PAGE小朋友培訓(xùn)機構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強小朋友培訓(xùn)機構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為培訓(xùn)機構(gòu)的教學(xué)、管理和發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于[培訓(xùn)機構(gòu)名稱]內(nèi)各部門、各班級及全體教職員工在教學(xué)、管理、服務(wù)等活動中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指培訓(xùn)機構(gòu)在各項工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作由培訓(xùn)機構(gòu)綜合管理部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、組織和協(xié)調(diào)，實行集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映培訓(xùn)機構(gòu)的各項工作實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，手續(xù)完備。3.安全保密原則：加強檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索速度和利用效率，方便教職員工和相關(guān)人員查閱和使用檔案。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以培訓(xùn)機構(gòu)負(fù)責(zé)人為組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。其職責(zé)是：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，審定檔案工作規(guī)章制度。2.研究決定檔案工作中的重大問題，指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門的檔案工作。3.監(jiān)督檢查檔案工作的開展情況，對檔案工作成績突出的部門和個人進(jìn)行表彰獎勵。（二）綜合管理部門綜合管理部門作為培訓(xùn)機構(gòu)檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作，其職責(zé)如下：1.制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管各類檔案，確保檔案的規(guī)范管理。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查詢利用。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的防護(hù)設(shè)備，確保檔案的安全存放。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高教職員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理和初步歸檔，并定期移交綜合管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和與綜合管理部門的溝通協(xié)調(diào)。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，并對歸還的檔案進(jìn)行核對和檢查。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.教學(xué)檔案教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、課件等教學(xué)文件。學(xué)員成績單、學(xué)習(xí)記錄、考試試卷及分析等教學(xué)成果材料。教學(xué)研究、教學(xué)改革相關(guān)資料。教師教學(xué)評估、學(xué)員評價等教學(xué)反饋材料。2.學(xué)員檔案學(xué)員基本信息登記表，包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、家庭住址等。學(xué)員入學(xué)申請表、報名資料、繳費憑證等。學(xué)員學(xué)習(xí)檔案，記錄學(xué)員在培訓(xùn)機構(gòu)的學(xué)習(xí)歷程、考勤情況、獎懲記錄等。學(xué)員健康檔案，包含學(xué)員體檢報告、疫苗接種記錄等。3.行政檔案培訓(xùn)機構(gòu)發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃、總結(jié)等綜合性文件。機構(gòu)內(nèi)部管理制度、規(guī)定及相關(guān)文件。會議記錄、紀(jì)要、決議等文件材料。機構(gòu)資質(zhì)證明、榮譽證書、合同協(xié)議等文件。人員招聘、培訓(xùn)、考核、任免、獎懲等人事管理文件。4.財務(wù)檔案財務(wù)預(yù)算、決算報告及相關(guān)報表。會計憑證、賬簿、財務(wù)報表等會計核算資料。收費標(biāo)準(zhǔn)、收費記錄、退費情況等財務(wù)收支文件。審計報告、稅務(wù)資料等相關(guān)財務(wù)文件。5.活動檔案各類教學(xué)活動、文化活動、社會實踐活動等策劃方案、組織記錄、總結(jié)材料?；顒诱掌⒁曨l、音頻等資料。活動參與人員名單、反饋意見等相關(guān)材料。6.宣傳檔案培訓(xùn)機構(gòu)宣傳資料，如招生簡章、宣傳冊、海報等。媒體報道、廣告投放記錄等宣傳推廣材料。學(xué)員及家長的好評、感謝信等宣傳素材。（二）編號規(guī)則1.采用層次分類編號法，對每類檔案進(jìn)行編號。編號由字母和數(shù)字組成，字母表示檔案類別，數(shù)字表示該類別下檔案的順序號。2.具體編號示例如下：教學(xué)檔案：JX[順序號]，如JX001表示第一份教學(xué)檔案。學(xué)員檔案：XY[順序號]，如XY001表示第一個學(xué)員檔案。行政檔案：XZ[順序號]，如XZ001表示第一份行政檔案。財務(wù)檔案：CW[順序號]，如CW001表示第一份財務(wù)檔案。活動檔案：HD[順序號]，如HD001表示第一個活動檔案。宣傳檔案：XC[順序號]，如XC001表示第一份宣傳檔案。3.檔案編號應(yīng)保持唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別、管理和查詢。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對于重要文件、緊急文件和需長期保存的文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時移交綜合管理部門。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）整理方法1.綜合管理部門對接收的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊美觀，便于保管和查閱。4.按照檔案保管期限和類別，將檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號范圍、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：反映培訓(xùn)機構(gòu)主要職能活動和歷史面貌的，對培訓(xùn)機構(gòu)有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如機構(gòu)發(fā)展規(guī)劃、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等。長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對培訓(xùn)機構(gòu)工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為10年至50年，如教學(xué)計劃、學(xué)員檔案（部分）等。短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對培訓(xùn)機構(gòu)工作有參考價值的檔案，保管期限一般為幾年，如一般性的會議記錄、臨時性活動文件等。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和培訓(xùn)機構(gòu)實際情況，由綜合管理部門會同相關(guān)部門進(jìn)行審核，并報檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。（二）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全存放。檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等必要的防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置不同的區(qū)域，分別存放不同類別、不同保管期限的檔案，便于管理和查找。（三）保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，確保檔案管理的可追溯性。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色、字跡模糊等檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和完整性。同時，定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，保證電子檔案的可讀性和可用性。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員進(jìn)入庫房時應(yīng)做好登記，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、用火、存放易燃物品等。六、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.培訓(xùn)機構(gòu)內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。3.外部單位或個人查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)培訓(xùn)機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意。4.借閱人員歸還檔案時，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）利用登記綜合管理部門應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）目的、檔案名稱、編號、歸還日期等信息，確保檔案利用的可追溯性。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)從以下幾個方面進(jìn)行判斷：檔案內(nèi)容已過時效，對當(dāng)前工作無參考價值。檔案所涉及的事項已經(jīng)結(jié)束，且無后續(xù)利用需求。檔案重復(fù)或與其他檔案內(nèi)容交叉，且可替代。檔案保管條件惡化，無法修復(fù)，且已無保存必要。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案鑒定報告，提出存毀意見，并報檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員