企業(yè)行政文件管理模板（含存檔規(guī)范）一、適用范圍與典型場(chǎng)景二、文件全流程管理操作步驟（一）文件接收與初始登記文件來源確認(rèn)內(nèi)部文件：由各部門發(fā)起，需注明擬稿部門、擬稿人（姓名）及日期；外部文件：接收時(shí)需核對(duì)文件完整性（如蓋章頁(yè)、附件是否齊全），并記錄移交單位、移交人（姓名）及聯(lián)系方式。初始登記使用《文件接收登記表》（詳見第三部分表格1）進(jìn)行登記，內(nèi)容包括：文件名稱、編號(hào)（如有）、文件來源、接收日期、份數(shù)、密級(jí)（普通/機(jī)密/絕密）、接收人（姓名）、備注（如緊急程度）。電子文件需同步登記存儲(chǔ)路徑（如企業(yè)云盤目錄），并標(biāo)注“電子版”標(biāo)識(shí)。（二）文件分類與編號(hào)分類標(biāo)準(zhǔn)按文件性質(zhì)分為以下類別（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）：A類：行政管理制度（如考勤、辦公用品管理規(guī)范）；B類：會(huì)議文件（如會(huì)議通知、紀(jì)要、決議）；C類：人事文件（如入職登記表、勞動(dòng)合同、離職證明）；D類：資產(chǎn)文件（如采購(gòu)合同、資產(chǎn)驗(yàn)收單、報(bào)廢申請(qǐng)）；E類：外部函件（如通知、合作伙伴函件）。編號(hào)規(guī)則格式為“類別代碼-年份-流水號(hào)”，示例：A-2024-001（2024年行政管理制度第1號(hào)文件）。流水號(hào)按年度從001開始連續(xù)編制，不得空號(hào)或重號(hào)；電子文件編號(hào)需與紙質(zhì)文件一致，存儲(chǔ)路徑按“類別代碼/年份/編號(hào)”結(jié)構(gòu)命名（如“A/2024/A-2024-001”）。（三）文件審核與審批審核流程普通文件：由部門負(fù)責(zé)人審核內(nèi)容準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性；重要文件（如制度、合同）：需跨部門會(huì)簽（如法務(wù)部、財(cái)務(wù)部），最終報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)（姓名）審批；涉密文件：需經(jīng)總經(jīng)理（姓名）或其授權(quán)人審批。審批記錄在《文件審批流轉(zhuǎn)單》（詳見第三部分表格2）中記錄各環(huán)節(jié)審核意見、審批人（姓名）及日期，電子文件需通過OA系統(tǒng)留痕審批軌跡。（四）文件處理與分發(fā)處理方式執(zhí)行類文件（如通知、決議）：明確責(zé)任部門、完成時(shí)限，由行政部跟蹤落實(shí)；存檔類文件（如合同、檔案）：審批通過后直接進(jìn)入存檔流程；共享類文件（如制度文件）：按需分發(fā)至相關(guān)部門，并記錄分發(fā)清單（含接收部門、接收人（姓名）、分發(fā)日期）。分發(fā)要求紙質(zhì)文件需加蓋企業(yè)公章或部門章，分發(fā)時(shí)由接收人簽字確認(rèn)；電子文件需通過企業(yè)內(nèi)部加密渠道分發(fā)，禁止通過私人郵箱或社交軟件傳遞。（五）文件歸檔與保管歸檔范圍審批完成的正式文件（含紙質(zhì)原件及電子版）、審批流轉(zhuǎn)單、重要修改版本（如需）。歸檔時(shí)間月度文件：次月5日前完成歸檔；年度文件：次年1月20日前完成歸檔；專項(xiàng)文件（如項(xiàng)目檔案）：項(xiàng)目結(jié)束后30日內(nèi)歸檔。保管要求紙質(zhì)文件：存入符合標(biāo)準(zhǔn)的文件柜，標(biāo)注“類別-編號(hào)-年份”標(biāo)簽，防火、防潮、防蟲；電子文件：存儲(chǔ)于企業(yè)指定服務(wù)器或云盤，定期備份（每月1次），備份介質(zhì)需單獨(dú)存放；保管期限：參考《企業(yè)文件保管期限表》（示例：制度文件長(zhǎng)期，會(huì)議紀(jì)要5年，合同協(xié)議15年）。（六）文件借閱與銷毀借閱流程填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（詳見第三部分表格3），說明借閱事由、借閱期限（一般不超過3個(gè)工作日）；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（姓名）簽字；借閱時(shí)由行政部專人核對(duì)文件，借閱后按時(shí)歸還，檢查文件完整性。銷毀流程超過保管期限的文件，由行政部編制《文件銷毀清單》（含編號(hào)、名稱、保管期限、銷毀原因）；經(jīng)法務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)（姓名）審批后，至少2人監(jiān)銷，紙質(zhì)文件采用碎紙機(jī)銷毀，電子文件徹底刪除并清除備份；銷毀后監(jiān)銷人簽字確認(rèn)，清單存檔備查。三、常用管理表格模板表1：文件接收登記表序號(hào)文件名稱文件編號(hào)來源部門/單位接收日期份數(shù)密級(jí)接收人存儲(chǔ)路徑（電子版）備注12024年考勤制度A-2024-002人力資源部2024-03-015普通張*\2024-002含紙質(zhì)原件4份、電子版1份2關(guān)于年假安排的通知B-2024-015總經(jīng)辦2024-03-0510普通李*\2024-015急件，當(dāng)日分發(fā)表2：文件審批流轉(zhuǎn)單文件名稱文件編號(hào)擬稿部門擬稿人日期密級(jí)辦公用品采購(gòu)規(guī)范D-2024-008行政部王*2024-03-10普通審核環(huán)節(jié)部門負(fù)責(zé)人審核意見日期簽名行政部?jī)?nèi)容完整，格式規(guī)范，同意提交2024-03-11趙*財(cái)務(wù)部預(yù)算流程已銜接，同意2024-03-12劉*審批環(huán)節(jié)分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見日期簽名分管行政副總同意執(zhí)行，3月15日發(fā)布2024-03-13陳*歸檔情況歸檔日期歸檔人存檔位置2024-03-15行政部-張*文件柜-A-03-08表3：文件借閱申請(qǐng)表借閱人所在部門借閱日期歸還日期孫*市場(chǎng)部2024-03-202024-03-22借閱文件信息文件名稱文件編號(hào)密級(jí)—————-—————-————–——–2023年度市場(chǎng)總結(jié)報(bào)告B-2023-120普通項(xiàng)目復(fù)盤參考審批意見部門負(fù)責(zé)人簽名日期市場(chǎng)部-周*同意2024-03-20歸還確認(rèn)歸還日期文件完整性經(jīng)手人2024-03-22完好行政部-張*四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）責(zé)任到人，明確分工行政部為文件管理牽頭部門，負(fù)責(zé)制度建設(shè)、流程監(jiān)督及檔案保管；各部門指定專人（姓名）負(fù)責(zé)本部門文件初核、提交及借閱申請(qǐng)；文件擬稿人對(duì)內(nèi)容真實(shí)性負(fù)責(zé)，審批人對(duì)合規(guī)性負(fù)責(zé)，保證各環(huán)節(jié)責(zé)任可追溯。（二）安全保密，防范風(fēng)險(xiǎn)涉密文件（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、未公開制度）需單獨(dú)存放，借閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及以上領(lǐng)導(dǎo)審批；電子文件設(shè)置訪問權(quán)限，定期檢查存儲(chǔ)介質(zhì)完整性，防止數(shù)據(jù)泄露或丟失；禁止將企業(yè)文件帶離辦公區(qū)域（特殊情況需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（姓名）書面批準(zhǔn)）。（三）定期審計(jì)，動(dòng)態(tài)優(yōu)化行政部每半年組織一次文件管理自查，重點(diǎn)檢查歸檔完整性、借閱記錄合規(guī)性及保管環(huán)境；根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展及外部法規(guī)變化，及時(shí)更新文件分類標(biāo)準(zhǔn)、