PAGE培訓(xùn)檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司培訓(xùn)工作的開(kāi)展及員工職業(yè)發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類培訓(xùn)活動(dòng)所形成的檔案資料管理，包括但不限于新員工入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、管理能力培訓(xùn)、專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓(xùn)檔案由公司指定的部門統(tǒng)一收集、整理、保管，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)活動(dòng)的全過(guò)程，內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保培訓(xùn)檔案不泄露、不丟失，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益。4.便于利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，方便檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、培訓(xùn)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.培訓(xùn)計(jì)劃類：包括年度培訓(xùn)計(jì)劃、月度培訓(xùn)計(jì)劃、專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃等。2.培訓(xùn)實(shí)施類：涵蓋培訓(xùn)通知、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)課件、培訓(xùn)講師資料、培訓(xùn)考勤記錄、培訓(xùn)考核試卷及成績(jī)等。3.培訓(xùn)效果評(píng)估類：如培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告、學(xué)員反饋意見(jiàn)、培訓(xùn)后工作績(jī)效評(píng)估等。4.培訓(xùn)證書(shū)類：?jiǎn)T工參加外部培訓(xùn)獲得的各類證書(shū)、資質(zhì)證明等。5.其他類：與培訓(xùn)相關(guān)的其他重要資料，如培訓(xùn)協(xié)議、培訓(xùn)費(fèi)用報(bào)銷憑證等。（二）編號(hào)培訓(xùn)檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的格式。例如，2023年的培訓(xùn)計(jì)劃類檔案編號(hào)為“2023PJ001”，其中“2023”表示年份，“PJ”表示培訓(xùn)計(jì)劃類，“001”為順序號(hào)。類別代碼具體如下：1.培訓(xùn)計(jì)劃類（PJ）2.培訓(xùn)實(shí)施類（SS）3.培訓(xùn)效果評(píng)估類（PG）4.培訓(xùn)證書(shū)類（ZS）5.其他類（QT）三、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集1.培訓(xùn)活動(dòng)組織部門應(yīng)在培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案資料收集齊全，確保不漏項(xiàng)。2.培訓(xùn)講師應(yīng)在授課結(jié)束后一周內(nèi)將培訓(xùn)課件、考核試卷等資料提交至培訓(xùn)檔案管理部門。3.學(xué)員應(yīng)按照要求及時(shí)提交培訓(xùn)反饋意見(jiàn)、培訓(xùn)作業(yè)等相關(guān)資料。（二）整理1.培訓(xùn)檔案管理部門對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行核對(duì)，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，如有缺失或錯(cuò)誤應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正。3.對(duì)培訓(xùn)教材、課件等資料進(jìn)行電子文檔備份，并建立相應(yīng)的目錄索引，便于查找和使用。四、培訓(xùn)檔案的保管（一）保管期限1.培訓(xùn)計(jì)劃類檔案保管期限為5年。2.培訓(xùn)實(shí)施類檔案中，培訓(xùn)通知、考勤記錄等保管期限為3年，培訓(xùn)教材、課件等保管期限為長(zhǎng)期。3.培訓(xùn)效果評(píng)估類檔案保管期限為5年。4.培訓(xùn)證書(shū)類檔案保管期限為長(zhǎng)期。5.其他類檔案根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但不得少于3年。（二）保管方式1.培訓(xùn)檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于專用檔案柜中，確保存放有序、便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案目錄索引，方便檢索和使用。3.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全。五、培訓(xùn)檔案的借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱培訓(xùn)檔案，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《培訓(xùn)檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至培訓(xùn)檔案管理部門。（二）審批培訓(xùn)檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密級(jí)別和重要程度確定是否批準(zhǔn)借閱。對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。（三）借閱登記1.經(jīng)批準(zhǔn)借閱的檔案，培訓(xùn)檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的培訓(xùn)檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。2.如需復(fù)印培訓(xùn)檔案資料，應(yīng)經(jīng)培訓(xùn)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)與原件一致，復(fù)印件由培訓(xùn)檔案管理部門留存歸檔。六、培訓(xùn)檔案的保密與安全（一）保密措施1.培訓(xùn)檔案管理部門應(yīng)制定嚴(yán)格的保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)，對(duì)涉及公司機(jī)密或員工個(gè)人隱私的培訓(xùn)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自向無(wú)關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。在檔案整理、借閱、使用等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。3.對(duì)因工作需要接觸培訓(xùn)檔案的人員，應(yīng)進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）安全管理1.加強(qiáng)培訓(xùn)檔案保管場(chǎng)所的安全防范措施，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如檔案損壞、丟失等。3.按照國(guó)家有關(guān)檔案安全管理的規(guī)定，做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的安全完整。七、培訓(xùn)檔案的銷毀（一）銷毀條件培訓(xùn)檔案保管期滿后，由培訓(xùn)檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。對(duì)于未滿保管期限但已失去保存價(jià)值的培訓(xùn)檔案，也可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.培訓(xùn)檔案管理部門對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清理核對(duì)，編制《培訓(xùn)檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《培訓(xùn)檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，由培訓(xùn)檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀工作完成后，在《培訓(xùn)檔案銷毀清單》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。同時(shí)，