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文檔簡(jiǎn)介

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1.廣西玉林銘辰嘉業(yè)建材有限公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)用管理優(yōu)化設(shè)計(jì).............1

1.1公司簡(jiǎn)介....................................................1

1.2廣西玉林銘辰嘉業(yè)建材有限公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)用管理制度存在的問(wèn)題..1

2.廣西玉林銘辰嘉業(yè)建材有限公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)用管理制度現(xiàn)狀.............2

3.廣西玉林銘辰嘉業(yè)建材有限公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)用管理制度存在的問(wèn)題.......3

3.1業(yè)務(wù)招待費(fèi)用的報(bào)銷流程不夠規(guī)范..............................3

3.2.業(yè)務(wù)招待費(fèi)用存在虛報(bào)、謊報(bào)的情況...........................4

3.3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)用缺乏預(yù)算制度...................................4

4.廣西玉林銘辰嘉業(yè)建材有限公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)用管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì).........4

4.1.業(yè)務(wù)招待費(fèi)用報(bào)銷流程規(guī)范化.................................5

4.2.嚴(yán)格審查業(yè)務(wù)招待費(fèi)用的真實(shí)性...............................5

4.3.設(shè)立業(yè)務(wù)招待費(fèi)用的報(bào)銷制度.................................6

5.總結(jié).............................................................6

參考資料...........................................................7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

廣西玉林銘辰嘉業(yè)建材有限公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)用管理

制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1.廣西玉林銘辰嘉業(yè)建材有限公司基本情況

1.1公司簡(jiǎn)介

廣西玉林銘辰嘉業(yè)建材有限公司成立于2021年10月20日,法人代表陳乾,

位于廣西玉林市城西工業(yè)區(qū)玉石公路西側(cè)。公司主要經(jīng)營(yíng)范圍是建筑材料銷售;

建筑裝飾材料銷售;家用電器銷售;有色金屬壓延加工等等;雖然我們是一個(gè)

剛成立不久的新公司,但是誠(chéng)信和共贏是我們行事的基石。我們堅(jiān)信高質(zhì)量的

發(fā)展,離不開(kāi)每個(gè)客戶對(duì)我們的信任和支持,所以我們致力于為客戶提供性價(jià)

比更高的產(chǎn)品和服務(wù),不斷提高服務(wù)品質(zhì)和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力,在激烈的市場(chǎng)中立于

不敗之地。我們也很重視員工的自我發(fā)展,在員工的提升和優(yōu)化工作,及提升

自己的價(jià)值時(shí),我們給予大力的支持,智力資源,同樣是我們非常重視的資源,

我們重視每個(gè)員工的智力貢獻(xiàn),不惜成本進(jìn)行員工培訓(xùn),員工拓展,為每個(gè)提

供有發(fā)展性和前瞻性的工作機(jī)會(huì),特別是為優(yōu)秀員工提供豐富而有競(jìng)爭(zhēng)力的遇,

因?yàn)槲覀兩钪@個(gè)世界上,人的因素才是決定企業(yè)終成敗的因素,而這其中,

智力因素是關(guān)鍵,智贏未來(lái),就是我們這一理念的具體體現(xiàn)。

1.2廣西玉林銘辰嘉業(yè)建材有限公司組織結(jié)構(gòu)圖

該公司內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)分別有執(zhí)行董事兼總經(jīng)理辦公室,二級(jí)部門市場(chǎng)部

門,生產(chǎn)部門,行政部門,市場(chǎng)部門下的三級(jí)部門有市場(chǎng)分析部門,銷售部門,

生產(chǎn)部門下設(shè)有生產(chǎn)車間,采購(gòu)部門,行政部門下設(shè)有財(cái)務(wù)部,人事部門,組

織結(jié)構(gòu)圖如下圖1廣西玉林銘辰嘉業(yè)有限公司組織結(jié)構(gòu)圖。

1

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總裁兼總經(jīng)理

辦公室

市場(chǎng)部門生產(chǎn)部門行政部門

市銷生采財(cái)人

場(chǎng)售產(chǎn)購(gòu)務(wù)事

車部部部

析部

門間門

圖1廣西玉林銘辰嘉業(yè)有限公司組織結(jié)構(gòu)圖

2.廣西玉林銘辰嘉業(yè)建材有限公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)用管理制度現(xiàn)狀

該公司設(shè)有較完整的組織架構(gòu),但對(duì)于人員管理方面還是有所欠缺,目前

公司在業(yè)務(wù)招待費(fèi)用制度上有著比較大的缺陷。該公司的銷售人員在進(jìn)行銷售

活動(dòng)時(shí),會(huì)有需要拜訪客戶或者客戶到公司的情況,因此,該公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)

用開(kāi)支范圍有以下幾點(diǎn):

(1)為接待客戶以及其他相關(guān)人士準(zhǔn)備的餐飲活動(dòng);

(2)為接待客戶以及其他相關(guān)人士購(gòu)買的必要的禮品;

(3)因商務(wù)需要而安排客戶及其他有關(guān)人士進(jìn)行考察;

(4)其他必要的業(yè)務(wù)招待費(fèi)用。

接待客戶的業(yè)務(wù)流程圖具體如下圖2業(yè)務(wù)招待流程圖

提供發(fā)票及

接待客戶宴請(qǐng)客戶贈(zèng)禮

報(bào)銷材料

圖2業(yè)務(wù)招待流程圖

2

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接待結(jié)束后,接待客戶時(shí)所產(chǎn)生費(fèi)用的發(fā)票需要接待員統(tǒng)一保存好,以此

作為報(bào)銷的憑證。該公司的財(cái)務(wù)人員在收到接待員提供的發(fā)票及報(bào)銷材料后,

確認(rèn)無(wú)誤,即可在規(guī)定的時(shí)間內(nèi),給接待員打款,流程示范簡(jiǎn)單,不需要總經(jīng)

理及財(cái)務(wù)經(jīng)理的批準(zhǔn)。具體流程見(jiàn)下圖3報(bào)銷流程1

接待員提交財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)經(jīng)理

財(cái)務(wù)打款

報(bào)銷申請(qǐng)核實(shí)材料悉知

圖3報(bào)銷流程1

3.廣西玉林銘辰嘉業(yè)建材有限公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)用管理制度存在

的問(wèn)題

該公司重視員工的自我發(fā)展,同時(shí)在公司的發(fā)展過(guò)程中,業(yè)務(wù)招待是企業(yè)

生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中不可或缺的一項(xiàng)活動(dòng),在企業(yè)拓展市場(chǎng),交流溝通中發(fā)揮了重

要作用。但是該公司在業(yè)務(wù)招待費(fèi)用管理方面還是有所欠缺的。主要體現(xiàn)在業(yè)

務(wù)招待費(fèi)用報(bào)銷流程不夠健全,存在虛報(bào)、謊報(bào)以及缺乏預(yù)算制度這三個(gè)問(wèn)題

中。

3.1業(yè)務(wù)招待費(fèi)用報(bào)銷流程不夠規(guī)范

廣西玉林銘辰嘉業(yè)建材有限公司的業(yè)務(wù)招待費(fèi)用報(bào)銷流程太過(guò)簡(jiǎn)潔隨意,

不夠嚴(yán)謹(jǐn)。宴請(qǐng)客戶后,接待員拿著發(fā)票及憑據(jù)給財(cái)務(wù)人員報(bào)銷,財(cái)務(wù)人員主

要確認(rèn)發(fā)票格式是否正確,發(fā)票上的價(jià)格是否與報(bào)銷材料上所填數(shù)額一致,再

確認(rèn)發(fā)票的真實(shí)性,并沒(méi)有對(duì)宴請(qǐng)客戶或贈(zèng)禮客戶產(chǎn)生的費(fèi)用是否符合規(guī)范進(jìn)

行核實(shí),讓某些心思不純的員工存在鉆漏洞獲取利益的思想。

有的接待員在接待客戶時(shí)實(shí)際消費(fèi)780元,其中接待員為兩名,遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)

了公司每人每次接待標(biāo)準(zhǔn)220元,超出的部分接待員則以贈(zèng)送煙酒的名義報(bào)銷。

財(cái)務(wù)人員在審核報(bào)銷材料時(shí),只查看了發(fā)票金額與報(bào)銷金額是否一致就算通過(guò),

并沒(méi)有仔細(xì)查看報(bào)銷材料的準(zhǔn)確性。如下表1玉林銘辰嘉業(yè)有限公司報(bào)銷一覽

3

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表1廣西玉林銘辰嘉業(yè)建材有限公司報(bào)銷一覽

序號(hào)報(bào)銷內(nèi)容報(bào)銷費(fèi)用報(bào)銷人備注

1宴請(qǐng)餐費(fèi)440xxx(接待員名xxx(客戶具體

稱)名稱)

2贈(zèng)送煙酒340xxx(接待員名Xxx(客戶具體

稱)名稱)

該公司因?yàn)闃I(yè)務(wù)招待費(fèi)的流程不夠完善,導(dǎo)致了公司每年為此增加了大量

成本,也導(dǎo)致了公司每年的利潤(rùn)達(dá)不到最理想的效果。具體報(bào)銷流程見(jiàn)下圖4報(bào)

銷流程2

xxx提供材財(cái)務(wù)主管悉

財(cái)務(wù)人員核實(shí)財(cái)務(wù)打款

料材料真實(shí)性知

圖4報(bào)銷流程2

3.2業(yè)務(wù)招待費(fèi)用存在虛報(bào)、謊報(bào)的情況

廣西玉林銘辰嘉業(yè)建材有限公司的業(yè)務(wù)招待費(fèi)用還存在虛報(bào)、謊報(bào)等情況。

由于該公司沒(méi)有一套完整的業(yè)務(wù)招待費(fèi)用管理制度,所以會(huì)有業(yè)務(wù)招待費(fèi)控制

不嚴(yán)的情況,容易出現(xiàn)客少主人多。就是就餐人員超過(guò)了客人的人數(shù),造成業(yè)

務(wù)招待費(fèi)的上升。還有的人宴請(qǐng)客戶時(shí),明明只去了2個(gè)人,而報(bào)銷申請(qǐng)上卻

寫(xiě)的4個(gè)人,或者宴請(qǐng)的客戶只有2位,報(bào)賬時(shí)卻報(bào)的5位,報(bào)賬人數(shù)比實(shí)際

人數(shù)多了2至5個(gè)人。還有的將業(yè)務(wù)招待費(fèi)用于陪客人游山玩水,或者利用接

待客戶的機(jī)會(huì),吃高檔菜,喝高檔酒,引起費(fèi)用超標(biāo),再以別的借口予以報(bào)銷,

因?yàn)楣竞藢?shí)報(bào)銷材料的財(cái)務(wù)人員對(duì)接待客戶的流程不熟悉,所以使得報(bào)賬員

每次都能報(bào)銷成功,更加助長(zhǎng)了這些現(xiàn)象的出現(xiàn)。

3.3業(yè)務(wù)招待費(fèi)缺乏預(yù)算制度

廣西玉林銘辰嘉業(yè)有限公司的業(yè)務(wù)招待費(fèi)用報(bào)銷制度存在一定欠缺,缺乏

預(yù)算制度。該公司在業(yè)務(wù)招待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)中,只限制了每人220元,但是沒(méi)有對(duì)

來(lái)訪客人相應(yīng)的職位做出相應(yīng)的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。比如接待員接待公司高層領(lǐng)導(dǎo),是

以每人220元為標(biāo)準(zhǔn)的,那么如果下一次接待員接待的只是公司的普通員工,

也可以以每人220元的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)招待客人。所以,制定預(yù)算制度,那么我們?cè)谡?/p>

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

待普通員工時(shí),可以提供員工餐,或者每人消費(fèi)屬于小額消費(fèi)。普通員工沒(méi)必

要和高層領(lǐng)導(dǎo)擁有相同待遇,這樣可以減少公司很多沒(méi)必要的開(kāi)支。另外,該

公司沒(méi)有對(duì)業(yè)務(wù)招待費(fèi)沒(méi)有整體的招待預(yù)算,比如該公司在與客戶公司談合作

時(shí),有時(shí)后要進(jìn)行多次洽談才能成功。那么這多次洽談之中又會(huì)產(chǎn)生多次業(yè)務(wù)

招待費(fèi)用,這個(gè)多次業(yè)務(wù)招待費(fèi)無(wú)疑又是一筆巨大的開(kāi)銷。公司沒(méi)有對(duì)本次合

作進(jìn)行統(tǒng)籌預(yù)算,使支出遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了原有的標(biāo)準(zhǔn),所以公司的利潤(rùn)也沒(méi)有達(dá)到

理想狀態(tài)。

4.廣西玉林銘辰嘉業(yè)建材有限公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)用管理制度優(yōu)化

設(shè)計(jì)

該公司雖然剛成立不久,但是公司的發(fā)展前景還是非??捎^的,公司里人

才濟(jì)濟(jì),而且公司也注重員工的自我發(fā)展,這也使得公司一直在注入新鮮的活

力。為了能更好的推動(dòng)公司發(fā)展,業(yè)務(wù)招待費(fèi)用制度的管理也是非常重要的一

環(huán),如果沒(méi)有對(duì)公司的業(yè)務(wù)招待費(fèi)用制度加以完善,那么公司很可能還沒(méi)發(fā)展

壯大,就已經(jīng)先從內(nèi)部瓦解了。招待費(fèi)是企業(yè)為了宣傳自己的業(yè)務(wù)所使用的投

入,如果企業(yè)的業(yè)務(wù)招待費(fèi)過(guò)多,就會(huì)產(chǎn)生不良的影響,比如:過(guò)多的招待費(fèi)

會(huì)影響企業(yè)的利潤(rùn),從而影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)的穩(wěn)定性和可持續(xù)性;過(guò)多的業(yè)務(wù)招待

費(fèi)還可能會(huì)引起一些財(cái)務(wù)問(wèn)題。如資金斷裂等;此外,過(guò)多的招待費(fèi)會(huì)改變企

業(yè)的客戶和供應(yīng)商的行為,以獲取更多招待費(fèi),這可能會(huì)影響企業(yè)的發(fā)展和企

業(yè)的良好聲譽(yù);過(guò)多的業(yè)務(wù)招待費(fèi)會(huì)影響企業(yè)的財(cái)務(wù)管理。所以,企業(yè)應(yīng)該建

立健全的內(nèi)部控制系統(tǒng),對(duì)業(yè)務(wù)招待費(fèi)進(jìn)行有效控制。這樣可以防止和減少過(guò)

多的招待費(fèi),從而避免不良影響帶來(lái)的損失。具體分析如下。

4.1業(yè)務(wù)招待費(fèi)用流程規(guī)范化

廣西玉林銘辰嘉業(yè)建材有限公司想要快速發(fā)展,那么業(yè)務(wù)招待費(fèi)用的流程

必須要規(guī)范化。完整的報(bào)銷流程可以公司減少高額的成本流出,使利益更大化,

所以業(yè)務(wù)招待費(fèi)用流程應(yīng)該設(shè)立多級(jí)審批。

在業(yè)務(wù)招待發(fā)生前,接待員需要準(zhǔn)備相關(guān)材料向部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行申報(bào),部門

領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)提交的材料派遣專人到來(lái)訪客戶那里核實(shí),確認(rèn)來(lái)訪人數(shù)。部門領(lǐng)

導(dǎo)可根據(jù)來(lái)訪客戶的人數(shù)及職位,確定用餐標(biāo)準(zhǔn)和接待飯店,安排接待員。接

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待員再向財(cái)務(wù)部門人員報(bào)備,如果本次招待規(guī)模較大的話(即超過(guò)了標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定),

會(huì)花費(fèi)較高,則還需要向總經(jīng)理報(bào)備,招待來(lái)訪客人時(shí),嚴(yán)格控制陪餐人數(shù),

陪餐人員的人數(shù)不得超過(guò)來(lái)訪人數(shù)。

招待結(jié)束后,接待員需要將接待后保管好的相關(guān)發(fā)票及憑據(jù)提交給財(cái)務(wù)人

員,財(cái)務(wù)人員核實(shí)發(fā)票及憑據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性后,就可以在報(bào)銷申請(qǐng)上簽字,

簽字后就可把報(bào)銷申請(qǐng)上交給財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)審核,財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)可派人對(duì)本次

接待流程進(jìn)行電話或者其他方法核實(shí),核實(shí)準(zhǔn)確后,財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后就可

交給總經(jīng)理,當(dāng)花費(fèi)的金額較大時(shí),總經(jīng)理要對(duì)本次招待費(fèi)與招待前的申報(bào)進(jìn)

行比對(duì),如果費(fèi)用合理的話,即可簽字,然后讓財(cái)務(wù)部門打款。完畢后經(jīng)辦人

或負(fù)責(zé)人要做好此次招待的詳細(xì)記錄。具體流程如下圖5報(bào)銷流程3

業(yè)務(wù)部門財(cái)務(wù)部報(bào)業(yè)務(wù)招待提供發(fā)票等

領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)備材料

向總經(jīng)理報(bào)

財(cái)務(wù)部門總經(jīng)理審批財(cái)務(wù)部門領(lǐng)財(cái)務(wù)部核實(shí)

打款導(dǎo)審批

圖5報(bào)銷流程3

4.2嚴(yán)格審查業(yè)務(wù)招待費(fèi)用的真實(shí)性

廣西玉林銘辰嘉業(yè)建材有限公司要嚴(yán)格審查業(yè)務(wù)招待費(fèi)用的真實(shí)性,避免

再出現(xiàn)虛報(bào)、謊報(bào)等情況。首先可以在財(cái)務(wù)部門審查業(yè)務(wù)的真實(shí)性時(shí),成立一

個(gè)核實(shí)小組,專門負(fù)責(zé)對(duì)接待員的報(bào)賬信息及情況進(jìn)行核實(shí)。比如接待員提交

了報(bào)銷申請(qǐng)及報(bào)銷材料,小組成員A就負(fù)責(zé)對(duì)其報(bào)銷的材料進(jìn)行審核,小組成

員B就負(fù)責(zé)核實(shí)接待員接待客戶時(shí)的真實(shí)情況及消費(fèi),小組成員C就負(fù)責(zé)記錄

整個(gè)接待過(guò)程的詳細(xì)記錄。然后公司還要明確規(guī)定以下情況不予報(bào)銷或不得報(bào)

銷;

①因?yàn)閭€(gè)人原因或者事務(wù)發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費(fèi)不得報(bào)銷;

②沒(méi)有批注或者無(wú)法說(shuō)明明確招待對(duì)象及用途的業(yè)務(wù)招待費(fèi)不得報(bào)銷;

③虛報(bào)、多報(bào)人數(shù)或金額的業(yè)務(wù)招待費(fèi)不得報(bào)銷;

4

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④提供的票據(jù)不真實(shí)、有效的業(yè)務(wù)招待費(fèi)不得報(bào)銷;

⑤不具備簽字權(quán)限的人簽署的業(yè)務(wù)招待費(fèi)不得報(bào)銷;

⑥招待員提供的票據(jù)余額不足、與實(shí)際付款金額不相符或不符合規(guī)定的部分,

不得報(bào)銷。

4.3設(shè)立業(yè)務(wù)招待費(fèi)用的預(yù)算制度

廣西玉林銘辰嘉業(yè)建材有限公司要建立預(yù)算制度。首先就是制定更詳細(xì)的

招待標(biāo)準(zhǔn);

1.領(lǐng)導(dǎo)或重要客人就餐每桌1200-1500元,人數(shù)不在8-10人內(nèi)的,按人均

150元進(jìn)行;

2.縣處級(jí)領(lǐng)導(dǎo)就餐每桌1000元以下,人數(shù)不滿6-8人的,按人均100元的

標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行;

3.非政府職員的,經(jīng)理及以上領(lǐng)導(dǎo),就餐每桌600-800,人數(shù)不滿6-8人的,

按人均100元進(jìn)行;

4.普通員工的招待就按人均60元進(jìn)行;

5.部門領(lǐng)導(dǎo)的就餐標(biāo)準(zhǔn)每桌500元以下,人數(shù)不滿6-8人的,按人均80元

進(jìn)行;

招待用的禮品、煙酒由主管部門集中統(tǒng)一采購(gòu),并嚴(yán)格控制標(biāo)準(zhǔn),做好領(lǐng)

用登記。然后該公司還要建立各部門的招待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn),以免出現(xiàn)部門多次進(jìn)行

沒(méi)有必要的虛假商業(yè)招待;

1.招待費(fèi)不可超過(guò)全年預(yù)算的3%;

2.銷售部業(yè)務(wù)招待費(fèi)預(yù)算為不超過(guò)2500元/月;

3.市場(chǎng)分析部門業(yè)務(wù)招待費(fèi)預(yù)算不超過(guò)2000元/月;

4.生產(chǎn)部門業(yè)務(wù)招待費(fèi)預(yù)算不超過(guò)1500元/月;

5.人事部門和財(cái)務(wù)部門的業(yè)務(wù)招待費(fèi)預(yù)算都不超過(guò)1000元/月。

5.總結(jié)

廣西玉林銘辰嘉業(yè)建材有限公司人才濟(jì)濟(jì),未來(lái)的發(fā)展非??捎^,但是公

司內(nèi)部的制度方面還是有待加強(qiáng)。而且現(xiàn)在的企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力巨大,該公司的業(yè)務(wù)

招待費(fèi)管理制度漏洞太多,高額的營(yíng)業(yè)成本會(huì)讓公司發(fā)展緩慢,完善的業(yè)務(wù)招

待費(fèi)用制度,就需要公司的全體員工一起努力。從現(xiàn)在開(kāi)始,只要公司現(xiàn)有的

業(yè)務(wù)招待費(fèi)用還存在著工作流程不規(guī)范、手續(xù)不完善的問(wèn)題,今后應(yīng)嚴(yán)格按照

規(guī)定實(shí)施。同時(shí)強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),遵循“合理、節(jié)約、有利”的要求合理安排業(yè)

5

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

務(wù)招待,努力提高接待水平。為加強(qiáng)業(yè)務(wù)招待費(fèi)的管理工作,堵塞漏洞,減少

不合理支出,公司對(duì)業(yè)務(wù)招待費(fèi)進(jìn)行統(tǒng)一管理。并且業(yè)務(wù)招待費(fèi)的使用要符合

公司的有關(guān)規(guī)定,只能用于公司業(yè)務(wù)上的招待支出

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