PAGE檔案管理制度培訓(xùn)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋公司活動(dòng)的各個(gè)方面，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。5.組織開展檔案的查閱、借閱服務(wù)，確保檔案的合理利用。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交綜合管理部門。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的安全和完整。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的分類與編號（一）分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄，公司規(guī)章制度，人事檔案，行政公文等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：包括市場調(diào)研報(bào)告，銷售合同、訂單，采購合同，生產(chǎn)計(jì)劃、報(bào)表，質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。4.項(xiàng)目管理類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告，項(xiàng)目計(jì)劃與進(jìn)度安排，項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等。5.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項(xiàng)目文檔，技術(shù)方案、圖紙，專利申請文件等。6.合同協(xié)議類：包括各類合作協(xié)議、租賃合同、借款合同等。7.資質(zhì)榮譽(yù)類：包括公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書，獲得的各類榮譽(yù)證書等。8.其他類：不屬于以上分類的其他檔案。（二）編號檔案編號采用“大類代碼+年度+流水號”的方式。大類代碼按照上述分類分別用一位大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表財(cái)務(wù)審計(jì)類等。年度用四位數(shù)字表示，流水號為三位數(shù)字。例如：A2023001，表示行政管理類2023年的第1份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)移交綜合管理部門。3.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查，督促各部門按時(shí)完成檔案收集工作。（二）整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄清單，注明檔案的題名、日期、來源、保管期限等信息。3.對檔案材料進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固。4.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的存儲設(shè)備中。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門整理好的檔案應(yīng)定期移交綜合管理部門進(jìn)行歸檔。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.綜合管理部門對接收的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.檔案歸檔應(yīng)按照編號順序依次排列，便于查找和管理。（二）保管1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照保管期限分類存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）。（二）銷毀1.對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)填寫檔案銷毀清單，注明檔案的題名、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份留存，一份交綜合管理部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。2.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。3.查閱檔案一般應(yīng)在綜合管理部門檔案查閱室進(jìn)行，如需帶出查閱室，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、檔案名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有問題應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員責(zé)任。八、檔案的保密與安全（一）保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及公司機(jī)密的檔案予以保密。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自對外提供、泄露公司檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定。（二）安全1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置