PAGE培訓(xùn)學(xué)校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、管理、科研等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各班級及全體教職員工和學(xué)員。（三）檔案定義本制度所指檔案是培訓(xùn)學(xué)校在教學(xué)、管理、招生、財(cái)務(wù)、人事等活動中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集學(xué)校在各個(gè)方面形成的檔案材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及學(xué)校機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，便于學(xué)校各部門和人員查閱利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全與完整。4.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄、人名索引等，方便檔案的查閱利用。5.負(fù)責(zé)組織檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為學(xué)校的教學(xué)、管理、決策等提供檔案信息支持。7.負(fù)責(zé)對學(xué)校各部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織檔案工作培訓(xùn)，提高全校檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照學(xué)校檔案管理制度的要求，定期將整理好的檔案移交學(xué)校綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，及時(shí)提供本部門相關(guān)檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管工作，確保檔案的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、教學(xué)課件、考試試卷、學(xué)生成績冊、教學(xué)工作總結(jié)、教學(xué)研究成果等。2.管理檔案：學(xué)校行政、黨團(tuán)、工會等組織形成的文件材料，如學(xué)校工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、招生檔案、學(xué)籍檔案等。3.學(xué)生檔案：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、成績單、獎懲記錄、畢業(yè)生登記表等。4.教師業(yè)務(wù)檔案：教師個(gè)人基本情況、教學(xué)工作量、教學(xué)質(zhì)量評估、科研成果、進(jìn)修培訓(xùn)記錄等。5.教材檔案：教材征訂計(jì)劃、教材樣書、教材使用情況反饋等。6.設(shè)備檔案：學(xué)校教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備等的購置計(jì)劃、合同、驗(yàn)收報(bào)告、使用說明書、維修記錄等。7.基建檔案：學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。8.聲像檔案：學(xué)校舉辦重大活動、教學(xué)實(shí)踐、學(xué)術(shù)交流等形成的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等。9.其他檔案：學(xué)校在對外交流、合作辦學(xué)、社會服務(wù)等活動中形成并具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍，及時(shí)、全面地收集本部門形成的各類檔案材料。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本，并進(jìn)行備份存儲歸檔，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.收集的檔案材料應(yīng)按照形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，保持其內(nèi)在聯(lián)系。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如教學(xué)檔案、管理檔案、學(xué)生檔案等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥、滅火器、防盜門、防盜窗、遮光窗簾等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找。2.對珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放、定期檢查等。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并進(jìn)行定期備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映學(xué)校一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映學(xué)校短期工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清楚。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管期限、存放位置等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對檔案清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，并提出改進(jìn)措施。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)學(xué)校發(fā)展原則：檔案利用工作應(yīng)圍繞學(xué)校教學(xué)、管理、科研等中心工作，為學(xué)校發(fā)展提供有力支持。3.方便快捷原則：優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案利用效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。4.保密安全原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本校教職員工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱利用相關(guān)檔案。2.本校學(xué)生因?qū)W習(xí)、畢業(yè)、升學(xué)等需要，可查閱利用本人學(xué)籍檔案等相關(guān)檔案。3.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校工作需要，對外單位查閱利用本校檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本校教職員工查閱利用檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、目的、時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.本校學(xué)生查閱利用本人檔案，應(yīng)持本人有效證件，到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。3.外單位查閱利用本校檔案，應(yīng)提前向?qū)W校綜合檔案室提交查閱申請函，注明查閱內(nèi)容、目的、時(shí)間等，并加蓋單位公章。經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，并在指定地點(diǎn)查閱。（四）利用方式1.檔案查閱：利用者可在綜合檔案室查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的操作程序進(jìn)行，不得擅自復(fù)制、傳播電子檔案信息。2.檔案借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得私自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。歸還檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.檔案出具證明：利用者如需檔案出具證明材料的，應(yīng)填寫《檔案證明申請表》，注明證明內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由綜合檔案室審核出具。檔案證明應(yīng)加蓋學(xué)校檔案專用章。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，組織檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和學(xué)校檔案管理的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷其是否具有保存價(jià)值。3.對已過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可予以鑒定銷毀。（三）鑒定程序1.綜合檔案室定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定銷毀的檔案清單。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對需鑒定銷毀的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。4.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案的銷毀，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對電子檔案的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的軟件工具進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除，確保電子檔案信息徹底刪除。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為學(xué)校教學(xué)、管理、科研等工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。3.確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將檔案轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行存儲管理。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，包括案卷目錄數(shù)據(jù)庫、卷內(nèi)文件數(shù)據(jù)庫、專題目錄數(shù)據(jù)庫、人名索引數(shù)據(jù)庫等，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲和共享。3.檔案檢索系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)檔案檢索軟件，提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、保管期限等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。4.檔案利用系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案利用平臺，實(shí)現(xiàn)檔案在線查閱、借閱、下載、打印等功能，提高檔案利用效率。5.檔案安全管理系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案安全管理系統(tǒng)，對檔案信息的訪問、存儲、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)進(jìn)行安全監(jiān)控和保護(hù)，防止檔案信息泄露和丟失。（三）信息化管理要求1.檔案