PAGE應急培訓機構檔案管理制度一、總則（一）目的為加強應急培訓機構檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在應急培訓工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本應急培訓機構全體員工及與培訓相關的各類活動所形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容應真實反映應急培訓工作的實際情況。3.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格保密。4.服務利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、利用，為應急培訓工作提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理本機構的各類檔案，進行分類、編號、整理、裝訂和存儲。3.負責檔案的收集、歸檔、保管、查閱、借閱、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。4.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的安全和完整。5.開展檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。6.對各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責1.負責本部門在應急培訓工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔，并定期移交檔案管理部門。2.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，認真履行崗位職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等。3.對檔案進行分類、編號、編目等，建立健全檔案檢索體系。4.定期對檔案進行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。6.積極開展檔案信息化建設，提高檔案管理的信息化水平。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.應急培訓教學計劃、大綱、教材、教案等教學文件。2.培訓學員報名登記表、成績單、證書發(fā)放記錄等學員資料。3.教師授課記錄、教學評估、培訓總結等教學管理文件。4.培訓活動策劃方案、通知、簽到表、照片、視頻等活動資料。5.與應急培訓相關的政策法規(guī)、標準規(guī)范、研究報告等參考資料。6.機構內部文件、會議記錄、工作計劃、總結等行政文件。7.設備采購合同、維護記錄、使用說明等設備檔案。8.財務預算、決算、報銷憑證等財務檔案。9.其他與應急培訓工作相關的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整。2.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，簽署齊全。3.對電子文件應進行備份，并確保其可讀性和完整性。（三）歸檔程序1.各部門收集整理好的文件材料，應定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的文件材料進行審核，符合歸檔要求的予以接收。3.對接收的文件材料進行分類、編號、編目等整理工作，建立檔案目錄。4.將整理好的檔案裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、年度等信息。5.將檔案存入檔案庫房，按照檔案存放順序排列上架。四、檔案的分類與編號（一）分類方法1.教學檔案：包括教學計劃、大綱、教材、教案、學員資料、教學評估等。2.培訓活動檔案：包括培訓活動策劃方案、通知、簽到表、照片、視頻等。3.行政檔案：包括機構內部文件、會議記錄、工作計劃、總結等。4.設備檔案：包括設備采購合同、維護記錄、使用說明等。5.財務檔案：包括財務預算、決算、報銷憑證等。6.其他檔案：包括與應急培訓工作相關的政策法規(guī)、標準規(guī)范、研究報告等參考資料。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的形式。2.年度：用四位數字表示，如“2023”。3.類別代碼：按照檔案分類方法，分別用兩位字母表示，如“JX”表示教學檔案，“HD”表示培訓活動檔案等。4.流水號：按照檔案歸檔的先后順序，從“001”開始依次編號。例如：2023年教學檔案的第一份檔案編號為“2023JX001”。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：對涉及應急培訓工作的重要文件、法規(guī)政策、長期規(guī)劃等檔案，應永久保管。2.定期保管：對一般的教學文件、培訓活動資料、行政文件等檔案，保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經鑒定可以銷毀的，按照規(guī)定程序進行銷毀。（二）保管條件1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案應存放在專用的檔案柜架上，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。（三）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查。2.清查內容包括檔案的數量、質量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并報告。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況，應查明原因，采取相應的補救措施，并追究相關人員的責任。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本機構員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、時間等，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據查閱申請表，提供相應的檔案，并做好查閱登記。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。4.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱檔案的，應持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內容、時間等，經本機構負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應根據借閱申請表，提供相應的檔案，并與借閱人員簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責任和義務。3.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、轉讓、泄露檔案內容，不得擅自復制檔案。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應追究借閱人員的責任。七、檔案的統(tǒng)計與鑒定銷毀（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和本機構領導報告檔案管理工作情況。3.檔案統(tǒng)計數據應真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。（二）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。3.鑒定小組應根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。（三）銷毀工作1.對經過鑒定可以銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、年度、保管期限、銷毀原因等。2.《檔案銷毀清冊》經本機構負責人批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立應急培訓機構檔案管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱、借閱和統(tǒng)計分析工作。3.確保檔案信息的安全和保密，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）信息化建設內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理等數字化轉換，建立電子檔案數據庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合本機構的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的分類、編號、編目、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.安全保密措施：建立檔案信息安全保密制度，采取數據加密、用戶認證、訪問控制等技術手段，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理