企業(yè)采購管理操作指南及表單一、適用范圍與典型應用場景本指南適用于各類企業(yè)（含生產(chǎn)型、服務型、貿(mào)易型企業(yè)）的日常采購管理活動，涵蓋從需求提出到付款結算的全流程規(guī)范。典型應用場景包括：生產(chǎn)型企業(yè)：原材料、零部件、生產(chǎn)輔料等采購；辦公場景：辦公設備、耗材、軟件系統(tǒng)等采購；服務采購：咨詢服務、維修服務、外包服務等采購；緊急采購：因生產(chǎn)急需、突發(fā)故障等需快速響應的采購需求。二、標準化操作流程及關鍵步驟（一）需求提出與申請需求發(fā)起：各部門根據(jù)業(yè)務需要（如生產(chǎn)計劃、辦公需求），由經(jīng)辦人填寫《采購申請單》，明確物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、用途、期望交付時間等關鍵信息，部門負責人簽字確認。需求審核：部門負責人對需求的合理性、必要性進行審核，重點核對需求是否符合部門預算及業(yè)務規(guī)劃，審核通過后提交至采購部門。（二）采購部門接收與初審申請接收：采購部門在收到《采購申請單》后1個工作日內(nèi)，對申請信息的完整性（如是否填寫規(guī)格、數(shù)量、預算等）、合規(guī)性（是否超預算、是否屬于集中采購目錄內(nèi)）進行初審。問題反饋：若申請信息不完整或不符合要求，采購部門需在半個工作日內(nèi)反饋至申請部門，補充或修改后重新提交。（三）采購執(zhí)行（方式選擇）根據(jù)采購金額、物品類型及企業(yè)制度，選擇對應的采購方式：集中采購：對于納入企業(yè)集中采購目錄（如大宗原材料、通用辦公設備）的物品，由采購部門統(tǒng)一組織招標或定向采購；分散采購：零星、低值物品（如單次金額低于5000元的辦公耗材），可由采購部門通過詢價比價后直接采購；緊急采購：因突發(fā)情況需緊急采購的，需經(jīng)部門負責人及分管領導審批后，可采用電話詢價、單一來源采購等方式，事后3個工作日內(nèi)補辦手續(xù)。詢價比價操作（以分散采購為例）：采購部門至少向3家合格供應商發(fā)出詢價單，明確物品規(guī)格、數(shù)量、交付時間、付款方式等要求；收到供應商報價后，對比價格、質量保障、交付能力等因素，形成《詢價記錄表》，附報價單作為采購決策依據(jù)。（四）訂單下達與合同簽訂訂單：采購方式確定后，采購部門根據(jù)《采購申請單》《詢價記錄表》等信息，填寫《采購訂單》，明確供應商信息、物品明細、單價、總價、交付時間、驗收標準、違約責任等，經(jīng)采購負責人簽字蓋章后下達給供應商。合同簽訂：對于單次采購金額超過1萬元或涉及長期服務的項目，需與供應商簽訂采購合同，合同內(nèi)容需經(jīng)法務部門（或指定審核人）審核，保證條款合規(guī)、權責清晰。（五）到貨驗收與入庫到貨確認：供應商按約定時間交付物品后，采購部門通知申請部門及倉庫（或使用部門）共同驗收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀質量等是否與訂單一致。質量檢驗：對于技術性較強的物品（如生產(chǎn)設備、精密儀器），需組織專業(yè)人員或第三方機構進行質量檢測，出具檢驗報告。簽收確認：驗收合格后，三方在《物品驗收單》上簽字確認，不合格物品需當場拒收并書面通知供應商處理（如退換貨、退款）。（六）付款結算與賬務處理發(fā)票核對：供應商開具合規(guī)發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）后，采購部門需核對發(fā)票信息（如開票單位、金額、稅號等）與訂單、驗收單是否一致，確認無誤后提交財務部門。付款審批：財務部門審核發(fā)票及付款申請單，按企業(yè)資金審批流程（如“經(jīng)辦人→采購負責人→財務負責人→總經(jīng)理”）報批，審批通過后安排付款。賬務登記：采購部門在付款后，及時更新采購臺賬，記錄采購物品、供應商、付款金額等信息，保證賬實一致。（七）檔案歸檔采購完成后，采購部門需將《采購申請單》《詢價記錄表》《采購訂單》《驗收單》《合同》《發(fā)票》等資料整理成冊，按“一單一檔”原則歸檔保存，保存期限不少于3年。三、核心模板表格表1：采購申請單申請單號部門申請人申請日期物品/服務名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預估單價（元）預估總價（元）用途說明期望交付時間部門負責人意見：簽字：日期：采購部門意見：簽字：日期：分管領導意見：簽字：日期：表2：詢價記錄表詢價單號詢品名稱規(guī)格型號數(shù)量詢價日期供應商A供應商B供應商C采購部門審核意見：擬選供應商及理由：表3：采購訂單訂單編號供應商名稱簽訂日期收貨地址聯(lián)系人聯(lián)系方式物品名稱規(guī)格型號單位交付時間驗收標準付款方式采購部門（蓋章）：供應商（蓋章）：經(jīng)辦人：經(jīng)辦人：日期：日期：表4：物品驗收單驗收單號采購訂單號驗收日期供應商名稱物品名稱規(guī)格型號數(shù)量驗收數(shù)量驗收結果（合格/不合格）外觀質量：功能檢測（如有）：申請部門意見：倉庫（使用部門）意見：采購部門意見：簽字：簽字：簽字：日期：日期：日期：表5：付款申請單申請單號采購訂單號供應商名稱申請日期付款金額（元）付款方式銀行賬戶付款事由：附單據(jù)：□采購訂單□驗收單□發(fā)票□合同采購部門意見：財務部門意見：總經(jīng)理意見：簽字：簽字：簽字：日期：日期：日期：四、操作要點與風險提示需求描述準確性：申請部門需明確物品/服務的規(guī)格、用途，避免因描述模糊導致采購物品與實際需求不符，造成資源浪費。審批權限合規(guī)性：嚴格按照企業(yè)規(guī)定的審批流程執(zhí)行，不得越級審批或簡化流程，保證采購行為符合內(nèi)部管控要求。供應商選擇規(guī)范性：優(yōu)先選擇合格供應商名錄內(nèi)的單位，新供應商需經(jīng)過資質審核（如營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書）；詢價過程需留存書面記錄，避免“暗箱操作”。驗收嚴格性：驗收人員需對照訂單逐一核對，對質量有疑問的物品應暫緩收貨并及時送檢，嚴禁“先收后檢”或“不合格