PAGE公司培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司培訓(xùn)工作的持續(xù)改進(jìn)和員工職業(yè)發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類培訓(xùn)活動(dòng)所產(chǎn)生的檔案資料管理，包括但不限于新員工入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、管理培訓(xùn)、專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)活動(dòng)從策劃、實(shí)施到評(píng)估的各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類資料，保證檔案資料的全面性。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的整理、分類和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密、員工個(gè)人隱私等敏感信息的培訓(xùn)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。（四）職責(zé)分工1.培訓(xùn)管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定培訓(xùn)檔案管理制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門(mén)做好培訓(xùn)檔案的收集、整理和移交工作。負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的集中統(tǒng)一管理，建立培訓(xùn)檔案目錄索引，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)和統(tǒng)計(jì)。按照規(guī)定的期限保管培訓(xùn)檔案，并根據(jù)需要提供檔案查閱、借閱服務(wù)。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)組織或參與的培訓(xùn)活動(dòng)檔案資料的收集、整理和初步審核。明確專人負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案管理工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地移交至培訓(xùn)管理部門(mén)。在培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后，督促相關(guān)人員按照要求完成檔案資料的歸檔工作，并對(duì)檔案的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)。二、培訓(xùn)檔案的內(nèi)容（一）培訓(xùn)計(jì)劃?rùn)n案1.年度培訓(xùn)計(jì)劃公司年度培訓(xùn)工作的整體規(guī)劃，包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間安排、培訓(xùn)預(yù)算等。年度培訓(xùn)計(jì)劃的制定依據(jù)、調(diào)整記錄及審批文件。2.專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃針對(duì)特定崗位、業(yè)務(wù)領(lǐng)域或項(xiàng)目開(kāi)展的專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)的具體目標(biāo)、內(nèi)容、方式、時(shí)間、師資等。專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃的策劃背景、需求分析報(bào)告、與年度培訓(xùn)計(jì)劃的關(guān)聯(lián)說(shuō)明等。（二）培訓(xùn)項(xiàng)目檔案1.培訓(xùn)項(xiàng)目策劃書(shū)詳細(xì)闡述培訓(xùn)項(xiàng)目的目的、目標(biāo)受眾、培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)計(jì)、培訓(xùn)方法選擇、培訓(xùn)師資安排、培訓(xùn)時(shí)間與地點(diǎn)規(guī)劃、培訓(xùn)資源需求等。培訓(xùn)項(xiàng)目策劃的可行性分析、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及應(yīng)對(duì)措施。2.培訓(xùn)項(xiàng)目實(shí)施方案培訓(xùn)項(xiàng)目具體的實(shí)施步驟、流程安排，包括培訓(xùn)課程表、教學(xué)活動(dòng)組織、學(xué)員分組情況、考核方式等。培訓(xùn)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各項(xiàng)保障措施，如教學(xué)設(shè)備、教材資料、后勤服務(wù)等的準(zhǔn)備情況。3.培訓(xùn)項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告對(duì)培訓(xùn)項(xiàng)目實(shí)施效果的全面評(píng)估，包括培訓(xùn)目標(biāo)達(dá)成情況、學(xué)員學(xué)習(xí)成果、培訓(xùn)滿意度調(diào)查結(jié)果等。培訓(xùn)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)，提出改進(jìn)建議和未來(lái)培訓(xùn)項(xiàng)目的優(yōu)化方向。（三）培訓(xùn)師資檔案1.內(nèi)部培訓(xùn)師檔案內(nèi)部培訓(xùn)師個(gè)人基本信息，包括姓名、性別、年齡、所在部門(mén)、崗位、聯(lián)系方式等。內(nèi)部培訓(xùn)師的培訓(xùn)經(jīng)歷、專業(yè)背景、授課經(jīng)驗(yàn)、教學(xué)成果等介紹。內(nèi)部培訓(xùn)師的培訓(xùn)課程清單、授課記錄、學(xué)員評(píng)價(jià)及反饋等。內(nèi)部培訓(xùn)師的培訓(xùn)能力提升計(jì)劃、培訓(xùn)考核記錄及培訓(xùn)資格認(rèn)證情況。2.外部培訓(xùn)師檔案外部培訓(xùn)師的基本信息，包括姓名、所在機(jī)構(gòu)、專業(yè)領(lǐng)域、聯(lián)系方式等。與外部培訓(xùn)師簽訂的培訓(xùn)服務(wù)合同、協(xié)議，明確培訓(xùn)內(nèi)容、時(shí)間、費(fèi)用、雙方權(quán)利義務(wù)等。外部培訓(xùn)師的授課評(píng)價(jià)、培訓(xùn)效果反饋、費(fèi)用結(jié)算記錄等。（四）學(xué)員培訓(xùn)檔案1.學(xué)員基本信息表記錄學(xué)員姓名、性別、年齡、所在部門(mén)、崗位、入職時(shí)間、聯(lián)系方式等基本情況。2.培訓(xùn)報(bào)名登記表學(xué)員報(bào)名參加培訓(xùn)的相關(guān)信息，包括培訓(xùn)項(xiàng)目名稱、報(bào)名時(shí)間、審批情況等。3.培訓(xùn)考勤記錄詳細(xì)記錄學(xué)員在培訓(xùn)期間的出勤情況，包括請(qǐng)假、遲到、早退等記錄及原因說(shuō)明。4.培訓(xùn)考核成績(jī)學(xué)員在培訓(xùn)課程結(jié)束后的考核成績(jī)，包括考試成績(jī)、作業(yè)成績(jī)、實(shí)踐操作成績(jī)等，以及考核結(jié)果的評(píng)定依據(jù)和說(shuō)明。5.培訓(xùn)總結(jié)與反饋學(xué)員對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)師資等方面的個(gè)人總結(jié)和反饋意見(jiàn)，以及培訓(xùn)對(duì)個(gè)人工作和職業(yè)發(fā)展的影響。（五）培訓(xùn)教材及資料檔案1.培訓(xùn)教材公司內(nèi)部編寫(xiě)或選用的各類培訓(xùn)教材，包括紙質(zhì)教材、電子教材、多媒體課件等。培訓(xùn)教材的編寫(xiě)大綱、審核記錄、修訂情況及使用說(shuō)明。2.培訓(xùn)參考資料與培訓(xùn)相關(guān)的參考書(shū)籍、文獻(xiàn)、報(bào)告、案例集等資料。培訓(xùn)參考資料的來(lái)源渠道、收集時(shí)間、整理情況及使用記錄。3.培訓(xùn)文檔資料培訓(xùn)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文檔，如培訓(xùn)通知、培訓(xùn)講義、學(xué)員手冊(cè)、考試試卷及答案、培訓(xùn)證書(shū)等。培訓(xùn)文檔資料的格式規(guī)范、編號(hào)規(guī)則、存儲(chǔ)位置及保管期限。（六）培訓(xùn)設(shè)施與設(shè)備檔案1.培訓(xùn)場(chǎng)地檔案公司內(nèi)部培訓(xùn)場(chǎng)地的基本信息，包括場(chǎng)地名稱、位置、面積、功能布局等。培訓(xùn)場(chǎng)地的租賃協(xié)議（如有）、使用記錄、維護(hù)保養(yǎng)情況及安全檢查記錄。2.培訓(xùn)設(shè)備檔案用于培訓(xùn)的各類設(shè)備清單，包括投影儀、電腦、音響設(shè)備、實(shí)驗(yàn)儀器等。設(shè)備的購(gòu)置合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等。三、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)在培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將本部門(mén)負(fù)責(zé)的培訓(xùn)檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。對(duì)于重要培訓(xùn)項(xiàng)目或涉及多個(gè)部門(mén)的培訓(xùn)活動(dòng)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)密切配合，確保檔案資料的完整收集。2.培訓(xùn)檔案資料應(yīng)包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、圖片、音頻、視頻等各種形式，確保全面反映培訓(xùn)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)。3.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。（二）整理方法1.分類整理根據(jù)培訓(xùn)檔案的內(nèi)容，按照培訓(xùn)計(jì)劃?rùn)n案、培訓(xùn)項(xiàng)目檔案、培訓(xùn)師資檔案、學(xué)員培訓(xùn)檔案、培訓(xùn)教材及資料檔案、培訓(xùn)設(shè)施與設(shè)備檔案等類別進(jìn)行分類。在每一類檔案中，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如培訓(xùn)項(xiàng)目檔案可分為策劃書(shū)、實(shí)施方案、總結(jié)報(bào)告等。2.編號(hào)編制為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和擴(kuò)展性原則，確保編號(hào)能夠準(zhǔn)確反映檔案的類別、年份、順序等信息。例如，培訓(xùn)項(xiàng)目檔案編號(hào)格式為：[培訓(xùn)項(xiàng)目類別代碼][年份][順序號(hào)]，其中培訓(xùn)項(xiàng)目類別代碼可根據(jù)培訓(xùn)項(xiàng)目的性質(zhì)進(jìn)行設(shè)定，如新員工入職培訓(xùn)為“N”，崗位技能培訓(xùn)為“J”等。3.裝訂與編目對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和整潔。編制檔案目錄，詳細(xì)記錄每份檔案資料的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，并將目錄置于檔案之首，便于查閱。四、培訓(xùn)檔案的保管（一）保管期限1.培訓(xùn)計(jì)劃?rùn)n案、培訓(xùn)項(xiàng)目檔案、培訓(xùn)師資檔案、培訓(xùn)設(shè)施與設(shè)備檔案等長(zhǎng)期保管，保管期限為[X]年。2.學(xué)員培訓(xùn)檔案自學(xué)員離職后[X]年保管。3.培訓(xùn)教材及資料檔案中的一般性資料保管期限為[X]年，重要資料長(zhǎng)期保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備，確保紙質(zhì)檔案存放有序、安全防潮、防蟲(chóng)蛀、防火防盜。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類上架存放，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年份、編號(hào)范圍等信息，便于查找。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案一致的分類方法進(jìn)行分類管理，并建立相應(yīng)的索引目錄。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要確保電子檔案管理系統(tǒng)的安全性，設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法篡改或刪除。（三）檔案清查1.培訓(xùn)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、檔案內(nèi)容、檔案存儲(chǔ)情況等。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、篡改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。同時(shí)，要對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行記錄，形成清查報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。五、培訓(xùn)檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《培訓(xùn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到培訓(xùn)管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密、員工個(gè)人隱私等敏感信息的培訓(xùn)檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。查閱申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)公司保密管理部門(mén)審核同意后方可辦理。3.培訓(xùn)管理部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案查閱服務(wù)，按照規(guī)定的查閱范圍和審批手續(xù)提供檔案資料，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱培訓(xùn)檔案的，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《培訓(xùn)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和培訓(xùn)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案內(nèi)容。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，培訓(xùn)管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制培訓(xùn)檔案資料的，復(fù)制申請(qǐng)人應(yīng)填寫(xiě)《培訓(xùn)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途及份數(shù)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到培訓(xùn)管理部門(mén)辦理復(fù)制手續(xù)。2.培訓(xùn)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)審批情況，按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行檔案復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行編號(hào)登記。復(fù)制件應(yīng)與原件內(nèi)容一致，