PAGE人社業(yè)務(wù)培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織人社業(yè)務(wù)培訓(xùn)檔案管理，確保培訓(xùn)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮培訓(xùn)檔案在人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及人社業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動所形成的檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則人社業(yè)務(wù)培訓(xùn)檔案由專門部門或?qū)Ｈ思泄芾恚_保檔案的完整性和一致性。2.真實準(zhǔn)確原則培訓(xùn)檔案應(yīng)如實反映培訓(xùn)活動的全過程，保證檔案內(nèi)容真實可靠。3.規(guī)范有序原則按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和整理方法，對培訓(xùn)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、有序排列，便于查找和利用。4.安全保密原則采取必要的安全保密措施，防止培訓(xùn)檔案的丟失、損壞和泄露。二、培訓(xùn)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善人社業(yè)務(wù)培訓(xùn)檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、保管公司/組織各類人社業(yè)務(wù)培訓(xùn)檔案，建立檔案目錄和索引。3.對培訓(xùn)檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案的規(guī)范化。4.負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的存儲、保管，定期檢查檔案的完整性和安全性，對破損、變質(zhì)的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和處理。5.按照規(guī)定的程序，為公司/組織內(nèi)部各部門及人員提供培訓(xùn)檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。6.負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。（二）培訓(xùn)組織部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織開展人社業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，并指定專人負(fù)責(zé)培訓(xùn)過程中各類文件資料的收集、整理。2.在培訓(xùn)活動結(jié)束后，及時將整理好的培訓(xùn)檔案資料移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好培訓(xùn)檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作。（三）培訓(xùn)授課人員職責(zé)1.在培訓(xùn)授課過程中，妥善保管與授課內(nèi)容相關(guān)的教案、講義、課件等資料。2.培訓(xùn)結(jié)束后，按照要求將上述資料整理后移交培訓(xùn)組織部門。（四）參訓(xùn)人員職責(zé)1.遵守培訓(xùn)檔案管理制度，配合培訓(xùn)組織部門和檔案管理部門做好檔案資料的收集、整理工作。2.不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借培訓(xùn)檔案資料。三、培訓(xùn)檔案的內(nèi)容（一）培訓(xùn)計劃類1.年度人社業(yè)務(wù)培訓(xùn)計劃，包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點等。2.專項培訓(xùn)計劃，針對特定人社業(yè)務(wù)或崗位需求制定的培訓(xùn)計劃。（二）培訓(xùn)組織實施類1.培訓(xùn)通知，包括培訓(xùn)主題、時間、地點、參加人員、培訓(xùn)要求等。2.培訓(xùn)簽到表，記錄參訓(xùn)人員的姓名、部門、職務(wù)等信息。3.培訓(xùn)課程表，詳細(xì)列出培訓(xùn)的課程名稱、授課教師、授課時間等。4.培訓(xùn)教材、講義、課件等資料。5.培訓(xùn)現(xiàn)場照片、視頻等資料，記錄培訓(xùn)過程中的場景和活動。（三）培訓(xùn)考核類1.培訓(xùn)考核試卷、答案及成績記錄。2.參訓(xùn)人員的作業(yè)、報告、論文等考核資料。3.培訓(xùn)評估表，由參訓(xùn)人員、授課教師、培訓(xùn)組織部門等填寫的對培訓(xùn)效果、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式等方面的評價意見。（四）培訓(xùn)證書類1.參訓(xùn)人員獲得的人社業(yè)務(wù)相關(guān)培訓(xùn)證書、資格證書等復(fù)印件。2.培訓(xùn)證書頒發(fā)記錄，包括證書名稱、頒發(fā)機構(gòu)、頒發(fā)時間、獲得者姓名等。（五）其他相關(guān)資料1.培訓(xùn)過程中的學(xué)員反饋意見、建議及處理情況記錄。2.與培訓(xùn)相關(guān)的會議紀(jì)要、文件、函件等。四、培訓(xùn)檔案的分類與編號（一）分類方法根據(jù)培訓(xùn)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，采用年度類別順序號的分類方法。具體分類如下：1.培訓(xùn)計劃類：按照年度劃分，如“2X2X年度人社業(yè)務(wù)培訓(xùn)計劃”。2.培訓(xùn)組織實施類：按照培訓(xùn)項目類別劃分，如“新員工入職人社業(yè)務(wù)培訓(xùn)”“專業(yè)技能提升人社業(yè)務(wù)培訓(xùn)”等，每個類別下再按照時間順序排列。3.培訓(xùn)考核類：按照培訓(xùn)項目類別劃分，與培訓(xùn)組織實施類相對應(yīng)，每個類別下再按照考核時間順序排列。4.培訓(xùn)證書類：按照證書類型劃分，如“職業(yè)資格證書”“崗位培訓(xùn)證書”等，每個類型下再按照證書頒發(fā)時間順序排列。5.其他相關(guān)資料：按照資料的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)分類，如“學(xué)員反饋意見”“培訓(xùn)相關(guān)文件”等，每個類別下再按照時間順序排列。（二）編號規(guī)則培訓(xùn)檔案編號采用8位數(shù)字編碼，具體規(guī)則如下：第14位：表示年份，如“2X2X”。第5位：表示檔案類別，1代表培訓(xùn)計劃類，2代表培訓(xùn)組織實施類，3代表培訓(xùn)考核類，4代表培訓(xùn)證書類，5代表其他相關(guān)資料。第68位：表示該類別下檔案的順序號，從001開始依次編號。例如，“2X2X年度新員工入職人社業(yè)務(wù)培訓(xùn)組織實施類檔案的第5份資料”，其編號為“2X2X2005”。五、培訓(xùn)檔案的整理與裝訂（一）整理要求1.對收集到的培訓(xùn)檔案資料進(jìn)行全面清理，去除重復(fù)、無關(guān)的資料。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對資料進(jìn)行分類，同一類別的資料應(yīng)集中在一起。3.對每份資料進(jìn)行編號，并在資料右上角或左上角加蓋編號章。4.檢查資料的完整性，對破損、缺頁的資料進(jìn)行修復(fù)或補充。（二）裝訂要求1.采用A4紙規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂，便于保存和查閱。2.資料應(yīng)按照順序依次排列，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字。3.在每份資料首頁右上角或左上角加蓋頁碼章，標(biāo)明頁碼。4.對于紙張較多的資料，如培訓(xùn)教材、講義等，可以采用活頁夾或打孔裝訂的方式，但應(yīng)確保資料的牢固性和整齊性。六、培訓(xùn)檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.培訓(xùn)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的存儲方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，并按照分類順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或移動存儲設(shè)備上，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)檔案的分類相對應(yīng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。（二）保管期限1.培訓(xùn)計劃類檔案保管期限為5年。2.培訓(xùn)組織實施類檔案保管期限為5年。3.培訓(xùn)考核類檔案保管期限為5年。4.培訓(xùn)證書類檔案保管期限為長期。5.其他相關(guān)資料檔案保管期限根據(jù)實際情況確定，一般為35年。（三）保管環(huán)境1.檔案存儲場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況發(fā)生。3.電子檔案存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要安裝必要的殺毒軟件和防火墻，確保電子檔案的安全。七、培訓(xùn)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部各部門及人員因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱的檔案名稱、查閱目的、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，及時查找并提供相應(yīng)的培訓(xùn)檔案，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞，查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請表》，注明借閱的檔案名稱、借閱目的、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)制、摘錄的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定進(jìn)行登記。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。八、培訓(xùn)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對培訓(xùn)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、培訓(xùn)組織部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家等組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對擬鑒定的培訓(xùn)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，判斷其是否仍具有保存價值。2.對于保管期限已滿但仍具有重要參考價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組研究決定，可以延長保管期限。3.對于已失去保存價值的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案銷毀審批表》，詳細(xì)說明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的《培訓(xùn)檔案銷毀審批表》，組織專人對擬銷毀的培訓(xùn)檔案進(jìn)行清點、核對，確