商務(wù)合同評審及歸檔管理制度一、適用范圍與核心目標(biāo)本制度適用于企業(yè)所有對外商務(wù)合同的評審、簽訂、履行及歸檔管理全流程，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等各類具有法律約束力的書面協(xié)議。管理對象包括業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、行政檔案部門及相關(guān)審批責(zé)任人。核心目標(biāo)：規(guī)范合同管理流程，防范法律風(fēng)險與經(jīng)營風(fēng)險，保證合同條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰，提高合同簽訂與履約效率，實(shí)現(xiàn)合同檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化管理。二、合同評審及歸檔全流程操作指引（一）合同評審流程：從發(fā)起至審批步驟1：合同發(fā)起與資料準(zhǔn)備責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（合同經(jīng)辦人）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，與對方協(xié)商確定合同基本條款（如標(biāo)的、數(shù)量、價格、履行期限、違約責(zé)任等），形成合同初稿。準(zhǔn)備配套材料：對方主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號碼明）、授權(quán)委托書（如簽約人非法定代表人）、技術(shù)協(xié)議/補(bǔ)充協(xié)議（如有）、previous合作記錄（如有）等。填寫《合同評審申請表》（見模板1），注明合同類型、預(yù)計(jì)簽訂日期、主要風(fēng)險點(diǎn)及需重點(diǎn)評審的條款。輸出成果：合同初稿、配套材料、《合同評審申請表》。步驟2：部門內(nèi)部評審責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對合同初稿進(jìn)行必要性、可行性審核，重點(diǎn)檢查：合同內(nèi)容是否符合企業(yè)戰(zhàn)略及年度經(jīng)營計(jì)劃；標(biāo)的物/服務(wù)需求是否明確，數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否合理；履行期限、交付方式是否與業(yè)務(wù)計(jì)劃匹配；對方履約能力（如資質(zhì)、業(yè)績、信譽(yù)）是否初步核實(shí)。對評審中發(fā)覺的簡單問題（如表述歧義、數(shù)據(jù)錯誤）直接修改，復(fù)雜問題反饋至經(jīng)辦人溝通調(diào)整。評審?fù)ㄟ^后，在《合同評審申請表》“業(yè)務(wù)部門意見”欄簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門。輸出成果：修訂后合同稿、《合同評審申請表》（業(yè)務(wù)部門簽字版）。步驟3：法務(wù)專項(xiàng)審核責(zé)任主體：法務(wù)部門（法務(wù)專員/法務(wù)經(jīng)理）操作內(nèi)容：審核合同法律風(fēng)險，重點(diǎn)關(guān)注：主體資格：對方是否具備簽約資質(zhì)（如特殊行業(yè)需經(jīng)營許可證），授權(quán)委托是否有效；條款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷條款；權(quán)責(zé)對等性：雙方權(quán)利義務(wù)是否明確，違約責(zé)任是否具體、公平，爭議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄地是否約定清晰；關(guān)鍵條款完整性：是否包含標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點(diǎn)、方式、違約責(zé)任、爭議解決等必備條款。對法律風(fēng)險點(diǎn)提出修改建議，形成《法務(wù)審核意見書》（可附于《合同評審申請表》后）；重大風(fēng)險（如對方為失信主體、條款存在法律漏洞）需上報分管領(lǐng)導(dǎo)決策。審核通過后，在《合同評審申請表》“法務(wù)部門意見”欄簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門。輸出成果：法務(wù)審核后合同稿、《法務(wù)審核意見書》、《合同評審申請表》（法務(wù)簽字版）。步驟4：財(cái)務(wù)合規(guī)審核責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部門（財(cái)務(wù)經(jīng)理/財(cái)務(wù)總監(jiān)）操作內(nèi)容：審核合同財(cái)務(wù)相關(guān)條款，重點(diǎn)關(guān)注：價格條款：價款/酬金是否合理，是否包含稅費(fèi)、運(yùn)費(fèi)等附加費(fèi)用，定價是否符合公司價格政策；付款方式：支付條件（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例）、支付時限、票據(jù)要求（如增值稅發(fā)票類型）是否明確，是否符合公司資金管理規(guī)范；成本效益：合同成本是否在預(yù)算范圍內(nèi)，投資回報是否符合預(yù)期；稅務(wù)合規(guī)：涉稅條款是否清晰，是否存在稅務(wù)風(fēng)險（如發(fā)票類型與業(yè)務(wù)不匹配）。對財(cái)務(wù)風(fēng)險點(diǎn)提出修改意見，如付款周期不合理、成本超預(yù)算等，反饋至業(yè)務(wù)部門調(diào)整。審核通過后，在《合同評審申請表》“財(cái)務(wù)部門意見”欄簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至審批權(quán)限負(fù)責(zé)人。輸出成果：財(cái)務(wù)審核后合同稿、《合同評審申請表》（財(cái)務(wù)簽字版）。步驟5：最終審批與決策責(zé)任主體：根據(jù)合同金額及類型劃分審批權(quán)限（示例）：金額≤10萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批；10萬元＜金額≤50萬元：分管副總審批；金額＞50萬元：總經(jīng)理審批；重大戰(zhàn)略合同（如并購、長期獨(dú)家合作）：提交總經(jīng)理辦公會或董事會審批。操作內(nèi)容：審批人根據(jù)評審意見，對合同整體風(fēng)險及合規(guī)性進(jìn)行最終把關(guān)，重點(diǎn)檢查核心條款是否滿足企業(yè)利益、審批流程是否完整。審批通過后，在《合同評審申請表》“最終審批意見”欄簽字確認(rèn)；審批不通過的，注明原因退回業(yè)務(wù)部門重新談判或調(diào)整。輸出成果：審批通過的《合同評審申請表》、終版合同稿。步驟6：合同簽訂與用印管理責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（經(jīng)辦人）、行政部（用印管理員）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門與對方協(xié)商確定簽署方式（紙質(zhì)/電子），保證雙方合同文本內(nèi)容一致（如有修訂需加蓋“騎縫章”或“修訂章”）。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人持終版合同稿、審批完成的《合同評審申請表》至行政部申請用印，填寫《用印申請單》。行政部用印管理員核對合同內(nèi)容與審批材料一致后，加蓋合同專用章或公章（嚴(yán)禁以部門章對外簽訂合同），并在《用印登記表》記錄用印日期、份數(shù)、經(jīng)辦人等信息。紙質(zhì)合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門收取對方合同原件（至少2份，雙方各執(zhí)1份），同步在合同管理系統(tǒng)（如有）中錄入簽訂信息。輸出成果：蓋章生效的合同原件、《用印登記表》。（二）合同歸檔流程：從簽訂至保管步驟1：歸檔資料收集與整理責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（經(jīng)辦人）、行政檔案部門（檔案管理員）操作內(nèi)容：合同簽訂后7個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人收集以下資料，保證完整、無遺漏：合同原件（雙方簽字蓋章頁）；《合同評審申請表》及各環(huán)節(jié)評審意見（含法務(wù)、財(cái)務(wù)審核意見）；與合同相關(guān)的附件（如技術(shù)協(xié)議、招投標(biāo)文件、對方資質(zhì)證明、補(bǔ)充協(xié)議等）；合同簽訂過程中的重要溝通記錄（如郵件、會議紀(jì)要，如有）。按合同類型（采購/銷售/服務(wù)等）、簽訂時間順序?qū)Y料進(jìn)行分類整理，去除無關(guān)紙質(zhì)雜物（如草稿紙、便簽）。輸出成果：完整的合同歸檔資料包。步驟2：檔案編號與信息登記責(zé)任主體：行政檔案部門（檔案管理員）操作內(nèi)容：按照“合同類型-年份-序號”規(guī)則編制檔案編號（示例：采-2024-001、銷-2024-015），保證編號唯一、可追溯。填寫《合同歸檔清單》（見模板2），登記以下信息：歸檔編號、合同名稱、合同編號、簽訂日期、合同類型、對方主體名稱、合同金額、履行期限、歸檔部門、歸檔人、歸檔日期、存放位置、備注（如是否涉密、是否附補(bǔ)充協(xié)議）。將編號標(biāo)注于檔案袋（盒）封面及《合同歸檔清單》右上角，保證一一對應(yīng)。輸出成果：編號檔案、電子版《合同歸檔清單》（錄入檔案管理系統(tǒng)）。步驟3：檔案存儲與保管責(zé)任主體：行政檔案部門（檔案管理員）操作內(nèi)容：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，按編號順序排列，做到“上小下大、左寬右窄”，避免擠壓變形；涉密合同存放于帶鎖保密柜，由專人管理。存放環(huán)境需滿足“防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光”要求，定期檢查（每季度1次），記錄溫濕度（溫度14-24℃，濕度45-60%）。電子檔案（如掃描件、合同管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)）存儲于企業(yè)服務(wù)器或加密云盤，定期備份（每周1次），防止數(shù)據(jù)丟失。輸出成果：規(guī)范存儲的合同檔案、檔案保管記錄。步驟4：檔案借閱與使用責(zé)任主體：借閱人（業(yè)務(wù)部門/法務(wù)部門/財(cái)務(wù)部門等）、檔案管理員操作內(nèi)容：因工作需要借閱檔案的，由借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、合同名稱、借閱期限（最長不超過15個工作日），經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，報檔案管理員審批。涉密檔案借需經(jīng)分管總經(jīng)理審批，借閱時由檔案管理員全程陪同，不得帶離檔案室；確需帶離的，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，簽訂《檔案保密承諾書》。借閱歸還時，檔案管理員檢查檔案完整性（有無涂改、缺失），確認(rèn)無誤后在《檔案借閱登記表》記錄歸還日期；超期未還的，及時催還。輸出成果：《檔案借閱申請表》、《檔案借閱登記表》。步驟5：檔案到期處置責(zé)任主體：行政檔案部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門操作內(nèi)容：合同到期后，根據(jù)《檔案法》及企業(yè)檔案管理規(guī)定，確定保管期限（示例：一般合同保管10年，重大合同保管20年以上，涉密合同永久保管）。保管期滿需銷毀的，由檔案部門編制《檔案銷毀清單》，會同法務(wù)、財(cái)務(wù)部門共同審核，報分管總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由2人以上監(jiān)銷，保證銷毀過程全程記錄（含監(jiān)銷人簽字、銷毀日期）。涉密檔案銷毀需采用粉碎或焚燒方式，普通檔案可回收至指定機(jī)構(gòu)，禁止隨意丟棄。輸出成果：《檔案銷毀清單》、監(jiān)銷記錄。三、配套工具模板模板1：合同評審申請表合同名稱合同編號（暫定）合同類型□采購□銷售□服務(wù)□合作□其他對方主體名稱合同金額（大寫）合同金額（小寫）履行期限自_年_月_日至_年__月__日業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人聯(lián)系方式業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人主要合同內(nèi)容摘要（可附頁）需重點(diǎn)評審條款/風(fēng)險點(diǎn)1.2.3.評審環(huán)節(jié)評審部門評審意見及簽字（可附頁）評審日期業(yè)務(wù)部門評審____年__月__日法務(wù)部門審核____年__月__日財(cái)務(wù)部門審核____年__月__日最終審批□分管副總□總經(jīng)理□董事會____年__月__日備注（如附件清單）|1.《對方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件》2.《技術(shù)協(xié)議》3.《授權(quán)委托書》|模板2：合同歸檔清單歸檔編號合同名稱合同編號簽訂日期合同類型對方主體名稱合同金額（元）履行期限歸檔部門歸檔人歸檔日期存放位置（柜號/層號）備注采-2024-001原材料采購合同CG20240012024-03-01采購A科技有限公司500,0006個月采購部*明2024-03-05A01-03-02附技術(shù)協(xié)議銷-2024-005設(shè)備銷售合同XS20240052024-03-10銷售B制造有限公司1,200,00012個月銷售部*華2024-03-12B02-01-05涉密…………………四、關(guān)鍵風(fēng)險控制點(diǎn)（一）評審環(huán)節(jié)風(fēng)險控制時效性要求：各部門評審需在收到申請后2個工作日內(nèi)完成（重大合同不超過3個工作日），避免因延誤導(dǎo)致合同簽訂錯過最佳時機(jī)。條款完整性：法務(wù)部門需重點(diǎn)審核必備條款缺失問題，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭議解決方式等，保證合同具備可執(zhí)行性。審批權(quán)限合規(guī)：嚴(yán)禁越級審批或化整為零規(guī)避審批，如50萬元合同拆分為兩筆10萬元以下合同，一經(jīng)發(fā)覺追究相關(guān)人員責(zé)任。（二）歸檔環(huán)節(jié)風(fēng)險控制及時性：合同簽訂后7個工作日內(nèi)必須完成歸檔，業(yè)務(wù)部門不得拖延或私自保管合同原件，保證檔案統(tǒng)一管理。資料完整性：歸檔資料需包含合同原件、評審表及附件，缺一不可；檔案管理員對資料不全的，有權(quán)拒絕接收并退回業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充。保密管理：涉密合同（如涉及核心技術(shù)、商業(yè)秘密）需單獨(dú)標(biāo)注，借閱需經(jīng)總經(jīng)理審