PAGE培訓(xùn)科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)科檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)科在培訓(xùn)活動(dòng)組織、教學(xué)管理、學(xué)員管理等工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓(xùn)科檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映培訓(xùn)工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)培訓(xùn)科檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案和編號規(guī)則。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，做好查閱登記工作。5.負(fù)責(zé)檔案的信息化建設(shè)，提高檔案管理效率。（二）培訓(xùn)科各崗位人員職責(zé)1.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時(shí)整理并移交檔案管理人員。2.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的收集、整理和歸檔工作。3.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表等教學(xué)文件。2.培訓(xùn)教材、講義、教案、課件等教學(xué)資料。3.學(xué)員報(bào)名登記表、成績登記表、結(jié)業(yè)證書等學(xué)員資料。4.培訓(xùn)教師的授課記錄、教學(xué)評估等教學(xué)管理資料。5.培訓(xùn)活動(dòng)的通知、總結(jié)、照片、視頻等相關(guān)資料。6.與培訓(xùn)工作相關(guān)的其他文件材料。（二）收集要求1.各崗位人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案管理人員。2.移交的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，簽字手續(xù)完備。3.檔案管理人員應(yīng)定期對收集的文件材料進(jìn)行檢查，對不符合要求的及時(shí)通知相關(guān)人員補(bǔ)充完善。（三）整理方法1.按照檔案分類方案對收集的文件材料進(jìn)行分類。2.對每一類文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.對文件材料進(jìn)行裝訂、編目、裝盒，確保檔案的整齊規(guī)范。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的文件材料進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后進(jìn)行歸檔。2.將歸檔的文件材料按照分類順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.建立檔案臺賬，記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。（二）保管期限1.培訓(xùn)科檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括培訓(xùn)工作中的重要文件、法規(guī)性文件、歷史記錄等。3.長期保管的檔案期限為10年至50年，主要包括培訓(xùn)計(jì)劃、教學(xué)大綱、學(xué)員成績等。4.短期保管的檔案期限為1年至10年，主要包括培訓(xùn)活動(dòng)的一般性文件、臨時(shí)性資料等。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.對重要檔案應(yīng)采取備份存儲等措施，防止檔案丟失或損壞。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.培訓(xùn)科內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，需持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)培訓(xùn)科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照查閱要求提供檔案，并做好查閱登記工作。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害培訓(xùn)科和他人的合法權(quán)益。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為培訓(xùn)工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員、培訓(xùn)科負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員組成鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由鑒定小組編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)培訓(xùn)科負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)上級主管部門批準(zhǔn)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告上級主管部門。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立培訓(xùn)科檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)將紙質(zhì)檔案中的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的及時(shí)性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和