銷售合同管理工具及審批流程標準化指南一、適用業(yè)務場景本工具及流程適用于企業(yè)銷售業(yè)務中各類銷售合同的標準化管理，覆蓋以下典型場景：新客戶簽約：首次合作客戶的銷售合同起草、審批與簽署，保證客戶資質審核與條款合規(guī)；老客戶續(xù)約：合作到期合同的續(xù)簽流程，包括歷史履約情況核查與條款更新；訂單變更補充：因客戶需求調整、產品規(guī)格變更或價格波動導致的合同補充協(xié)議管理；特殊條款定制：涉及定制化服務、長周期履行或大額標的物的合同，需多部門協(xié)同審核風險；跨區(qū)域合作：不同區(qū)域分公司或事業(yè)部的合同審批，需明確區(qū)域權限與總部管控要求。二、標準化操作流程銷售合同管理遵循“發(fā)起-審核-審批-簽署-歸檔”全流程閉環(huán)管理，各環(huán)節(jié)操作規(guī)范步驟1：合同發(fā)起與資料準備操作主體：銷售專員（或客戶經理）操作內容：根據(jù)客戶需求與訂單信息，使用《銷售合同模板》起草合同文本，明確雙方權利義務、標的物詳情、金額、履行期限、付款方式等核心條款；收集客戶資質材料（如營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人證件號碼明、授權委托書等），保證客戶主體資格合法有效；填寫《銷售合同審批申請表》（見模板表格1），注明合同基本信息、客戶背景、預計營收、風險點等，連同合同草案、客戶資質材料一并提交至銷售部門負責人初審。輸出結果：完整的合同草案、客戶資質材料、《銷售合同審批申請表》。步驟2：銷售部門初審操作主體：銷售部門負責人（或銷售經理）操作內容：核查合同內容與客戶需求、訂單信息的一致性，保證標的物、數(shù)量、價格、交貨期等與銷售訂單匹配；評估客戶合作歷史（如為老客戶）、信用狀況及回款風險，必要時要求銷售專員補充客戶征信報告；檢查合同條款是否符合公司基礎銷售政策（如折扣權限、促銷活動規(guī)則等），初審通過后簽字確認，轉交至法務部門。輸出結果：簽字的《銷售合同審批申請表》、初審意見（如有修改需標注修改建議）。步驟3：法務部門合規(guī)審核操作主體：法務專員（或法務負責人）操作內容：重點審核合同條款的法律合規(guī)性，包括但不限于：主體資格：簽約方是否具備完全民事行為能力，授權代表是否獲得有效授權；權利義務：雙方權利義務是否明確，違約責任、爭議解決方式是否合法合理；風險條款：知識產權、保密義務、不可抗力等條款是否存在法律漏洞；對法務審核提出的修改意見，銷售專員需與客戶溝通并調整合同文本，直至法務確認無合規(guī)風險；審核通過后，在《銷售合同審批申請表》中簽字，轉交至財務部門。輸出結果：法務審核意見、合規(guī)確認的合同文本、《銷售合同審批申請表》。步驟4：財務部門審核操作主體：財務經理（或財務專員）操作內容：核查合同金額與報價單、訂單金額的一致性，確認價格體系是否符合公司定價政策；審核付款方式、賬期、開票信息等財務條款，保證現(xiàn)金流可控（如大額合同需明確分期付款節(jié)點）；評估合同涉及的稅務處理（如增值稅稅率、發(fā)票類型等）是否符合財務規(guī)范，規(guī)避稅務風險；審核通過后，在《銷售合同審批申請表》中簽字，根據(jù)合同金額權限轉交至對應審批層級。輸出結果：財務審核意見、《銷售合同審批申請表》。步驟5：最終審批決策操作主體：根據(jù)合同金額與重要性分級審批（示例）：金額≤10萬元：銷售總監(jiān)審批；10萬元＜金額≤50萬元：分管副總經理審批；金額＞50萬元：總經理審批。操作內容：審批人綜合銷售、法務、財務部門的審核意見，從業(yè)務價值、風險控制、戰(zhàn)略匹配度等角度進行決策；對審批通過的合同，在《銷售合同審批申請表》中簽字確認；對審批不通過的，注明原因并退回銷售部門重新調整。輸出結果：最終審批意見、《銷售合同審批申請表》（審批完成版）。步驟6：合同簽署與用印管理操作主體：行政部（或用印管理崗）操作內容：銷售專員憑最終審批通過的《銷售合同審批申請表》與合同文本，至行政部申請用?。恍姓亢藢徟牧吓c合同文本的一致性，確認無誤后加蓋公司合同專用章或公章（禁止空白合同蓋章）；簽署完成后，銷售專員將合同正本至少一式兩份（客戶留存一份、公司歸檔一份）送達客戶，并獲取客戶簽字/蓋章的回執(zhí)；將客戶回執(zhí)與審批資料一并整理，轉交至歸檔管理部門。輸出結果：簽署生效的合同正本、客戶回執(zhí)。步驟7：合同歸檔與履約跟蹤操作主體：行政專員（或檔案管理員）、銷售專員操作內容：行政部對合同正本、審批申請表、客戶資質、回執(zhí)等資料進行分類編號，建立《合同檔案臺賬》（見模板表格3），保證“一份合同一檔”；紙質合同存入專用檔案柜，電子合同同步至公司OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)，保存期限不少于合同終止后5年；銷售專員負責跟蹤合同履行進度（如交貨、驗收、回款等），及時在《合同履約跟蹤表》中記錄履行情況，發(fā)覺異常（如客戶違約）需第一時間上報并啟動應對流程。輸出結果：規(guī)范化的合同檔案、動態(tài)更新的《合同履約跟蹤表》。三、核心模板表格模板1：銷售合同審批申請表合同編號客戶名稱簽約主體（甲方/乙方）合同類型（□新簽□續(xù)簽□補充）標的物名稱/規(guī)格合同總金額（大寫/小寫）幣種履行期限付款方式□一次性付款□分期付款（請注明節(jié)點）開票信息□增值稅專用□增值稅普通客戶資質附件□營業(yè)執(zhí)照□授權委托書□其他（請注明）銷售專員聯(lián)系方式部門初審意見銷售負責人簽字：日期：法務審核意見法務負責人簽字：日期：財務審核意見財務負責人簽字：日期：最終審批意見審批人簽字：日期：備注（可填寫客戶特殊需求、風險提示等）模板2：銷售合同基本信息表（歸檔用）合同編號客戶全稱統(tǒng)一社會信用代碼簽約日期生效日期履行截止日期甲方信息公司名稱、地址、法定代表人乙方信息客戶名稱、地址、簽約代表核心條款標的物、數(shù)量、單價、總金額、交貨/服務地點、驗收標準付款節(jié)點（如：預付30%，驗收后付60%，質保期付10%）附件清單（如：技術協(xié)議、訂單確認函、客戶資質復印件等）歸檔日期檔案編號模板3：合同履約跟蹤表合同編號履約階段計劃日期實際日期履約情況（□正?！醍惓＃┊惓Ｕf明（如有）責任人交貨銷售專員*驗收技術支持*回款財務*四、關鍵注意事項條款規(guī)范性：合同文本須嚴格使用公司標準化模板，禁止手寫涂改（如有修改需雙方加蓋騎縫章或簽字確認），核心條款（如金額、期限、違約責任）不得存在歧義。審批時效：各環(huán)節(jié)審核原則上不超過2個工作日，緊急合同需注明“加急”并同步抄送審批人；審批流程中斷超過5個工作日，銷售專員需主動跟進并推動。資料完整性：合同發(fā)起時必須附客戶最新資質材料（個體工商戶需提供證件號碼復印件，企業(yè)需提供營業(yè)執(zhí)照副本復印件），避免因資質過期導致合同無效。保密義務：合同文本及客戶信息僅限審批與履行相關人員知悉，嚴禁泄露給第三方，違者按公司保密制度追責。歸檔及時性：合同簽署后3個工作日內完成歸檔，電子檔案需加密存儲，紙質檔案需定期盤點