合同管理流程手冊一、適用業(yè)務(wù)場景本流程手冊適用于企業(yè)各類合同的規(guī)范化管理，涵蓋但不限于：采購類合同：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、技術(shù)許可、服務(wù)提供等；合作類合同：項(xiàng)目合作、聯(lián)營協(xié)議、研發(fā)合作等；其他類合同：租賃、借款、贈(zèng)與等具有法律約束力的協(xié)議。適用于企業(yè)內(nèi)部各部門（如采購部、銷售部、項(xiàng)目部、行政部等）及外部合作方在合同全生命周期中的管理需求。二、合同管理全流程操作指引（一）合同起草與需求確認(rèn)操作主體：業(yè)務(wù)部門（如采購需求方、銷售對接方）核心步驟：需求梳理：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作事項(xiàng)，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任等核心要素，填寫《合同需求審批單》（見模板1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理審批。資料收集：收集合作方主體資格材料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號(hào)碼明等），保證合作方為合法存續(xù)的法人或其他組織。條款草擬：根據(jù)需求及企業(yè)《合同管理辦法》，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（無模板時(shí)參考行業(yè)范本）起草合同文本，重點(diǎn)約定：雙方權(quán)利義務(wù)、履行期限與地點(diǎn)；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與流程；金額、支付方式及開票信息；保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬；不可抗力、爭議解決方式（優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院訴訟或仲裁）。內(nèi)部初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核合同文本與需求的匹配度，保證無遺漏或沖突條款。輸出成果：《合同需求審批單》（初稿）、合同草案（含附件）。（二）合同審核與修訂操作主體：法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部門核心步驟：法務(wù)審核：法務(wù)部重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：主體資格：合作方是否具備履約能力（如特殊行業(yè)資質(zhì)）；條款合法性：是否存在違反法律、行政法規(guī)的無效條款；權(quán)利義務(wù)對等性：是否存在顯失公平的條款；風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否可行。法務(wù)部在2個(gè)工作日內(nèi)出具審核意見，標(biāo)注“同意”“需修改”或“需補(bǔ)充材料”。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部重點(diǎn)審核：金額準(zhǔn)確性、支付方式是否符合財(cái)務(wù)制度；稅費(fèi)承擔(dān)、開票信息是否合規(guī)；涉及保函、保證金等條款的資金安全性。財(cái)務(wù)部在1個(gè)工作日內(nèi)出具審核意見。業(yè)務(wù)部門修訂：業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)、財(cái)務(wù)審核意見，逐條修訂合同文本，修訂后再次提交審核部門確認(rèn)。若存在重大分歧，由法務(wù)部牽頭組織業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門召開協(xié)調(diào)會(huì)，形成統(tǒng)一意見。輸出成果：法務(wù)審核意見表、財(cái)務(wù)審核意見表、修訂版合同文本。（三）合同簽訂與生效操作主體：法定代表人/授權(quán)代表、行政部、業(yè)務(wù)部門核心步驟：授權(quán)審批：合同文本經(jīng)最終審核無誤后，由法定代表人或其授權(quán)代表（需附《授權(quán)委托書》，見模板2）簽字確認(rèn)。用印管理：行政部核對合同文本與審核版本一致性、簽字完整性后，加蓋企業(yè)合同專用章（嚴(yán)禁以公章代替合同章）。文本分發(fā)：簽訂后，行政部留存原件2份（1份歸檔，1份交財(cái)務(wù)部），業(yè)務(wù)部門、合作方各執(zhí)1份（電子版同步存檔）。生效確認(rèn)：合同自雙方簽字蓋章之日起生效；約定附條件生效的，條件成就時(shí)生效（如審批通過、支付定金后）。輸出成果：正式合同文本（簽字蓋章版）、《授權(quán)委托書》（如需）。（四）合同履行與監(jiān)控操作主體：業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部核心步驟：履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門指定專人（如專員）作為合同履行責(zé)任人，按合同約定跟蹤進(jìn)度：采購類：監(jiān)控供應(yīng)商交付時(shí)間、質(zhì)量，組織驗(yàn)收并簽署《驗(yàn)收確認(rèn)單》（見模板3）；銷售類：跟進(jìn)客戶付款進(jìn)度，及時(shí)催收逾期款項(xiàng)；服務(wù)類：確認(rèn)服務(wù)成果是否符合約定標(biāo)準(zhǔn)。異常處理：履行過程中若出現(xiàn)對方違約（如延遲交付、質(zhì)量不合格）或不可抗力事件（如自然災(zāi)害），業(yè)務(wù)部門應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)書面報(bào)告法務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)，收集證據(jù)（如照片、函件）并啟動(dòng)應(yīng)對方案（如協(xié)商變更、索賠、解除合同）。付款管理：財(cái)務(wù)部根據(jù)合同約定及驗(yàn)收單、發(fā)票等資料，安排付款，保證資金支付合規(guī)。輸出成果：《驗(yàn)收確認(rèn)單》、履行進(jìn)度報(bào)告、異常處理方案。（五）合同變更、終止與歸檔操作主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部、行政部核心步驟：變更流程：若需變更合同內(nèi)容（如金額、履行期限），由業(yè)務(wù)部門提出變更申請，參照“起草-審核-簽訂”流程簽訂《合同變更協(xié)議》（需明確變更條款及生效條件）。終止處理：合同到期自然終止，業(yè)務(wù)部門確認(rèn)無未結(jié)款項(xiàng)及未履行義務(wù)后，書面通知財(cái)務(wù)部及合作方；協(xié)商解除或法定解除的，需簽訂《合同解除協(xié)議》，明確責(zé)任劃分（如已付款項(xiàng)返還、損失賠償）。歸檔管理：行政部在合同終止或履行完畢后10個(gè)工作日內(nèi)，收集合同文本、審批單、驗(yàn)收單、變更/解除協(xié)議等全部材料，按“一合同一檔”原則整理歸檔；歸檔材料需編寫目錄（見模板4），電子檔備份至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，保存期限不少于合同終止后10年。輸出成果：《合同變更協(xié)議》（如需）、《合同解除協(xié)議》（如需）、合同檔案（含電子版）。三、常用模板表格模板1：合同需求審批單合同名稱需求部門提交日期合作方名稱合同類型預(yù)算金額核心需求說明（可附頁）部門負(fù)責(zé)人意見簽名：*經(jīng)理日期：法務(wù)部審核意見簽名：*法務(wù)日期：財(cái)務(wù)部審核意見簽名：*財(cái)務(wù)日期：模板2：授權(quán)委托書致：[合作方名稱]本人（本單位）法定代表人委托被授權(quán)人（證件號(hào)碼號(hào)：，職務(wù)：）作為授權(quán)代表，代表本人（本單位）就[合同名稱]事宜，辦理合同簽訂、變更、履行等相關(guān)手續(xù)，其法律后果由本人（本單位）承擔(dān)。授權(quán)期限：自年月日至年月日授權(quán)人（簽字/蓋章）：*日期：年月日模板3：驗(yàn)收確認(rèn)單合同名稱合同編號(hào)驗(yàn)收日期驗(yàn)收內(nèi)容驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)合同條款）驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格說明：）需求部門確認(rèn)簽名：*經(jīng)辦人日期：合作方確認(rèn)簽名：*代表日期：模板4：合同歸檔目錄檔案編號(hào)合同名稱合同編號(hào)簽訂日期歸檔日期保管部門序號(hào)材料名稱份數(shù)頁碼備注1合同文本2審批單3驗(yàn)收單四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)主體資質(zhì)審核：合作方為企業(yè)的，需核實(shí)營業(yè)執(zhí)照（加蓋公章的復(fù)印件）、經(jīng)營范圍、法定代表人證件號(hào)碼明；涉及特殊行業(yè)的（如建筑、醫(yī)療），需查驗(yàn)相關(guān)資質(zhì)證書，保證其具備履約資格。條款嚴(yán)謹(jǐn)性：避免使用“大概”“盡量”等模糊表述，金額、日期、數(shù)量等需明確具體；違約責(zé)任應(yīng)與義務(wù)對等，避免“單方免責(zé)”條款。履行風(fēng)險(xiǎn)防控：合同履行中，業(yè)務(wù)部門需定期（如每周/每月）向法務(wù)部、財(cái)務(wù)部提交進(jìn)度報(bào)告，重大風(fēng)險(xiǎn)（如對方破產(chǎn)、不可抗力）需立即上報(bào)，避免損失擴(kuò)大。印章管理