

⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；

⑸重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人

講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；

⑹反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備

忘等；

⑺公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表

及簡(jiǎn)報(bào)；

⑻本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本

及過程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文

件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔

案資料；

⑩本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

(11)本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、

照片、錄音、錄像等；

?外出公務(wù)活動(dòng)(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等)所

獲得或形成的檔案資料；

?財(cái)務(wù)檔案資料；

(M)各種實(shí)物檔案；

(15)其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。

3、檔案資料的歸檔要求

⑴歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、

復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以

根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件

或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總

經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。

（3）聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、

背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊

情況下可歸檔拷貝件。

⑷子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好

電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。

⑸各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋

贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

4、檔案資料的歸檔時(shí)間

（1）即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦

理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：

a）公司規(guī)定的密級(jí)文件；

b）重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；

c）合同、協(xié)議書等正本及過程資料；

d）公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核

的文件材料；

e）其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。

⑵定期歸檔

a）部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行

政人事部；

b）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行

政人事部；

（3）電子聲像檔案的歸檔

a）重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。

b）一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制

成光盤脫機(jī)保管。

c）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔

電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。

5、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作

變動(dòng)或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接

收人核實(shí)無誤后簽字，行政人事部見證。

6、檔案移交公司的流程

a）經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

b）行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每

月提交的檔案清單核對(duì);

C）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上

（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

7、檔案保管

⑴檔案編號(hào)

a）檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分

表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。

b）檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號(hào)表》，

將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，

以便查閱。

c）檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)

務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。

d）檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和

部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。

e）建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。

8、附則：本刃、法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋。

六、相關(guān)記錄

1、《文件（合同）管理記錄目錄》

2、《文件檔案移交目錄》

3、《檔案移交清單表》

4、《檔案借閱審批單》

5、《檔案分類編號(hào)表》

6、《檔案管理流程》公司檔案管理制度12

一、文書檔案歸檔制度

1.各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸

檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。

2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員（各部門內(nèi)勤）收集、

審定、整理、立卷。

3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠（文件的正文與附

件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)）無缺頁(yè)、破損現(xiàn)象。

4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面

材料存檔。

5.凡歸檔的'文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍(lán)黑

色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門

重新書寫。

6.重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印，但原件必須歸檔。

7.機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一

律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦

法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護(hù)黨和國(guó)家利益，工作盡職盡

責(zé)，自覺遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

2,負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、

上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)

量符合“規(guī)范”要求。

3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房各項(xiàng)制度的落實(shí)。

5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認(rèn)真總結(jié)

經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。公司檔案管理

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三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1.各部門配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收

集、整理、歸檔立卷工作。

2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，

把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。

3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室

移交。

4.嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。

5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知

識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

四、部門立卷制度

1?凡本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料

均屬本部門立卷歸檔范圍。

2.各部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門的文件資料進(jìn)行收集、

審定、整理、立卷。

3.兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制

度，按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷，保證立卷質(zhì)量。

五、檔案保管制度

1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負(fù)責(zé)

檔案的保管工作。

2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對(duì)各類檔案應(yīng)做到存放合理，排

列有序，查找方便。

3.檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對(duì)已到借閱期限

尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追逐，防止丟失。

4.庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24七，相對(duì)

濕度要保持在45—60阻防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5.檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、

防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品，停電時(shí)，

一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫(kù)房無關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫(kù)房門窗,

確保安全。

六、檔案保密規(guī)則

L檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅(jiān)持原則，

認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。

2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認(rèn)真遵守安全保密制度,

嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上式準(zhǔn)帶出檔案室，確需帶出

時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。

3.查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)

人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。

4.本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)

所，不準(zhǔn)帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門。

5.對(duì)于違反保密規(guī)定，泄露國(guó)家公司機(jī)密或造成一定后果者

要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴(yán)肅處理尹追究其責(zé)任。

七、檔案借閱制度

1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺履

行借閱手續(xù)。

2.凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，

應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在

借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。

3.借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理

由轉(zhuǎn)借他人。

4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

5.檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔

案材料完好無損時(shí)，方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材

料，經(jīng)認(rèn)真核對(duì)，正確無誤時(shí)，方能簽字蓋章。公司檔案管理規(guī)

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6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損

現(xiàn)象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

八、其他

解釋權(quán)歸公司行政人事部。公司檔案管理制度13

一、人事檔案管理范圍：專業(yè)技術(shù)干部、管理干部、工人等各

類人員(包括出國(guó)不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、

退休職工)的人事檔案。

二、除人事檔案管理人員外，無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)。

三、檔案的管理

(1)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、

防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。

(2)對(duì)所管理的人事檔案必須逐人登記注冊(cè)。

(3)每季度核對(duì)一次檔案的分類、編目、序號(hào)，發(fā)現(xiàn)編錯(cuò)或放

錯(cuò)位置需糾正；裝卸檔案要按登記冊(cè)全面檢查檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案

需查找。

(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對(duì)私自保存他人檔

案材料拒不交出者，應(yīng)追究其責(zé)任。

(5)要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案

管理的科學(xué)化。

四、人事檔案是全面應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實(shí)情況的實(shí)物材

料，構(gòu)成包括下列十項(xiàng)內(nèi)容C

(1)履歷表及其他簡(jiǎn)歷材料等。

(2)自傳材料;報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。

(3)各種鑒定；審計(jì)工作中形成的材料；

(4)各類考核、評(píng)價(jià)材料及畢業(yè)成績(jī)單、學(xué)歷證明等。

(5)歷史審查材料及甄別復(fù)查材料，更改或姓名認(rèn)定材料等。

(6)黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。

(7)表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料

(8)執(zhí)紀(jì)執(zhí)法部門形成的涉及個(gè)人的材料。

(9)任免呈報(bào)表，確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表,

出國(guó)人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級(jí)別登記表，離休、退

休、退職審批表等。

(10)健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。

五、查閱和借用人事檔案，應(yīng)遵守下列規(guī)定：

(1)不得隨意查閱人事檔案，如必須查閱有關(guān)人員檔案情況,

需辦理借閱手續(xù)由檔案管理人員提供。

(2)必須查閱檔案時(shí)，只限于組織、人事部門派出的中共黨員

干部到檔案室查閱所需情況。

(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

(4)查閱檔案者，必須填寫對(duì)查閱問題，查閱日期等逐項(xiàng)進(jìn)行

登記°

(5)查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁在檔案卷內(nèi)涂改,

圈劃及撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者

應(yīng)追究責(zé)任。

(6)查閱檔案時(shí)，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人事

部門負(fù)責(zé)人允許后方可抄錄，抄錄的材料應(yīng)盡快送回檔案室處理。

(7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時(shí)，必須

持縣級(jí)以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。

(8)檔案在特殊情況下，經(jīng)批準(zhǔn)可以借出，但借出時(shí)要及時(shí)登

記，按期歸還，如不按時(shí)歸還，要及時(shí)催收，以免遺失。

六、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

(1)檔案要通過機(jī)要交通或派專人轉(zhuǎn)遞，不能公開郵寄或本人

自帶。

(2)檔案轉(zhuǎn)出要及時(shí)追收回執(zhí)，以防檔案丟失。

(3)收到外單位的檔案，要及時(shí)核對(duì)，核對(duì)無誤差后，在回執(zhí)

上簽名蓋章后退回回執(zhí)。

七、凡歸檔的材料，均應(yīng)經(jīng)過認(rèn)真的鑒別；屬于歸檔的.材料，

必須手續(xù)完備，完整無缺把好"入口關(guān)”；需經(jīng)組織審查蓋章和本人

簽字的，應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。

八、凡歸入檔案的材料，均應(yīng)按照組織部《關(guān)于干部檔案材

料收集，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應(yīng)歸入干部檔案的材料，不

得入檔；

九、保管檔案工作人員守則如下：

(1)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露

檔案內(nèi)容。

(2)嚴(yán)禁在檔案庫(kù)吸煙，保護(hù)檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案

室的清潔衛(wèi)生。

(3)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。

(4)熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高業(yè)務(wù)

水平和工作能力。

(5)堅(jiān)持黨的原則，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴(yán)格按照檔案工

作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。公司檔案管理制度14

為規(guī)范和加強(qiáng)公司安全生產(chǎn)檔案(臺(tái)賬)、記錄管理工作，確

保各項(xiàng)安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的準(zhǔn)確和完善，通過安全生產(chǎn)檔案

（臺(tái)賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強(qiáng)安全管理工作的針對(duì)性、

系統(tǒng)性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產(chǎn)監(jiān)督管理水平，

結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。

本制度適用于公司安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）、記錄管理工作。

3.1安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）：是指各部門、項(xiàng)目部全生產(chǎn)管理

過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文件資料、圖像、聲像、電子

等不同形式的歷史記錄C

3.2數(shù)據(jù)電文：是指以電子、光學(xué)、磁或者類似手段生成、

發(fā)送、接收和儲(chǔ)存的信息。

5.1公司安全管理部負(fù)責(zé)公司安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的綜合

管理工作，對(duì)各項(xiàng)目部、各部門安全旦產(chǎn)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)

督、檢查。負(fù)責(zé)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定擬定公司安全記錄歸檔和保

管、使用、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)規(guī)章制度。負(fù)責(zé)公司各類安全生產(chǎn)記錄的

分類、編號(hào)和備案工作。

5.2各部門分別負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)

賬）管理工作。統(tǒng)一使用公司制定的格式進(jìn)行安全生產(chǎn)記錄。

5.3各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部安全生產(chǎn)檔案、記錄管理，填寫、

收集、整理、保管、利用本項(xiàng)目部在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中形成的

各類記錄。

5.4各項(xiàng)目部的安全生產(chǎn)管理部門及各職能部門按照本單位

的《安全生產(chǎn)管理體系文件》及相關(guān)制度履行相應(yīng)職責(zé)。

6.1.1.1安全生產(chǎn)委員會(huì)或安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組人員名單及變

動(dòng)記錄。

6.L1.2安全生產(chǎn)組織機(jī)構(gòu)、安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)圖等。

6.1.1.3安全生產(chǎn)責(zé)任制度、安全生產(chǎn)管理制度（云南省安全

生產(chǎn)條例規(guī)定的11項(xiàng)制度必須建檔）等文件。

6.1.1.4與工種崗位和設(shè)備工具相對(duì)應(yīng)的安全操作規(guī)程和使

用規(guī)程。

6.1.1.5上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門制定和下發(fā)的制度

性文件、通知、通報(bào)等。

6.1.1.6安全管理人員花名冊(cè)、相關(guān)人員證書（含三類人員證

書、注冊(cè)安全工程師等相關(guān)資格證書）。