建筑施工項(xiàng)目合同管理辦法一、總則為規(guī)范建筑施工項(xiàng)目合同管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)建筑法》等法律法規(guī)，結(jié)合公司建筑施工項(xiàng)目管理實(shí)踐，制定本辦法。本辦法適用于公司承接的房屋建筑、市政工程、基礎(chǔ)設(shè)施等各類(lèi)施工項(xiàng)目的合同管理活動(dòng)，涵蓋工程總承包、施工總承包、專(zhuān)業(yè)分包、勞務(wù)分包、材料設(shè)備采購(gòu)、租賃合同等合同類(lèi)型。合同管理遵循依法合規(guī)、平等自愿、風(fēng)險(xiǎn)防控、全程管控原則，確保合同訂立合法有效、履行規(guī)范有序、糾紛處置及時(shí)得當(dāng)。二、合同管理組織與職責(zé)（一）管理架構(gòu)公司建立“分級(jí)負(fù)責(zé)、部門(mén)協(xié)同”的合同管理架構(gòu)：項(xiàng)目部：作為合同履行的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度、質(zhì)量、安全與合同條款的匹配執(zhí)行，反饋履行問(wèn)題，辦理簽證、索賠等現(xiàn)場(chǎng)事務(wù)。商務(wù)管理部：牽頭合同談判、起草、評(píng)審及簽約，統(tǒng)籌價(jià)款結(jié)算、變更洽商管理，協(xié)調(diào)各部門(mén)推進(jìn)合同履行。法務(wù)合規(guī)部：負(fù)責(zé)合同合法性審查，提供法律意見(jiàn)，指導(dǎo)糾紛處理，監(jiān)督法律風(fēng)險(xiǎn)防控。財(cái)務(wù)管理部：依據(jù)合同約定辦理款項(xiàng)收付，審核支付條件，監(jiān)控資金流向，配合成本核算與稅務(wù)籌劃。技術(shù)質(zhì)量部：參與合同評(píng)審，對(duì)工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求、驗(yàn)收規(guī)范等條款提出專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)，指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)管理。（二）崗位責(zé)任項(xiàng)目經(jīng)理：對(duì)項(xiàng)目合同履行負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，組織資源保障工期、質(zhì)量目標(biāo)，審批現(xiàn)場(chǎng)簽證、索賠方案。合同管理員：負(fù)責(zé)合同歸檔、履約臺(tái)賬更新、函件收發(fā)登記，定期報(bào)送履約情況。談判代表：在授權(quán)范圍內(nèi)開(kāi)展談判，記錄談判要點(diǎn)，確保成果符合公司利益與合規(guī)要求。三、合同訂立管理（一）前期調(diào)研與策劃合同訂立前，商務(wù)管理部聯(lián)合項(xiàng)目部、法務(wù)部開(kāi)展發(fā)包人（或合作方）資信調(diào)查，核實(shí)對(duì)方主體資格、信用記錄、資金實(shí)力、履約能力，形成《資信調(diào)查報(bào)告》。對(duì)重大項(xiàng)目，編制《合同策劃書(shū)》，明確談判策略、風(fēng)險(xiǎn)防控要點(diǎn)（如付款方式、工期節(jié)點(diǎn)、違約責(zé)任對(duì)等性等）。（二）談判與評(píng)審1.談判要求：談判過(guò)程形成《談判記錄》，明確爭(zhēng)議點(diǎn)、共識(shí)及未決事項(xiàng)，由談判代表簽字確認(rèn)。核心條款變更需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.合同評(píng)審：合同文本經(jīng)商務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)、技術(shù)部門(mén)聯(lián)合評(píng)審，重點(diǎn)審查：主體適格性、條款合法性；價(jià)款結(jié)算、支付節(jié)點(diǎn)清晰度，風(fēng)險(xiǎn)條款公平性；違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式合理性；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量驗(yàn)收條款匹配性。評(píng)審意見(jiàn)形成《合同評(píng)審表》，異議條款修改后重新評(píng)審。（三）簽署與備案合同經(jīng)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，由法定代表人或授權(quán)委托人簽署（授權(quán)委托辦理《授權(quán)委托書(shū)》）。合同簽署后，商務(wù)管理部3個(gè)工作日內(nèi)完成備案，向項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部移交副本，確保信息同步。四、合同履行管理（一）履約監(jiān)控項(xiàng)目部建立《合同履約臺(tái)賬》，動(dòng)態(tài)記錄工期、質(zhì)量、款項(xiàng)、簽證索賠等情況，每月報(bào)送《履約情況報(bào)告》。商務(wù)管理部定期核查，發(fā)現(xiàn)偏差（如工期滯后、價(jià)款超付）及時(shí)預(yù)警整改。關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如基礎(chǔ)驗(yàn)收、竣工交付）提前組織內(nèi)部驗(yàn)收，驗(yàn)收資料經(jīng)監(jiān)理、發(fā)包人確認(rèn)后歸檔。（二）簽證與索賠管理1.簽證管理：因設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場(chǎng)條件變化需調(diào)整合同的，項(xiàng)目部7個(gè)工作日內(nèi)辦理簽證，經(jīng)監(jiān)理、發(fā)包人確認(rèn)后作為價(jià)款/工期調(diào)整依據(jù)，逾期視為放棄。2.索賠管理：發(fā)包人違約或不可抗力致?lián)p的，項(xiàng)目部28天內(nèi)提交《索賠意向書(shū)》及證據(jù)（會(huì)議紀(jì)要、函件、影像等）。商務(wù)、法務(wù)部評(píng)估可行性，推進(jìn)談判或法律程序。（三）款項(xiàng)收付管理財(cái)務(wù)部嚴(yán)格依合同約定收付：收款時(shí)核對(duì)金額、事由，開(kāi)具合規(guī)票據(jù)；付款時(shí)（分包款、材料款）要求提供發(fā)票、驗(yàn)收證明，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、商務(wù)經(jīng)理審批后支付，嚴(yán)禁超比例支付預(yù)付款/進(jìn)度款。五、合同變更與解除（一）變更管理合同履行需變更條款的，雙方協(xié)商一致簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、生效時(shí)間及對(duì)價(jià)款、工期的影響。補(bǔ)充協(xié)議評(píng)審、簽署流程與原合同一致，嚴(yán)禁口頭變更。（二）解除管理出現(xiàn)下列情形之一，經(jīng)公司管理層審議后可解除合同：1.對(duì)方嚴(yán)重違約（如逾期付款超90天、擅自轉(zhuǎn)包），致合同目的無(wú)法實(shí)現(xiàn)；2.不可抗力致合同無(wú)法履行；3.雙方協(xié)商一致。合同解除簽訂《解除協(xié)議》，明確解除時(shí)間、結(jié)算方式、違約責(zé)任清理等。解除后項(xiàng)目部妥善處置剩余物資、人員安置，避免損失擴(kuò)大。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)警與處置合同管理員發(fā)現(xiàn)違約或潛在糾紛，立即報(bào)告項(xiàng)目經(jīng)理、商務(wù)管理部。商務(wù)、法務(wù)部評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，制定方案：優(yōu)先協(xié)商解決，發(fā)《催辦函》《律師函》；協(xié)商無(wú)果申請(qǐng)第三方調(diào)解（行業(yè)協(xié)會(huì)、主管部門(mén)）；調(diào)解不成依合同約定啟動(dòng)仲裁或訴訟。（二）證據(jù)管理糾紛處理中，妥善保管合同、補(bǔ)充協(xié)議、簽證單、函件、驗(yàn)收記錄、付款憑證等原始資料，電子證據(jù)（郵件、微信）及時(shí)固化（公證、截圖），確保真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性。七、合同檔案管理（一）歸檔范圍合同檔案包括：文本及附件、談判記錄、評(píng)審表、授權(quán)書(shū)、履約臺(tái)賬、簽證單、索賠文件、函件、糾紛材料等。（二）保管要求商務(wù)管理部指定專(zhuān)人管理，檔案分類(lèi)編號(hào)、專(zhuān)柜存放，電子檔案同步備份。保管期限：工程類(lèi)合同竣工結(jié)算后存15年，其他合同存5年（或依法規(guī)延長(zhǎng)）。（三）借閱與使用內(nèi)部借閱填《借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；外部調(diào)閱持單位公函及身份證明，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。嚴(yán)禁涂改、違規(guī)復(fù)制核心條款。八、責(zé)任追究對(duì)違反本辦法的行為，視情節(jié)追責(zé)：1.未經(jīng)評(píng)審簽約、超授權(quán)談判的，給予行政警告，扣減績(jī)效獎(jiǎng)金；2.隱瞞糾紛、延誤維權(quán)致?lián)p的，給予記過(guò)處分，賠償部分損失；3.篡改、遺失檔案或違規(guī)泄密的，給予降級(jí)/撤職處分，涉嫌犯罪移交司法。九、附則本辦法自發(fā)布之日起施