2025年檔案管理規(guī)范手冊1.第一章總則1.1檔案管理的基本原則1.2檔案管理的組織機構1.3檔案管理的職責分工1.4檔案管理的適用范圍2.第二章檔案分類與編碼2.1檔案分類的原則與方法2.2檔案分類的實施步驟2.3檔案編碼的規(guī)則與格式2.4檔案分類與編碼的管理要求3.第三章檔案整理與歸檔3.1檔案整理的基本要求3.2檔案整理的流程與方法3.3檔案歸檔的規(guī)范與流程3.4檔案歸檔的檢查與驗收4.第四章檔案存儲與保管4.1檔案存儲的環(huán)境要求4.2檔案存儲的設施與設備4.3檔案保管的期限與標準4.4檔案保管的維護與保養(yǎng)5.第五章檔案利用與借閱5.1檔案利用的原則與目的5.2檔案借閱的管理規(guī)定5.3檔案利用的保密與安全5.4檔案利用的反饋與評價6.第六章檔案信息化管理6.1檔案信息化建設的原則6.2檔案信息系統的功能要求6.3檔案信息的錄入與更新6.4檔案信息的安全管理與備份7.第七章檔案銷毀與處置7.1檔案銷毀的條件與程序7.2檔案銷毀的審批與監(jiān)督7.3檔案處置的規(guī)范與要求7.4檔案銷毀后的管理與記錄8.第八章附則8.1本手冊的適用范圍8.2本手冊的解釋與修訂8.3本手冊的實施與監(jiān)督第1章總則一、檔案管理的基本原則1.1檔案管理的基本原則根據《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，檔案管理應遵循以下基本原則：1.統一領導、分級管理：檔案管理工作由各級人民政府統一領導，按照“統一規(guī)劃、分級管理、歸檔保存、便于利用”的原則進行。在2025年檔案管理規(guī)范手冊中，將明確各級單位在檔案管理中的職責邊界，確保檔案工作的有序推進。2.安全保密、規(guī)范有序：檔案管理必須堅持“安全第一、保密為本”的原則，確保檔案內容的真實、完整、準確和安全。2025年，檔案管理將全面推行電子檔案與紙質檔案的同步管理，強化對檔案信息的保密性和安全性。3.依法依規(guī)、規(guī)范操作：檔案管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案的形成、整理、歸檔、保管、利用等全過程符合規(guī)范。2025年，將建立檔案管理制度體系，細化各環(huán)節(jié)的操作流程，提升檔案管理的規(guī)范化水平。4.資源共享、協同發(fā)展：檔案管理應注重資源共享，推動檔案信息在各部門、各層級之間的互聯互通，實現檔案資源的高效利用。2025年，將推動檔案信息的標準化、數字化和開放共享，提升檔案服務的效率與質量。根據國家統計局數據，截至2024年底，全國檔案總量已超過1000億份，其中電子檔案占比逐年上升，達到35%以上。這表明檔案管理正從傳統模式向數字化、智能化方向轉型，2025年將全面推行電子檔案管理標準，進一步提升檔案管理的現代化水平。1.2檔案管理的組織機構檔案管理工作應建立完善的組織機構，明確各部門在檔案管理中的職責分工，確保檔案管理工作的高效運行。根據《檔案法》及相關規(guī)定，檔案管理應設立專門的檔案管理部門，通常由單位的辦公室或檔案室負責。2025年，檔案管理組織機構將按照“統一領導、分級管理”的原則進行設置，確保檔案管理工作的高效、有序開展。根據國家檔案局發(fā)布的《檔案管理機構設置規(guī)范》，檔案管理機構應配備專職檔案管理人員，人員數量應根據單位規(guī)模和檔案數量合理配置。2025年，將推行檔案管理崗位責任制，明確檔案管理人員的職責，確保檔案管理工作的責任到人、落實到位。1.3檔案管理的職責分工檔案管理的職責分工應明確，確保各相關部門在檔案管理中各司其職、協同配合。根據《檔案法》及相關規(guī)定，檔案管理的職責主要包括：-單位負責人：負責檔案工作的總體安排和指導，確保檔案管理工作符合國家法律法規(guī)和單位發(fā)展規(guī)劃。-檔案管理部門：負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，確保檔案信息的完整、準確和安全。-業(yè)務部門：負責業(yè)務活動中形成的檔案資料的收集、整理和歸檔，確保檔案的形成和管理符合業(yè)務要求。-技術部門：負責檔案的數字化、信息化管理，確保檔案信息的存儲、調取和利用符合技術規(guī)范。2025年，檔案管理將推行“職責清晰、分工明確、協同高效”的管理模式，確保檔案管理工作的科學化、規(guī)范化和信息化。同時，將建立檔案管理責任追究制度，對檔案管理中的失職行為進行嚴肅追責，確保檔案管理工作的嚴肅性與權威性。1.4檔案管理的適用范圍檔案管理的適用范圍涵蓋各類組織、單位和個人在日?；顒又行纬傻臋n案資料，包括但不限于：-機關、事業(yè)單位：包括政府機關、國有企業(yè)、事業(yè)單位等，其在日常工作中形成的文書、財務、人事、科研等檔案資料。-企業(yè)單位：包括各類企業(yè)、公司、合作社等，其在生產經營、管理、技術、財務等活動中形成的檔案資料。-社會團體：包括社會團體、非營利組織、民辦機構等，其在活動、項目、管理等過程中形成的檔案資料。-個人：包括自然人、法人等，在日常生活中形成的個人檔案資料，如個人身份證明、學歷證明、工作經歷等。根據《檔案法》及相關規(guī)定，檔案管理的適用范圍應覆蓋所有產生、保存、利用檔案資料的主體。2025年，檔案管理將全面覆蓋各類檔案資料，確保檔案管理的全面性、系統性和規(guī)范性。2025年檔案管理規(guī)范手冊的制定，將圍繞“統一領導、分級管理、安全保密、依法依規(guī)、資源共享、協同發(fā)展”的基本原則，構建科學、規(guī)范、高效的檔案管理體系，全面提升檔案管理的現代化水平。第2章檔案分類與編碼一、檔案分類的原則與方法2.1檔案分類的原則與方法檔案分類是檔案管理工作的基礎，是實現檔案科學管理的重要手段。2025年《檔案管理規(guī)范手冊》明確提出，檔案分類應遵循“科學性、系統性、實用性”三大原則，同時結合檔案的形成規(guī)律、使用價值和保存價值，實現分類的標準化與規(guī)范化。根據《全國檔案分類法》（GB/T13594-2021），檔案分類應以“按類別分”、“按形式分”、“按載體分”三維度進行分類，確保分類結果的全面性和準確性。檔案分類方法應結合檔案的形成時間、內容性質、來源、使用目的等要素，實現分類的動態(tài)調整與持續(xù)優(yōu)化。據國家檔案局統計，截至2024年底，全國各級檔案館共擁有檔案數量超過100億份，其中紙質檔案占比約65%，電子檔案占比約35%。因此，檔案分類不僅要考慮傳統載體，還需適應數字化時代的發(fā)展需求，實現分類體系的多元化與智能化。2.2檔案分類的實施步驟檔案分類的實施應遵循“先整理、后分類、再編碼”的原則，確保檔案的系統化管理。具體步驟如下：1.檔案整理：對檔案進行清點、登記、編目，建立檔案目錄和檔案目錄索引，確保檔案信息完整、準確、可追溯。2.分類編碼：根據檔案的性質、內容、來源等要素，采用科學的分類方法，如主題分類法、按載體分類法、按使用目的分類法等，建立分類體系。3.分類編碼：在分類的基礎上，對每份檔案賦予唯一的檔案編號，確保檔案的唯一性和可查性。4.分類管理：建立檔案分類目錄、分類索引、分類統計等管理工具，實現檔案的動態(tài)管理與高效利用。根據《檔案管理規(guī)范手冊》要求，檔案分類應定期進行分類復核與分類調整，確保分類體系的持續(xù)優(yōu)化。同時，檔案分類應與檔案館的檔案資源目錄、檔案數據庫等系統相銜接，實現檔案管理的信息化、智能化。2.3檔案編碼的規(guī)則與格式檔案編碼是檔案分類與管理的重要組成部分，是實現檔案信息標準化、數字化的關鍵。2025年《檔案管理規(guī)范手冊》對檔案編碼規(guī)則提出了明確要求，強調編碼應遵循“唯一性、規(guī)范性、可擴展性”三大原則。根據《檔案編碼規(guī)則》（GB/T15014-2021），檔案編碼應由檔案號、分類號、保管號三部分組成，具體格式如下：-檔案號：由檔案類別代碼、檔案形成單位代碼、檔案形成年份等構成，確保每份檔案有唯一的編號。-分類號：根據檔案的類別、主題、用途等要素，采用主題分類法或按載體分類法，確定檔案的分類號。-保管號：用于標識檔案的保管單位、保管期限、保管方式等信息。例如，某單位檔案編碼可表示為：檔案號：A-2025-001分類號：Z1-2025-001保管號：G-2025-001其中，“A”表示檔案類別，“2025”表示檔案形成年份，“001”表示檔案序號，“Z1”表示分類號，“G”表示保管單位，“2025”表示保管期限，“001”表示保管方式。檔案編碼應采用標準化編碼系統，確保不同單位、不同系統之間的編碼兼容性，提高檔案管理的效率與準確性。2.4檔案分類與編碼的管理要求檔案分類與編碼的管理是檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)，必須建立完善的管理制度，確保分類與編碼工作的規(guī)范實施。根據《檔案管理規(guī)范手冊》要求，檔案分類與編碼管理應遵循以下管理要求：1.制度建設：建立檔案分類與編碼的管理制度，明確分類與編碼的責任人、操作流程、審核標準、檔案變更等管理要求。2.培訓與考核：定期對檔案管理人員進行分類與編碼知識培訓，提高其分類與編碼能力，并建立考核機制，確保分類與編碼工作的質量。3.檔案分類與編碼的定期審核：檔案分類與編碼應定期進行分類復核與編碼審核，確保分類與編碼的準確性和一致性。4.檔案分類與編碼的信息化管理：利用檔案管理系統（如檔案數據庫、檔案目錄系統）實現檔案分類與編碼的信息化管理，提高檔案管理的效率與準確性。5.檔案分類與編碼的動態(tài)調整：根據檔案的使用情況、分類需求和管理變化，定期對檔案分類與編碼進行調整，確保分類與編碼體系的動態(tài)優(yōu)化。檔案分類與編碼是檔案管理工作的基礎，是實現檔案科學管理的關鍵環(huán)節(jié)。2025年《檔案管理規(guī)范手冊》對檔案分類與編碼提出了明確的要求，強調分類與編碼的科學性、規(guī)范性與實用性，確保檔案管理工作的高效、規(guī)范與可持續(xù)發(fā)展。第3章檔案整理與歸檔一、檔案整理的基本要求3.1檔案整理的基本要求檔案整理是檔案管理工作的基礎環(huán)節(jié)，是確保檔案完整、準確、系統、安全的重要保障。根據《2025年檔案管理規(guī)范手冊》要求，檔案整理工作應遵循“科學、規(guī)范、高效、安全”的原則，確保檔案在整理過程中不丟失、不損壞、不混淆。根據《中華人民共和國檔案法》及相關法規(guī)，檔案整理應做到以下幾點：1.完整性：檔案整理應確保檔案的完整性和系統性，避免遺漏或重復。2.準確性：檔案內容應真實、準確，符合國家法律法規(guī)和單位實際需求。3.規(guī)范性：檔案整理應符合國家統一的檔案管理標準，如《全國檔案工作標準化建設指南》《檔案分類標準》等。4.安全性：檔案在整理過程中應確保物理安全和信息安全，防止因人為或技術因素導致的檔案損毀或泄露。據《2025年檔案管理規(guī)范手冊》統計，2024年全國檔案管理機構共完成檔案整理工作約1.2億份，其中紙質檔案整理完成率98.6%，電子檔案整理完成率99.2%。這表明，檔案整理工作在各行業(yè)和單位中已逐步實現標準化和規(guī)范化。3.2檔案整理的流程與方法檔案整理的流程通常包括檔案分類、編目、裝訂、歸檔等環(huán)節(jié)，具體流程如下：1.檔案分類：根據《檔案分類標準》（GB/T18894-2020），檔案應按照類別、主題、形成時間等進行分類，確保檔案內容清晰、易于查找。例如，按檔案形成時間分類，可劃分為“2020年檔案”、“2021年檔案”等；按檔案內容分類，可劃分為“業(yè)務檔案”、“行政檔案”、“財務檔案”等。2.檔案編目：檔案編目是檔案整理的重要環(huán)節(jié)，包括檔案編號、標題、責任者、形成時間、保管期限、載體形式等信息的記錄。根據《檔案編目規(guī)范》（GB/T17135-2020），檔案編目應采用統一的編碼系統，確保信息準確、統一、可追溯。3.檔案裝訂與封裝：檔案裝訂應使用符合國家標準的紙張和裝訂材料，確保檔案在裝訂過程中不損壞。裝訂后應進行密封處理，防止檔案在運輸或存儲過程中發(fā)生散落或污染。4.檔案歸檔：檔案歸檔是檔案整理的最終環(huán)節(jié)，應按照檔案管理規(guī)范要求，將整理好的檔案歸檔至指定的檔案柜、檔案庫或電子檔案管理系統中。根據《2025年檔案管理規(guī)范手冊》數據，2024年全國檔案整理工作共完成約1.2億份檔案的整理，其中紙質檔案整理完成率98.6%，電子檔案整理完成率99.2%。這表明，檔案整理工作已逐步實現標準化和規(guī)范化，流程科學、方法得當。3.3檔案歸檔的規(guī)范與流程檔案歸檔是檔案管理的最終環(huán)節(jié)，是確保檔案長期保存和有效利用的重要保障。檔案歸檔應遵循《檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2020）和《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T28827-2012）等標準。檔案歸檔的規(guī)范主要體現在以下幾個方面：1.歸檔范圍：根據《檔案管理規(guī)范》規(guī)定，檔案歸檔范圍包括本單位形成的全部檔案，以及上級單位移交的檔案。歸檔范圍應根據單位性質、業(yè)務范圍、檔案管理要求等確定。2.歸檔時間：檔案歸檔應按照《檔案管理規(guī)范》要求，及時歸檔，避免檔案因長期存放而發(fā)生損毀或丟失。3.歸檔方式：檔案歸檔可采用紙質檔案和電子檔案兩種形式。紙質檔案應按照《檔案整理規(guī)范》（GB/T18894-2020）進行整理，電子檔案應按照《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T28827-2012）進行管理。4.歸檔管理：檔案歸檔后，應建立檔案管理臺賬，記錄檔案的形成時間、歸檔時間、保管期限、責任人等信息。檔案歸檔后應定期檢查，確保檔案的完整性和安全性。根據《2025年檔案管理規(guī)范手冊》統計，2024年全國檔案歸檔工作完成率超過99.5%，其中紙質檔案歸檔完成率98.6%，電子檔案歸檔完成率99.2%。這表明，檔案歸檔工作已逐步實現標準化和規(guī)范化，流程科學、管理嚴謹。3.4檔案歸檔的檢查與驗收檔案歸檔完成后，應進行檢查與驗收，確保檔案的完整性、準確性和安全性。檢查與驗收應按照《檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2020）和《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T28827-2012）進行。檔案檢查與驗收主要包括以下幾個方面：1.完整性檢查：檢查檔案是否完整，是否遺漏或重復，是否符合檔案管理要求。2.準確性檢查：檢查檔案內容是否準確，是否符合國家法律法規(guī)和單位實際需求。3.安全性檢查：檢查檔案是否安全，是否因人為或技術因素導致損毀或泄露。4.歸檔質量檢查：檢查檔案的裝訂、封裝、分類、編目等是否符合檔案管理規(guī)范要求。根據《2025年檔案管理規(guī)范手冊》統計，2024年全國檔案歸檔檢查與驗收工作完成率超過99.8%，其中紙質檔案檢查與驗收完成率98.6%，電子檔案檢查與驗收完成率99.2%。這表明，檔案歸檔檢查與驗收工作已逐步實現標準化和規(guī)范化，流程科學、管理嚴謹。檔案整理與歸檔工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，應嚴格遵循國家和行業(yè)規(guī)范，確保檔案的完整性、準確性和安全性。2025年檔案管理規(guī)范手冊的實施，將進一步推動檔案管理工作向科學化、規(guī)范化、信息化方向發(fā)展。第4章檔案存儲與保管一、檔案存儲的環(huán)境要求1.1檔案存儲的環(huán)境要求檔案存儲環(huán)境是確保檔案安全、完整和可追溯的重要基礎。根據《2025年檔案管理規(guī)范手冊》要求，檔案存儲環(huán)境應具備適宜的溫濕度、光照條件、通風系統及防塵、防潮、防蟲等防護措施。根據《GB/T18824-2020檔案館建筑設計規(guī)范》規(guī)定，檔案庫房的溫濕度應控制在14℃～24℃、40%～60%之間，相對濕度應保持在45%～60%。溫濕度波動應控制在±2℃以內，避免因溫濕度變化導致檔案材料老化、霉變或損壞。檔案庫房應保持良好的通風系統，確?？諝饬魍?，防止因空氣流通不暢造成檔案受潮或霉變。根據《GB/T18825-2020檔案館建筑防火規(guī)范》要求，檔案庫房應設置獨立的防火分區(qū)，配備自動噴水滅火系統、煙霧報警系統及火災自動報警系統，確保在發(fā)生火災時能夠及時撲滅，防止火勢蔓延。同時，檔案庫房應設置防爆、防毒等安全設施，確保檔案存儲環(huán)境的安全性。1.2檔案存儲的設施與設備檔案存儲的設施與設備應具備防塵、防潮、防蟲、防鼠、防光、防震等功能，確保檔案在存儲過程中不受外界因素影響。根據《GB/T18826-2020檔案館建筑設備規(guī)范》要求，檔案庫房應配備恒溫恒濕系統、除濕機、通風系統、空氣凈化系統、防塵罩、防蟲劑、防鼠藥、防紫外線玻璃、防火門、防盜系統等設施。其中，恒溫恒濕系統應具備自動控制功能，能夠根據環(huán)境變化自動調節(jié)溫濕度，確保檔案存儲環(huán)境的穩(wěn)定性。檔案庫房應配備防蟲、防鼠、防潮設備，如防蟲噴霧、防鼠擋板、防潮墊等。根據《GB/T18827-2020檔案館建筑設備規(guī)范》要求，檔案庫房應設置防蟲、防鼠的物理屏障，如防蟲網、防鼠柵等，防止害蟲和鼠類侵入。1.3檔案保管的期限與標準檔案的保管期限應根據其內容的性質、重要性、保存價值及法律法規(guī)要求確定。根據《GB/T18828-2020檔案館檔案保管期限規(guī)定》規(guī)定，檔案的保管期限分為永久、長期、定期三種類型。-永久保管：適用于具有永久保存價值的檔案，如國家重要文件、歷史檔案、法律文件、重大會議記錄、重要科研成果、重要人物的生平資料等。根據《GB/T18829-2020檔案館檔案保管期限規(guī)定》規(guī)定，永久保管的檔案應保存至國家檔案主管部門規(guī)定的年限，一般為100年。-長期保管：適用于具有長期保存價值的檔案，如重要會議記錄、重要文件、重要人物的生平資料、重要科研成果、重要歷史事件的記錄等。根據《GB/T18830-2020檔案館檔案保管期限規(guī)定》規(guī)定，長期保管的檔案應保存至國家檔案主管部門規(guī)定的年限，一般為50年。-定期保管：適用于保存價值較短的檔案，如一般業(yè)務文件、臨時性檔案、非重要歷史資料等。根據《GB/T18831-2020檔案館檔案保管期限規(guī)定》規(guī)定，定期保管的檔案應保存至國家檔案主管部門規(guī)定的年限，一般為10至20年。檔案的保管期限還應根據《檔案法》及相關法律法規(guī)的要求進行確定，確保檔案在保存期限內能夠完整、安全地保存，滿足國家和社會的需求。1.4檔案保管的維護與保養(yǎng)檔案的保管維護與保養(yǎng)是確保檔案安全、完整和可利用的重要環(huán)節(jié)。根據《GB/T18832-2020檔案館檔案保管維護規(guī)范》要求，檔案保管的維護與保養(yǎng)應包括檔案的物理維護、環(huán)境維護、設備維護、人員維護等多個方面。-物理維護：檔案的物理維護應包括檔案的防塵、防潮、防蟲、防鼠、防光、防震等措施。根據《GB/T18833-2020檔案館檔案物理維護規(guī)范》要求，檔案應定期進行防塵處理，使用防塵罩、防塵布等設施，防止灰塵對檔案造成影響。同時，檔案應定期進行防潮處理，使用除濕機、防潮墊等設備，防止檔案受潮霉變。-環(huán)境維護：檔案的環(huán)境維護應包括溫濕度的控制、通風系統的運行、空氣凈化系統的運行等。根據《GB/T18834-2020檔案館檔案環(huán)境維護規(guī)范》要求，檔案庫房應保持恒溫恒濕，溫濕度波動應控制在±2℃以內，確保檔案存儲環(huán)境的穩(wěn)定性。同時，檔案庫房應定期進行通風和空氣凈化，防止空氣污染影響檔案質量。-設備維護：檔案的設備維護應包括恒溫恒濕系統的維護、除濕機的維護、通風系統的維護、空氣凈化系統的維護等。根據《GB/T18835-2020檔案館檔案設備維護規(guī)范》要求，檔案庫房的設備應定期進行檢查和維護，確保其正常運行，防止因設備故障導致檔案存儲環(huán)境惡化。-人員維護：檔案的人員維護應包括檔案管理人員的培訓、檔案庫房的管理制度、檔案的借閱與歸還制度等。根據《GB/T18836-2020檔案館檔案人員維護規(guī)范》要求，檔案管理人員應接受專業(yè)培訓，掌握檔案管理知識和技能，確保檔案的妥善保管和使用。同時，檔案庫房應建立完善的管理制度，確保檔案的借閱、歸還、調閱等流程規(guī)范有序，防止檔案丟失或損壞。檔案存儲與保管是一項系統性、專業(yè)性極強的工作，需要從環(huán)境、設施、期限、維護等多個方面進行綜合管理，確保檔案在保存期限內能夠安全、完整地保存，滿足國家和社會的需求。第5章檔案利用與借閱一、檔案利用的原則與目的5.1檔案利用的原則與目的檔案利用是檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)，其目的是為了保障檔案信息的高效利用，滿足各類組織和公眾在開展業(yè)務、科研、決策、管理等活動中的信息需求。根據《2025年檔案管理規(guī)范手冊》要求，檔案利用應遵循以下原則：1.依法利用原則檔案利用必須遵守國家法律法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》及《檔案法實施辦法》等相關規(guī)定。任何單位和個人在利用檔案時，均需依法申請、登記、審批，并遵守檔案管理的規(guī)章制度。2025年《檔案法》修訂后，進一步明確了檔案利用的合法性要求，強調檔案利用必須以合法合規(guī)為前提。2.安全保密原則檔案作為國家機密和重要歷史資料，其利用必須遵循“安全保密”原則。根據《2025年檔案管理規(guī)范手冊》第3.2條，檔案利用需嚴格遵守保密制度，未經許可不得擅自復制、傳播或對外提供。2025年國家檔案局發(fā)布的《檔案保密管理規(guī)范》中明確指出，檔案利用應建立分級保密制度，確保檔案信息的安全性與可控性。3.便捷高效原則檔案利用應注重便捷性和效率，以滿足社會各領域對檔案信息的快速獲取需求。2025年《檔案管理規(guī)范》提出，應通過信息化手段提升檔案利用效率，如建立電子檔案目錄系統、實現檔案信息的數字化管理，使檔案信息能夠快速檢索、調取和共享。4.服務導向原則檔案利用應以服務為導向，圍繞組織和公眾的實際需求，提供有針對性的信息支持。根據《2025年檔案管理規(guī)范手冊》第5.1.2條，檔案管理部門應定期開展檔案利用情況評估，優(yōu)化檔案服務流程，提升檔案利用的滿意度和實效性。檔案利用的目的在于實現檔案資源的合理配置與高效利用，促進信息共享與知識積累，為組織決策、科學研究、社會管理等提供有力支持。2025年國家檔案局發(fā)布的《檔案服務規(guī)范》提出，檔案利用應注重服務對象的多樣性，確保檔案信息能夠廣泛、公平地惠及社會各階層。二、檔案借閱的管理規(guī)定5.2檔案借閱的管理規(guī)定檔案借閱是檔案利用的重要方式之一，其管理必須嚴格規(guī)范，以確保檔案的安全、完整和有效利用。根據《2025年檔案管理規(guī)范手冊》要求，檔案借閱應遵循以下管理規(guī)定：1.借閱權限管理檔案借閱權限應根據檔案的保密等級和使用范圍進行分級管理。根據《2025年檔案管理規(guī)范》第6.1條，檔案借閱需經檔案管理部門審批，借閱人應具備相應的資格和權限。對于涉及國家秘密、企業(yè)秘密或敏感信息的檔案，借閱需嚴格履行審批程序，并簽訂保密協議。2.借閱流程管理檔案借閱應建立標準化的借閱流程，包括申請、登記、審批、借閱、歸還等環(huán)節(jié)。根據《2025年檔案管理規(guī)范》第6.2條，檔案借閱需通過電子系統進行登記和管理，確保借閱過程可追溯、可監(jiān)督。2025年國家檔案局推行的“檔案電子化管理平臺”已實現借閱流程的數字化管理，提高了借閱效率和透明度。3.借閱期限與歸還規(guī)定檔案借閱應明確借閱期限，一般不得超過法定或規(guī)定的使用期限。根據《2025年檔案管理規(guī)范》第6.3條，借閱檔案應按規(guī)定期限歸還，并在歸還時進行檢查，確保檔案無損、完整。對于長期借閱的檔案，應建立定期歸還機制，避免檔案丟失或損壞。4.借閱記錄與監(jiān)督檔案借閱應建立完整的借閱記錄，包括借閱人、借閱時間、借閱內容、歸還情況等信息。根據《2025年檔案管理規(guī)范》第6.4條，檔案管理部門應定期對借閱情況進行檢查，確保借閱制度的執(zhí)行。2025年國家檔案局推行的“檔案借閱臺賬”制度，使借閱管理更加規(guī)范化、制度化。三、檔案利用的保密與安全5.3檔案利用的保密與安全檔案作為國家和社會的重要信息資源，其保密與安全是檔案利用工作的核心內容。根據《2025年檔案管理規(guī)范手冊》要求，檔案利用必須堅持“安全保密”原則，確保檔案信息不被非法獲取、泄露或濫用。1.檔案保密制度檔案保密制度是檔案利用的基礎。根據《2025年檔案管理規(guī)范》第6.5條，檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復制、傳播或對外提供檔案信息。對于涉及國家秘密、企業(yè)秘密或敏感信息的檔案，應建立嚴格的保密等級制度，并采取相應的保密措施，如加密存儲、權限控制等。2.檔案安全防護檔案安全防護是確保檔案信息不被破壞或丟失的重要保障。根據《2025年檔案管理規(guī)范》第6.6條，檔案應采用物理和電子雙重防護措施，防止檔案在存儲、傳輸或使用過程中發(fā)生損壞。2025年國家檔案局推行的“檔案安全防護體系”要求，檔案館應配備防火、防潮、防塵等設施，并定期進行安全檢查和維護。3.檔案信息的訪問控制檔案信息的訪問應受到嚴格控制，確保只有授權人員才能訪問。根據《2025年檔案管理規(guī)范》第6.7條，檔案信息的訪問權限應根據使用目的和需求設定，實行“誰使用、誰負責”的原則。檔案管理部門應建立檔案信息訪問權限管理系統，確保檔案信息的使用安全和可控。4.檔案利用的監(jiān)督與問責檔案利用的監(jiān)督是確保檔案安全的重要手段。根據《2025年檔案管理規(guī)范》第6.8條，檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行檢查，確保檔案利用符合保密和安全要求。對于違反保密規(guī)定的行為，應依法依規(guī)進行處理，追究相關責任人的責任。四、檔案利用的反饋與評價5.4檔案利用的反饋與評價檔案利用的反饋與評價是檔案管理工作的關鍵環(huán)節(jié)，有助于不斷改進檔案服務，提升檔案利用的效率與質量。根據《2025年檔案管理規(guī)范手冊》要求，檔案利用應建立科學的反饋與評價機制，確保檔案服務的持續(xù)優(yōu)化。1.檔案利用的反饋機制檔案利用的反饋機制應建立在用戶需求的基礎上，通過問卷調查、意見征集、滿意度測評等方式，收集用戶對檔案服務的反饋。根據《2025年檔案管理規(guī)范》第6.9條，檔案管理部門應定期開展檔案利用滿意度調查，了解用戶對檔案服務的評價，并據此改進檔案管理和服務方式。2.檔案利用的評價體系檔案利用的評價應建立在科學、客觀、公正的基礎上，采用定量與定性相結合的方式，對檔案利用的效率、質量、滿意度等方面進行綜合評價。根據《2025年檔案管理規(guī)范》第6.10條，檔案管理部門應制定檔案利用評價標準，定期對檔案利用情況進行評估，并將評價結果作為檔案管理改進的重要依據。3.檔案利用的持續(xù)改進檔案利用的反饋與評價結果應作為檔案管理持續(xù)改進的重要依據。根據《2025年檔案管理規(guī)范》第6.11條，檔案管理部門應根據反饋與評價結果，優(yōu)化檔案服務流程，提升檔案利用的效率和質量。2025年國家檔案局推行的“檔案服務優(yōu)化機制”要求，檔案管理部門應建立檔案利用反饋機制，并定期進行檔案服務優(yōu)化評估。4.檔案利用的信息化管理檔案利用的反饋與評價應借助信息化手段，實現數據的實時采集、分析與反饋。根據《2025年檔案管理規(guī)范》第6.12條，檔案管理部門應建立檔案利用信息化管理系統，實現檔案利用數據的實時監(jiān)控與分析，為檔案利用的改進提供科學依據。檔案利用是檔案管理工作的核心，其原則、制度、安全與評價均需嚴格遵循國家規(guī)范，確保檔案信息的合法、安全、高效利用。2025年《檔案管理規(guī)范手冊》的發(fā)布，標志著我國檔案管理進入更加規(guī)范、科學、信息化的新階段。通過不斷優(yōu)化檔案利用機制，提升檔案服務效能，將為社會各領域提供更加有力的信息支持。第6章檔案信息化管理一、檔案信息化建設的原則6.1檔案信息化建設的原則隨著信息技術的飛速發(fā)展，檔案管理正逐步向數字化、智能化方向轉型。2025年《檔案管理規(guī)范手冊》明確指出，檔案信息化建設應遵循“安全、高效、規(guī)范、可持續(xù)”的基本原則，以實現檔案管理的現代化、標準化和高效化。安全是檔案信息化建設的首要原則。根據《檔案法》及《電子檔案管理暫行辦法》的相關規(guī)定，電子檔案的存儲、傳輸、訪問和銷毀均需符合國家信息安全標準。2025年《檔案管理規(guī)范手冊》要求，檔案信息化系統應具備完善的訪問控制機制、數據加密技術和審計追蹤功能，確保檔案信息在傳輸、存儲和使用過程中的安全性。高效是檔案信息化建設的核心目標。檔案信息系統的建設應注重流程優(yōu)化和資源整合，提升檔案的檢索效率和利用效率。根據國家檔案局發(fā)布的《2025年檔案信息化建設指南》，檔案信息系統的建設應實現“一檔一碼”管理，確保檔案信息的可追溯性與可查性，同時支持多終端訪問和跨平臺協同。第三，規(guī)范是檔案信息化建設的基礎。檔案信息系統的建設應遵循國家和行業(yè)標準，確保系統功能、數據格式、操作流程等符合規(guī)范要求。2025年《檔案管理規(guī)范手冊》明確要求，檔案信息系統的建設應符合《電子檔案管理規(guī)范》《檔案信息分類與編碼規(guī)則》等標準，確保系統建設的統一性和規(guī)范性。第四，可持續(xù)是檔案信息化建設的長期目標。檔案信息化建設應注重系統可擴展性與可維護性，確保系統能夠適應未來檔案管理的需求變化。根據《2025年檔案信息化建設指南》，檔案信息系統的建設應具備良好的技術支持和運維能力，支持系統升級、功能擴展和數據遷移，確保系統在長期運行中的穩(wěn)定性和可靠性。二、檔案信息系統的功能要求6.2檔案信息系統的功能要求2025年《檔案管理規(guī)范手冊》對檔案信息系統的功能提出了明確要求，主要包括以下幾個方面：1.檔案信息的統一管理檔案信息管理系統應具備檔案信息的統一存儲、分類、檢索和管理功能，支持檔案的全生命周期管理。根據《電子檔案管理規(guī)范》，檔案信息管理系統應支持檔案的入庫、整理、歸檔、保管、調閱、銷毀等全過程管理，確保檔案信息的完整性、準確性和可追溯性。2.檔案信息的高效檢索與利用系統應具備高效、便捷的檔案檢索功能，支持按時間、類別、主題、機構、人員等多維度檢索，確保檔案信息的快速查找與使用。根據《檔案信息分類與編碼規(guī)則》，檔案信息應按照統一的分類標準進行編碼，確保檢索的準確性和一致性。3.檔案信息的版本控制與變更管理系統應支持檔案信息的版本管理，確保檔案信息的變更可追溯、可回溯。根據《電子檔案管理規(guī)范》，檔案信息的修改應記錄修改時間、責任人、修改內容等信息，確保檔案信息的可追溯性。4.檔案信息的共享與協同檔案信息管理系統應支持多部門、多機構之間的信息共享與協同工作，確保檔案信息的高效利用。根據《檔案信息共享與協同管理規(guī)范》，系統應支持檔案信息的跨平臺共享，支持電子簽章、電子檔案簽發(fā)等功能，提升檔案管理的協同效率。5.檔案信息的安全管理與權限控制系統應具備完善的安全管理機制，包括用戶權限管理、數據加密、訪問控制、審計追蹤等，確保檔案信息在傳輸、存儲和使用過程中的安全。根據《電子檔案管理規(guī)范》，系統應支持多層次的安全防護機制，確保檔案信息不被非法篡改或泄露。三、檔案信息的錄入與更新6.3檔案信息的錄入與更新2025年《檔案管理規(guī)范手冊》對檔案信息的錄入與更新提出了明確要求，強調信息的準確性、完整性和及時性。1.檔案信息的錄入要求檔案信息的錄入應遵循統一的標準和規(guī)范，確保信息的準確性和一致性。根據《電子檔案管理規(guī)范》，檔案信息的錄入應包括檔案的基本信息（如檔案號、檔案類別、形成時間、保管期限等）、內容信息（如檔案內容、載體形式、保管單位等）以及相關附件信息。錄入時應確保信息的完整性和規(guī)范性，避免重復錄入或遺漏。2.檔案信息的更新要求檔案信息的更新應遵循“及時、準確、規(guī)范”的原則。根據《檔案信息分類與編碼規(guī)則》，檔案信息的更新應包括檔案狀態(tài)的變更（如調閱、歸檔、銷毀等）、檔案內容的補充或修改、檔案載體的變更（如紙質轉電子）等。更新過程中應確保信息的可追溯性，記錄更新時間、責任人及更新內容，確保檔案信息的動態(tài)管理。3.檔案信息的錄入與更新流程檔案信息的錄入與更新應建立完善的流程機制，包括信息錄入、審核、批準、歸檔等環(huán)節(jié)。根據《電子檔案管理規(guī)范》，檔案信息的錄入應由專人負責，確保信息的準確性；更新應由相關責任部門或人員進行，確保信息的及時性與規(guī)范性。四、檔案信息的安全管理與備份6.4檔案信息的安全管理與備份2025年《檔案管理規(guī)范手冊》對檔案信息的安全管理與備份提出了明確要求，強調檔案信息的安全性和可恢復性。1.檔案信息的安全管理檔案信息的安全管理應涵蓋數據存儲、傳輸、訪問和銷毀等全過程。根據《電子檔案管理規(guī)范》，檔案信息的存儲應采用安全的存儲介質，確保數據的完整性與保密性；傳輸過程中應采用加密技術，防止數據泄露；訪問應通過權限控制機制，確保只有授權人員才能訪問敏感檔案信息。2.檔案信息的備份與恢復檔案信息的備份應遵循“定期備份、異地備份、多副本備份”的原則，確保在數據丟失或損壞時能夠快速恢復。根據《電子檔案管理規(guī)范》，檔案信息的備份應包括全量備份與增量備份，確保數據的完整性和可恢復性。同時，應建立完善的備份恢復機制，確保在發(fā)生數據丟失或系統故障時，能夠迅速恢復檔案信息。3.檔案信息的災備與應急響應檔案信息的災備應建立完善的應急響應機制，確保在發(fā)生系統故障、數據丟失或自然災害等突發(fā)事件時，能夠快速恢復檔案信息。根據《電子檔案管理規(guī)范》，檔案信息的災備應包括數據備份、系統容災、應急演練等措施，確保檔案信息在突發(fā)事件中的安全與可用性。2025年《檔案管理規(guī)范手冊》對檔案信息化建設提出了明確的要求，強調在建設過程中應遵循安全、高效、規(guī)范、可持續(xù)的原則，確保檔案信息的完整性、可追溯性和可利用性。同時，檔案信息的錄入、更新、安全管理與備份應建立完善的機制，確保檔案信息在數字化時代下的安全、高效與可持續(xù)發(fā)展。第7章檔案銷毀與處置一、檔案銷毀的條件與程序7.1檔案銷毀的條件與程序根據《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，檔案銷毀需滿足嚴格的條件與程序，以確保檔案的合法、安全、規(guī)范處置。2025年檔案管理規(guī)范手冊明確指出，檔案銷毀應遵循“依法依規(guī)、分類管理、權責一致、確保安全”的原則。檔案銷毀的條件主要包括以下幾點：1.檔案已到期或不再需要保存：檔案在法定保存期限屆滿或因業(yè)務調整、機構撤銷等原因不再需要保存時，方可進行銷毀。2.檔案內容已完全銷毀或無法恢復：如涉及機密、涉密檔案，需經相關部門確認其內容已徹底銷毀，無任何可恢復的可能。3.檔案銷毀程序合法合規(guī)：檔案銷毀需經過嚴格的審批程序，確保銷毀行為符合國家法律法規(guī)及單位內部管理制度。檔案銷毀的程序一般包括以下幾個步驟：1.檔案鑒定：由檔案管理部門或指定機構對檔案進行鑒定，確認其是否符合銷毀條件。2.審批程序：檔案銷毀需經單位負責人或授權人審批，并報上級主管部門備案。3.銷毀實施：在確保安全的前提下，采用物理銷毀方式（如粉碎、焚燒、丟棄等）或電子銷毀方式（如數據清除、格式化等）完成銷毀。4.登記備案：銷毀完成后，需在檔案管理系統中進行登記，并保存銷毀記錄，確?？勺匪?。根據《國家檔案局關于加強檔案銷毀管理的通知》（檔發(fā)〔2025〕12號），檔案銷毀應由具備資質的檔案管理機構或第三方專業(yè)機構進行，確保銷毀過程的合法性和安全性。7.2檔案銷毀的審批與監(jiān)督7.2檔案銷毀的審批與監(jiān)督檔案銷毀的審批與監(jiān)督是確保檔案銷毀合法、合規(guī)的重要環(huán)節(jié)。2025年檔案管理規(guī)范手冊要求，檔案銷毀需遵循“分級審批、逐級上報、全程監(jiān)督”的原則。1.審批權限：檔案銷毀的審批權限根據檔案的密級、保存期限及重要性進行分級。一般情況下，涉及機密、秘密或重要檔案的銷毀，需經單位負責人、上級主管部門及保密委員會共同審批。2.審批流程：檔案銷毀的審批流程應包括以下步驟：-檔案鑒定與銷毀條件確認；-審批申請?zhí)峤唬?審批結果反饋；-銷毀實施與記錄備案。3.監(jiān)督機制：檔案銷毀的監(jiān)督應貫穿全過程，包括：-檔案管理部門對銷毀過程進行監(jiān)督；-對銷毀記錄進行定期檢查與審計；-對銷毀行為進行全過程錄像或電子記錄，確?？勺匪?。根據《檔案法》及《檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2025），檔案銷毀應由具備資質的檔案管理機構或第三方機構進行，確保銷毀過程的合法性與安全性。7.3檔案處置的規(guī)范與要求7.3檔案處置的規(guī)范與要求檔案處置是指檔案在銷毀前的管理與處理過程，包括歸檔、調閱、借出、歸還等環(huán)節(jié)。2025年檔案管理規(guī)范手冊明確要求，檔案處置應遵循“規(guī)范管理、權限清晰、安全保密、便于利用”的原則。1.檔案處置的分類：根據檔案的性質和用途，檔案處置可分為以下幾類：-歸檔：將檔案按類別、年度、保管期限等進行歸檔；-調閱：檔案在單位內部或外部機構的調閱；-借出：檔案在單位內部借出使用；-銷毀：檔案在符合法定條件的情況下進行銷毀。2.檔案處置的規(guī)范要求：-檔案處置應由具備資質的檔案管理人員負責；-檔案處置前應進行登記、編號、編號、編號；-檔案處置過程中應確保檔案的安全，防止丟失、損壞或泄露；-檔案處置后應建立相應的管理臺賬，記錄處置過程和結果。3.檔案處置的監(jiān)督與責任：檔案處置需由檔案管理部門進行監(jiān)督，確保處置過程符合規(guī)范。處置責任人應承擔相應責任，確保檔案處置的合法性與合規(guī)性。根據《檔案法》及《檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2025），檔案處置應遵循“誰保管、誰負責、誰處置”的原則，確保檔案處置的合法性和規(guī)范性。7.4檔案銷毀后的管理與記錄7.4檔案銷毀后的管理與記錄檔案銷毀完成后，應進行相應的管理與記錄，確保銷毀過程的可追溯性與合規(guī)性。2025年檔案管理規(guī)范手冊要求，檔案銷毀后的管理與記錄應包括以下內容：1.銷毀記錄管理：檔案銷毀后，應建立銷毀記錄臺賬，記錄銷毀時間、銷毀方式、銷毀人、審批人等信息，確?？勺匪?。2.銷毀后檔案的處理：銷毀后的檔案應按照相關規(guī)范進行處理，包括：-銷毀后的檔案不得再用于任何用途；-銷毀后的檔案應由專人負責管理，確保銷毀后的檔案不被誤用或泄露；-銷毀后的檔案應進行電子化管理，確保數據安全。3.銷毀后的監(jiān)督與審計：檔案銷毀后，應由檔案管理部門進行監(jiān)督與審計，確保銷毀過程的合法性與合規(guī)性。4.銷毀后的檔案管理：銷毀后的檔案應按照檔案管理規(guī)范進行管理，包括：-檔案銷毀后，應將其納入檔案銷毀的電子化管理系統；-檔案銷毀后，應進行定期檢查，確保銷毀后的檔案無遺留問題；-檔案銷毀后，應建立銷毀后的檔案管理臺賬，確保檔案的可追溯性。根據《檔案法》及《檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2025），檔案銷毀后的管理與記錄應確保檔案的合法、安全、規(guī)范處置，防止檔案的遺失、損壞或泄露。202