企業(yè)合同管理審批流程標(biāo)準(zhǔn)化工具一、適用場景與價(jià)值定位本工具適用于各類企業(yè)內(nèi)部合同全生命周期管理，覆蓋采購、銷售、服務(wù)、租賃、合作等多類型合同場景。當(dāng)企業(yè)面臨跨部門合同協(xié)作流程不清晰、審批節(jié)點(diǎn)冗余、風(fēng)險(xiǎn)把控不統(tǒng)一、合同檔案散亂等問題時(shí)，可通過標(biāo)準(zhǔn)化工具實(shí)現(xiàn)：規(guī)范協(xié)作：明確各部門職責(zé)分工，避免推諉或遺漏；防控風(fēng)險(xiǎn)：通過法務(wù)、財(cái)務(wù)等專業(yè)審核，降低法律與財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；提升效率：固化審批流程，減少重復(fù)溝通，縮短合同周期；追溯管理：全流程留痕，保證合同可查詢、可追溯，滿足審計(jì)與合規(guī)要求。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）合同起草與資料準(zhǔn)備責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（如采購部、銷售部、項(xiàng)目部）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，收集對(duì)方主體資格資料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號(hào)碼明、授權(quán)委托書等），保證對(duì)方為合法存續(xù)的法人/組織；按照公司《合同示范文本庫》（或模板工具）起草合同，明確合同要素：合同主體（甲方/乙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）、標(biāo)的物（名稱、規(guī)格、型號(hào)等）、數(shù)量與質(zhì)量、價(jià)款/報(bào)酬及支付方式（含幣種、期限、賬戶信息）、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任、爭議解決方式（首選訴訟/仲裁并明確管轄地）、保密條款、生效條件等；附件準(zhǔn)備：技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)價(jià)單、對(duì)方資質(zhì)證明等與合同不可分割的文件，需在合同中注明“附件為本組成部分，與本合同具有同等法律效力”。輸出成果：合同初稿（含附件）、對(duì)方主體資格資料清單。（二）部門內(nèi)部初審責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：審查合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款等關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確無誤；核對(duì)對(duì)方主體資料是否完整、有效（如營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，授權(quán)委托書是否載明授權(quán)范圍和期限）；評(píng)估合同履行的可行性（如產(chǎn)能、資金、工期等是否有保障）；檢查合同條款是否符合公司業(yè)務(wù)政策（如采購合同是否遵守“三比三看”原則，銷售合同是否明確回款條件）。輸出成果：部門初審意見（通過/不通過，注明修改建議并簽字）。（三）法務(wù)合規(guī)審核責(zé)任主體：法務(wù)部（或外聘法律顧問）操作內(nèi)容：審查合同主體合法性：對(duì)方是否具備相應(yīng)資質(zhì)（如特種行業(yè)需許可證），簽約人是否獲得有效授權(quán)；審查條款合法性：是否存在違反法律、行政法規(guī)或公司規(guī)章的條款（如“霸王條款”、無效的免責(zé)聲明）；審查權(quán)利義務(wù)對(duì)等性：雙方責(zé)任、風(fēng)險(xiǎn)、違約責(zé)任是否明確且公平，避免單方面加重己方義務(wù)；審查爭議解決條款：是否明確約定爭議解決方式（訴訟/仲裁）和管轄地，是否符合公司利益；審查用印合規(guī)性：合同文本是否與最終定稿一致，修改處是否雙方確認(rèn)（如為紙質(zhì)合同需加蓋騎縫章）。輸出成果：法務(wù)審核意見（通過/修改后通過/不通過，注明法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及修改條款）。（四）財(cái)務(wù)審核責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部操作內(nèi)容：審查合同金額準(zhǔn)確性：價(jià)款、稅費(fèi)、支付方式等是否與財(cái)務(wù)制度一致（如大額合同是否明確分期支付節(jié)點(diǎn)）；審查付款條款：支付條件是否清晰（如“驗(yàn)收合格后10個(gè)工作日內(nèi)付款”），賬戶信息是否準(zhǔn)確（避免個(gè)人賬戶）；審查稅務(wù)合規(guī)性：發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、開票時(shí)間、稅率是否符合稅法規(guī)定；審查財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：涉及預(yù)付款、質(zhì)保金的，是否約定違約責(zé)任（如逾期供貨的違約金計(jì)算方式）。輸出成果：財(cái)務(wù)審核意見（通過/修改后通過，注明財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)及調(diào)整建議）。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批責(zé)任主體：按合同金額/類型分級(jí)審批（如總經(jīng)理、分管副總、董事長）操作內(nèi)容：審批人根據(jù)合同金額、業(yè)務(wù)重要性、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，結(jié)合法務(wù)、財(cái)務(wù)審核意見進(jìn)行最終決策；大額或重大合同（如超過萬元、涉及核心業(yè)務(wù)）需提交總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議；審批通過后，在《合同審批表》中簽署意見并注明審批日期；不通過的，退回業(yè)務(wù)部門并說明理由。輸出成果：領(lǐng)導(dǎo)審批意見（批準(zhǔn)/不批準(zhǔn)，簽字確認(rèn)）。（六）用印與合同簽署責(zé)任主體：行政部（用印管理）、業(yè)務(wù)部門（簽署對(duì)接）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門持審批通過的《合同審批表》、最終版合同文本（含附件）至行政部申請(qǐng)用??；行政部核對(duì)審批流程完整性、合同文本與審批意見一致性，確認(rèn)無誤后加蓋公司公章或合同專用章（嚴(yán)禁空白合同用?。挥糜『螅贤谋菊局辽僖皇絻煞荩滓译p方各執(zhí)一份），副本根據(jù)需要留存（財(cái)務(wù)、法務(wù)、業(yè)務(wù)部門各存一份）；雙方簽署：法定代表人或授權(quán)委托人簽字（需附授權(quán)委托書），并注明簽署日期。輸出成果：已簽署的正本合同、用印登記記錄。（七）合同履行與跟蹤責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（牽頭）、財(cái)務(wù)部（付款）、法務(wù)部（風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門按合同約定履行義務(wù)（如交付貨物、提供服務(wù)），同步跟蹤對(duì)方履約情況（如進(jìn)度、質(zhì)量），記錄《合同履行跟蹤表》；涉及付款的，業(yè)務(wù)部門提交付款申請(qǐng)（附合同、發(fā)票、驗(yàn)收證明等），財(cái)務(wù)部審核無誤后辦理付款；履行過程中如需變更（如延期、增補(bǔ)條款），需按原審批流程簽訂《合同變更協(xié)議》；發(fā)生違約情形時(shí)，業(yè)務(wù)部門及時(shí)收集證據(jù)（如逾期證明、驗(yàn)收不合格報(bào)告），報(bào)法務(wù)部處理（發(fā)送催告函、提起訴訟等）。輸出成果：《合同履行跟蹤表》、付款憑證、變更協(xié)議（如有）、違約處理記錄。（八）合同歸檔責(zé)任主體：檔案管理部門（如行政部、法務(wù)部）操作內(nèi)容：合同簽署后30個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同正本、附件、《合同審批表》、履行記錄等資料整理成冊(cè)，移交檔案管理部門；檔案管理部門按“一合同一檔”原則編號(hào)登記（編號(hào)規(guī)則：年份-部門-合同類型-流水號(hào)），建立電子檔案（掃描PDF格式）與紙質(zhì)檔案雙套備份；電子檔案至公司合同管理系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限（僅相關(guān)部門人員可按權(quán)限調(diào)取）；紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜，防火、防潮、防蟲。輸出成果：合同檔案（電子+紙質(zhì)）、檔案臺(tái)賬。三、核心流程表單模板（一）合同審批表合同名稱編號(hào)合同類型□采購□銷售□服務(wù)□租賃□其他簽署日期年月日甲方信息名稱：_________________________統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：_____________地址：_________________________法定代表人：___________________乙方信息名稱：_________________________統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：_____________地址：_________________________法定代表人：___________________合同金額大寫：_________________________元整小寫：￥_______元履行期限：_____________________核心條款摘要標(biāo)的：_________________________支付方式：_______________________附件清單1._________________________2._________________________部門初審意見負(fù)責(zé)人簽字：_____________日期：年月日（通過/不通過，修改建議：_________________________）法務(wù)審核意見審核人簽字：_____________日期：年月日（通過/修改后通過/不通過，法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：_________________________）財(cái)務(wù)審核意見審核人簽字：_____________日期：年月日（通過/修改后通過，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：_________________________）領(lǐng)導(dǎo)審批意見審批人簽字：_____________職務(wù)：_____________日期：年月日（批準(zhǔn)/不批準(zhǔn)，理由：_________________________）用印記錄用印日期：年月日用印類型：□公章□合同章用印人：_____________（二）合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱乙方名稱履行階段計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間履行情況描述（進(jìn)度/質(zhì)量/問題）責(zé)任人備注□交付□驗(yàn)收□付款□質(zhì)保（三）合同變更申請(qǐng)表原合同編號(hào)原合同名稱變更原因變更條款（原條款→變更后條款）對(duì)合同金額/期限的影響申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期部門初審意見法務(wù)審核意見財(cái)務(wù)審核意見領(lǐng)導(dǎo)審批意見四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與執(zhí)行要點(diǎn)（一）合規(guī)性優(yōu)先合同條款必須遵守《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，禁止約定“法律、行政法規(guī)規(guī)定無效”的條款（如“造成對(duì)方人身傷害的免責(zé)條款”）；特殊行業(yè)合同需滿足行業(yè)監(jiān)管要求（如建筑工程合同需具備相應(yīng)資質(zhì)，食品采購合同需符合食品安全標(biāo)準(zhǔn)）。（二）時(shí)限管理明確各環(huán)節(jié)審核時(shí)限：部門初審1個(gè)工作日，法務(wù)審核2個(gè)工作日，財(cái)務(wù)審核1個(gè)工作日，領(lǐng)導(dǎo)審批2個(gè)工作日（特殊情況可延長，但需提前告知）；合同履行跟蹤需按節(jié)點(diǎn)記錄，逾期未完成需立即上報(bào)并啟動(dòng)預(yù)警機(jī)制。（三）資料完整性起草階段必須收集對(duì)方主體資格資料，個(gè)人簽約需提供證件號(hào)碼復(fù)印件及授權(quán)委托書；審批流程中《合同審批表》需各環(huán)節(jié)簽字確認(rèn)，不得代簽；歸檔資料需包含合同文本、審批表、附件、履行記錄，缺一不可。（四）跨部門溝通業(yè)務(wù)部門需主動(dòng)向法務(wù)、財(cái)務(wù)部門說明合同背景及業(yè)務(wù)需求，提供必要資料支持；審核部門需在1個(gè)工作日內(nèi)反饋意見，避免因溝通延遲影響合同進(jìn)度；爭