公司行政管理制度及表格化操作指南一、辦公物資申領與規(guī)范管理適用范圍適用于公司全體員工日常辦公所需文具、耗材（如紙張、筆、文件夾等）及部分低值易耗品（如硒鼓、墨盒）的申領、領用與管理流程。操作步驟1.需求提報員工根據(jù)實際工作需要，每月25日前填寫《辦公用品月度申領表》（見模板1），注明所需物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途，經(jīng)部門負責人*審核簽字后，提交至行政部。臨時急需物資（如會議突發(fā)需求），可通過企業(yè)/釘釘向行政部發(fā)起臨時申領，說明緊急原因，經(jīng)部門負責人*確認后優(yōu)先處理。2.集中采購與庫存核對行政部每月28日前匯總各部門申領需求，核對庫存臺賬，避免重復申領或積壓。按公司采購流程（小額采購由行政部負責人審批，大額采購需提交總經(jīng)理審批）完成采購，保證物資質量符合標準。3.物資發(fā)放與登記行政部于每月1-3日集中發(fā)放上月申領物資，員工領取時需在《辦公用品領用登記表》（見模板2）上簽字確認，注明領用日期及數(shù)量。臨時申領物資發(fā)放后，行政部需在1個工作日內(nèi)更新臺賬，保證賬實相符。4.月度盤點與補充行政部每月末對庫存物資進行盤點，核對臺賬與實際庫存，編制《辦公用品庫存盤點表》（見模板3），對短缺物資及時補充，對積壓物資協(xié)調(diào)各部門調(diào)劑使用。模板表格模板1：辦公用品月度申領表申領部門申領人申領日期序號物品名稱規(guī)格型號12部門負責人簽字：行政部審核意見：模板2：辦公用品領用登記表領用日期物品名稱規(guī)格型號領用數(shù)量領用人部門發(fā)放人簽字：模板3：辦公用品庫存盤點表盤點日期物品名稱賬面數(shù)量實際數(shù)量差異數(shù)量差異原因責任人盤點人：復核人：審批人：注意事項申領需按“按需申領、杜絕浪費”原則，禁止為私人目的申領辦公物資。行政部需每季度更新《辦公用品價格清單》，保證采購成本合理。部門負責人需嚴格審核本部門申領需求，避免過度囤積。發(fā)覺物資質量問題（如筆不出水、紙張破損等），需在領用后3日內(nèi)反饋至行政部更換。二、會議資源預約與使用規(guī)范適用范圍適用于公司內(nèi)部會議（如部門例會、項目推進會）、外部會議（如客戶洽談、供應商對接）等各類場景的會議室、投影設備、視頻會議系統(tǒng)等資源的預約與使用管理。操作步驟1.提前預約預約人需至少提前1個工作日通過“企業(yè)會議管理系統(tǒng)”或郵件填寫《會議室使用預約表》（見模板4），注明會議名稱、時間、參會人數(shù)、所需設備（如投影儀、麥克風、白板筆）及特殊需求（如茶水、橫幅）。同一會議室如遇多人預約，按“先到先得、重要會議優(yōu)先”原則協(xié)調(diào)，沖突時由行政部通知原預約人調(diào)整時間。2.審核與確認行政部收到預約申請后1個工作日內(nèi)審核會議室可用性，通過系統(tǒng)或郵件回復確認，并告知會議室位置及設備使用說明。重要會議（如客戶接待、高層會議）需提前3天預約，行政部協(xié)助布置會場（如調(diào)試設備、擺放席卡、準備茶水）。3.會前準備與使用預約人需提前15分鐘到達會議室，檢查設備是否正常，如遇故障及時聯(lián)系行政部處理。會議期間需保持會議室整潔，禁止吸煙、亂扔垃圾，設備使用后按原樣歸位（如關閉投影儀、收好麥克風）。4.會后復原與反饋會議結束后，預約人需組織人員清理會場（如擦拭白板、整理桌椅、關閉電源），并在《會議室使用情況反饋表》（見模板5）中記錄使用情況及設備問題。行政部每日檢查會議室復原情況，對未按要求復原的部門進行提醒，屢次者納入部門考核。模板表格模板4：會議室使用預約表預約人聯(lián)系方式預約日期會議名稱會議時間參會人數(shù)會議室所需設備□投影儀□麥克風□白板□視頻會議系統(tǒng)□其他：特殊需求□茶水□橫幅□席卡□其他：部門負責人簽字：行政部審核意見：模板5：會議室使用情況反饋表使用日期會議室使用人設備使用情況（正常/故障）會場整潔度（優(yōu)/良/差）問題反饋反饋人：行政部處理意見：注意事項會議室使用需遵守“預約優(yōu)先、按時使用”原則，超時30分鐘未使用且未提前告知的，行政部有權取消預約。禁止在會議室存放私人物品，會議結束后需帶走個人物品。視頻會議設備由行政部定期維護，預約人需提前熟悉操作流程，避免技術問題影響會議。外部會議需提前告知行政部訪客信息，協(xié)助辦理入廠登記手續(xù)。三、公司資產(chǎn)登記與維護流程適用范圍適用于公司固定資產(chǎn)（如電腦、打印機、辦公家具、投影儀等）的采購、入庫、領用、調(diào)撥、盤點及報廢管理。操作步驟1.資產(chǎn)采購與入庫部門因工作需要新增資產(chǎn)時，需填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》（見模板6），說明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預估金額及用途，經(jīng)部門負責人、行政部負責人、總經(jīng)理*審批后交采購部執(zhí)行。資產(chǎn)到貨后，行政部、采購部、使用部門共同驗收，核對資產(chǎn)信息與申請是否一致，驗收合格后填寫《固定資產(chǎn)入庫單》（見模板7），錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，分配唯一資產(chǎn)編號。2.資產(chǎn)領用與登記使用部門憑《固定資產(chǎn)領用單》（見模板8）到行政部領用資產(chǎn)，領用時需在《固定資產(chǎn)領用登記臺賬》中簽字確認，注明領用日期、存放位置及責任人。資產(chǎn)編號需粘貼在資產(chǎn)顯眼位置（如電腦主機、打印機側面），嚴禁私自拆除或覆蓋。3.資產(chǎn)調(diào)撥與變更部門間資產(chǎn)調(diào)撥需填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請表》（見模板9），經(jīng)原使用部門、接收部門負責人*及行政部審批后，行政部更新資產(chǎn)臺賬，調(diào)撥雙方簽字確認。員工離職或崗位變動時，需將名下資產(chǎn)交還行政部，辦理交接手續(xù)，未交接清楚者不予辦理離職/轉崗流程。4.定期盤點與報廢行政部每季度組織一次資產(chǎn)盤點，編制《固定資產(chǎn)盤點表》（見模板10），核對臺賬、實物與資產(chǎn)管理系統(tǒng)信息，差異部分需說明原因并整改。資產(chǎn)因損壞、老化等原因無法使用時，由使用部門提交《固定資產(chǎn)報廢申請表》（見模板11），經(jīng)行政部鑒定、總經(jīng)理*審批后，按公司流程處置報廢資產(chǎn)（如變賣、回收），處置殘值上交財務部。模板表格模板6：固定資產(chǎn)采購申請表申請部門申請人申請日期資產(chǎn)名稱規(guī)格型號申購數(shù)量采購原因部門負責人簽字：行政部意見：模板7：固定資產(chǎn)入庫單入庫日期資產(chǎn)名稱規(guī)格型號資產(chǎn)編號數(shù)量供應商驗收人采購部簽字：行政部簽字：模板8：固定資產(chǎn)領用單領用日期資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號規(guī)格型號領用數(shù)量領用人存放位置部門負責人簽字：行政部發(fā)放人簽字：模板9：固定資產(chǎn)調(diào)撥申請表調(diào)撥日期資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號原使用部門接收部門調(diào)撥原因原部門負責人簽字：接收部門負責人簽字：模板10：固定資產(chǎn)盤點表盤點日期資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號賬面數(shù)量實際數(shù)量差異差異原因盤點人行政部負責人簽字：財務部負責人簽字：模板11：固定資產(chǎn)報廢申請表申請部門申請人申請日期資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號報廢數(shù)量鑒定意見：行政部簽字：總經(jīng)理審批：注意事項資產(chǎn)采購需符合公司預算管理要求，超預算采購需提交專項說明。員工離職時需保證資產(chǎn)完好，如有損壞需按折舊價賠償。資產(chǎn)編號嚴禁私自涂改，如丟失需及時向行政部報備并補辦。行政部需每半年更新《固定資產(chǎn)清單》，保證賬、物、卡一致。四、員工出差申請與報銷規(guī)范適用范圍適用于員工因公出差（如外出洽談、參加會議、項目考察等）的交通、住宿、補貼等費用的申請、審批與報銷管理。操作步驟1.出差申請與審批員工出差前需填寫《員工出差申請表》（見模板12），注明出差事由、時間、地點、行程安排、交通工具及預估費用，經(jīng)部門負責人審批；出差超過3天或跨省需額外提交總經(jīng)理審批。審批通過后，員工憑申請表辦理借款（如需），或自行墊付費用。2.出差期間費用控制員工需選擇經(jīng)濟實惠的交通方式（如高鐵二等座、飛機經(jīng)濟艙），超標準費用需自行承擔（特殊情況需提前申請）。住宿需選擇公司協(xié)議酒店（或同級別經(jīng)濟型酒店），單人住宿標準不超過300元/晚（一線城市不超過400元/晚），超標部分需說明原因并附相關證明?；锸逞a貼按100元/天標準發(fā)放（無需提供發(fā)票），交通補貼按實際出差天數(shù)計算（市內(nèi)交通20元/天）。3.費用報銷與憑證整理員工出差結束后5個工作日內(nèi)，整理出差期間的所有費用憑證（如發(fā)票、車票、住宿清單等），按時間順序粘貼在《費用報銷單》（見模板13）后，注明出差事由及對應申請表編號。部門負責人*審核報銷單的真實性與合規(guī)性后，提交至財務部，財務部核對憑證與申請表信息，無誤后安排報銷。4.報銷時限與特殊情況處理正常報銷需在出差后10個工作日內(nèi)完成，逾期未報需提交書面說明，經(jīng)部門負責人及總經(jīng)理審批后可延長15天。如遇緊急出差無法提前申請，需在出差后1個工作日內(nèi)補填申請表，注明緊急原因，由部門負責人*確認后生效。模板表格模板12：員工出差申請表申請人部門職位出差事由出差時間出差地點交通工具預估費用交通：住宿：伙食：其他：行程安排部門負責人簽字：總經(jīng)理審批：模板13：費用報銷單報銷人部門報銷日期出差申請表編號：費用類型金額（元）憑證張數(shù)交通費住宿費伙食補貼其他費用報銷總額（大寫）：小寫：部門負責人簽字：財務部審核：注意事項出差費用需“一事一報”，禁止將本次出差費用與以往費用混報。費用憑證需為合規(guī)發(fā)票（發(fā)票抬頭為公司全稱，稅號準確），無發(fā)票或發(fā)票不合規(guī)不予報銷。嚴禁虛報、冒報出差費用，一經(jīng)發(fā)覺按公司規(guī)定處理，情節(jié)嚴重者追究法律責任。部門負責人需嚴格審核本部門員工報銷單，保證費用真實合理。五、公司文件歸檔與查閱流程適用范圍適用于公司各類正式文件（如管理制度、合同、會議紀要、項目方案、紅頭文件等）的形成、審核、歸檔、保管及查閱管理。操作步驟1.文件分類與編號行政部根據(jù)文件內(nèi)容、部門、年份等維度制定《公司文件分類目錄》（見模板14），明確文件編碼規(guī)則（如“部門-年份-序號”，如“行-2023-001”）。文件形成部門需在文件定稿后1個工作日內(nèi)，向行政部提交紙質版及電子版文件，申請分配文件編號。2.文件審核與歸檔涉及公司重要決策、對外合同、財務類文件需經(jīng)部門負責人、分管領導、總經(jīng)理三級審核；一般性文件由部門負責人審核即可。審核通過后，行政部將文件按編號分類存入檔案柜（紙質文件）及公司文件管理系統(tǒng)（電子文件），同時在《文件歸檔登記表》（見模板15）中記錄文件信息。3.文件保管與維護紙質檔案需存放在干燥、通風的檔案室，由行政部專人負責管理，定期檢查檔案完整性，防止蟲蛀、受潮。電子檔案需定期備份（每周一次），存儲在加密服務器中，訪問權限僅開放給授權人員。4.文件查閱與借閱內(nèi)部員工因工作需要查閱文件時，需填寫《文件查閱申請表》（見模板16），注明文件編號、查閱用途，經(jīng)部門負責人*審批后，在檔案室或指定終端查閱。外部單位查閱文件需持單位介紹信及有效證件，經(jīng)總經(jīng)理*審批后，由行政部專人陪同查閱，嚴禁復制或帶出公司。文件借閱期限不超過7天，到期需歸還；如需續(xù)借，需提前3天重新申請，續(xù)借期限不超過7天。模板表格模板14：公司文件分類目錄文件類別分類代碼包含文件類型示例文件編號管理制度GL各類管理規(guī)定、辦法GL-2023-001合同文件HT業(yè)務合同、合作協(xié)議HT-2023-056會議紀要HJ各類會議記錄HJ-2023-112項目文件XM項目方案、驗收報告XM-2023-023模板15：文件歸檔登記表歸檔日期文件編號文件名稱形成部門頁數(shù)密級存放位置歸檔人審核人：模板16：文件查閱申請表申請人部門查閱日期文件編號文件名稱查閱用途部門負責人簽字：行政部審批：注意事項涉密文件（如財務數(shù)據(jù)、核心技術資料）需單獨存放，查閱權限僅限高層管理人員及相關部門負責人。文件歸檔需及時，禁止拖延或遺漏，重要文件需留存原件（復印件需注明“復印件”并加蓋公章）。