員工基本信息檔案管理規(guī)范一、規(guī)范制定背景與目的員工基本信息檔案是企業(yè)人力資源管理的核心基礎(chǔ)資料，貫穿員工職業(yè)發(fā)展全周期。為保障員工信息的準(zhǔn)確性、完整性與安全性，提升人力資源管理效率，同時(shí)契合《個(gè)人信息保護(hù)法》等法律法規(guī)要求，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)場(chǎng)景，制定本管理規(guī)范，為員工檔案管理提供清晰的操作指引與合規(guī)依據(jù)。二、管理職責(zé)劃分（一）人力資源部門(mén)（HR）作為員工檔案管理的責(zé)任主體，需履行以下職責(zé)：統(tǒng)籌檔案的建立、更新、存儲(chǔ)與借閱管理，確保檔案全生命周期合規(guī)；審核檔案信息的真實(shí)性，對(duì)存疑信息及時(shí)與員工或相關(guān)部門(mén)核實(shí)；制定檔案安全防護(hù)措施，包括電子檔案加密、紙質(zhì)檔案物理防護(hù)等；定期開(kāi)展檔案合規(guī)性檢查，排查信息泄露、過(guò)期未更新等風(fēng)險(xiǎn)。（二）用人部門(mén)配合HR收集員工崗位相關(guān)信息（如項(xiàng)目經(jīng)歷、崗位勝任力評(píng)估等），確保信息與實(shí)際工作場(chǎng)景匹配；因工作需要借閱檔案時(shí)，嚴(yán)格遵守借閱流程，不得擅自復(fù)制、泄露檔案內(nèi)容；發(fā)現(xiàn)員工信息變動(dòng)（如崗位調(diào)整、績(jī)效結(jié)果更新），需在3個(gè)工作日內(nèi)同步至HR部門(mén)。（三）員工本人入職時(shí)如實(shí)填報(bào)個(gè)人信息，對(duì)信息的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)；個(gè)人信息發(fā)生變動(dòng)（如聯(lián)系方式、學(xué)歷提升、家庭住址變更等），需在5個(gè)工作日內(nèi)主動(dòng)告知HR部門(mén)并提交佐證材料；配合HR完成檔案信息的定期核對(duì)工作。三、檔案內(nèi)容與分類(lèi)員工基本信息檔案以“一人一檔”為原則，內(nèi)容需覆蓋職業(yè)發(fā)展全周期（嚴(yán)禁包含身份證號(hào)、手機(jī)號(hào)等隱私敏感信息，數(shù)字類(lèi)信息不超過(guò)4位）：（一）個(gè)人基礎(chǔ)信息身份類(lèi)：姓名、性別、出生日期、民族、政治面貌；學(xué)歷與專(zhuān)業(yè)：最高學(xué)歷、畢業(yè)院校、專(zhuān)業(yè)、學(xué)歷類(lèi)型（全日制/非全日制）；家庭與社會(huì)關(guān)系：緊急聯(lián)系人姓名及關(guān)系、家庭住址（模糊化處理，如僅保留城市+區(qū)縣）。（二）入職與勞動(dòng)關(guān)系信息入職信息：入職日期、入職崗位、入職渠道（校招/社招/內(nèi)部轉(zhuǎn)崗）；合同信息：勞動(dòng)合同期限、續(xù)簽記錄、崗位調(diào)整歷史；離職信息：離職日期、離職類(lèi)型（主動(dòng)/被動(dòng)）、離職交接情況（僅記錄“是否完成”）。（三）職業(yè)發(fā)展信息培訓(xùn)記錄：內(nèi)部/外部培訓(xùn)名稱(chēng)、培訓(xùn)時(shí)長(zhǎng)、考核結(jié)果（合格/優(yōu)秀等定性描述）；績(jī)效與考核：年度績(jī)效等級(jí)（A/B/C等）、關(guān)鍵項(xiàng)目貢獻(xiàn)記錄；晉升與獎(jiǎng)懲：晉升時(shí)間、晉升崗位；獎(jiǎng)勵(lì)/處分類(lèi)型、事由及生效時(shí)間。四、檔案管理流程（一）建檔流程1.信息收集：?jiǎn)T工入職時(shí)，HR通過(guò)《員工信息登記表》收集基礎(chǔ)信息，同步要求員工提交學(xué)歷證書(shū)、資格證書(shū)等佐證材料（復(fù)印件歸檔，原件核驗(yàn)后返還）；2.信息審核：HR在2個(gè)工作日內(nèi)核對(duì)信息與材料的一致性，對(duì)存疑項(xiàng)（如學(xué)歷真實(shí)性）通過(guò)學(xué)信網(wǎng)、背景調(diào)查等方式驗(yàn)證；3.檔案建立：審核通過(guò)后，為員工建立電子檔案（加密存儲(chǔ)于HR系統(tǒng)）與紙質(zhì)檔案（如需），紙質(zhì)檔案需編號(hào)并存放于專(zhuān)用檔案柜，電子檔案需設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。（二）借閱流程1.申請(qǐng)與審批：因工作需要借閱檔案時(shí)，借閱人需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱事由、檔案類(lèi)型、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間；申請(qǐng)表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及HR負(fù)責(zé)人審批；2.借閱與登記：HR憑審批單提供檔案（電子檔案僅限系統(tǒng)內(nèi)查看，紙質(zhì)檔案需現(xiàn)場(chǎng)查閱），并登記借閱人、時(shí)間、檔案內(nèi)容等信息；（三）銷(xiāo)毀流程1.銷(xiāo)毀條件：?jiǎn)T工離職滿(mǎn)2年（或按法規(guī)要求延長(zhǎng)保存期），且無(wú)勞動(dòng)糾紛、審計(jì)追溯等需求；2.審批與備案：HR填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀審批表》，說(shuō)明銷(xiāo)毀原因、檔案數(shù)量，經(jīng)HR總監(jiān)、法務(wù)部門(mén)審批后，留存銷(xiāo)毀清單備案；3.銷(xiāo)毀方式：電子檔案通過(guò)系統(tǒng)權(quán)限注銷(xiāo)+數(shù)據(jù)加密覆蓋方式銷(xiāo)毀；紙質(zhì)檔案通過(guò)碎紙機(jī)粉碎或委托專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程需雙人監(jiān)督。五、安全與保密要求（一）存儲(chǔ)安全電子檔案：存儲(chǔ)于企業(yè)內(nèi)部加密服務(wù)器，設(shè)置“HR經(jīng)理-專(zhuān)員-部門(mén)負(fù)責(zé)人”三級(jí)訪問(wèn)權(quán)限，禁止外部網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)；紙質(zhì)檔案：存放于帶鎖檔案柜，鑰匙由HR專(zhuān)員與經(jīng)理分持，非工作時(shí)間檔案柜需加貼封條。（二）信息保密?chē)?yán)禁HR及其他人員以任何形式（郵件、微信、U盤(pán)拷貝等）泄露員工檔案信息，因工作需要對(duì)外提供信息時(shí)（如背景調(diào)查），需取得員工書(shū)面授權(quán)，并僅提供必要信息；員工信息原則上僅限“與員工利益相關(guān)”的場(chǎng)景使用（如薪資核算、社保繳納），禁止用于營(yíng)銷(xiāo)、數(shù)據(jù)分析等無(wú)關(guān)用途。（三）違規(guī)處理若發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露、篡改、違規(guī)借閱等行為，視情節(jié)輕重給予責(zé)任人警告、記過(guò)、降職等處分；造成法律糾紛或企業(yè)損失的，依法追究法律責(zé)任。六、檔案維護(hù)與更新（一）定期核對(duì)HR部門(mén)每年度開(kāi)展一次檔案信息核對(duì)工作，通過(guò)郵件、OA系統(tǒng)等方式通知員工確認(rèn)信息，員工需在10個(gè)工作日內(nèi)反饋核對(duì)結(jié)果，對(duì)存疑項(xiàng)提供佐證材料。（二）動(dòng)態(tài)更新員工主動(dòng)更新：個(gè)人信息變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷提升、婚姻狀況變更），需提交《員工信息變更申請(qǐng)表》及佐證材料，HR在3個(gè)工作日內(nèi)完成檔案更新；企業(yè)主動(dòng)更新：?jiǎn)T工崗位調(diào)整、績(jī)效結(jié)果發(fā)布、獎(jiǎng)懲決定生效后，HR需在2個(gè)工作