2026年跨境營銷策劃公司小額采購簡易管理制度1.總則1.1制定目的為規(guī)范本公司小額采購活動，簡化采購流程、提高采購效率，降低小額采購成本與管理風(fēng)險(xiǎn)，保障公司跨境營銷業(yè)務(wù)日常運(yùn)營的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際經(jīng)營需求，特制定本簡易管理制度。本制度旨在平衡“簡化流程”與“規(guī)范管理”，為小額采購提供清晰、可操作的執(zhí)行依據(jù)。1.2適用范圍本制度適用于公司各部門開展跨境營銷策劃相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，單項(xiàng)采購預(yù)算金額在5000元（含）以下、年度累計(jì)針對同一品類采購金額不超過30000元（含）的小額采購活動，主要包括但不限于：日常營銷物料小額采購、小額媒體投放資源采購、基礎(chǔ)技術(shù)服務(wù)小額采購、辦公輔助用品采購、小額第三方協(xié)作服務(wù)采購等。超出上述金額標(biāo)準(zhǔn)的采購活動，需參照公司正式采購管理制度執(zhí)行。公司下屬各業(yè)務(wù)單元開展小額采購工作，統(tǒng)一遵循本制度。1.3核心原則1.3.1簡易高效原則：簡化審批流程、縮短采購周期，確保小額采購能夠快速響應(yīng)業(yè)務(wù)需求，提升采購效率。1.3.2合規(guī)可控原則：所有小額采購活動需遵守國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購過程合規(guī)、資金使用可控，杜絕違規(guī)操作。1.3.3性價(jià)比優(yōu)先原則：在滿足業(yè)務(wù)基本需求的前提下，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的采購資源，合理控制采購成本。1.3.4權(quán)責(zé)明晰原則：明確采購需求部門、采購執(zhí)行部門及相關(guān)協(xié)作部門的職責(zé)，確保采購各環(huán)節(jié)責(zé)任到人。2.核心定義與職責(zé)分工2.1核心定義小額采購：指符合本制度1.2條適用范圍規(guī)定的采購金額標(biāo)準(zhǔn)，且采購流程遵循本制度簡化要求的采購行為。采購執(zhí)行部門：公司采購管理崗（或指定行政綜合崗），負(fù)責(zé)統(tǒng)籌小額采購的執(zhí)行、記錄及歸檔工作。需求部門：各業(yè)務(wù)部門及職能部門，作為小額采購需求的發(fā)起方和資源使用方。2.2需求部門職責(zé)（1）準(zhǔn)確梳理本部門小額采購需求，明確采購資源的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時(shí)間、預(yù)算金額及資金來源等關(guān)鍵信息，確保需求真實(shí)、合理。（2）按要求提交小額采購申請，配合采購執(zhí)行部門完成供應(yīng)商篩選、價(jià)格核實(shí)等必要工作。（3）負(fù)責(zé)對采購資源進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)資源是否符合需求標(biāo)準(zhǔn)，驗(yàn)收合格后辦理接收手續(xù)。（4）規(guī)范使用采購資源，做好使用記錄，配合完成采購費(fèi)用報(bào)銷所需的資料提供工作。（5）及時(shí)向采購執(zhí)行部門反饋采購資源使用過程中出現(xiàn)的問題。2.3采購執(zhí)行部門職責(zé)（1）統(tǒng)籌受理各部門小額采購申請，對申請資料的完整性、規(guī)范性進(jìn)行審核。（2）負(fù)責(zé)小額采購的供應(yīng)商篩選、比價(jià)議價(jià)、采購實(shí)施及合同（協(xié)議）簽訂等工作。（3）跟蹤采購進(jìn)度，督促供應(yīng)商按時(shí)交付資源，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的簡單問題。（4）建立小額采購臺賬，詳細(xì)記錄采購信息，負(fù)責(zé)采購相關(guān)資料的整理歸檔。（5）配合財(cái)務(wù)部門完成小額采購費(fèi)用的結(jié)算審核工作。2.4財(cái)務(wù)部門職責(zé)（1）審核小額采購申請中的預(yù)算合理性及資金來源合規(guī)性。（2）審核采購費(fèi)用報(bào)銷資料的真實(shí)性、完整性，辦理費(fèi)用支付結(jié)算手續(xù)。（3）對小額采購成本進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，監(jiān)督資金使用情況。2.5監(jiān)督審計(jì)崗職責(zé)負(fù)責(zé)對小額采購活動進(jìn)行不定期監(jiān)督檢查，核查采購流程的合規(guī)性、資金使用的合理性，受理相關(guān)違規(guī)舉報(bào)并協(xié)助處理。3.小額采購申請與審批流程3.1申請?zhí)峤恍枨蟛块T需指定專人作為采購聯(lián)絡(luò)人，填寫《小額采購申請表》，申請表需清晰填寫以下信息：需求部門、申請日期、采購項(xiàng)目名稱、采購規(guī)格及要求、采購數(shù)量、預(yù)算金額、資金來源、預(yù)計(jì)使用時(shí)間、聯(lián)絡(luò)人及聯(lián)系方式等。對于緊急小額采購需求，需在申請表中注明“緊急”字樣，并簡要說明緊急原因。申請資料需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購執(zhí)行部門。3.2申請審核采購執(zhí)行部門收到申請后，需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核。審核重點(diǎn)包括：申請資料是否完整、采購需求是否符合公司業(yè)務(wù)范圍、預(yù)算金額是否在小額標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)。審核通過的，進(jìn)入采購實(shí)施環(huán)節(jié)；審核不通過的，需在1個(gè)工作日內(nèi)反饋給需求部門，說明駁回原因，指導(dǎo)其補(bǔ)充完善后重新提交。3.3分級審批根據(jù)采購預(yù)算金額實(shí)行分級簡化審批：（1）單項(xiàng)預(yù)算金額在2000元（含）以下的小額采購，經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字、采購執(zhí)行部門審核后，即可啟動采購實(shí)施。（2）單項(xiàng)預(yù)算金額在2000元至5000元（含）的小額采購，需在需求部門負(fù)責(zé)人簽字、采購執(zhí)行部門審核的基礎(chǔ)上，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可啟動采購實(shí)施。（3）年度累計(jì)針對同一品類采購金額達(dá)到20000元但未超過30000元的，需由需求部門重新提交匯總采購申請，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。4.采購實(shí)施流程4.1供應(yīng)商篩選采購執(zhí)行部門應(yīng)優(yōu)先從公司合格供應(yīng)商名錄中篩選合作方；若合格供應(yīng)商名錄中無匹配資源，可通過市場詢價(jià)、同行推薦等方式篩選供應(yīng)商，確保篩選的供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資質(zhì)、信譽(yù)良好且能夠滿足采購需求。單項(xiàng)預(yù)算2000元以上的小額采購，需至少向2家及以上供應(yīng)商詢價(jià)對比，確保價(jià)格合理；2000元以下的小額采購，可根據(jù)實(shí)際情況簡化詢價(jià)流程，但需留存價(jià)格核實(shí)依據(jù)。4.2采購執(zhí)行確定供應(yīng)商后，采購執(zhí)行部門需與供應(yīng)商明確采購細(xì)節(jié)（包括產(chǎn)品/服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、付款方式、質(zhì)量保障等），并簽訂簡易采購協(xié)議或保留采購訂單。單項(xiàng)預(yù)算3000元（含）以上的小額采購，必須簽訂書面采購協(xié)議，協(xié)議需明確雙方權(quán)利義務(wù)及違約責(zé)任；3000元以下的，可采用規(guī)范采購訂單形式，由雙方確認(rèn)留存。采購執(zhí)行過程中，采購執(zhí)行部門需跟蹤供應(yīng)商履約進(jìn)度，及時(shí)與需求部門同步采購進(jìn)展。4.3驗(yàn)收與確認(rèn)供應(yīng)商交付采購資源后，需求部門需在1個(gè)工作日內(nèi)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括：資源數(shù)量是否準(zhǔn)確、規(guī)格質(zhì)量是否符合申請要求、相關(guān)資質(zhì)證明（如產(chǎn)品合格證、服務(wù)驗(yàn)收單等）是否齊全。驗(yàn)收合格的，由需求部門驗(yàn)收人及部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，填寫《小額采購驗(yàn)收單》，提交至采購執(zhí)行部門；驗(yàn)收不合格的，需求部門需立即通知采購執(zhí)行部門，由采購執(zhí)行部門協(xié)調(diào)供應(yīng)商進(jìn)行退換貨、整改等處理，直至驗(yàn)收合格，相關(guān)處理情況需留存記錄。5.費(fèi)用報(bào)銷與資料歸檔5.1費(fèi)用報(bào)銷采購?fù)瓿汕因?yàn)收合格后，需求部門聯(lián)絡(luò)人需整理報(bào)銷資料，包括《小額采購申請表》《小額采購驗(yàn)收單》、采購協(xié)議/訂單、合法有效發(fā)票、付款憑證等，提交至財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)。財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷資料進(jìn)行審核，審核通過后在3個(gè)工作日內(nèi)完成費(fèi)用支付；審核不通過的，退回需求部門補(bǔ)充完善。5.2資料歸檔采購執(zhí)行部門需建立小額采購專項(xiàng)臺賬，臺賬內(nèi)容包括采購日期、需求部門、采購項(xiàng)目、供應(yīng)商名稱、采購金額、交付時(shí)間、驗(yàn)收情況、報(bào)銷進(jìn)度等信息，確保采購全程可追溯。同時(shí)，采購執(zhí)行部門需將《小額采購申請表》《小額采購驗(yàn)收單》、采購協(xié)議/訂單、發(fā)票復(fù)印件、詢價(jià)記錄等相關(guān)資料整理歸檔，歸檔資料保存期限不少于3年。6.供應(yīng)商管理6.1合格供應(yīng)商名錄建立采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)公司小額采購合格供應(yīng)商名錄，名錄需收錄供應(yīng)商的基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系方式等）、資質(zhì)證明、合作范圍、合作評價(jià)等內(nèi)容。合格供應(yīng)商的納入需經(jīng)采購執(zhí)行部門審核，確保資質(zhì)合法、信譽(yù)良好。6.2供應(yīng)商動態(tài)評估采購執(zhí)行部門每半年對合格供應(yīng)商名錄中的合作方進(jìn)行一次簡單評估，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量、交付及時(shí)性、價(jià)格合理性、售后服務(wù)水平等。根據(jù)評估結(jié)果，對合作良好的供應(yīng)商保留名錄資格，優(yōu)先合作；對存在交付延遲、質(zhì)量問題等情況的供應(yīng)商，提出整改要求，整改不合格的從名錄中剔除；對出現(xiàn)嚴(yán)重違約、欺詐等行為的供應(yīng)商，永久剔除名錄，且不再合作。6.3供應(yīng)商選擇規(guī)范采購執(zhí)行部門在選擇供應(yīng)商時(shí)，需堅(jiān)持公平公正原則，嚴(yán)禁利用職務(wù)便利收受供應(yīng)商回扣、接受不正當(dāng)利益，嚴(yán)禁指定不合格供應(yīng)商開展合作。7.監(jiān)督考核與責(zé)任追究7.1監(jiān)督檢查監(jiān)督審計(jì)崗每季度至少開展一次小額采購專項(xiàng)監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購申請的真實(shí)性、審批流程的合規(guī)性、供應(yīng)商選擇的公正性、驗(yàn)收環(huán)節(jié)的規(guī)范性及資料歸檔的完整性。檢查結(jié)果需形成簡要報(bào)告，上報(bào)公司管理層，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改要求。7.2考核評價(jià)公司將小額采購管理工作納入相關(guān)部門及崗位的績效考核范圍。對需求部門，主要考核采購需求提報(bào)的準(zhǔn)確性、驗(yàn)收及時(shí)性、資料提交完整性等；對采購執(zhí)行部門，主要考核采購效率、成本控制效果、供應(yīng)商管理質(zhì)量、臺賬歸檔規(guī)范性等；考核結(jié)果與績效工資直接掛鉤。7.3責(zé)任追究在小額采購過程中，對存在以下行為的部門或個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評、經(jīng)濟(jì)處罰、崗位調(diào)整等處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任：（1）提報(bào)虛假小額采購需求、夸大采購數(shù)量或預(yù)算的；（2）未經(jīng)審批擅自開展小額采購活動，或超出小額采購標(biāo)準(zhǔn)未按規(guī)定升級流程的；（3）在供應(yīng)商選擇、詢價(jià)議價(jià)過程中存在舞弊行為，收受回扣、利益輸送的；（4）驗(yàn)收環(huán)節(jié)弄虛作假，將不合格資源納入使用的；（5）報(bào)銷時(shí)提供虛假票據(jù)、虛構(gòu)采購費(fèi)用的；（6）未按規(guī)定建立臺賬、歸檔資料，或故意丟失、篡改采購記錄的；（7）拒絕、阻撓監(jiān)督檢查，或隱瞞違規(guī)事實(shí)的。