2026年生物科技服務(wù)公司采購(gòu)合同管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購(gòu)合同管理工作，明確采購(gòu)合同訂立、履行、變更、解除、歸檔等全流程管理要求，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)有序開(kāi)展，支撐生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、研發(fā)活動(dòng)的順利推進(jìn)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司資產(chǎn)管理、采購(gòu)管理等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司生物科技服務(wù)業(yè)務(wù)采購(gòu)特性（如實(shí)驗(yàn)試劑、精密設(shè)備、技術(shù)服務(wù)、冷鏈運(yùn)輸?shù)炔少?gòu)場(chǎng)景），制定本制度。第二條本制度所稱(chēng)采購(gòu)合同，是指公司為滿(mǎn)足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、研發(fā)、辦公等需求，與供應(yīng)商簽訂的關(guān)于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)、工程采購(gòu)等各類(lèi)書(shū)面協(xié)議，包括但不限于實(shí)驗(yàn)試劑采購(gòu)合同、精密設(shè)備采購(gòu)合同、技術(shù)服務(wù)合同、耗材采購(gòu)合同、運(yùn)輸服務(wù)合同、維修保養(yǎng)合同等。第三條本制度適用于公司所有采購(gòu)合同的全流程管理，覆蓋公司各部門(mén)、各業(yè)務(wù)單元及全體參與采購(gòu)合同管理的員工。外部合作單位（如供應(yīng)商、合作服務(wù)商等）涉及公司采購(gòu)合同相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)遵守本制度相關(guān)約定。第四條采購(gòu)合同管理工作遵循以下基本原則：（一）依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，確保采購(gòu)合同訂立、履行、變更、解除等行為合法合規(guī)，尤其針對(duì)危險(xiǎn)化學(xué)品試劑、特殊生物制品等采購(gòu)，需嚴(yán)格遵守相關(guān)監(jiān)管要求；（二）風(fēng)險(xiǎn)可控原則：建立全流程合同風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，重點(diǎn)防范供應(yīng)商資質(zhì)瑕疵、合同條款不嚴(yán)謹(jǐn)、履約不到位、知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)等風(fēng)險(xiǎn)，保障公司權(quán)益不受損害；（三）權(quán)責(zé)明晰原則：明確各部門(mén)及崗位在采購(gòu)合同管理各環(huán)節(jié)的職責(zé)，確保責(zé)任到人，避免管理脫節(jié)或推諉扯皮；（四）效益優(yōu)先原則：采購(gòu)合同條款應(yīng)兼顧合規(guī)性與經(jīng)濟(jì)性，在保障質(zhì)量、服務(wù)的前提下，爭(zhēng)取最優(yōu)采購(gòu)成本與履約條件，提升采購(gòu)效益；（五）全程追溯原則：建立完整的采購(gòu)合同臺(tái)賬與檔案管理體系，對(duì)合同全生命周期過(guò)程進(jìn)行記錄，確保每一份合同的訂立、履行、變更、歸檔等環(huán)節(jié)可追溯；（六）保密原則：對(duì)采購(gòu)合同涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、價(jià)格信息等敏感內(nèi)容嚴(yán)格保密，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。第五條各部門(mén)采購(gòu)合同管理職責(zé)分工：（一）采購(gòu)部：作為采購(gòu)合同管理的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)牽頭組織采購(gòu)合同的訂立、履行跟蹤、變更協(xié)商等工作；建立并維護(hù)采購(gòu)合同專(zhuān)項(xiàng)臺(tái)賬；對(duì)接供應(yīng)商開(kāi)展合同談判、文本起草與修訂；負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的初步審核與提交審批；跟蹤合同履約進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決履約過(guò)程中的問(wèn)題；負(fù)責(zé)采購(gòu)合同及相關(guān)資料的收集、整理與歸檔；（二）法務(wù)部：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)合同文本進(jìn)行合規(guī)審核，重點(diǎn)核查合同條款的合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性、完整性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)；提供合同相關(guān)的法律咨詢(xún)與指導(dǎo)；參與重大采購(gòu)合同的談判與審核；負(fù)責(zé)處理采購(gòu)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的法律糾紛；對(duì)合同管理制度的合規(guī)性進(jìn)行審核；（三）財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)合同的價(jià)格條款、付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票要求等進(jìn)行審核，評(píng)估合同的經(jīng)濟(jì)性與資金可行性；根據(jù)合同約定及履約情況辦理付款、結(jié)算手續(xù)；對(duì)合同履約過(guò)程中的資金使用情況進(jìn)行監(jiān)督；負(fù)責(zé)采購(gòu)合同相關(guān)的賬務(wù)處理；（四）研發(fā)部：負(fù)責(zé)對(duì)研發(fā)相關(guān)采購(gòu)合同（如實(shí)驗(yàn)試劑、研發(fā)設(shè)備、技術(shù)服務(wù)等）的技術(shù)條款進(jìn)行審核，明確技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收要求等；參與相關(guān)采購(gòu)合同的談判；配合采購(gòu)部開(kāi)展合同履約驗(yàn)收工作；及時(shí)反饋研發(fā)類(lèi)采購(gòu)物資或服務(wù)的質(zhì)量問(wèn)題；（五）生產(chǎn)部（若有）：負(fù)責(zé)對(duì)生產(chǎn)相關(guān)采購(gòu)合同的物資規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、供貨穩(wěn)定性等條款進(jìn)行審核；參與相關(guān)采購(gòu)合同的談判；配合采購(gòu)部開(kāi)展生產(chǎn)用物資的履約驗(yàn)收工作；反饋生產(chǎn)環(huán)節(jié)采購(gòu)物資的使用情況與質(zhì)量問(wèn)題；（六）倉(cāng)儲(chǔ)部：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)合同中物資的交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間、包裝要求、驗(yàn)收流程等條款提供意見(jiàn)；配合采購(gòu)部開(kāi)展采購(gòu)物資的入庫(kù)驗(yàn)收工作；及時(shí)向采購(gòu)部反饋物資到貨情況與驗(yàn)收結(jié)果；（七）安全環(huán)保部（若有）：負(fù)責(zé)對(duì)涉及危險(xiǎn)化學(xué)品、特殊生物制品等采購(gòu)合同的安全環(huán)保條款進(jìn)行審核，明確運(yùn)輸、存儲(chǔ)、使用過(guò)程中的安全環(huán)保要求；參與相關(guān)采購(gòu)合同的談判；監(jiān)督合同履約過(guò)程中的安全環(huán)保措施落實(shí)情況；（八）各物資/服務(wù)使用部門(mén)：提出本部門(mén)采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的具體要求；參與相關(guān)采購(gòu)合同的談判與條款審核；配合開(kāi)展合同履約驗(yàn)收工作；及時(shí)反饋采購(gòu)物資或服務(wù)的使用情況與問(wèn)題；（九）管理層：負(fù)責(zé)審批重大采購(gòu)合同及合同變更、解除等事項(xiàng)；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)采購(gòu)合同管理過(guò)程中的重大問(wèn)題；對(duì)采購(gòu)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督。第二章采購(gòu)合同訂立管理第六條采購(gòu)合同訂立前置要求：采購(gòu)合同訂立前，采購(gòu)部需完成供應(yīng)商資質(zhì)審核、采購(gòu)需求確認(rèn)、采購(gòu)方式確定等前置工作，確保合同訂立有充分依據(jù)。（一）供應(yīng)商資質(zhì)審核：采購(gòu)部對(duì)擬合作供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行全面審核，包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如危險(xiǎn)化學(xué)品經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證等）、質(zhì)量管理體系認(rèn)證、信用記錄、履約能力證明等；對(duì)涉及生物科技特殊物資或服務(wù)的供應(yīng)商，還需審核其技術(shù)實(shí)力、專(zhuān)業(yè)資質(zhì)、行業(yè)口碑等；審核通過(guò)后，納入合格供應(yīng)商名錄方可開(kāi)展合作；（二）采購(gòu)需求確認(rèn)：各使用部門(mén)提交明確的采購(gòu)需求，包括物資/服務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、交貨/服務(wù)時(shí)間、驗(yàn)收要求等；采購(gòu)部對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行匯總、核實(shí)，確保需求清晰、具體、可行；（三）采購(gòu)方式確定：根據(jù)采購(gòu)金額、物資/服務(wù)特性、市場(chǎng)情況等，確定采購(gòu)方式（如公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢(xún)價(jià)采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等）；達(dá)到公司招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)項(xiàng)目，需嚴(yán)格按照招標(biāo)管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，招標(biāo)結(jié)果作為合同訂立的重要依據(jù)。第七條采購(gòu)合同談判：采購(gòu)部牽頭組織相關(guān)部門(mén)（如使用部門(mén)、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等）與供應(yīng)商開(kāi)展合同談判，明確合同核心條款。（一）談判準(zhǔn)備：采購(gòu)部提前整理談判要點(diǎn)，包括采購(gòu)價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨/服務(wù)時(shí)間、付款方式、履約保證金、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等；收集相關(guān)市場(chǎng)信息、供應(yīng)商資料，為談判提供支撐；明確談判人員分工與談判底線(xiàn)；（二）談判內(nèi)容：針對(duì)生物科技行業(yè)采購(gòu)特性，重點(diǎn)談判以下內(nèi)容：實(shí)驗(yàn)試劑的有效期、存儲(chǔ)條件、運(yùn)輸要求（如冷鏈運(yùn)輸?shù)臏貪穸瓤刂疲?；精密設(shè)備的安裝調(diào)試、技術(shù)培訓(xùn)、售后服務(wù)、質(zhì)保期；技術(shù)服務(wù)的服務(wù)范圍、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、成果交付形式；危險(xiǎn)化學(xué)品的安全運(yùn)輸、存儲(chǔ)規(guī)范及應(yīng)急處置要求；價(jià)格調(diào)整機(jī)制（如長(zhǎng)期合作合同的價(jià)格浮動(dòng)條款）；知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬與保護(hù)（如技術(shù)服務(wù)成果的知識(shí)產(chǎn)權(quán)）；（三）談判記錄：談判過(guò)程中，采購(gòu)部安排專(zhuān)人做好談判記錄，詳細(xì)記錄談判雙方的意見(jiàn)、達(dá)成的共識(shí)及未決事項(xiàng)；談判結(jié)束后，談判記錄需經(jīng)雙方參與人員簽字確認(rèn)，作為合同起草的依據(jù)。第八條采購(gòu)合同文本起草：采購(gòu)合同文本優(yōu)先采用公司標(biāo)準(zhǔn)合同范本；無(wú)標(biāo)準(zhǔn)范本的，由采購(gòu)部牽頭起草，或委托法務(wù)部起草。（一）合同文本基本要求：合同文本應(yīng)語(yǔ)言嚴(yán)謹(jǐn)、條款清晰、內(nèi)容完整，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)；需包含以下核心條款：合同雙方基本信息（名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式、法定代表人等）；采購(gòu)物資/服務(wù)的詳細(xì)信息（名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）；價(jià)格與付款條款（單價(jià)、總價(jià)、付款方式、付款時(shí)間、發(fā)票要求等）；交貨/服務(wù)條款（交貨/服務(wù)時(shí)間、地點(diǎn)、方式、包裝要求等）；驗(yàn)收條款（驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程、驗(yàn)收時(shí)間、異議處理等）；質(zhì)量保證與售后服務(wù)條款；違約責(zé)任條款（逾期交貨/付款、質(zhì)量不合格、違約賠償?shù)龋缓贤兏?、解除條款；爭(zhēng)議解決條款（協(xié)商、仲裁、訴訟等）；合同生效、終止條款；其他特殊條款（如保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款、安全環(huán)保條款等）；（二）特殊采購(gòu)合同文本要求：針對(duì)實(shí)驗(yàn)試劑采購(gòu)合同，需明確試劑的有效期、批次、運(yùn)輸過(guò)程中的溫濕度記錄要求、變質(zhì)損壞的賠償責(zé)任等；針對(duì)精密設(shè)備采購(gòu)合同，需明確安裝調(diào)試要求、技術(shù)參數(shù)驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)保期內(nèi)的維修保養(yǎng)責(zé)任、備品備件供應(yīng)等；針對(duì)技術(shù)服務(wù)合同，需明確服務(wù)成果的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、后續(xù)技術(shù)支持等；針對(duì)危險(xiǎn)化學(xué)品采購(gòu)合同，需明確供應(yīng)商的安全運(yùn)輸資質(zhì)、運(yùn)輸過(guò)程中的安全防護(hù)措施、應(yīng)急處置預(yù)案、廢棄物回收責(zé)任等。第九條采購(gòu)合同審核審批流程：采購(gòu)合同文本起草完成后，需按以下流程進(jìn)行審核審批，審核審批通過(guò)后方可簽訂。（一）部門(mén)內(nèi)部審核：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人對(duì)合同文本進(jìn)行初步審核，核查合同條款是否符合談判共識(shí)、采購(gòu)需求是否明確、文本是否規(guī)范等；審核通過(guò)后，提交相關(guān)部門(mén)審核；（二）相關(guān)部門(mén)審核：采購(gòu)部將合同文本及相關(guān)資料（如談判記錄、供應(yīng)商資質(zhì)、采購(gòu)需求文件等）提交至法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、使用部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審核；各部門(mén)在3個(gè)工作日內(nèi)完成審核，提出明確的審核意見(jiàn)（同意、修改意見(jiàn)、否決）；對(duì)存在修改意見(jiàn)的，采購(gòu)部協(xié)調(diào)相關(guān)方修訂合同文本后重新提交審核；（三）管理層審批：根據(jù)采購(gòu)合同金額及重要程度，實(shí)行分級(jí)審批：普通采購(gòu)合同（金額低于公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)）經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)審批；重大采購(gòu)合同（金額達(dá)到或超過(guò)公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)、涉及重大技術(shù)或法律風(fēng)險(xiǎn)、單一來(lái)源采購(gòu)等）經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核后，報(bào)公司主要負(fù)責(zé)人或管理層集體審議批準(zhǔn)；（四）審核審批記錄：采購(gòu)部需詳細(xì)記錄各部門(mén)審核意見(jiàn)及審批情況，形成《采購(gòu)合同審核審批表》，隨合同文本一并歸檔。第十條采購(gòu)合同簽訂：審核審批通過(guò)后，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（一）簽訂要求：合同簽訂需由雙方法定代表人或授權(quán)代表人簽字，并加蓋雙方公章或合同專(zhuān)用章；授權(quán)代表人簽字的，需提供合法有效的授權(quán)委托書(shū)；合同簽訂前，采購(gòu)部需再次核對(duì)合同文本與審核審批通過(guò)的版本是否一致，確保無(wú)擅自修改內(nèi)容；（二）合同份數(shù)：根據(jù)實(shí)際需求確定合同簽訂份數(shù)，至少確保公司留存兩份（采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部各留存一份），供應(yīng)商留存一份；涉及特殊業(yè)務(wù)的，可增加留存份數(shù)（如安全環(huán)保部、使用部門(mén)等）；（三）簽訂后登記：合同簽訂完成后，采購(gòu)部立即將合同信息錄入采購(gòu)合同專(zhuān)項(xiàng)臺(tái)賬，包括合同編號(hào)、合同名稱(chēng)、供應(yīng)商名稱(chēng)、合同金額、簽訂日期、履行期限、主要標(biāo)的等信息。第三章采購(gòu)合同履行管理第十一條采購(gòu)合同履約跟蹤：采購(gòu)部負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)合同履行全過(guò)程進(jìn)行跟蹤，確保供應(yīng)商按合同約定履行義務(wù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決履約過(guò)程中的問(wèn)題。（一）交貨/服務(wù)進(jìn)度跟蹤：采購(gòu)部定期與供應(yīng)商溝通，了解交貨/服務(wù)進(jìn)度，核對(duì)實(shí)際進(jìn)度與合同約定是否一致；對(duì)涉及長(zhǎng)期供貨或持續(xù)服務(wù)的合同，建立定期溝通機(jī)制（如每周/每月溝通）；及時(shí)向使用部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部等相關(guān)部門(mén)反饋履約進(jìn)度；（二）物資/服務(wù)質(zhì)量跟蹤：跟蹤供應(yīng)商提供的物資/服務(wù)質(zhì)量，對(duì)到貨物資，協(xié)調(diào)倉(cāng)儲(chǔ)部按合同約定進(jìn)行入庫(kù)驗(yàn)收；對(duì)服務(wù)類(lèi)項(xiàng)目，配合使用部門(mén)跟蹤服務(wù)質(zhì)量與成果交付情況；發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其按合同約定采取整改、退換貨、賠償?shù)却胧唬ㄈ┞募s異常處理：履約過(guò)程中出現(xiàn)供應(yīng)商逾期交貨/服務(wù)、質(zhì)量不合格、未按約定提供售后服務(wù)等異常情況時(shí)，采購(gòu)部立即向供應(yīng)商發(fā)出書(shū)面通知，明確指出問(wèn)題及整改要求，并留存相關(guān)證據(jù)；同時(shí)將異常情況上報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)法務(wù)部等相關(guān)部門(mén)制定處理方案；對(duì)嚴(yán)重違約的供應(yīng)商，按合同約定追究其違約責(zé)任，必要時(shí)終止合同并啟動(dòng)索賠程序。第十二條采購(gòu)合同驗(yàn)收管理：采購(gòu)物資到貨或服務(wù)完成后，需按合同約定及公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可確認(rèn)履約完成。（一）驗(yàn)收組織：由采購(gòu)部牽頭，組織倉(cāng)儲(chǔ)部、使用部門(mén)、研發(fā)部（如涉及研發(fā)物資）、質(zhì)量部（若有）等相關(guān)部門(mén)組成驗(yàn)收小組，開(kāi)展驗(yàn)收工作；（二）驗(yàn)收依據(jù)：以采購(gòu)合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量要求等為核心驗(yàn)收依據(jù)，同時(shí)參考國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范及供應(yīng)商提供的質(zhì)量合格證明、檢驗(yàn)報(bào)告等資料；（三）驗(yàn)收流程：驗(yàn)收小組對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量、包裝情況等進(jìn)行核對(duì)；對(duì)有特殊技術(shù)要求的物資（如實(shí)驗(yàn)試劑、精密設(shè)備），進(jìn)行抽樣檢測(cè)或技術(shù)參數(shù)驗(yàn)證；對(duì)服務(wù)類(lèi)項(xiàng)目，核查服務(wù)成果是否符合合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與交付要求；驗(yàn)收過(guò)程中，做好驗(yàn)收記錄，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況、檢測(cè)數(shù)據(jù)、驗(yàn)收結(jié)論等；驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收人員在《采購(gòu)合同驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；（四）驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格的，按合同約定辦理付款、入庫(kù)等后續(xù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，由采購(gòu)部通知供應(yīng)商，要求其在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行整改、退換貨或重新提供服務(wù)；整改后重新組織驗(yàn)收，直至驗(yàn)收合格；若供應(yīng)商無(wú)法整改或整改后仍不合格的，按合同約定追究其違約責(zé)任；對(duì)驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的爭(zhēng)議問(wèn)題，由采購(gòu)部牽頭協(xié)調(diào)解決，必要時(shí)邀請(qǐng)法務(wù)部參與。第十三條采購(gòu)合同付款管理：財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)合同約定、驗(yàn)收結(jié)果及公司財(cái)務(wù)管理制度，辦理付款手續(xù)。（一）付款申請(qǐng)：采購(gòu)部根據(jù)合同約定及驗(yàn)收合格證明，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，附合同副本、驗(yàn)收單、供應(yīng)商開(kāi)具的合法有效發(fā)票等相關(guān)資料，提交至財(cái)務(wù)部審核；（二）付款審核：財(cái)務(wù)部對(duì)付款申請(qǐng)資料的完整性、真實(shí)性進(jìn)行審核，核查發(fā)票信息與合同約定是否一致、驗(yàn)收手續(xù)是否完整、付款金額與合同約定是否相符等；審核通過(guò)后，按公司審批流程提交審批；（三）付款執(zhí)行：審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部按合同約定的付款方式、付款時(shí)間，及時(shí)向供應(yīng)商支付款項(xiàng)；付款完成后，及時(shí)更新財(cái)務(wù)臺(tái)賬，并將付款憑證反饋至采購(gòu)部；（四）質(zhì)保金付款：涉及質(zhì)保金的采購(gòu)合同，在質(zhì)保期屆滿(mǎn)且供應(yīng)商無(wú)違約行為的，由采購(gòu)部提交《質(zhì)保金付款申請(qǐng)表》，附質(zhì)保期內(nèi)履約情況說(shuō)明、使用部門(mén)意見(jiàn)等資料，經(jīng)審核審批后，財(cái)務(wù)部支付質(zhì)保金。第十四條采購(gòu)合同售后服務(wù)管理：質(zhì)保期內(nèi)或合同約定的售后服務(wù)期限內(nèi)，采購(gòu)部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)供應(yīng)商提供售后服務(wù)。（一）售后服務(wù)需求提交：使用部門(mén)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)物資或服務(wù)存在質(zhì)量問(wèn)題或需要技術(shù)支持時(shí)，及時(shí)向采購(gòu)部提交《售后服務(wù)需求單》，說(shuō)明問(wèn)題情況及需求；（二）售后服務(wù)協(xié)調(diào)：采購(gòu)部接到需求后，立即與供應(yīng)商溝通，要求其按合同約定提供維修、更換、技術(shù)指導(dǎo)等售后服務(wù)；跟蹤售后服務(wù)進(jìn)度，確保問(wèn)題得到及時(shí)解決；（三）售后服務(wù)驗(yàn)收：售后服務(wù)完成后，由使用部門(mén)對(duì)服務(wù)結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格的，在《售后服務(wù)驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，要求供應(yīng)商重新提供服務(wù)，直至驗(yàn)收合格。第四章采購(gòu)合同變更、解除與終止管理第十五條采購(gòu)合同變更：采購(gòu)合同簽訂后，因市場(chǎng)環(huán)境變化、采購(gòu)需求調(diào)整、政策變動(dòng)等原因需要變更合同條款的，按以下流程辦理。（一）變更申請(qǐng)：由采購(gòu)部或相關(guān)部門(mén)提出合同變更申請(qǐng)，填寫(xiě)《采購(gòu)合同變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容、變更對(duì)合同履約的影響等，附相關(guān)證明材料（如需求調(diào)整文件、政策文件等）；（二）變更協(xié)商：采購(gòu)部牽頭與供應(yīng)商就變更內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致后，形成變更協(xié)議草案；（三）變更審核審批：變更協(xié)議草案按原采購(gòu)合同審核審批流程進(jìn)行審核審批，審核審批通過(guò)后，由雙方法定代表人或授權(quán)代表人簽字并加蓋公章/合同專(zhuān)用章，變更協(xié)議生效；（四）變更后管理：變更協(xié)議生效后，采購(gòu)部及時(shí)更新采購(gòu)合同專(zhuān)項(xiàng)臺(tái)賬，將變更協(xié)議與原合同一并歸檔；向相關(guān)部門(mén)傳達(dá)合同變更內(nèi)容，確保各部門(mén)按變更后的條款執(zhí)行。第十六條采購(gòu)合同解除：出現(xiàn)以下情形之一的，可按規(guī)定解除采購(gòu)合同：雙方協(xié)商一致同意解除；供應(yīng)商嚴(yán)重違約，經(jīng)催告后仍未履行合同義務(wù)；因不可抗力導(dǎo)致合同無(wú)法繼續(xù)履行；合同約定的其他解除情形。（一）解除申請(qǐng)：由采購(gòu)部提出合同解除申請(qǐng)，填寫(xiě)《采購(gòu)合同解除申請(qǐng)表》，說(shuō)明解除原因、解除依據(jù)、已履行情況、善后處理方案等，附相關(guān)證據(jù)材料（如違約通知、不可抗力證明等）；（二）解除審核審批：解除申請(qǐng)按原采購(gòu)合同審批流程提交審核審批，重大合同解除需報(bào)公司主要負(fù)責(zé)人或管理層集體審議批準(zhǔn)；（三）解除通知：審核審批通過(guò)后，采購(gòu)部向供應(yīng)商發(fā)出書(shū)面解除通知，明確解除時(shí)間及善后處理要求；（四）善后處理：合同解除后，采購(gòu)部牽頭協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)與供應(yīng)商處理善后事宜，包括已交付物資的結(jié)算、未交付物資的終止安排、違約金的支付、損失賠償?shù)?；善后處理完成后，形成善后處理?bào)告，歸檔管理。第十七條采購(gòu)合同終止：采購(gòu)合同履行完畢、解除或出現(xiàn)合同約定的終止情形時(shí)，合同終止。（一）終止確認(rèn)：采購(gòu)部對(duì)合同終止情況進(jìn)行確認(rèn)，核查合同履約是否完畢、款項(xiàng)是否結(jié)清、善后事宜是否處理完畢等，形成《采購(gòu)合同終止確認(rèn)表》；（二）終止后管理：合同終止后，采購(gòu)部及時(shí)更新采購(gòu)合同專(zhuān)項(xiàng)臺(tái)賬，標(biāo)注合同終止?fàn)顟B(tài)；將合同終止相關(guān)資料與原合同一并歸檔。第五章采購(gòu)合同檔案管理第十八條采購(gòu)合同檔案范圍：采購(gòu)合同檔案包括采購(gòu)合同訂立、履行、變更、解除、終止等全流程形成的各類(lèi)資料，包括但不限于：采購(gòu)需求文件、供應(yīng)商資質(zhì)審核資料、談判記錄、采購(gòu)合同正本及副本、變更協(xié)議、解除通知、驗(yàn)收單、付款憑證、發(fā)票、售后服務(wù)記錄、爭(zhēng)議處理資料、終止確認(rèn)表等。第十九條采購(gòu)合同檔案整理與歸檔：采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)合同檔案的日常整理與歸檔工作。（一）整理要求：按“一份合同一檔”的原則進(jìn)行整理，將同一合同相關(guān)的所有資料按時(shí)間順序或流程順序整理成冊(cè)，明確標(biāo)注合同編號(hào)、合同名稱(chēng)、歸檔日期等信息；電子檔案需按統(tǒng)一格式命名、分類(lèi)存儲(chǔ)，確?？煽焖贆z索；（二）歸檔時(shí)限：采購(gòu)合同履行完畢或終止后15個(gè)工作日內(nèi)，采購(gòu)部完成檔案整理工作，并提交公司檔案管理部門(mén)統(tǒng)一歸檔；重大采購(gòu)合同檔案需單獨(dú)整理歸檔，重點(diǎn)標(biāo)注；（三）歸檔手續(xù)：采購(gòu)部向檔案管理部門(mén)提交歸檔資料，填寫(xiě)《檔案歸檔登記表》，雙方簽字確認(rèn)后，完成歸檔手續(xù)。第二十條采購(gòu)合同檔案保管與查閱：（一）保管期限：常規(guī)采購(gòu)合同檔案保管期限不少于5年；重大采購(gòu)合同檔案（如涉及大額資金、重大技術(shù)合作、長(zhǎng)期合作的合同）保管期限不少于10年；涉及公司核心商業(yè)秘密的采購(gòu)合同檔案應(yīng)永久保管；（二）保管要求：檔案管理部門(mén)需建立專(zhuān)門(mén)的采購(gòu)合同檔案存儲(chǔ)區(qū)域，配備必要的防潮、防火、防盜、防泄密設(shè)施，確保檔案安全；電子檔案需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失；（三）查閱管理：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱采購(gòu)合同檔案的，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱；查閱電子檔案的，需在指定設(shè)備上查閱，嚴(yán)禁拷貝、下載；外部單位或人員需查閱采購(gòu)合同檔案的，需持相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理部門(mén)人員陪同下查閱，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定；查閱過(guò)程中，嚴(yán)禁涂改、損壞檔案資料。第二十一條采購(gòu)合同檔案銷(xiāo)毀：超過(guò)保管期限的采購(gòu)合同檔案，由檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，按規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀；銷(xiāo)毀過(guò)程需有專(zhuān)人監(jiān)督，做好銷(xiāo)毀記錄，相關(guān)人員簽字確認(rèn)；涉及商業(yè)秘密的檔案，需采取粉碎、焚燒等徹底銷(xiāo)毀方式，防止信息泄露。第六章監(jiān)督與責(zé)任第二十二條公司建立采購(gòu)合同管理監(jiān)督機(jī)制，確保本制度的有效執(zhí)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正采購(gòu)合同管理過(guò)程中的違規(guī)行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。監(jiān)督檢查主體包括公司管理層、內(nèi)部審計(jì)部門(mén)、法務(wù)部、采購(gòu)部等。第二十三條監(jiān)督檢查內(nèi)容：（一）制度執(zhí)行情況：核查各部門(mén)是否嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，采購(gòu)合同管理各環(huán)節(jié)流程是否規(guī)范；（二）合同訂立管理：核查采購(gòu)合同訂立前供應(yīng)商資質(zhì)審核是否充分，合同談判是否規(guī)范，合同文本是否合規(guī)、完整，審核審批手續(xù)是否齊全；（三）合同履行管理：核查采購(gòu)合同履約跟蹤是否到位，驗(yàn)收流程是否規(guī)范，付款是否符合合同約定及公司規(guī)定，履約異常問(wèn)題是否及時(shí)處理；（四）合同變更、解除與終止管理：核查合同變更、解除是否按規(guī)定流程辦理，相關(guān)手續(xù)是否完整，善后處理是否到位；（五）檔案管理：核查采購(gòu)合同檔案是否完整、規(guī)范歸檔，保管是否安全，查閱、銷(xiāo)毀是否按規(guī)定執(zhí)行；（六）風(fēng)險(xiǎn)防控情況：核查采購(gòu)合同管理過(guò)程中是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)、安全環(huán)保風(fēng)險(xiǎn)，風(fēng)險(xiǎn)防控措施是否落實(shí)到位。第二十四條監(jiān)督檢查方式：（一）日常監(jiān)督：采購(gòu)部負(fù)責(zé)對(duì)日常采購(gòu)合同管理工作開(kāi)展常態(tài)化監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正問(wèn)題；（二）專(zhuān)項(xiàng)檢查：內(nèi)部審計(jì)部門(mén)、法務(wù)部針對(duì)重點(diǎn)領(lǐng)域（如重大采購(gòu)合同、危險(xiǎn)化學(xué)品采購(gòu)合同）或存在問(wèn)題的環(huán)節(jié)，組織開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督檢查，深入核查問(wèn)題根源，形成專(zhuān)項(xiàng)檢查報(bào)告；（三）年度審計(jì)：內(nèi)部審計(jì)部門(mén)每年對(duì)公司采購(gòu)合同管理工作開(kāi)展一次全面審計(jì)，評(píng)估管理制度的執(zhí)行情況、管理成效及風(fēng)險(xiǎn)防控水平，編制年度審計(jì)報(bào)告，提出改進(jìn)建議；（四）聯(lián)合檢查：管理層定期組織采購(gòu)部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、內(nèi)部審計(jì)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)開(kāi)展聯(lián)合檢查，全面排查采購(gòu)合同管理中的問(wèn)題，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)整改工作。第二十五條整改落實(shí)：相關(guān)部門(mén)接到監(jiān)督檢查反饋的問(wèn)題后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)制定整改措施，明確整改責(zé)任人及完成時(shí)限，落實(shí)整改工作；監(jiān)督主體負(fù)責(zé)跟蹤整改效果，確保問(wèn)題整改到位；整改完成后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)向監(jiān)督主體提交整改報(bào)告。第二十六條違規(guī)行為處理：對(duì)違反本制度規(guī)定的行