采購管理供應(yīng)商信息記錄模板使用指南一、適用場景與背景在企業(yè)采購管理過程中，供應(yīng)商信息的規(guī)范化記錄是保障供應(yīng)鏈穩(wěn)定、優(yōu)化采購決策的基礎(chǔ)。本模板適用于以下場景：新供應(yīng)商引入：首次合作前，需完整記錄供應(yīng)商基礎(chǔ)信息、資質(zhì)文件及合作意向，完成準入審核；現(xiàn)有供應(yīng)商信息更新：當供應(yīng)商注冊信息、經(jīng)營范圍、聯(lián)系人等發(fā)生變更時，及時維護記錄；供應(yīng)商年度評估：結(jié)合合作記錄（如交貨準時率、質(zhì)量合格率等）進行動態(tài)評級，為后續(xù)合作提供依據(jù)；供應(yīng)商分類管理：按行業(yè)類型、產(chǎn)品類別、合作層級等維度對供應(yīng)商進行分類歸檔，實現(xiàn)精細化管控。二、標準化操作流程步驟一：明確記錄需求與資料清單根據(jù)合作類型（如原材料供應(yīng)商、服務(wù)外包商等），確定需采集的信息字段（如基礎(chǔ)信息、資質(zhì)文件、業(yè)務(wù)范圍等），并提前向供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商資料清單》，保證資料完整。步驟二：供應(yīng)商基礎(chǔ)信息采集通過供應(yīng)商自薦、行業(yè)推薦或公開渠道篩選潛在供應(yīng)商，通過面談、問卷調(diào)研等方式收集以下核心信息：企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址及實際經(jīng)營地址；法定代表人及聯(lián)系方式（需供應(yīng)商蓋章確認）；企業(yè)性質(zhì)（國企/民企/外企）、成立時間、注冊資本、主營業(yè)務(wù)及核心產(chǎn)品/服務(wù)；產(chǎn)能規(guī)模、主要客戶案例（可附合同復(fù)印件作為佐證）。步驟三：資質(zhì)文件審核與歸檔收集供應(yīng)商資質(zhì)文件原件或加蓋公章的復(fù)印件，重點審核以下文件的有效性與合規(guī)性：營業(yè)執(zhí)照（需在有效期內(nèi)，且經(jīng)營范圍涵蓋合作內(nèi)容）；特殊行業(yè)資質(zhì)（如食品供應(yīng)商需提供《食品生產(chǎn)許可證》，醫(yī)療器械供應(yīng)商需提供《醫(yī)療器械經(jīng)營許可證》）；質(zhì)量體系認證（如ISO9001、ISO14001等，根據(jù)行業(yè)需求選擇）；近三年內(nèi)無重大違法記錄聲明（需供應(yīng)商蓋章）。步驟四：填寫《供應(yīng)商信息記錄表》根據(jù)采集的信息，按本模板表格逐項填寫，保證信息準確、無遺漏。對于“合作記錄”等動態(tài)信息，可在首次合作后補充完善。步驟五：多級審核與信息錄入填寫完成后，提交采購部門主管審核（重點核查資質(zhì)文件完整性、信息一致性），再報采購經(jīng)理審批。審批通過后，將供應(yīng)商信息錄入企業(yè)采購管理系統(tǒng)，并同步更新供應(yīng)商檔案庫。步驟六：定期更新與維護每年12月對現(xiàn)有供應(yīng)商信息進行年度復(fù)核，確認資質(zhì)文件是否仍在有效期內(nèi)，企業(yè)基本信息是否發(fā)生變更；當供應(yīng)商發(fā)生重大變更（如股權(quán)結(jié)構(gòu)變更、地址遷移、新增產(chǎn)品線等）時，需在15個工作日內(nèi)更新信息記錄，并重新提交審核。三、供應(yīng)商信息記錄表結(jié)構(gòu)字段分類具體字段填寫說明示例基礎(chǔ)信息供應(yīng)商全稱與營業(yè)執(zhí)照一致，填寫完整法定名稱市科技有限公司統(tǒng)一社會信用代碼18位代碼，保證準確91110108注冊地址填寫營業(yè)執(zhí)照登記的詳細地址省市區(qū)路號實際經(jīng)營地址與注冊地址不一致時，需填寫實際辦公/生產(chǎn)地址省市區(qū)路號大廈企業(yè)性質(zhì)選擇：國企/民企/外企/合資/事業(yè)單位民企成立時間填寫營業(yè)執(zhí)照登記的成立日期2010年5月18日注冊資本填寫注冊資本（幣種默認為人民幣）1000萬元資質(zhì)信息營業(yè)執(zhí)照有效期填寫營業(yè)執(zhí)照載明的截止日期2025年03月31日特殊行業(yè)資質(zhì)如涉及，填寫資質(zhì)名稱及編號、有效期《食品生產(chǎn)許可證》SC012024年12月31日質(zhì)量體系認證填寫認證標準及有效期（如ISO9001:2015）ISO9001:20152026年08月10日業(yè)務(wù)信息主營業(yè)務(wù)簡述核心產(chǎn)品或服務(wù)，可分點列出1.電子元器件研發(fā)與生產(chǎn)；2.自動化設(shè)備銷售核心產(chǎn)品/服務(wù)列出主要合作品類（如采購品類編碼）芯片（編碼：XJ001）、連接器（編碼：LQ002）產(chǎn)能規(guī)模說明月產(chǎn)能或年產(chǎn)能（如適用）月產(chǎn)芯片50萬件合作記錄首次合作日期填寫與該供應(yīng)商首次簽訂合同的日期2023年01月15日合作期限填寫當前合作協(xié)議的起止時間2023年01月01日至2024年12月31日年度采購額（近三年）分別填寫近三年采購金額（單位：萬元）2022年：120；2023年：150；2024年：180交貨準時率（近一年）按實際數(shù)據(jù)填寫（%）98%質(zhì)量合格率（近一年）按實際數(shù)據(jù)填寫（%）99.5%聯(lián)系人信息主要聯(lián)系人姓名填寫對接部門負責人姓名（用*號代替）*經(jīng)理職務(wù)填寫聯(lián)系人具體職務(wù)銷售部經(jīng)理聯(lián)系方式填寫供應(yīng)商有效聯(lián)系方式，格式為區(qū)號-號碼010-電子郵箱填寫供應(yīng)商常用郵箱（非必填）examplesupplier備注信息其他說明填寫需特別說明的事項（如獲獎記錄、特殊合作條款等）獲“國家高新技術(shù)企業(yè)”認證四、關(guān)鍵注意事項與規(guī)范信息真實性核驗：所有信息均需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”或第三方征信平臺核實，保證供應(yīng)商不存在經(jīng)營異常或嚴重違法記錄。資質(zhì)文件時效性：資質(zhì)文件到期前1個月，需提醒供應(yīng)商提交續(xù)期文件，未按時續(xù)期的供應(yīng)商暫停合作資格。信息更新責任：采購專員為供應(yīng)商信息更新第一責任人，若因信息未及時更新導(dǎo)致合作風險（如資質(zhì)過期仍繼續(xù)采購），需承擔相應(yīng)責任。保密管理要求：供應(yīng)商信息（尤其是聯(lián)系人、報價等敏感數(shù)據(jù)）僅限采購部門相關(guān)人員查閱，嚴禁泄露給第三方，違者按企業(yè)保密制度處理。系統(tǒng)錄入規(guī)范：