一、適用工作情境本標(biāo)準(zhǔn)化流程適用于公司各部門因日常辦公、行政運(yùn)營產(chǎn)生的各類物品采購及服務(wù)需求申請，包括但不限于辦公設(shè)備、辦公用品、維修服務(wù)、會務(wù)服務(wù)、后勤保障等場景。旨在通過規(guī)范化的申請與審批流程，保證采購需求合理、預(yù)算可控、流程高效，同時(shí)規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)，保障公司資產(chǎn)安全與資源合理配置。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟步驟一：需求提出與申請發(fā)起執(zhí)行人：需求部門經(jīng)辦人（經(jīng)辦人）操作說明：需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)估單價(jià)及總價(jià)等信息；填寫《行政采購申請表》（詳見第三部分模板），附《需求說明》（需部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）及必要附件（如物品參數(shù)要求、服務(wù)需求明細(xì)、比價(jià)單等，單筆采購金額≥5000元需提供至少2家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單）；將填寫完整的申請表及附件提交至需求部門負(fù)責(zé)人審批。輸出物：《行政采購申請表》（含附件）步驟二：部門初審執(zhí)行人：需求部門負(fù)責(zé)人（部門負(fù)責(zé)人）操作說明：審核采購需求的合理性：是否符合部門工作計(jì)劃，是否為必要支出，是否存在可替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、租賃等）；審核采購信息的準(zhǔn)確性：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等是否清晰明確，預(yù)估價(jià)格是否符合市場行情；審核預(yù)算匹配度：采購金額是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，如超預(yù)算需在申請表中說明超預(yù)算原因及資金來源；初審?fù)ㄟ^后，在《行政采購申請表》“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字確認(rèn)，并將申請表轉(zhuǎn)交至采購部門。輸出物：簽字確認(rèn)的《行政采購申請表》步驟三：采購部門審核執(zhí)行人：采購專員（采購專員）、采購部門負(fù)責(zé)人（采購負(fù)責(zé)人）操作說明：采購專員審核：核對采購需求是否符合公司采購制度（如是否屬于集中采購目錄內(nèi)物品，是否需要公開招標(biāo)等）；審核采購方式的合規(guī)性：根據(jù)采購金額及物品特性，確定采用詢價(jià)、比價(jià)、競爭性談判或直接采購等方式（例如：單筆金額＜2000元可采用直接采購，2000-10000元需比價(jià)，≥10000元需詢價(jià)或招標(biāo)）；對比附件中的報(bào)價(jià)單（如有），評估價(jià)格的合理性，必要時(shí)進(jìn)行市場調(diào)研補(bǔ)充比價(jià)。采購負(fù)責(zé)人審核：審核采購專員意見，確認(rèn)采購流程及方式的合規(guī)性；對于跨部門或復(fù)雜采購需求，組織需求部門、財(cái)務(wù)部門召開溝通會，明確采購細(xì)節(jié)；審核通過后，在《行政采購申請表》“采購部門意見”欄簽字，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門復(fù)核。輸出物：審核意見完整的《行政采購申請表》步驟四：財(cái)務(wù)部門復(fù)核執(zhí)行人：財(cái)務(wù)專員（財(cái)務(wù)專員）、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人）操作說明：財(cái)務(wù)專員復(fù)核：審核采購預(yù)算：核對申請金額是否與部門預(yù)算匹配，預(yù)算科目使用是否正確；審核價(jià)格合理性：參考?xì)v史采購數(shù)據(jù)、市場價(jià)格信息，評估預(yù)估價(jià)格的公允性；審核附件完整性：檢查比價(jià)單、需求說明等附件是否齊全，票據(jù)類型是否符合財(cái)務(wù)規(guī)定（如需開具增值稅專用發(fā)票需提前說明）。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人復(fù)核：確認(rèn)資金安排：如涉及預(yù)算調(diào)整或新增預(yù)算，需核實(shí)資金來源的合規(guī)性；復(fù)核整體采購方案的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提出優(yōu)化建議（如付款方式、履約保證金等）。復(fù)核通過后，在《行政采購申請表》“財(cái)務(wù)部門意見”欄簽字，轉(zhuǎn)交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。輸出物：復(fù)核意見完整的《行政采購申請表》步驟五：領(lǐng)導(dǎo)審批執(zhí)行人：分管領(lǐng)導(dǎo)（分管領(lǐng)導(dǎo)）、總經(jīng)理（總經(jīng)理）操作說明：分級審批權(quán)限（根據(jù)公司實(shí)際情況調(diào)整，以下為示例）：單筆采購金額＜5000元：由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；單筆采購金額≥5000元且＜20000元：由分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批；單筆采購金額≥20000元：需經(jīng)總經(jīng)理辦公會集體審議通過后，由總經(jīng)理最終審批。審批內(nèi)容：審核采購事項(xiàng)的必要性及對公司整體運(yùn)營的影響；審批采購金額是否符合授權(quán)范圍，預(yù)算安排是否合理；對重大采購事項(xiàng)，重點(diǎn)關(guān)注供應(yīng)商資質(zhì)、履約能力等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。審批通過后，在《行政采購申請表》“領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽字確認(rèn)，審批流程結(jié)束，轉(zhuǎn)采購部門執(zhí)行。輸出物：最終審批通過的《行政采購申請表》步驟六：采購執(zhí)行執(zhí)行人：采購專員（采購專員）操作說明：根據(jù)審批結(jié)果，按照確定的采購方式實(shí)施采購：直接采購：聯(lián)系合格供應(yīng)商（優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商庫內(nèi)的供應(yīng)商）下單，確認(rèn)交貨期、付款方式等細(xì)節(jié)；比價(jià)/詢價(jià)采購：向選定供應(yīng)商發(fā)出采購訂單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，綜合評估后確定供應(yīng)商并簽訂采購合同；招標(biāo)采購：按照公司招標(biāo)流程組織開標(biāo)、評標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商并簽訂合同。簽訂采購合同時(shí)需明確雙方權(quán)利義務(wù)、物品/服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款條件、違約責(zé)任等條款，合同需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)（如有）審核。輸出物：采購訂單、采購合同（如有）步驟七：驗(yàn)收入庫執(zhí)行人：需求部門驗(yàn)收人（驗(yàn)收人）、采購專員（采購專員）、行政庫管員（庫管員，如涉及物品入庫）操作說明：貨物驗(yàn)收（采購物品類）：需求部門與行政庫管員共同到場驗(yàn)收，對照采購訂單、合同及需求說明，核對物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量（如外包裝是否完好、配件是否齊全、是否通電測試等）；驗(yàn)收合格后，填寫《物品驗(yàn)收單》，需求部門驗(yàn)收人、庫管員簽字確認(rèn)；如不合格，當(dāng)場拒收并通知采購專員聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。服務(wù)驗(yàn)收（采購服務(wù)類）：服務(wù)完成后，需求部門根據(jù)合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（如會務(wù)服務(wù)的效果、維修服務(wù)的質(zhì)量等）進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》，需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。采購專員將驗(yàn)收單與采購申請、合同、發(fā)票等資料一并整理存檔。輸出物：《物品驗(yàn)收單》或《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》步驟八：付款結(jié)算執(zhí)行人：財(cái)務(wù)專員（財(cái)務(wù)專員）、采購專員（采購專員）操作說明：采購專員在收到供應(yīng)商提供的合規(guī)票據(jù)（增值稅發(fā)票/普通發(fā)票）后，與采購申請、合同、驗(yàn)收單等資料進(jìn)行核對，保證“票、單、貨、款”一致；將完整資料提交財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)專員審核無誤后，按照合同約定的付款方式（如預(yù)付款、貨到付款、分期付款等）辦理付款手續(xù)；付款完成后，財(cái)務(wù)部門將付款憑證反饋至采購部門，采購專員更新采購臺賬。輸出物：付款憑證、采購臺賬更新記錄步驟九：資料歸檔執(zhí)行人：采購專員（采購專員）操作說明：每筆采購事項(xiàng)完成后，采購專員負(fù)責(zé)將以下資料整理成冊，統(tǒng)一歸檔：《行政采購申請表》及附件（需求說明、比價(jià)單等）；采購訂單、采購合同（如有）；驗(yàn)收單（物品/服務(wù)）；發(fā)票復(fù)印件、付款憑證；其他相關(guān)資料（如供應(yīng)商資質(zhì)文件、溝通記錄等）。歸檔資料按“年度-月份-采購申請單號”分類存放，電子版同步至公司管理系統(tǒng)，保證可追溯、可查詢。輸出物：完整的采購檔案（紙質(zhì)+電子）三、行政采購申請表模板行政采購申請表基本信息申請單號（由采購部門填寫）申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期年月日需求詳情物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/服務(wù)要求單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）資金來源□部門預(yù)算□專項(xiàng)預(yù)算□其他（請注明：_________________）預(yù)算科目用途說明（需詳細(xì)描述采購原因及使用場景，如：替換報(bào)廢辦公電腦、部門季度例會服務(wù)等）附件清單□需求說明□比價(jià)單（≥2家）□參數(shù)要求□其他：_________________審批流程部門負(fù)責(zé)人意見簽字：_________日期：_________采購部門意見經(jīng)辦人：_________負(fù)責(zé)人：_________日期：_________財(cái)務(wù)部門意見經(jīng)辦人：_________負(fù)責(zé)人：_________日期：_________分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：_________日期：_________（≥5000元需總經(jīng)理審批）總經(jīng)理審批簽字：_________日期：_________（≥20000元需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議）備注（其他需要說明的事項(xiàng)，如緊急采購、特殊供應(yīng)商要求等）四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)預(yù)算控制優(yōu)先：所有采購申請需嚴(yán)格控制在年度預(yù)算額度內(nèi)，無預(yù)算或超預(yù)算需求需提前提交預(yù)算調(diào)整申請，經(jīng)審批后方可發(fā)起采購流程。審批時(shí)限管理：各部門應(yīng)在收到申請后2個工作日內(nèi)完成審核，緊急采購（如突發(fā)維修、應(yīng)急物資）需在申請表上標(biāo)注“緊急”，可啟動加急流程，但事后需補(bǔ)全審批手續(xù)。資料完整性要求：采購申請需附齊必要附件，避免因資料不全導(dǎo)致流程反復(fù)；金額≥5000元的采購，比價(jià)單需明確供應(yīng)商名稱、報(bào)價(jià)、聯(lián)系方式及報(bào)價(jià)日期，保證比價(jià)過程透明。合規(guī)性底線：嚴(yán)禁采購國家明令禁止的物品或服務(wù)，供應(yīng)商需具備合法資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等），優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商庫內(nèi)的合作方。驗(yàn)收責(zé)任到人：物品驗(yàn)