PAGE行政部制度培訓(xùn)課件一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范行政部各項(xiàng)工作流程，確保行政工作的高效、有序開展，提高行政服務(wù)質(zhì)量，為公司/組織的穩(wěn)定運(yùn)營提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于行政部全體員工，以及公司/組織內(nèi)與行政工作相關(guān)的其他部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保行政工作合法合規(guī)。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，以最快的速度響應(yīng)公司/組織需求。3.服務(wù)性原則：以服務(wù)公司/組織全體成員為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、周到的行政服務(wù)。4.規(guī)范性原則：各項(xiàng)工作流程和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確、規(guī)范，確保工作的一致性和準(zhǔn)確性。二、行政部組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)行政部設(shè)部門經(jīng)理一名，下轄行政專員、后勤保障專員、檔案管理專員等崗位。（二）職責(zé)分工1.部門經(jīng)理全面負(fù)責(zé)行政部的管理工作，制定部門工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)行政部與其他部門之間的工作關(guān)系，確保行政工作的順利開展。審核行政部各項(xiàng)費(fèi)用支出，控制行政成本。對(duì)行政部員工進(jìn)行績(jī)效考核，激勵(lì)員工提高工作績(jī)效。2.行政專員負(fù)責(zé)公司/組織各類文件、通知的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作。安排公司/組織會(huì)議、活動(dòng)，做好會(huì)議記錄和活動(dòng)組織工作。負(fù)責(zé)公司/組織辦公用品的采購、發(fā)放和管理工作。接待來訪客人，處理日常行政事務(wù)，維護(hù)公司/組織良好形象。3.后勤保障專員負(fù)責(zé)公司/組織辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)和安全保衛(wèi)工作。管理公司/組織車輛，安排車輛調(diào)度和維修保養(yǎng)。負(fù)責(zé)公司/組織各類物資的采購、存儲(chǔ)和發(fā)放，確保物資供應(yīng)及時(shí)、充足。協(xié)助做好公司/組織員工的餐飲、住宿等后勤保障工作。4.檔案管理專員負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。建立檔案管理制度，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。為公司/組織各部門提供檔案查詢和借閱服務(wù)。三、行政工作流程與規(guī)范（一）文件管理1.文件起草行政專員根據(jù)工作需要起草各類文件，內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、簡(jiǎn)潔。文件起草完成后，需經(jīng)部門經(jīng)理審核，確保文件符合公司/組織政策和要求。2.文件審核部門經(jīng)理對(duì)起草的文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的合法性、準(zhǔn)確性、完整性和可行性。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或重大決策的文件，需提交公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.文件印發(fā)文件審核通過后，行政專員按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印發(fā)。印發(fā)后的文件應(yīng)及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好簽收記錄。4.文件歸檔文件印發(fā)后，行政專員負(fù)責(zé)將文件原件及相關(guān)附件進(jìn)行整理歸檔。歸檔文件應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)和存放，并建立電子檔案索引，便于查詢和管理。（二）會(huì)議管理1.會(huì)議計(jì)劃行政專員根據(jù)公司/組織工作安排，制定會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息。會(huì)議計(jì)劃需提前通知相關(guān)部門和人員，并確保參會(huì)人員有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。2.會(huì)議準(zhǔn)備行政專員負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地的布置，包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等。提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需的文件、資料、文具等物品，并確保會(huì)議設(shè)備正常運(yùn)行。3.會(huì)議組織會(huì)議開始前，行政專員負(fù)責(zé)簽到、發(fā)放會(huì)議資料等工作。會(huì)議期間，行政專員應(yīng)做好會(huì)議記錄，準(zhǔn)確記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。會(huì)議結(jié)束后，行政專員負(fù)責(zé)清理會(huì)議場(chǎng)地，整理會(huì)議資料。4.會(huì)議紀(jì)要行政專員根據(jù)會(huì)議記錄，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，明確會(huì)議決議事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)間。會(huì)議紀(jì)要經(jīng)部門經(jīng)理審核后，分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并跟蹤決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況。（三）辦公用品管理1.采購計(jì)劃行政專員根據(jù)公司/組織辦公用品的使用情況，定期制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)考慮辦公用品的庫存數(shù)量、預(yù)計(jì)使用量和預(yù)算等因素。2.采購實(shí)施行政專員按照采購計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織采購流程進(jìn)行，確保采購物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。3.入庫管理辦公用品采購到貨后，后勤保障專員負(fù)責(zé)驗(yàn)收，核對(duì)物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合要求。驗(yàn)收合格的辦公用品應(yīng)及時(shí)入庫，并做好入庫登記。4.發(fā)放管理各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部領(lǐng)取。行政專員按照審批后的申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。5.庫存盤點(diǎn)后勤保障專員定期對(duì)辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確。對(duì)于盤盈、盤虧的辦公用品，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。（四）后勤保障管理1.環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)后勤保障專員負(fù)責(zé)制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)計(jì)劃，定期組織清潔人員進(jìn)行打掃。保持辦公區(qū)域的整潔、衛(wèi)生，及時(shí)清理垃圾和雜物。定期對(duì)辦公區(qū)域的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保正常使用。2.安全保衛(wèi)工作后勤保障專員負(fù)責(zé)制定安全保衛(wèi)制度，加強(qiáng)對(duì)公司/組織辦公區(qū)域的安全防范。安排專人負(fù)責(zé)門禁管理，嚴(yán)格控制人員出入。定期對(duì)辦公區(qū)域的消防設(shè)施、監(jiān)控設(shè)備等進(jìn)行檢查，確保安全設(shè)施完好有效。做好安全事故的預(yù)防和應(yīng)急處理工作，確保公司/組織人員和財(cái)產(chǎn)安全。3.車輛管理后勤保障專員負(fù)責(zé)公司/組織車輛的調(diào)度和管理，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。建立車輛檔案，記錄車輛的基本信息、維修保養(yǎng)情況等。定期對(duì)車輛進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保車輛性能良好，安全行駛。做好車輛的油耗統(tǒng)計(jì)和費(fèi)用報(bào)銷工作，控制車輛使用成本。4.物資采購與管理后勤保障專員負(fù)責(zé)公司/組織各類物資的采購、存儲(chǔ)和發(fā)放工作。建立物資采購計(jì)劃和庫存管理制度，確保物資供應(yīng)及時(shí)、充足。對(duì)采購的物資進(jìn)行驗(yàn)收、入庫登記，定期盤點(diǎn)庫存，確保物資數(shù)量準(zhǔn)確。合理控制物資庫存，避免積壓和浪費(fèi)。（五）檔案管理1.檔案收集檔案管理專員定期收集公司/組織各部門形成的各類檔案，包括文件、合同、報(bào)表、圖紙等。明確檔案收集的范圍、時(shí)間要求和責(zé)任人，確保檔案收集工作及時(shí)、全面。2.檔案整理檔案管理專員對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，建立科學(xué)合理的檔案分類體系。對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，便于查詢和管理。3.檔案歸檔檔案整理完成后，檔案管理專員將檔案原件及相關(guān)附件按照分類順序進(jìn)行歸檔存放。建立檔案庫房管理制度，確保檔案存放安全、有序。同時(shí)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.檔案查詢與借閱公司/組織各部門因工作需要查詢或借閱檔案時(shí)，需填寫檔案查詢/借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到檔案管理專員處辦理。檔案管理專員根據(jù)審批后的申請(qǐng)表提供檔案查詢或借閱服務(wù)，并做好記錄。借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期借閱，需重新辦理審批手續(xù)。嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息安全。四、行政費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.行政部每年年初根據(jù)公司/組織工作計(jì)劃和行政工作實(shí)際需求，編制行政費(fèi)用預(yù)算。2.行政費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括辦公用品費(fèi)用、會(huì)議費(fèi)用、車輛費(fèi)用、后勤保障費(fèi)用、檔案管理費(fèi)用等各項(xiàng)支出。3.費(fèi)用預(yù)算需經(jīng)部門經(jīng)理審核后，提交公司/組織財(cái)務(wù)部門審批。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.行政部員工在辦理行政業(yè)務(wù)過程中發(fā)生的費(fèi)用，應(yīng)按照公司/組織費(fèi)用報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。2.報(bào)銷費(fèi)用時(shí)，需填寫費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表，并附上相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等憑證。3.費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表經(jīng)部門經(jīng)理審核、財(cái)務(wù)部門審批后，方可報(bào)銷。4.嚴(yán)格控制行政費(fèi)用支出，確保費(fèi)用報(bào)銷真實(shí)、合理、合規(guī)。（三）費(fèi)用控制1.行政部應(yīng)定期對(duì)行政費(fèi)用支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用支出中的問題和異常情況。2.根據(jù)費(fèi)用分析結(jié)果，采取有效措施進(jìn)行費(fèi)用控制，如優(yōu)化辦公用品采購流程、合理安排會(huì)議活動(dòng)、控制車輛使用成本等。3.加強(qiáng)與財(cái)務(wù)部門的溝通協(xié)作，確保行政費(fèi)用預(yù)算的執(zhí)行和控制。五、行政部績(jī)效考核與激勵(lì)（一）績(jī)效考核指標(biāo)1.工作任務(wù)完成情況：考核行政部員工各項(xiàng)工作任務(wù)的完成質(zhì)量和進(jìn)度。2.工作效率：考核行政部員工在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作任務(wù)的能力。3.服務(wù)質(zhì)量：考核行政部員工為公司/組織各部門提供服務(wù)的滿意度。4.團(tuán)隊(duì)協(xié)作：考核行政部員工與其他部門之間的協(xié)作配合情況。5.創(chuàng)新能力：考核行政部員工在工作中提出創(chuàng)新性建議和方法的能力。（二）績(jī)效考核周期績(jī)效考核周期為月度考核與年度考核相結(jié)合。月度考核于每月末進(jìn)行，年度考核于每年年末進(jìn)行。（三）績(jī)效考核實(shí)施1.行政部員工每月末填寫個(gè)人績(jī)效考核自評(píng)表，對(duì)自己當(dāng)月的工作表現(xiàn)進(jìn)行自我評(píng)價(jià)。2.部門經(jīng)理根據(jù)員工的工作表現(xiàn)、工作成果等情況，對(duì)員工進(jìn)行月度考核評(píng)分，并填寫考核評(píng)語。3.年度考核時(shí)，行政部員工需提交年度工作總結(jié)和個(gè)人述職報(bào)告，部門經(jīng)理結(jié)合員工全年工作表現(xiàn)進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，確定年度考核結(jié)果。4.績(jī)效考核結(jié)果作為員工薪酬調(diào)整、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等的重要依據(jù)。（四）激勵(lì)措施1.對(duì)于績(jī)效考核優(yōu)秀的員工，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書等。2.為員工提供培訓(xùn)和晉升機(jī)會(huì)，