法律合同審查與歸檔標(biāo)準(zhǔn)化模板一、適用場(chǎng)景與業(yè)務(wù)背景二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同接收與初步登記合同接收：業(yè)務(wù)部門或外部合作方提交合同時(shí)需同步提供合同草案、背景資料（如合作意向書、招投標(biāo)文件等）及主體資格證明材料（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）。信息登記：在《合同收文登記表》中記錄合同基本信息，包括合同名稱、提交部門/單位、提交人、提交日期、合同類型（如采購(gòu)/銷售/服務(wù)）、預(yù)估金額、項(xiàng)目背景等，由接收人簽字確認(rèn)，唯一合同編號(hào)（編號(hào)規(guī)則：年份-部門代碼-合同類型-序號(hào)，如“2024-FW-SC-001”）。（二）合同初步形式審查主體資格審查：核查合同相對(duì)方是否為合法存續(xù)的法人、其他組織或自然人，確認(rèn)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證）是否在有效期內(nèi)，授權(quán)代理人是否持有有效的授權(quán)委托書及證件號(hào)碼明。文件完整性檢查：確認(rèn)合同文本是否為最終版本，是否包含雙方蓋章頁(yè)、簽字頁(yè)，附件是否齊全（如技術(shù)附件、清單、補(bǔ)充協(xié)議等），頁(yè)碼是否連續(xù)，無(wú)缺頁(yè)、漏頁(yè)。必備條款核查：檢查合同是否包含核心要素，如合同主體、標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量、價(jià)款/報(bào)酬、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、生效條件等，避免關(guān)鍵條款缺失。（三）專項(xiàng)法律風(fēng)險(xiǎn)審查由法務(wù)部門或?qū)I(yè)審查人員對(duì)合同進(jìn)行深度法律風(fēng)險(xiǎn)分析，重點(diǎn)審查以下內(nèi)容：合法性審查：合同內(nèi)容是否符合《民法典》《公司法》《反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》等法律法規(guī)，是否存在違反法律強(qiáng)制性規(guī)定的條款（如“霸王條款”）。條款嚴(yán)謹(jǐn)性審查：核查條款表述是否清晰無(wú)歧義，權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等（如違約責(zé)任是否與義務(wù)相匹配，是否存在單方免責(zé)條款），避免使用“大概”“可能”等模糊詞匯。權(quán)責(zé)對(duì)等性審查：明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，保證付款條件、交付標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程等約定具體可執(zhí)行，避免“權(quán)利多、義務(wù)少”或“責(zé)任不清”的條款。風(fēng)險(xiǎn)隔離審查：針對(duì)特殊行業(yè)（如建筑、金融），審查是否涉及資質(zhì)要求、行政許可、保密義務(wù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等特殊風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并設(shè)置相應(yīng)保護(hù)條款。（四）出具審查意見(jiàn)書問(wèn)題清單梳理：將審查中發(fā)覺(jué)的問(wèn)題（如條款缺失、法律風(fēng)險(xiǎn)、表述歧義等）整理為《合同審查意見(jiàn)表》，明確問(wèn)題描述、修改依據(jù)及修改建議。意見(jiàn)反饋：將審查意見(jiàn)表反饋至業(yè)務(wù)部門，要求其與合同相對(duì)方協(xié)商修改。若存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如主體不適格、核心條款違法），應(yīng)暫停流程并上報(bào)管理層。復(fù)核確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門修改后，法務(wù)部門需對(duì)修改內(nèi)容進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)問(wèn)題已解決或風(fēng)險(xiǎn)可控，并在《合同審查意見(jiàn)表》中簽署“同意”“修改后同意”或“不同意”的結(jié)論，由審查人*某簽字及日期。（五）合同審批與簽署內(nèi)部審批：根據(jù)合同金額及重要性，提交至對(duì)應(yīng)審批人（如部門負(fù)責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理）審批，審批流程需在合同管理系統(tǒng)中留痕，審批人簽署審批意見(jiàn)。簽署規(guī)范：審批通過(guò)后，由授權(quán)代表在合同文本上簽字或蓋章，保證簽字與預(yù)留印鑒一致，騎縫章加蓋完整，簽署日期清晰。若為電子合同，需通過(guò)合法電子簽名平臺(tái)簽署，保證電子簽名有效性。（六）合同歸檔管理整理裝訂：簽署完成的合同文本、審查意見(jiàn)表、審批記錄、附件材料等統(tǒng)一整理，按合同編號(hào)順序裝訂成冊(cè)，每份合同單獨(dú)封裝，標(biāo)注合同名稱及編號(hào)。歸檔登記：在《合同歸檔登記表》中記錄歸檔信息，包括合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、歸檔日期、存放位置（如檔案柜編號(hào)-層-列）、保管期限、借閱記錄等，由檔案管理員*某簽字確認(rèn)。入庫(kù)保管：將合同檔案移交至專用檔案室存放，采取防火、防潮、防蟲、防盜措施，電子合同同步存儲(chǔ)至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，定期備份，保證數(shù)據(jù)安全。三、配套工具表格（一）合同收文登記表合同編號(hào)合同名稱提交部門/單位提交人提交日期合同類型預(yù)估金額（元）項(xiàng)目背景簡(jiǎn)述接收人2024-FW-SC-001軟件開(kāi)發(fā)服務(wù)合同市場(chǎng)部張*2024-03-01服務(wù)500,000新產(chǎn)品研發(fā)李*（二）合同審查意見(jiàn)表合同編號(hào)審查項(xiàng)目存在問(wèn)題修改建議審查人審查日期結(jié)論2024-FW-SC-001違約責(zé)任第10條約定“乙方違約需承擔(dān)10%違約金”，未明確違約金計(jì)算基數(shù)修改為“乙方違約需以合同總價(jià)款為基數(shù)，按日萬(wàn)分之五支付違約金”王*2024-03-02修改后同意2024-FW-SC-001爭(zhēng)議解決方式未約定爭(zhēng)議解決機(jī)構(gòu)增加條款“雙方協(xié)商不成，提交合同簽訂地有管轄權(quán)的人民法院訴訟解決”王*2024-03-02同意（三）合同歸檔登記表合同編號(hào)合同名稱簽訂日期歸檔日期存放位置（柜-層-列）保管期限借閱人借閱日期歸還日期備注2024-FW-SC-001軟件開(kāi)發(fā)服務(wù)合同2024-03-102024-03-15A-3-0510年趙*2024-04-012024-04-05查閱四、關(guān)鍵操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）主體資格審查要點(diǎn)核對(duì)相對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照“統(tǒng)一社會(huì)信用代碼”是否與公示信息一致，避免使用偽造或過(guò)期資質(zhì)；涉及特殊行業(yè)（如食品、建筑），需核查其是否持有行業(yè)主管部門頒發(fā)的許可證件；自然人簽約需核實(shí)其證件號(hào)碼原件，保證與合同簽署人一致。（二）條款完整性風(fēng)險(xiǎn)避免約定“未盡事宜雙方協(xié)商解決”等模糊條款，需明確協(xié)商不成時(shí)的處理機(jī)制；價(jià)款支付條款應(yīng)明確金額、幣種、賬戶信息、支付時(shí)間及條件（如“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付”）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需引用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或具體技術(shù)參數(shù)，避免“合格”“優(yōu)質(zhì)”等主觀表述。（三）歸檔管理規(guī)范合同簽署后需在5個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔，避免材料遺失；電子合同需保存PDF格式原件及帶電子簽名的源文件，保證不可篡改；借閱合同檔案需填寫《借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門審批，檔案管理員登記借閱時(shí)