會(huì)議策劃及會(huì)議紀(jì)要編寫指導(dǎo)書一、會(huì)議策劃全流程操作指南（一）適用情境本指南適用于需通過(guò)會(huì)議達(dá)成目標(biāo)、同步信息、解決問(wèn)題或推動(dòng)工作的各類場(chǎng)景，包括但不限于：項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)決策（如產(chǎn)品上線前評(píng)審）、跨部門協(xié)作推進(jìn)（如市場(chǎng)與技術(shù)方案對(duì)接）、階段性成果復(fù)盤（如季度工作總結(jié)）、重要信息傳達(dá)（如政策宣貫）等。（二）會(huì)議策劃步驟詳解1.明確會(huì)議核心目標(biāo)操作要點(diǎn)：召會(huì)前需清晰定義“通過(guò)會(huì)議解決什么問(wèn)題”“希望達(dá)成什么具體結(jié)果”，避免目標(biāo)模糊（如僅寫“溝通項(xiàng)目進(jìn)展”）。目標(biāo)需符合SMART原則（具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)性、時(shí)限性），例如：“確定Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級(jí)，明確3個(gè)核心功能的開發(fā)責(zé)任人與時(shí)間節(jié)點(diǎn)”。2.確定參會(huì)人員與分工操作要點(diǎn)：主持人：負(fù)責(zé)把控會(huì)議節(jié)奏、引導(dǎo)討論、保證目標(biāo)達(dá)成（通常為會(huì)議發(fā)起人或相關(guān)負(fù)責(zé)人，如項(xiàng)目經(jīng)理*）。記錄人：負(fù)責(zé)實(shí)時(shí)記錄討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)（建議提前指定，避免臨時(shí)推諉）。主講人/匯報(bào)人：針對(duì)特定議題準(zhǔn)備材料并匯報(bào)（如技術(shù)負(fù)責(zé)人*匯報(bào)開發(fā)進(jìn)度）。參會(huì)人：需與會(huì)議目標(biāo)直接相關(guān)，避免無(wú)關(guān)人員參會(huì)導(dǎo)致效率低下（如討論技術(shù)方案時(shí)，無(wú)需安排行政人員*全程參與）。列席人：可旁聽(tīng)但無(wú)需參與討論（如新入職員工*知曉項(xiàng)目背景）。3.選擇會(huì)議形式與時(shí)間地點(diǎn)操作要點(diǎn)：形式選擇：根據(jù)目標(biāo)匹配形式（如頭腦風(fēng)暴適合線下面對(duì)面，跨地域同步適合線上會(huì)議；決策類會(huì)議需全員實(shí)時(shí)參與，信息同步類會(huì)議可錄制后分發(fā)）。時(shí)間安排：避開工作高峰期（如周一上午、周五下午），時(shí)長(zhǎng)控制在1-2小時(shí)內(nèi)（超過(guò)2小時(shí)需設(shè)置中間休息）。地點(diǎn)/工具準(zhǔn)備：線下會(huì)議需提前預(yù)訂會(huì)議室，測(cè)試投影、麥克風(fēng)等設(shè)備；線上會(huì)議需提前確認(rèn)平臺(tái)（如騰訊會(huì)議、Zoom），并發(fā)送及參會(huì)指南。4.制定會(huì)議議程操作要點(diǎn)：議程需包含“議題、內(nèi)容概要、負(fù)責(zé)人、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)”四要素，按優(yōu)先級(jí)排序（重要議題前置，耗時(shí)議題拆分）。示例：時(shí)間議題負(fù)責(zé)人時(shí)長(zhǎng)14:00-14:10開場(chǎng)與目標(biāo)說(shuō)明主持人*10分鐘14:10-14:30Q2銷售數(shù)據(jù)復(fù)盤銷售經(jīng)理*20分鐘14:30-14:50Q3市場(chǎng)推廣方案討論市場(chǎng)主管*20分鐘14:50-15:00行動(dòng)項(xiàng)確認(rèn)與會(huì)議總結(jié)全員10分鐘5.準(zhǔn)備會(huì)議材料操作要點(diǎn)：提前1-2天將背景資料、數(shù)據(jù)報(bào)表、演示文稿等材料發(fā)送給參會(huì)人員，要求提前閱讀（避免會(huì)上花費(fèi)時(shí)間熟悉基礎(chǔ)信息）。材料需簡(jiǎn)潔明了，重點(diǎn)突出（如PPT每頁(yè)核心觀點(diǎn)不超過(guò)3條，數(shù)據(jù)用圖表可視化）。6.發(fā)送會(huì)議通知操作要點(diǎn)：通知需包含“會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)/、參會(huì)人員、議程摘要、準(zhǔn)備事項(xiàng)、聯(lián)系人及聯(lián)系方式”七要素。示例：會(huì)議通知主題：關(guān)于Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級(jí)評(píng)審會(huì)議的通知時(shí)間：2023年X月X日（周三）14:00-15:00地點(diǎn)：公司3樓會(huì)議室A/騰訊會(huì)議（會(huì)議號(hào)：XXX-XXX-XXX）參會(huì)人員：產(chǎn)品經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人、設(shè)計(jì)主管、運(yùn)營(yíng)經(jīng)理議程摘要：①Q(mào)2用戶反饋問(wèn)題匯總（產(chǎn)品經(jīng)理）；②技術(shù)資源評(píng)估（技術(shù)負(fù)責(zé)人）；③優(yōu)先級(jí)投票與決策（全員）準(zhǔn)備事項(xiàng)：請(qǐng)?zhí)崆伴喿x《Q2用戶反饋報(bào)告》（附件1），準(zhǔn)備本部門資源清單聯(lián)系人：行政專員*（分機(jī)號(hào)：XXX）7.會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行操作要點(diǎn)：開場(chǎng)：主持人重申會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)長(zhǎng)要求，提醒關(guān)閉手機(jī)靜音。引導(dǎo)討論：按議程逐項(xiàng)推進(jìn)，避免話題偏離；對(duì)復(fù)雜議題可使用“頭腦風(fēng)暴”“5W1H”等方法引導(dǎo)（如“為什么這個(gè)功能優(yōu)先級(jí)最高？誰(shuí)負(fù)責(zé)開發(fā)？何時(shí)完成？”）?？刂茣r(shí)間：每個(gè)議題超時(shí)5分鐘時(shí)提醒，超時(shí)10分鐘可暫停并討論是否調(diào)整議程。確認(rèn)結(jié)論：每個(gè)議題結(jié)束時(shí)，主持人總結(jié)討論結(jié)果并確認(rèn)（如“關(guān)于優(yōu)先級(jí)，大家是否同意A功能排第一？如有異議請(qǐng)現(xiàn)在提出”）。8.會(huì)后初步整理操作要點(diǎn)：會(huì)議結(jié)束后，記錄人1小時(shí)內(nèi)整理原始記錄，標(biāo)注“待確認(rèn)”事項(xiàng)（如需技術(shù)負(fù)責(zé)人*補(bǔ)充開發(fā)周期數(shù)據(jù)）。主持人與記錄人快速核對(duì)會(huì)議目標(biāo)是否達(dá)成，若有遺漏需24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)充討論。二、會(huì)議紀(jì)要編寫規(guī)范（一）適用情境會(huì)議結(jié)束后，需形成書面記錄用于存檔、信息同步、行動(dòng)項(xiàng)跟蹤或決策依據(jù)的場(chǎng)景，包括正式會(huì)議（如董事會(huì)、項(xiàng)目評(píng)審會(huì)）、跨部門對(duì)接會(huì)、專題研討會(huì)等。（二）會(huì)議紀(jì)要編寫步驟詳解1.明確紀(jì)要核心要素操作要點(diǎn)：紀(jì)要需包含“會(huì)議基本信息、議題回顧、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)”五大核心要素，缺一不可。避免記錄與目標(biāo)無(wú)關(guān)的細(xì)節(jié)（如閑聊、與議題無(wú)關(guān)的提問(wèn)）。2.現(xiàn)場(chǎng)記錄要點(diǎn)操作要點(diǎn)：討論要點(diǎn)：記錄不同觀點(diǎn)的關(guān)鍵論據(jù)（如“技術(shù)負(fù)責(zé)人*認(rèn)為：A功能開發(fā)周期需2周，因涉及底層接口調(diào)整”），而非逐字稿。決議事項(xiàng)：明確“誰(shuí)同意、誰(shuí)反對(duì)、誰(shuí)保留意見(jiàn)”（如“一致同意優(yōu)先開發(fā)A功能；設(shè)計(jì)主管*對(duì)UI風(fēng)格提出修改意見(jiàn)，3個(gè)工作日內(nèi)提供新方案”）。行動(dòng)項(xiàng)：必須包含“任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、截止日期”三要素（如“完成用戶反饋數(shù)據(jù)整理——產(chǎn)品經(jīng)理*——X月X日17:00前”）。3.梳理紀(jì)要結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)：《XX會(huì)議紀(jì)要》（如“Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級(jí)評(píng)審會(huì)議紀(jì)要”）基本信息：日期、時(shí)間、地點(diǎn)/、主持人、記錄人、參會(huì)人員、缺席人員（注明原因）議程回顧：簡(jiǎn)要列出會(huì)議討論的主要議題（與會(huì)議議程一致）討論與決議：按議題分點(diǎn)記錄，每點(diǎn)包含“討論要點(diǎn)+最終決議”行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表：?jiǎn)为?dú)列表，包含“序號(hào)、行動(dòng)項(xiàng)描述、負(fù)責(zé)人、計(jì)劃完成時(shí)間、備注”附件：如有會(huì)議材料（如PPT、報(bào)表），注明附件名稱分發(fā)范圍：明確抄送人員（如參會(huì)人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人）及歸檔要求4.撰寫初稿操作要點(diǎn)：語(yǔ)言需客觀、簡(jiǎn)潔，避免主觀評(píng)價(jià)（如“技術(shù)負(fù)責(zé)人拖延時(shí)間”改為“技術(shù)負(fù)責(zé)人提出開發(fā)周期需進(jìn)一步評(píng)估”）。使用序號(hào)、分點(diǎn)等方式增強(qiáng)條理性（如“決議事項(xiàng)：1.……；2.……”）。時(shí)間、數(shù)據(jù)、人名等信息需準(zhǔn)確無(wú)誤（如“截止日期：2023年X月X日”而非“下周三”）。5.審核與定稿操作要點(diǎn)：初稿完成后，發(fā)送主持人審核，重點(diǎn)核對(duì)“決議是否準(zhǔn)確、行動(dòng)項(xiàng)是否完整、信息是否有誤”。若涉及敏感內(nèi)容（如未公開決策），需經(jīng)發(fā)起人確認(rèn)后方可分發(fā)。定稿后24小時(shí)內(nèi)發(fā)送至相關(guān)人員，并同步歸檔（如至公司共享文件夾、OA系統(tǒng)）。6.分發(fā)與歸檔操作要點(diǎn)：分發(fā)范圍需包含所有參會(huì)人員、需知情的部門負(fù)責(zé)人及行動(dòng)項(xiàng)執(zhí)行人。歸檔時(shí)需標(biāo)注“會(huì)議日期+紀(jì)要名稱”，保存期限根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行（如重要會(huì)議紀(jì)要保存3年以上）。三、會(huì)議策劃與紀(jì)要模板（一）會(huì)議通知模板會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間年月日時(shí)分至?xí)r分會(huì)議地點(diǎn)/線下：_________________________線上：平臺(tái)名稱________________，會(huì)議號(hào)：________主持人________________記錄人________________參會(huì)人員________________（部門/職務(wù)）缺席人員________________（注明原因）議程安排時(shí)間準(zhǔn)備材料□背景資料□數(shù)據(jù)報(bào)表□演示文稿□其他：________聯(lián)系人及聯(lián)系方式聯(lián)系人：________________________________（分機(jī)號(hào)）（二）會(huì)議紀(jì)要模板【XX會(huì)議紀(jì)要】會(huì)議基本信息日期：____年_月_日時(shí)間：____時(shí)_分至_時(shí)____分地點(diǎn)/：_________________________主持人：______________（部門/職務(wù)）記錄人：______________（部門/職務(wù)）參會(huì)人員：______________（部門/職務(wù)）、______________（部門/職務(wù)）……缺席人員：______________（部門/職務(wù)，原因：________）議程回顧議題一：_________________________議題二：_________________________議題三：_________________________討論與決議議題討論要點(diǎn)決議事項(xiàng)議題一____________________________________________________________________________________________________________________________________________議題二____________________________________________________________________________________________________________________________________________議題三____________________________________________________________________________________________________________________________________________行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表序號(hào)行動(dòng)項(xiàng)描述負(fù)責(zé)人計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間狀態(tài)（進(jìn)行中/已完成/延期）備注123附件《_________________________》《_________________________》分發(fā)范圍參會(huì)人員：_________________________相關(guān)部門：_________________________歸檔部門：_________________________（三）行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表模板（長(zhǎng)期使用）序號(hào)行動(dòng)項(xiàng)來(lái)源（會(huì)議名稱+日期）行動(dòng)項(xiàng)描述負(fù)責(zé)人計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間狀態(tài)（進(jìn)行中/已完成/延期）延期原因1Q3評(píng)審會(huì)-20230810完成用戶反饋數(shù)據(jù)整理產(chǎn)品經(jīng)理*2023081220230811已完成—2跨部門對(duì)接會(huì)-20230815提交技術(shù)資源評(píng)估報(bào)告技術(shù)負(fù)責(zé)人*2023081820230820延期需補(bǔ)充測(cè)試數(shù)據(jù)3季度總結(jié)會(huì)-20230820制定Q4員工培訓(xùn)計(jì)劃人力資源*20230825—進(jìn)行中—四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）會(huì)議策劃常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避目標(biāo)模糊：避免“溝通進(jìn)展”等籠統(tǒng)表述，需明確“解決XX問(wèn)題、輸出XX結(jié)論”。參會(huì)冗余：非必要人員不參會(huì)，可通過(guò)會(huì)后紀(jì)要同步信息。議程失控：主持人需嚴(yán)格把控時(shí)間，超時(shí)議題可另約專項(xiàng)討論。材料缺失：關(guān)鍵材料未提前發(fā)送，導(dǎo)致會(huì)議效率低下（如數(shù)據(jù)報(bào)表未更新）。通知不全：遺漏會(huì)議、準(zhǔn)備事項(xiàng)等，導(dǎo)致參