PAGE培訓(xùn)公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)公司各部門及全體員工在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，集中保管公司各類檔案，并提供檔案查閱、利用等服務(wù)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，辦理檔案查閱、借閱、復(fù)印等手續(xù)，提供檔案利用服務(wù)。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)。7.參與公司重大活動(dòng)檔案的收集、整理和歸檔工作。（二）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步保管工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理和分類工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照公司檔案管理規(guī)定，定期將本部門整理好的檔案移交綜合管理部。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、利用等工作，提供相關(guān)檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等；公司行政管理制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等；公司各類會(huì)議記錄、紀(jì)要；公司印章管理文件；公司證照、資質(zhì)證書等。2.人事檔案：員工入職、離職、調(diào)動(dòng)等相關(guān)手續(xù)文件；員工勞動(dòng)合同、薪酬福利文件；員工培訓(xùn)記錄、績效考核文件；員工獎(jiǎng)懲記錄、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。3.財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告；會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表；審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件；資金管理文件等。4.業(yè)務(wù)檔案：培訓(xùn)項(xiàng)目策劃書、招生簡章、培訓(xùn)教材、學(xué)員名單、授課記錄、考試試卷及成績等與培訓(xùn)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件。5.合同檔案：公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議，包括培訓(xùn)合作合同、采購合同、租賃合同等。6.客戶檔案：客戶基本信息、培訓(xùn)需求記錄、培訓(xùn)反饋等與客戶相關(guān)的文件。7.其他檔案：不屬于上述分類的其他重要文件和資料，如公司榮譽(yù)證書、宣傳資料、重要活動(dòng)照片等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用分類號(hào)+流水號(hào)的方式，具體如下：1.行政檔案：XZ+流水號(hào)2.人事檔案：RS+流水號(hào)3.財(cái)務(wù)檔案：CW+流水號(hào)4.業(yè)務(wù)檔案：YW+流水號(hào)5.合同檔案：HT+流水號(hào)6.客戶檔案：KH+流水號(hào)7.其他檔案：QT+流水號(hào)流水號(hào)按照檔案形成的時(shí)間順序依次編排，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等，確保檔案的全面性和完整性。具體收集范圍如下：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、通知、指示等。2.公司內(nèi)部形成的各類文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.員工個(gè)人在工作中產(chǎn)生的重要文件，如工作成果報(bào)告、項(xiàng)目方案、調(diào)研資料等。4.培訓(xùn)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件，如培訓(xùn)需求分析報(bào)告、培訓(xùn)課程設(shè)計(jì)方案、學(xué)員評(píng)估報(bào)告等。5.合同簽訂、履行過程中產(chǎn)生的各類文件，如合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、往來函件、付款憑證等。6.客戶溝通、服務(wù)過程中產(chǎn)生的各類文件，如客戶咨詢記錄、服務(wù)反饋意見、投訴處理文件等。7.公司各類活動(dòng)的策劃方案、組織實(shí)施記錄、活動(dòng)照片、視頻等。8.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。9.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造或損毀。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可檢索性。（三）整理方法檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。具體整理方法如下：1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、唯一。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查找和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度整理好的檔案移交綜合管理部歸檔。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)移交歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照檔案整理要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行整理、編目，并填寫檔案移交清單。2.將整理好的檔案及檔案移交清單一并報(bào)送綜合管理部。3.綜合管理部檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后辦理簽收手續(xù)，并將檔案存入檔案庫房。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和性質(zhì)確定，如下：1.永久保管：公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。公司年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。公司獲得的重要榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書等。涉及公司重大權(quán)益、重要合同糾紛及訴訟案件相關(guān)的文件。2.定期保管：3年保管期限：一般性的行政文件、短期培訓(xùn)項(xiàng)目檔案等。5年保管期限：員工勞動(dòng)合同、部分培訓(xùn)業(yè)務(wù)檔案等。10年保管期限：員工績效考核文件、部分財(cái)務(wù)憑證等。15年保管期限：公司一般性會(huì)議記錄、部分業(yè)務(wù)合同等。20年保管期限：長期培訓(xùn)項(xiàng)目檔案、重要客戶檔案等。（四）保管要求1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題，如檔案損壞、丟失、霉變等。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、泄密。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，可直接向綜合管理部提出申請(qǐng)。2.外部單位或個(gè)人查閱公司檔案的，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部審批。3.綜合管理部檔案管理人員根據(jù)審批意見，為查閱人提供檔案查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人借閱公司檔案的，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并交納一定的押金，辦理借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.綜合管理部檔案管理人員根據(jù)審批意見，為借閱人辦理檔案借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱人姓名、部門、借閱期限、歸還日期等信息，并收取押金（外部單位或個(gè)人）。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、偽造、轉(zhuǎn)借或丟失。借閱期限屆滿，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。5.檔案歸還時(shí)，綜合管理部檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。七、檔案的保密與銷毀（一）保密措施1.綜合管理部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和責(zé)任感。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自對(duì)外提供或泄露。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)查閱人進(jìn)行監(jiān)督，防止檔案信息泄露。4.對(duì)檔案庫房應(yīng)采取必要的保密措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁系統(tǒng)等，確保檔案的安全。（二）銷毀程序1.檔案保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的檔案，由綜合管理部提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保