企業(yè)文書(shū)撰寫(xiě)格式規(guī)范模版公文書(shū)信寫(xiě)作指南一、適用文書(shū)類型與常見(jiàn)場(chǎng)景本指南適用于企業(yè)內(nèi)部及外部往來(lái)的正式公文書(shū)信，涵蓋以下核心場(chǎng)景：內(nèi)部管理類：如部門通知、會(huì)議紀(jì)要、工作請(qǐng)示、報(bào)告（周報(bào)/月報(bào)/年度總結(jié)）、制度文件等，用于傳達(dá)決策、同步進(jìn)度、規(guī)范流程。外部溝通類：如商務(wù)函件（合作邀請(qǐng)、詢價(jià)回復(fù)）、公函（與部門、合作單位往來(lái)）、邀請(qǐng)函（活動(dòng)/會(huì)議）、感謝信等，用于維護(hù)合作關(guān)系、傳遞正式信息。事務(wù)辦理類：如申請(qǐng)函（資源申請(qǐng)、資質(zhì)辦理）、證明材料、承諾函等，用于支撐具體業(yè)務(wù)的合規(guī)開(kāi)展。二、文書(shū)撰寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）前期準(zhǔn)備：明確核心要素定位目的與受眾明確文書(shū)核心目標(biāo)（如“通知會(huì)議召開(kāi)”“請(qǐng)求審批項(xiàng)目預(yù)算”），確定受眾（內(nèi)部員工、外部合作方、上級(jí)單位等），保證內(nèi)容與受眾需求匹配。示例：對(duì)內(nèi)通知需簡(jiǎn)潔明了，包含時(shí)間、地點(diǎn)、要求；對(duì)外函件需注重禮儀，體現(xiàn)專業(yè)度。收集與核實(shí)信息梳理關(guān)鍵信息：涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、數(shù)據(jù)等需準(zhǔn)確無(wú)誤，必要時(shí)與相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)、法務(wù)）核對(duì)，避免信息偏差。示例：撰寫(xiě)預(yù)算請(qǐng)示時(shí)，需提前與財(cái)務(wù)部門確認(rèn)金額明細(xì)、科目分類，保證數(shù)據(jù)合規(guī)。（二）結(jié)構(gòu)搭建：規(guī)范框架內(nèi)容文書(shū)一般包含“標(biāo)題—主送機(jī)關(guān)——附件（如有）—落款”五部分，按以下邏輯組織：簡(jiǎn)潔概括文書(shū)主題，居中書(shū)寫(xiě)，字體字號(hào)統(tǒng)一（如二號(hào)小標(biāo)宋體）。示例：《關(guān)于召開(kāi)2024年度第三季度工作總結(jié)會(huì)的通知》《關(guān)于項(xiàng)目合作事宜的函》。主送機(jī)關(guān)：明確接收文書(shū)的對(duì)象，頂格書(shū)寫(xiě)，后加冒號(hào)；如涉及多個(gè)單位，用頓號(hào)分隔，最后加“等”字。示例：各部門：、公司人力資源部、局辦公室等：分“開(kāi)頭—主體—結(jié)尾”三段式，邏輯清晰：開(kāi)頭：說(shuō)明發(fā)文背景、目的或依據(jù)（如“為推進(jìn)工作，根據(jù)要求，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”）。主體：闡述具體內(nèi)容，分條列項(xiàng)（如“一、會(huì)議時(shí)間；二、會(huì)議地點(diǎn)”），每條內(nèi)容單一明確，避免交叉。結(jié)尾：提出要求、期望或結(jié)束語(yǔ)（如“請(qǐng)各單位認(rèn)真落實(shí)，于X月X日前反饋情況”“特此函告，盼復(fù)”）。附件：如有支撐材料（如方案、表格、數(shù)據(jù)），在后注明附件名稱及數(shù)量，左空二字書(shū)寫(xiě)“附件：”，后加冒號(hào)。示例：附件：1.《項(xiàng)目實(shí)施方案》；2.參會(huì)人員名單（共15人）。落款：包括發(fā)文機(jī)關(guān)全稱、成文日期（阿拉伯?dāng)?shù)字，如“2024年X月X日”），加蓋公章（騎年蓋月）。（三）撰寫(xiě)與修改：優(yōu)化細(xì)節(jié)表達(dá)語(yǔ)言規(guī)范：使用書(shū)面語(yǔ)，避免口語(yǔ)化、歧義表述；用詞準(zhǔn)確（如“請(qǐng)于”而非“請(qǐng)?jiān)凇保疤卮送ㄖ倍恰巴ㄖ幌隆保?。格式統(tǒng)一：全文字體、字號(hào)、行距一致（如用三號(hào)仿宋GB2312，行距28磅）；段落首行縮進(jìn)2字符，段前段后間距0.5行。審核校對(duì)：完成初稿后，重點(diǎn)檢查：信息準(zhǔn)確性（時(shí)間、數(shù)據(jù)、人名/單位名稱是否正確，如“經(jīng)理”“有限公司”）；邏輯完整性（是否覆蓋所有要點(diǎn)，有無(wú)遺漏）；格式規(guī)范性（標(biāo)題居中、落款位置等）；錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)（如“的、得、地”使用是否恰當(dāng)，句末標(biāo)點(diǎn)是否齊全）。三、常用文書(shū)格式模板示例（一）企業(yè)內(nèi)部通知模板要素格式要求示例內(nèi)容標(biāo)題居中，二號(hào)小標(biāo)宋體關(guān)于開(kāi)展2024年度安全生產(chǎn)培訓(xùn)的通知主送機(jī)關(guān)頂格，三號(hào)仿宋GB2312，后加冒號(hào)各部門：開(kāi)頭首行縮進(jìn)2字符，三號(hào)仿宋GB2312，說(shuō)明目的為強(qiáng)化員工安全意識(shí)，規(guī)范操作流程，根據(jù)公司年度安全工作計(jì)劃，現(xiàn)將培訓(xùn)安排通知主體內(nèi)容分條列項(xiàng)，序號(hào)用“一、”“二、”，三號(hào)仿宋GB2312，每條內(nèi)容獨(dú)立一、培訓(xùn)時(shí)間：2024年X月X日（周X）上午9:00-12:00二、培訓(xùn)地點(diǎn)：公司三樓會(huì)議室三、參訓(xùn)人員：各部門安全管理員及一線員工代表（每部門不少于2人）四、培訓(xùn)內(nèi)容：1.安全生產(chǎn)法規(guī)解讀；2.案例分析及應(yīng)急處理；3.現(xiàn)場(chǎng)操作演練。結(jié)尾要求提出具體落實(shí)要求，如“請(qǐng)各單位于X月X日前反饋參訓(xùn)名單至行政部”請(qǐng)各部門高度重視，安排相關(guān)人員準(zhǔn)時(shí)參加，并于X月X日前將參訓(xùn)名單（附件1）報(bào)送行政部李*處。落款右空四字符，三號(hào)仿宋GB2312，發(fā)文機(jī)關(guān)在上，日期在下，加蓋公章有限公司行政部2024年X月X日（公章）附件下空一行，左空二字，三號(hào)仿宋GB2312，注明附件名稱附件：1.2024年度安全生產(chǎn)培訓(xùn)參訓(xùn)名單（二）對(duì)外商函模板要素格式要求示例內(nèi)容標(biāo)題居中，二號(hào)小標(biāo)宋體關(guān)于合作開(kāi)發(fā)產(chǎn)品的函主送機(jī)關(guān)頂格，三號(hào)仿宋GB2312，后加冒號(hào)（外部單位需寫(xiě)全稱）科技有限公司：開(kāi)頭首行縮進(jìn)2字符，三號(hào)仿宋GB2312，說(shuō)明背景及發(fā)函目的貴公司與我司在領(lǐng)域一直保持良好合作。為進(jìn)一步拓展市場(chǎng)，我司擬與貴公司聯(lián)合開(kāi)發(fā)產(chǎn)品，現(xiàn)將合作方案函告主體內(nèi)容分點(diǎn)闡述合作細(xì)節(jié)，如合作內(nèi)容、分工、期限等，條理清晰一、合作內(nèi)容：共同研發(fā)智能設(shè)備，預(yù)計(jì)投資總額500萬(wàn)元，雙方各承擔(dān)50%。二、分工安排：1.我司負(fù)責(zé)技術(shù)研發(fā)及原型測(cè)試；2.貴司負(fù)責(zé)市場(chǎng)推廣及渠道建設(shè)。三、合作期限：自協(xié)議簽訂之日起12個(gè)月。結(jié)尾表達(dá)合作意愿，提出下一步行動(dòng)（如“請(qǐng)貴司于X月X日前反饋意見(jiàn)”）期待與貴公司攜手共贏，請(qǐng)貴司對(duì)方案進(jìn)行研究，并于X月X日前將書(shū)面意見(jiàn)反饋至我司。落款右空四字符，三號(hào)仿宋GB2312，發(fā)文機(jī)關(guān)在上，日期在下，加蓋公章實(shí)業(yè)有限公司2024年X月X日（公章）（三）工作請(qǐng)示模板要素格式要求示例內(nèi)容標(biāo)題居中，二號(hào)小標(biāo)宋體關(guān)于申請(qǐng)采購(gòu)辦公設(shè)備的請(qǐng)示主送機(jī)關(guān)頂格，三號(hào)仿宋GB2312，后加冒號(hào)（向上級(jí)或?qū)徟块T）公司領(lǐng)導(dǎo)：開(kāi)頭首行縮進(jìn)2字符，三號(hào)仿宋GB2312，說(shuō)明請(qǐng)示事由及依據(jù)為提升市場(chǎng)部工作效率，現(xiàn)需采購(gòu)一批型號(hào)辦公電腦（共10臺(tái)），經(jīng)調(diào)研，該設(shè)備符合工作需求，預(yù)算合計(jì)5萬(wàn)元。根據(jù)公司《固定資產(chǎn)管理辦法》相關(guān)規(guī)定，特向您請(qǐng)示。主體內(nèi)容闡述請(qǐng)示事項(xiàng)的具體情況（如設(shè)備參數(shù)、預(yù)算明細(xì)、必要性）一、設(shè)備參數(shù)：CPUi5處理器、16G內(nèi)存、512G固態(tài)硬盤(pán)，滿足日常辦公及設(shè)計(jì)軟件運(yùn)行需求。二、預(yù)算明細(xì)：?jiǎn)蝺r(jià)5000元/臺(tái)，共計(jì)10臺(tái)，總預(yù)算5萬(wàn)元（詳見(jiàn)附件《采購(gòu)報(bào)價(jià)單》）。三、必要性：現(xiàn)有設(shè)備使用年限超5年，頻繁出現(xiàn)卡頓問(wèn)題，影響項(xiàng)目進(jìn)度，亟需更新。結(jié)尾使用規(guī)范請(qǐng)示結(jié)束語(yǔ)（如“妥否，請(qǐng)批示”“當(dāng)否，請(qǐng)批復(fù)”）妥否，請(qǐng)批示。落款右空四字符，三號(hào)仿宋GB2312，發(fā)文部門在上，日期在下，加蓋部門章市場(chǎng)部2024年X月X日（部門章）附件下空一行，左空二字，三號(hào)仿宋GB2312，注明附件名稱附件：1.《辦公設(shè)備采購(gòu)報(bào)價(jià)單》四、文書(shū)撰寫(xiě)關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）格式規(guī)范：統(tǒng)一視覺(jué)標(biāo)識(shí)字體與字號(hào)：標(biāo)題用二號(hào)小標(biāo)宋體，主送機(jī)關(guān)用三號(hào)仿宋GB2312，用三號(hào)仿宋GB2312，落款用三號(hào)仿宋GB2312，避免使用藝術(shù)字體或字號(hào)過(guò)?。ㄓ绊戦喿x）。頁(yè)邊距與行距：一般采用A4紙，頁(yè)邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，行距28磅，段前段后間距0.5行，保證頁(yè)面整潔。頁(yè)碼設(shè)置：頁(yè)碼位于頁(yè)面底端居中，用阿拉伯?dāng)?shù)字“-1-”“-2-”格式，從開(kāi)始編碼（封面、不編頁(yè)碼）。（二）語(yǔ)言表達(dá)：正式簡(jiǎn)潔準(zhǔn)確避免口語(yǔ)化：如“盡快處理”改為“請(qǐng)于X月X日前完成”，“收到了”改為“已收悉”。邏輯清晰：主體內(nèi)容按“重要性”或“流程順序”分條，避免信息堆砌；每條內(nèi)容控制在3行以內(nèi)，便于快速閱讀。稱謂規(guī)范：對(duì)內(nèi)用“各部門”“各位同事”；對(duì)外用“貴單位”“貴司”，避免使用“你們”等非正式稱謂。（三）內(nèi)容管理：合規(guī)與保密信息核實(shí)：涉及人名、部門名稱、數(shù)據(jù)、日期等關(guān)鍵信息，需與當(dāng)事人或相關(guān)部門確認(rèn)，避免錯(cuò)誤（如“*總監(jiān)”需確認(rèn)姓名無(wú)誤）。保密要求：涉密文書(shū)（如未公開(kāi)項(xiàng)目方案、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）需標(biāo)注“秘密”“機(jī)密”字樣，按公司保密規(guī)定流轉(zhuǎn)，嚴(yán)禁通過(guò)普通郵箱發(fā)送。版本控制：重要文書(shū)需保留修改記錄，避免使用“最終版”“定稿”等易混淆表述，可標(biāo)注“V1.0”“V2.0”版本號(hào)。（四）特殊場(chǎng)景處理緊急文書(shū)：需在標(biāo)題注明“緊急”字樣，說(shuō)明緊急原因，并標(biāo)注“請(qǐng)優(yōu)先處理”，必要時(shí)通過(guò)電話同步提醒接收