PAGE教育培訓(xùn)資料保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司教育培訓(xùn)資料的管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于資料的查閱、使用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類教育培訓(xùn)資料的保管，包括但不限于培訓(xùn)教材、講義、課件、考試試卷、學(xué)員檔案等。（三）基本原則1.集中管理原則：教育培訓(xùn)資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的部門(mén)或人員負(fù)責(zé)保管。2.分類存放原則：按照資料的類別、性質(zhì)、時(shí)間等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.安全保密原則：確保資料的安全，防止資料丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.規(guī)范操作原則：資料的保管、借閱、歸還等操作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行，確保操作規(guī)范。二、保管職責(zé)（一）保管部門(mén)公司設(shè)立專門(mén)的教育培訓(xùn)資料保管室，由[保管部門(mén)名稱]負(fù)責(zé)資料的日常保管工作。保管室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、書(shū)架、防潮防蟲(chóng)設(shè)備等，以確保資料的安全存放。（二）保管人員保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、熟悉資料管理業(yè)務(wù)、具備一定的檔案管理知識(shí)等條件。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)教育培訓(xùn)資料的接收、登記、整理、分類、存放等工作。2.定期對(duì)資料進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.做好資料的防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并報(bào)告。4.按照規(guī)定的流程辦理資料的借閱、歸還手續(xù)，做好記錄。5.協(xié)助其他部門(mén)查閱、使用資料，提供必要的幫助。三、資料接收與登記（一）資料來(lái)源1.內(nèi)部培訓(xùn)部門(mén)編寫(xiě)、制作的培訓(xùn)教材、講義、課件等。2.外部購(gòu)買的培訓(xùn)資料。3.學(xué)員提交的作業(yè)、論文等。4.考試試卷及相關(guān)資料。（二）接收要求1.資料接收時(shí)，應(yīng)檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性，確保資料無(wú)損壞、缺頁(yè)等情況。2.對(duì)于外部購(gòu)買的資料，應(yīng)核對(duì)發(fā)票、清單等，確保資料與購(gòu)買內(nèi)容相符。3.學(xué)員提交的作業(yè)、論文等，應(yīng)進(jìn)行初步審核，符合要求的方可接收。（三）登記內(nèi)容資料接收后，保管人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括：資料名稱、來(lái)源、日期、數(shù)量、保管期限等。登記應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于查詢和管理。四、資料整理與分類（一）整理要求1.對(duì)接收的資料進(jìn)行整理，去除無(wú)關(guān)的紙張、包裝等，保持資料的整潔。2.對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)、編目，以便于查找和管理。編號(hào)可采用年份+序號(hào)的方式，如2023001表示2023年接收的第1份資料。編目應(yīng)包括資料名稱、編號(hào)、來(lái)源、日期、保管期限等信息。（二）分類方法1.按照培訓(xùn)類別分類，如新員工培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、管理培訓(xùn)等。2.按照資料性質(zhì)分類，如教材、講義、課件、試卷、學(xué)員檔案等。3.按照時(shí)間順序分類，便于查找不同時(shí)間段的資料。（三）存放方式1.根據(jù)分類結(jié)果，將資料存放在相應(yīng)的檔案柜、書(shū)架上。不同類別的資料應(yīng)分開(kāi)存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。2.對(duì)于重要的資料，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專柜保管等。五、資料保管期限（一）確定原則資料保管期限應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)、重要程度、使用頻率等因素確定。一般來(lái)說(shuō)，與公司業(yè)務(wù)密切相關(guān)、具有長(zhǎng)期參考價(jià)值的資料應(yīng)長(zhǎng)期保存；與特定項(xiàng)目、活動(dòng)相關(guān)的資料，其保管期限應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目或活動(dòng)的結(jié)束時(shí)間確定。（二）具體期限1.培訓(xùn)教材、講義、課件等：長(zhǎng)期保存。2.考試試卷：根據(jù)考試類型和相關(guān)規(guī)定確定保管期限，一般為13年。3.學(xué)員檔案：長(zhǎng)期保存。4.其他臨時(shí)性資料：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為12年。（三）期限調(diào)整如因特殊原因需要調(diào)整資料保管期限，應(yīng)由相關(guān)部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)整。六、資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱教育培訓(xùn)資料，可直接到保管室查閱。查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱日期、資料名稱、查閱目的等信息。2.查閱人員應(yīng)在保管人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，并保持資料的整潔，不得在資料上涂改、標(biāo)記、損壞等。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將資料歸還保管人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱教育培訓(xùn)資料，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱資料名稱、借閱期限、借閱目的等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到保管室辦理借閱手續(xù)。2.保管人員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表的內(nèi)容，核對(duì)借閱人員的身份，并發(fā)放相應(yīng)的資料。借閱人員應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向保管人員說(shuō)明并辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得私自復(fù)印、傳播資料內(nèi)容。如因保管不善造成資料丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人員歸還資料時(shí)，保管人員應(yīng)檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通解決。借閱人員歸還資料后，應(yīng)在借閱登記表上簽字注銷。七、資料安全與保密（一）安全措施1.保管室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜設(shè)備、防潮防蟲(chóng)設(shè)備等，確保資料的安全存放。2.定期對(duì)保管室進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)處理并報(bào)告。3.加強(qiáng)對(duì)保管人員的安全教育，提高其安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致資料安全事故的發(fā)生。（二）保密要求1.教育培訓(xùn)資料涉及公司的商業(yè)秘密、學(xué)員個(gè)人信息等，保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露資料內(nèi)容。2.對(duì)于機(jī)密級(jí)以上的資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等特殊措施，確保資料的保密性。3.保管人員在工作中接觸到的資料信息，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得私自向他人透露。八、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限已滿，且已無(wú)使用價(jià)值的。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、資料更新等原因，原資料已不再適用的。3.資料存在嚴(yán)重?fù)p壞、變質(zhì)等情況，無(wú)法修復(fù)使用的。（二）銷毀程序1.由相關(guān)部門(mén)提出資料銷毀申請(qǐng)，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.保管人員根據(jù)批準(zhǔn)的銷毀申請(qǐng)，對(duì)擬銷毀的資料進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí)，并填寫(xiě)銷毀登記表。3.銷毀資料時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保資料無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在銷毀登記表上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的資料應(yīng)及時(shí)清理，相關(guān)記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司設(shè)立專門(mén)的監(jiān)督部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)教育培訓(xùn)資料保管制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督部門(mén)應(yīng)定期或不定期對(duì)保管室進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.資料的接收、登記、整理、分類、存放等情況是否符合規(guī)定。2.資料的查閱、借閱、歸還手續(xù)是否齊全、規(guī)范。3.資料的安全與保密措施是否落實(shí)到位。4.資料的銷毀程序是否符合要求。（三）問(wèn)題處理與整改對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。責(zé)任部門(mén)應(yīng)認(rèn)真分析問(wèn)題原因，制定整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給監(jiān)督部門(mén)。監(jiān)督部門(mén)應(yīng)對(duì)整