員工入職離職管理操作規(guī)程一、目的與適用范圍為規(guī)范員工入職、離職全流程管理，明確各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)與責(zé)任分工，保障企業(yè)用工合規(guī)性及員工權(quán)益，特制定本規(guī)程。本規(guī)程適用于企業(yè)全體員工（含全職、兼職、勞務(wù)派遣人員，特殊崗位另有規(guī)定的從其規(guī)定）的入職、離職管理工作。二、入職管理操作規(guī)程（一）入職前準(zhǔn)備階段1.崗位需求確認(rèn)用人部門結(jié)合業(yè)務(wù)規(guī)劃提出人員需求，經(jīng)審批后提交人力資源部（以下簡稱“HR”）。HR需結(jié)合崗位說明書，明確崗位職責(zé)、任職要求及薪資福利標(biāo)準(zhǔn)，確保崗位信息與實際需求一致。2.入職資料準(zhǔn)備HR向擬錄用人員發(fā)送《入職通知書》，明確報到時間、地點、需攜帶資料（如身份證明、學(xué)歷證明、離職證明、體檢報告等）及其他注意事項。同時，提前準(zhǔn)備勞動合同、員工手冊、崗位責(zé)任書等文件（確保版本為最新合規(guī)文本）。3.辦公資源配置HR協(xié)同行政部門提前籌備新員工辦公資源（工位、電腦設(shè)備、門禁權(quán)限等）；用人部門指定入職引導(dǎo)人，負(fù)責(zé)新員工入職初期的工作指導(dǎo)與融入支持。（二）入職當(dāng)天辦理階段1.報到接待與資料審核新員工到崗后，HR核對資料的真實性與完整性（重點審核離職證明、學(xué)歷證書等）。資料審核通過后，引導(dǎo)員工填寫《員工信息登記表》，采集基本信息、緊急聯(lián)系人等內(nèi)容。2.勞動合同簽訂HR向員工講解勞動合同條款（試用期、薪資結(jié)構(gòu)、社保繳納等），雙方確認(rèn)無誤后簽訂書面勞動合同（需在入職之日起1個月內(nèi)完成）。涉密/核心崗位同步簽訂《保密協(xié)議》《競業(yè)限制協(xié)議》。3.入職培訓(xùn)與制度宣貫HR組織新員工參加入職培訓(xùn)（公司文化、考勤制度、社保福利等）；用人部門開展崗位技能培訓(xùn)（工作流程、團(tuán)隊架構(gòu)、近期重點等）。培訓(xùn)結(jié)束后，員工簽署《培訓(xùn)確認(rèn)書》，留存培訓(xùn)記錄。4.入職引導(dǎo)與融入入職引導(dǎo)人帶領(lǐng)新員工熟悉辦公環(huán)境、介紹團(tuán)隊成員，明確首日工作任務(wù)與溝通機(jī)制。首日工作結(jié)束后，引導(dǎo)人需向HR反饋新員工適應(yīng)情況。（三）入職后跟進(jìn)階段1.試用期管理HR在試用期首周、首月分別與新員工及直屬上級溝通，了解適應(yīng)情況與問題，及時協(xié)調(diào)解決。用人部門需按崗位要求制定試用期考核計劃（明確考核節(jié)點與標(biāo)準(zhǔn)）。2.轉(zhuǎn)正評估與手續(xù)辦理試用期屆滿前15日，HR向員工發(fā)送《轉(zhuǎn)正評估表》，經(jīng)員工自評、直屬上級評價、部門負(fù)責(zé)人審批后，簽訂轉(zhuǎn)正協(xié)議（明確轉(zhuǎn)正后薪資、崗位調(diào)整等）。若需延長試用期或解除勞動合同，需提前與員工溝通并按法律規(guī)定執(zhí)行。三、離職管理操作規(guī)程（一）離職申請階段1.主動離職申請員工因個人原因離職的，需提前30日（試用期內(nèi)提前3日）提交書面《離職申請書》，說明離職原因與預(yù)計離職日期。申請書經(jīng)直屬上級、部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交HR備案。2.被動離職處理企業(yè)因業(yè)務(wù)調(diào)整、員工不勝任崗位等原因解除勞動合同的，HR需提前30日書面通知員工（或支付代通知金），并聯(lián)合用人部門、法務(wù)部門評估解除理由的合法性（如不勝任崗位需提供培訓(xùn)/調(diào)崗證據(jù)）。（二）離職面談與溝通HR需在員工提交離職申請或收到解除通知后3個工作日內(nèi)，與員工進(jìn)行離職面談，了解真實原因（如薪酬、職業(yè)發(fā)展等），填寫《離職面談記錄表》。對于核心員工，可嘗試挽留（如調(diào)整崗位、優(yōu)化薪酬）；對于被動離職員工，需做好情緒安撫與法律風(fēng)險提示。（三）工作交接階段1.交接清單制定員工需在離職前完成《工作交接清單》，內(nèi)容包括未完成任務(wù)、客戶資源、文件資料、辦公物品、系統(tǒng)權(quán)限等。直屬上級需審核交接內(nèi)容，確保無遺漏。2.交接過程監(jiān)督HR跟蹤交接進(jìn)度，要求員工在離職前3個工作日完成全部交接。涉及重要項目或機(jī)密信息的崗位，可安排專人復(fù)核，必要時延長交接期限（需與員工協(xié)商一致）。（四）離職手續(xù)辦理1.物品與權(quán)限清理員工歸還所有公司財物（工牌、電腦、鑰匙等），HR協(xié)同行政、IT部門注銷員工系統(tǒng)權(quán)限（郵箱、OA、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等），確保信息安全。2.薪資與福利結(jié)算HR按薪酬制度結(jié)算員工薪資（含未發(fā)放工資、加班工資、年假補(bǔ)償?shù)龋?，并在離職之日起5個工作日內(nèi)完成支付。同時，停繳社保、公積金，辦理減員手續(xù)。3.離職證明開具HR為離職員工開具《離職證明》（內(nèi)容符合《勞動合同法》要求），并在離職手續(xù)辦結(jié)當(dāng)日交付員工（或郵寄送達(dá)）。（五）離職后管理1.競業(yè)限制管理簽訂《競業(yè)限制協(xié)議》的員工，HR需按月支付競業(yè)限制補(bǔ)償金，要求員工定期提交就業(yè)情況說明（如在職證明、社保記錄等），確保協(xié)議履行合規(guī)。2.離職員工檔案管理HR將員工勞動合同、離職申請、交接清單等資料整理歸檔（保存期限不少于2年）。核心員工或存在糾紛風(fēng)險的檔案需單獨(dú)標(biāo)注并長期留存。四、風(fēng)險防控與優(yōu)化建議（一）法律風(fēng)險防控入職環(huán)節(jié)：嚴(yán)格審核離職證明，避免招用未解除勞動關(guān)系的員工；勞動合同需在入職1個月內(nèi)簽訂，試用期約定需符合法律規(guī)定（工資不低于約定的80%且不低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY）。離職環(huán)節(jié)：被動離職需確保解除理由合法充分（如不勝任崗位需提供培訓(xùn)/調(diào)崗證據(jù)），避免違法解除；離職證明內(nèi)容需客觀真實，不得包含負(fù)面評價。（二）操作風(fēng)險防控流程標(biāo)準(zhǔn)化：制定《入職/離職手續(xù)checklist》，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任、標(biāo)準(zhǔn)與時限，避免流程遺漏（如未及時停繳社保引發(fā)的費(fèi)用爭議）。資料審核閉環(huán)：建立入職資料“雙人審核”機(jī)制（HR初審+法務(wù)/合規(guī)復(fù)核），確保資料真實有效（如學(xué)歷造假、簡歷夸大等問題）。（三）流程優(yōu)化建議數(shù)字化管理：引入HR管理系統(tǒng)，實現(xiàn)入職/離職流程線上化（電子合同、線上審批、電子離職證明等），提高效率并留存操作痕跡?？绮块T協(xié)作機(jī)制：每月召開“入職離職復(fù)盤會”，HR、用人部門、行政部門共同總結(jié)問題（如入職資源準(zhǔn)備不及時、離職交接不清），制定改進(jìn)措施并跟蹤落實。五、附則1.本規(guī)程由人力資源部負(fù)責(zé)解釋與修訂，修訂需經(jīng)法務(wù)部門審核并提交總經(jīng)理辦公會批準(zhǔn)。