2026年生物科技服務(wù)公司檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司檔案管理工作，保障檔案的真實(shí)、完整、安全與可利用性，提升檔案管理規(guī)范化、制度化水平，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、研發(fā)創(chuàng)新、合規(guī)管理等工作中的支撐作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合生物科技服務(wù)公司研發(fā)實(shí)驗(yàn)、?；饭芾怼㈨?xiàng)目運(yùn)營(yíng)、人事財(cái)務(wù)等實(shí)際情況，制定本制度。第二條本制度所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、研發(fā)實(shí)驗(yàn)、行政管理、業(yè)務(wù)開展等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。主要包括但不限于：行政類檔案、研發(fā)實(shí)驗(yàn)類檔案、項(xiàng)目類檔案、人事類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、危化品管理類檔案、合同協(xié)議類檔案、聲像電子類檔案等。第三條本制度適用于公司及各分支機(jī)構(gòu)所有檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全流程管理工作，涵蓋全體員工（含正式工、合同工、臨時(shí)工、實(shí)習(xí)生）及參與公司相關(guān)活動(dòng)的外來(lái)單位和人員形成的應(yīng)歸檔檔案資料。第四條公司檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、集中保管、規(guī)范利用、安全保密”的核心原則，建立“全員參與、全程管控、權(quán)責(zé)明晰”的檔案管理體系，確保檔案管理工作與公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展相適應(yīng)。第五條公司檔案工作目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)檔案資源的全面收集與規(guī)范整理，保障檔案的安全存儲(chǔ)與有效保護(hù)，提升檔案的開發(fā)利用效率，為公司決策、研發(fā)創(chuàng)新、合規(guī)風(fēng)控、歷史追溯等工作提供可靠支撐。第六條公司設(shè)立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管行政領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理重大事項(xiàng)，監(jiān)督檔案管理責(zé)任落實(shí)。行政部門為檔案管理牽頭部門，設(shè)立專門檔案管理崗位，配備專職或兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)日常檔案管理工作的組織、實(shí)施和監(jiān)督。第二章檔案管理職責(zé)分工第七條公司主要負(fù)責(zé)人職責(zé)：（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案管理法律法規(guī)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，審定公司檔案管理制度及年度檔案工作計(jì)劃；（二）建立健全檔案管理體系，明確各部門檔案管理職責(zé)，保障檔案管理工作所需人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施設(shè)備等資源的投入；（三）定期聽取檔案管理工作匯報(bào)，研究解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題，部署檔案管理重點(diǎn)工作；（四）監(jiān)督檔案管理責(zé)任落實(shí)，對(duì)檔案管理工作中的重大違規(guī)行為進(jìn)行追責(zé)。第八條分管行政領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)：（一）協(xié)助主要負(fù)責(zé)人落實(shí)檔案管理工作，具體組織實(shí)施公司檔案管理制度和年度檔案工作計(jì)劃；（二）定期組織開展檔案管理工作檢查，督促各部門落實(shí)檔案收集、歸檔等責(zé)任，跟蹤解決檔案管理工作中的突出問(wèn)題；（三）協(xié)調(diào)推進(jìn)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配置、更新與維護(hù)，保障檔案保管環(huán)境安全達(dá)標(biāo)；（四）組織開展檔案管理培訓(xùn)與宣傳工作，提升全員檔案管理意識(shí)。第九條行政部門（檔案管理牽頭部門）職責(zé)：（一）牽頭制定、修訂公司檔案管理制度及相關(guān)實(shí)施細(xì)則（如檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限、整理規(guī)范等），編制年度檔案工作計(jì)劃并組織實(shí)施；（二）負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中保管、日常維護(hù)與安全防護(hù)工作，建立健全檔案管理臺(tái)賬，對(duì)檔案全流程管理進(jìn)行跟蹤記錄；（三）指導(dǎo)、監(jiān)督各部門開展檔案的形成、收集、整理、預(yù)歸檔工作，協(xié)助各部門解決檔案整理過(guò)程中的問(wèn)題；（四）負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保障庫(kù)房溫濕度、防火、防盜、防潮、防蟲、防磁、防光等條件符合檔案保管要求；（五）負(fù)責(zé)檔案的檢索利用管理，建立檔案檢索體系，規(guī)范檔案借閱、復(fù)制等流程，保障檔案合理利用；（六）組織開展檔案鑒定工作，按規(guī)定程序?qū)Φ狡跈n案進(jìn)行鑒定，提出銷毀或延長(zhǎng)保管期限的意見；（七）負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)與維護(hù)工作，推進(jìn)電子檔案的規(guī)范管理，保障電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性；（八）組織開展檔案管理培訓(xùn)與宣傳工作，提升檔案管理員及全體員工的檔案管理素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力；（九）負(fù)責(zé)與當(dāng)?shù)貦n案管理部門的溝通對(duì)接，及時(shí)傳達(dá)落實(shí)相關(guān)檔案管理要求，配合開展檔案檢查、備案等工作；（十）發(fā)生檔案安全事故時(shí)，立即啟動(dòng)應(yīng)急處置流程，組織開展事故調(diào)查與整改工作，按規(guī)定上報(bào)相關(guān)情況。第十條各業(yè)務(wù)部門（含研發(fā)、項(xiàng)目、銷售、生產(chǎn)等部門）職責(zé)：（一）落實(shí)本部門檔案管理責(zé)任制，明確本部門檔案管理員（專職或兼職），將檔案收集、整理、預(yù)歸檔等責(zé)任分解到具體崗位和個(gè)人；（二）負(fù)責(zé)本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的及時(shí)收集、規(guī)范整理和預(yù)歸檔工作，確保歸檔資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確；（三）按照公司檔案歸檔要求，定期向行政部門移交預(yù)歸檔檔案資料，辦理移交手續(xù)，配合行政部門開展檔案驗(yàn)收工作；（四）協(xié)助行政部門開展本部門相關(guān)檔案的檢索利用、鑒定銷毀等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支撐；（五）加強(qiáng)本部門員工的檔案管理規(guī)范培訓(xùn)，提升員工檔案形成與歸檔意識(shí)，杜絕檔案資料的遺失、損壞或擅自銷毀。第十一條研發(fā)部門專項(xiàng)職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)研發(fā)實(shí)驗(yàn)類檔案的全流程管理，包括實(shí)驗(yàn)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)圖紙、專利申請(qǐng)資料、成果鑒定資料等的收集、整理、預(yù)歸檔；（二）確保研發(fā)實(shí)驗(yàn)檔案的原始性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性，實(shí)驗(yàn)記錄需實(shí)時(shí)、如實(shí)填寫，不得隨意涂改、補(bǔ)填；（三）按研發(fā)項(xiàng)目進(jìn)度及時(shí)完成檔案的預(yù)歸檔工作，項(xiàng)目結(jié)題后及時(shí)向行政部門移交完整的研發(fā)檔案資料。第十二條財(cái)務(wù)部門職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)類檔案的收集、整理、預(yù)歸檔與保管工作（按規(guī)定需移交行政部門的除外），包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)資料、審計(jì)報(bào)告、資金往來(lái)資料等；（二）按照國(guó)家會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)規(guī)定，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的整理與保管，確保財(cái)務(wù)檔案的合規(guī)性和安全性；（三）按規(guī)定期限向行政部門移交超過(guò)保管期限的財(cái)務(wù)檔案，辦理移交手續(xù)，配合行政部門開展財(cái)務(wù)檔案的鑒定銷毀工作。第十三條人事部門職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)人事類檔案的收集、整理、預(yù)歸檔與保管工作（按規(guī)定需移交行政部門的除外），包括員工入職資料、勞動(dòng)合同、薪酬福利資料、績(jī)效考核資料、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲資料、離職資料等；（二）嚴(yán)格遵守人事檔案管理相關(guān)規(guī)定，保障人事檔案的真實(shí)性、保密性和安全性；（三）按規(guī)定向行政部門移交相關(guān)人事檔案資料，配合行政部門開展人事檔案的檢索利用和鑒定銷毀工作。第十四條檔案管理員職責(zé)：（一）嚴(yán)格遵守檔案管理制度，負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔、保管、利用等工作；（二）建立健全檔案管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的收集、移交、借閱、復(fù)制、鑒定、銷毀等情況，確保檔案管理全程可追溯；（三）負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常巡查與維護(hù)，監(jiān)測(cè)庫(kù)房溫濕度，檢查防火、防盜、防潮等設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況，及時(shí)排查安全隱患；（四）負(fù)責(zé)檔案檢索工具的編制與更新，提升檔案檢索利用效率；（五）嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密規(guī)定，妥善保管檔案管理相關(guān)密碼、鑰匙等，嚴(yán)禁向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容；（六）定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量與檔案臺(tái)賬是否一致，發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等情況及時(shí)上報(bào)并采取補(bǔ)救措施；（七）參與檔案管理培訓(xùn)與業(yè)務(wù)交流，不斷提升檔案管理專業(yè)能力。第十五條全體員工職責(zé)：（一）學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，在工作中規(guī)范形成和妥善保管各類檔案資料；（二）及時(shí)收集本崗位工作中形成的應(yīng)歸檔資料，按要求整理后提交本部門檔案管理員或直接向行政部門歸檔；（三）借閱檔案時(shí)嚴(yán)格遵守借閱規(guī)定，按時(shí)歸還檔案，確保檔案完好無(wú)損；（四）嚴(yán)禁擅自復(fù)制、摘抄、涂改、損毀、丟失或銷毀公司檔案資料，發(fā)現(xiàn)檔案安全隱患及時(shí)向本部門負(fù)責(zé)人或行政部門報(bào)告。第三章檔案的收集與歸檔第十六條檔案收集范圍。公司各部門及全體員工在工作中形成的具有保存價(jià)值的各類資料均需納入檔案收集范圍，具體包括：（一）行政類檔案：公司設(shè)立、變更、注銷相關(guān)資料，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄及決議，公司規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、通知公告、請(qǐng)示批復(fù)、對(duì)外函件、行政采購(gòu)資料、固定資產(chǎn)管理資料、消防安全管理資料、印章使用管理資料等；（二）研發(fā)實(shí)驗(yàn)類檔案：研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)資料、實(shí)驗(yàn)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)圖紙、工藝文件、專利申請(qǐng)資料、成果鑒定資料、技術(shù)合作與交流資料等；（三）項(xiàng)目類檔案：項(xiàng)目立項(xiàng)資料、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃書、招投標(biāo)資料、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程資料、項(xiàng)目驗(yàn)收資料、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等；（四）人事類檔案：?jiǎn)T工入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、資格證書復(fù)印件、勞動(dòng)合同、薪酬調(diào)整資料、績(jī)效考核表、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲決定、離職申請(qǐng)及審批資料等；（五）財(cái)務(wù)類檔案：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、資金預(yù)算與決算資料、銀行對(duì)賬單、發(fā)票存根等；（六）?；饭芾眍悪n案：?；凡少?gòu)合同、驗(yàn)收資料、存儲(chǔ)記錄、使用臺(tái)賬、廢棄處置記錄、安全評(píng)估報(bào)告、相關(guān)許可證件等；（七）合同協(xié)議類檔案：各類對(duì)外合作合同、銷售合同、采購(gòu)合同、服務(wù)合同、租賃合同、借款合同、擔(dān)保合同等；（八）聲像電子類檔案：反映公司重要活動(dòng)、重大事件的照片、視頻、音頻資料，電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)、軟件源代碼等；（九）其他類檔案：各類榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、年檢資料、訴訟仲裁資料、對(duì)外捐贈(zèng)資料、社會(huì)責(zé)任報(bào)告等。第十七條檔案收集要求：（一）真實(shí)性要求。歸檔資料必須是工作中直接形成的原始資料，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改；（二）完整性要求。各部門需全面收集本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類應(yīng)歸檔資料，確保資料成套、要素齊全，避免缺失關(guān)鍵環(huán)節(jié)資料；（三）及時(shí)性要求。日常行政類、業(yè)務(wù)類資料需在形成后15個(gè)工作日內(nèi)完成收集；研發(fā)項(xiàng)目、重大項(xiàng)目相關(guān)資料需按項(xiàng)目進(jìn)度同步收集，項(xiàng)目結(jié)題后30個(gè)工作日內(nèi)完成全面收集；員工離職相關(guān)檔案資料需在員工離職手續(xù)辦理完畢后10個(gè)工作日內(nèi)完成收集；（四）規(guī)范性要求。收集的檔案資料需符合格式要求，紙張規(guī)格統(tǒng)一，字跡清晰、工整，電子資料需采用標(biāo)準(zhǔn)格式，確?？勺x取、可保存。第十八條檔案整理規(guī)范。各部門及檔案管理員需按照以下要求對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行整理：（一）分類整理。按照公司檔案分類方案，將檔案資料分為不同類別、不同項(xiàng)目、不同年度進(jìn)行分類，確保分類清晰、邏輯連貫；（二）排序編號(hào)。對(duì)分類后的檔案資料按形成時(shí)間、重要程度或業(yè)務(wù)流程進(jìn)行排序，編制檔案件號(hào)、卷號(hào)，填寫檔案標(biāo)簽；（三）裝訂歸檔。紙質(zhì)檔案資料需去除金屬裝訂物，采用線裝或膠裝方式裝訂成冊(cè)，裝訂牢固、整齊；電子檔案資料需按要求命名，建立層級(jí)目錄，存儲(chǔ)至指定檔案管理系統(tǒng)；（四）編制檢索目錄。對(duì)整理后的檔案資料編制檢索目錄，注明檔案名稱、類別、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、頁(yè)數(shù)等信息，提升檔案檢索效率。第十九條檔案歸檔流程：（一）預(yù)歸檔。各部門檔案管理員對(duì)收集整理后的檔案資料進(jìn)行預(yù)歸檔，填寫《檔案預(yù)歸檔清單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交行政部門檔案管理員；（二）驗(yàn)收審核。行政部門檔案管理員對(duì)預(yù)歸檔檔案資料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格的，辦理正式歸檔手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，退回相關(guān)部門重新整理后再提交；（三）移交歸檔。行政部門檔案管理員與各部門移交人共同核對(duì)檔案資料，確認(rèn)無(wú)誤后，填寫《檔案移交歸檔登記表》，雙方簽字確認(rèn)，檔案正式納入公司集中保管；（四）電子歸檔。電子檔案需同步歸檔至公司檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)關(guān)系，確保電子檔案的可追溯性。第二十條檔案保管期限。根據(jù)檔案的價(jià)值和國(guó)家相關(guān)規(guī)定，公司檔案保管期限分為永久保管和定期保管兩類，定期保管期限分為30年、10年：（一）永久保管檔案：公司設(shè)立、變更、注銷相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)重大決議，公司重要規(guī)章制度，研發(fā)成果核心資料，重大項(xiàng)目驗(yàn)收資料，重要合同協(xié)議，人事檔案核心資料，財(cái)務(wù)決算資料，榮譽(yù)資質(zhì)證書，訴訟仲裁重大案件資料等；（二）30年保管檔案：一般行政文件、研發(fā)實(shí)驗(yàn)過(guò)程資料、普通項(xiàng)目資料、一般合同協(xié)議、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、稅務(wù)申報(bào)資料等；（三）10年保管檔案：日常行政通知公告、臨時(shí)工作計(jì)劃、普通業(yè)務(wù)函件、項(xiàng)目階段性資料、財(cái)務(wù)報(bào)表（除決算外）、銀行對(duì)賬單等。具體檔案保管期限按公司《檔案保管期限表》執(zhí)行。第四章檔案的保管與保護(hù)第二十一條檔案庫(kù)房管理。公司設(shè)立專門檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境安全、適宜：（一）庫(kù)房條件。檔案庫(kù)房需具備防火、防盜、防潮、防蟲、防磁、防光、防塵、防高溫等條件，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源和強(qiáng)磁場(chǎng)區(qū)域；庫(kù)房溫濕度需控制在規(guī)定范圍內(nèi)（溫度14-24℃，相對(duì)濕度45-60%），配備溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、加濕器等設(shè)備；（二）設(shè)施設(shè)備。檔案庫(kù)房需配備專用檔案柜（密集架、鐵皮柜等），存放珍貴檔案或電子檔案的需配備保險(xiǎn)柜；配備滅火器、消防栓、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全防護(hù)設(shè)施；配備空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥劑等環(huán)境調(diào)控設(shè)施；（三）庫(kù)房管理。檔案庫(kù)房實(shí)行專人管理，庫(kù)房鑰匙、密碼由檔案管理員專人保管，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人；非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房需經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由檔案管理員陪同，登記進(jìn)出記錄；庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁堆放無(wú)關(guān)物品，嚴(yán)禁吸煙、用火、用電取暖或使用其他明火設(shè)備；檔案管理員每日巡查庫(kù)房，檢查溫濕度、安全設(shè)施運(yùn)行情況，及時(shí)處理異常情況，填寫《檔案庫(kù)房日常巡查記錄表》。第二十二條檔案日常保管：（一）紙質(zhì)檔案保管。紙質(zhì)檔案按分類編號(hào)順序存入檔案柜，擺放整齊，標(biāo)簽清晰；定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)紙張泛黃、破損、霉變等情況及時(shí)進(jìn)行修復(fù)、托裱等處理；珍貴檔案需進(jìn)行特殊封裝保管；（二）電子檔案保管。電子檔案存儲(chǔ)至公司專用檔案管理系統(tǒng)或指定存儲(chǔ)設(shè)備，采用加密存儲(chǔ)、異地備份等方式保障安全；定期對(duì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查維護(hù)，測(cè)試電子檔案的可讀性，及時(shí)更新存儲(chǔ)介質(zhì)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞；電子檔案的備份需至少保留兩份，一份異地存放；（三）聲像檔案保管。照片、視頻、音頻等聲像檔案需按格式要求整理歸檔，存儲(chǔ)至專用設(shè)備，定期檢查播放效果，必要時(shí)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換或修復(fù)；（四）檔案盤點(diǎn)。行政部門每半年組織一次檔案盤點(diǎn)工作，對(duì)所有檔案進(jìn)行全面清查核對(duì)，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、保管狀態(tài)與檔案臺(tái)賬是否一致，發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞、錯(cuò)放等情況及時(shí)查明原因，采取補(bǔ)救措施，填寫《檔案盤點(diǎn)記錄表》，由盤點(diǎn)人、檔案管理員簽字確認(rèn)。第二十三條檔案保密管理：（一）檔案管理員及相關(guān)人員需嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，妥善保管檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息；（二）涉密檔案需單獨(dú)存放于保險(xiǎn)柜，明確保密等級(jí)，建立涉密檔案管理臺(tái)賬，嚴(yán)格控制知悉范圍；（三）借閱、復(fù)制涉密檔案需經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，借閱人員需簽訂《檔案保密承諾書》；（四）嚴(yán)禁在非保密計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中處理、存儲(chǔ)涉密檔案資料，防止涉密信息泄露。第二十四條檔案保管異常處置。發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞、被盜、泄露等異常情況時(shí)，檔案管理員需立即向行政部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，同時(shí)采取以下措施：（一）對(duì)缺失檔案，立即組織排查，查明缺失原因和過(guò)程，嘗試追回；無(wú)法追回的，形成書面報(bào)告，說(shuō)明情況及處理建議；（二）對(duì)損壞檔案，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)處理，記錄損壞情況及修復(fù)過(guò)程；（三）對(duì)被盜、泄露檔案，立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取措施防止損失擴(kuò)大，配合相關(guān)部門開展調(diào)查，追究相關(guān)人員責(zé)任。第五章檔案的利用與借閱第二十五條檔案利用原則。檔案利用需遵循“依法合規(guī)、按需提供、嚴(yán)格審批、安全保密”的原則，保障檔案利用的合理性和安全性，同時(shí)維護(hù)公司商業(yè)秘密和合法權(quán)益。第二十六條檔案利用范圍。公司內(nèi)部員工因工作需要可申請(qǐng)利用公司檔案；外部單位或人員因司法調(diào)查、業(yè)務(wù)合作等需要利用公司檔案的，需提供有效證明文件，經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定范圍內(nèi)利用。第二十七條檔案借閱流程：（一）內(nèi)部借閱。員工因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限、借閱人等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交行政部門檔案管理員；檔案管理員審核通過(guò)后，檢索并提取檔案，與借閱人共同核對(duì)檔案狀態(tài)，辦理借閱登記手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)；（二）外部借閱。外部單位或人員借閱檔案的，需提交單位介紹信、經(jīng)辦人身份證等有效證明文件，說(shuō)明借閱事由，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核、公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理員辦理借閱手續(xù)；（三）涉密檔案借閱。借閱涉密檔案的，需在普通借閱流程基礎(chǔ)上，額外提交《涉密檔案借閱專項(xiàng)申請(qǐng)》，經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱人簽訂《檔案保密承諾書》后，方可辦理借閱手續(xù)。第二十八條檔案借閱管理要求：（一）借閱期限。普通檔案借閱期限一般不超過(guò)15個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，需提前向行政部門提交延期申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后可延長(zhǎng)，延長(zhǎng)時(shí)間不超過(guò)15個(gè)工作日；涉密檔案借閱期限一般不超過(guò)5個(gè)工作日，不得延期；（二）檔案保管。借閱人需妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人、擅自復(fù)制、摘抄、涂改、損毀或丟失；嚴(yán)禁將借閱的檔案帶離規(guī)定使用區(qū)域（經(jīng)批準(zhǔn)的除外）；（三）按時(shí)歸還。借閱人需在借閱期限屆滿前歸還檔案，檔案管理員核對(duì)檔案狀態(tài)無(wú)誤后，辦理歸還登記手續(xù)；逾期未歸還的，檔案管理員需及時(shí)提醒，仍不歸還的，上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理；（四）檔案復(fù)制。因工作需要復(fù)制檔案的，需在《檔案借閱申請(qǐng)表》中注明復(fù)制份數(shù)和用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件需加蓋檔案證明章；涉密檔案復(fù)制需經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制件按涉密檔案管理要求保管；（五）利用登記。檔案管理員需詳細(xì)記錄檔案利用情況，填寫《檔案利用登記表》，注明利用人、利用時(shí)間、利用檔案名稱、利用目的、利用方式（借閱、復(fù)制等）等信息，確保檔案利用全程可追溯。第二十九條檔案利用限制。以下檔案不得對(duì)外提供利用，內(nèi)部利用需嚴(yán)格審批：（一）涉及公司商業(yè)秘密、核心技術(shù)的檔案；（二）涉及員工個(gè)人隱私的人事檔案；（三）未解密的涉密檔案；（四）正在處理中的未歸檔檔案；（五）其他依法依規(guī)不得對(duì)外提供利用的檔案。第六章檔案的鑒定與銷毀第三十條檔案鑒定組織。公司成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定工作。鑒定小組由檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭組建，成員包括行政部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)人員。第三十一條檔案鑒定流程：（一）鑒定準(zhǔn)備。行政部門檔案管理員提前整理到期檔案清單，編制《到期檔案鑒定明細(xì)表》，注明檔案名稱、類別、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、數(shù)量等信息，提交鑒定小組；（二）現(xiàn)場(chǎng)鑒定。鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值、留存必要性等，提出“繼續(xù)保管”“銷毀”或“延長(zhǎng)保管期限”的鑒定意見；對(duì)需要延長(zhǎng)保管期限的檔案，明確延長(zhǎng)的具體期限；（三）鑒定審核。鑒定小組形成《檔案鑒定報(bào)告》，詳細(xì)記錄鑒定過(guò)程、鑒定意見及相關(guān)依據(jù)，經(jīng)鑒定小組成員簽字確認(rèn)后，提交公司檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核；（四）審批公示?！稒n案鑒定報(bào)告》經(jīng)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核通過(guò)后，報(bào)公司主要負(fù)責(zé)人審批；審批通過(guò)后，對(duì)擬銷毀檔案清單在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期不少于5個(gè)工作日；（五）后續(xù)處理。對(duì)公示無(wú)異議的擬銷毀檔案，按規(guī)定流程進(jìn)行銷毀；對(duì)需繼續(xù)保管或延長(zhǎng)保管期限的檔案，由檔案管理員更新檔案管理臺(tái)賬，重新整理歸檔。第三十二條檔案銷毀要求：（一）銷毀審批。擬銷毀檔案需經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自銷毀任何檔案；（二）銷毀組織。檔案銷毀工作由行政部門組織實(shí)施，安排2名及以上工作人員負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程規(guī)范、安全；（三）銷毀方式。紙質(zhì)檔案采用粉碎、焚燒等不可逆方式銷毀，電子檔案采用徹底刪除、數(shù)據(jù)覆蓋、物理銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)等方式銷毀，確保檔案內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)；（四）銷毀記錄。銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員需填寫《檔案銷毀記錄表》，注明銷毀檔案名稱、類別、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀人、監(jiān)銷人等信息，雙方簽字確認(rèn)；（五）檔案留存。《檔案鑒定報(bào)告》《到期檔案鑒定明細(xì)表》《檔案銷毀記錄表》等相關(guān)資料需長(zhǎng)期留存歸檔。第三十三條特殊檔案處理。涉及未了事項(xiàng)、訴訟仲裁案件、債權(quán)債務(wù)關(guān)系未結(jié)清的到期檔案，不得銷毀，需延長(zhǎng)保管期限至相關(guān)事項(xiàng)辦結(jié)后，再按規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。第七章檔案管理監(jiān)督考核與責(zé)任追究第三十四條監(jiān)督檢查機(jī)制。公司建立健全檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行：（一）日常監(jiān)督。行政部門負(fù)責(zé)日常檔案管理監(jiān)督工作，對(duì)各部門檔案收集、整理、歸檔、借閱等情況進(jìn)行定期或不定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問(wèn)題；（二）專項(xiàng)監(jiān)督。檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組每季度組織開展一次檔案管理專項(xiàng)監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查檔案保管環(huán)境、檔案安全防護(hù)、檔案管理制度執(zhí)行、到期檔案鑒定等情況；（三）外部監(jiān)督。接受當(dāng)?shù)貦n案管理部門的監(jiān)督檢查，積極配合開展檔案管理相關(guān)工作，及時(shí)落實(shí)相關(guān)整改要求。第三十五條考核機(jī)制。公司將檔案管理工作納入各部門及員工的績(jī)效考核體系，考核周期與公司績(jī)效考核周期同步（月度、季度、年度）：（一）考核指標(biāo)?？己酥笜?biāo)主要包括：檔案收集的及時(shí)性與完整性、檔案整理的規(guī)范性、檔案歸檔的合規(guī)性、檔案借閱的遵守情況、檔案安全責(zé)任的履行情況等；（二）考核方式。采用日常檢查考核、專項(xiàng)檢查考核、年度綜合考核等多種方式開展考核，結(jié)合檔案管理臺(tái)賬、檢查記錄、借閱記錄等資料進(jìn)行綜合評(píng)估；（三）考核結(jié)果應(yīng)用?？己私Y(jié)果與部門績(jī)效、員工薪酬、評(píng)