PAGE培訓(xùn)學(xué)院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)院教學(xué)、管理、科研等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)學(xué)院各部門、各教學(xué)班級以及與學(xué)院有業(yè)務(wù)往來的相關(guān)單位和個人形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)院檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)院綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映學(xué)院各項工作的歷史過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集學(xué)院在教學(xué)、管理、科研等活動中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及學(xué)院機(jī)密和個人隱私的檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的服務(wù)效能。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)院檔案管理制度并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理學(xué)院各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全完整。4.開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為學(xué)院教學(xué)、管理、科研等工作提供檔案資料查詢、借閱等服務(wù)，編制檔案檢索工具和參考資料，積極主動地為學(xué)院各項工作服務(wù)。5.負(fù)責(zé)組織學(xué)院檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.參與學(xué)院重大活動和重要項目的檔案管理工作，對檔案的形成、積累和整理進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。7.負(fù)責(zé)與上級檔案行政管理部門和其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系，及時報送檔案工作情況和統(tǒng)計報表。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保本部門檔案的齊全完整，并定期向綜合檔案室移交。2.指導(dǎo)本部門工作人員做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，提高本部門人員檔案意識。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和利用工作，按照規(guī)定為學(xué)院內(nèi)部人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和歸還工作。4.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作，配合綜合檔案室開展檔案管理的各項業(yè)務(wù)工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.黨群工作類：主要包括學(xué)院黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會工作、共青團(tuán)工作等方面形成的檔案材料。2.行政管理類：主要包括學(xué)院行政事務(wù)管理、人事管理、財務(wù)管理、后勤管理、安全保衛(wèi)等方面形成的檔案材料。3.教學(xué)管理類：主要包括學(xué)院教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程安排、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、學(xué)生學(xué)籍管理、考試管理等方面形成的檔案材料。4.學(xué)生工作類：主要包括學(xué)生招生、就業(yè)、獎助學(xué)金評定、學(xué)生社團(tuán)活動、學(xué)生日常管理等方面形成的檔案材料。5.科研工作類：主要包括學(xué)院科研項目申報、立項、研究過程、成果鑒定、獎勵等方面形成的檔案材料。6.培訓(xùn)業(yè)務(wù)類：主要包括培訓(xùn)項目策劃、招生宣傳材料、培訓(xùn)課程設(shè)置、培訓(xùn)師資管理、培訓(xùn)學(xué)員管理、培訓(xùn)證書發(fā)放等方面形成的檔案材料。7.聲像檔案類：主要包括學(xué)院在教學(xué)、管理、科研等活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.實物檔案類：主要包括學(xué)院獲得的各類獎杯、獎牌、證書、錦旗等實物。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。2.年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別：按照上述檔案分類，用兩位大寫字母表示，如“DQ”表示黨群工作類，“XZ”表示行政管理類。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。5.例如，2023年黨群工作類的第一份檔案編號為“2023DQ0001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)院各部門在履行職能過程中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的材料。2.學(xué)院舉辦的各類培訓(xùn)項目、教學(xué)活動、科研項目等形成的相關(guān)材料。3.學(xué)院教職工在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案材料。4.學(xué)院學(xué)生在學(xué)習(xí)、生活、社會實踐等方面形成并應(yīng)歸檔保存的材料。5.學(xué)院與上級主管部門、其他單位及社會組織之間往來的文件、函件、協(xié)議、合同等材料。6.學(xué)院獲得的各類榮譽(yù)證書、獎勵文件、宣傳報道等材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合耐久性要求，能夠長期保存。3.對于電子文件，應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理，確保同一類檔案材料集中在一起。3.對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等，制作檔案盒封面和脊背標(biāo)簽，注明檔案類別、年度、保管期限等信息。（四）整理方法1.文書檔案：按照文件的形成時間順序，結(jié)合文件的來源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類整理，一般以“件”為單位進(jìn)行裝訂、編目。2.教學(xué)檔案：按照教學(xué)管理的流程和類別，分別對教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程教案、學(xué)生成績等進(jìn)行整理歸檔。3.科研檔案：按照科研項目的立項、研究、結(jié)題等階段，對科研項目申請書、研究報告、成果鑒定材料等進(jìn)行整理歸檔。4.聲像檔案：按照拍攝時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，對照片、錄音、錄像等進(jìn)行編號、標(biāo)注說明，并制作相應(yīng)的文字說明材料。5.實物檔案：對實物進(jìn)行登記造冊，注明實物名稱、來源、日期、頒發(fā)單位等信息，并拍照留存。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮、防光、防塵等條件良好的房間，面積應(yīng)滿足學(xué)院檔案存儲的需要。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防蟲藥品、除濕設(shè)備、消防器材等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的整理區(qū)、查閱區(qū)和辦公區(qū)，保持庫房內(nèi)整潔、有序，便于檔案的管理和利用。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則：根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素進(jìn)行綜合判斷。對于反映學(xué)院主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)院發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管；對于在一定時期內(nèi)對學(xué)院工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（三）檔案保管措施1.建立健全檔案庫房管理制度，嚴(yán)格控制庫房人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。2.定期對檔案進(jìn)行清點、核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時采取調(diào)控措施，保持庫房溫濕度適宜。一般庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。4.加強(qiáng)對檔案保管設(shè)備的維護(hù)和管理，定期檢查檔案密集架、檔案柜等設(shè)備的運(yùn)行情況，及時進(jìn)行維修和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常使用。5.對檔案庫房進(jìn)行定期清掃，保持庫房清潔衛(wèi)生，防止灰塵、雜物等對檔案造成損害。6.做好檔案的防火、防盜、防蟲、防潮、防光、防塵等工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案庫房的安全。六、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)院內(nèi)部各部門因教學(xué)、管理、科研等工作需要查閱檔案的。2.學(xué)院教職工因個人工作需要查閱本人業(yè)務(wù)檔案的。3.學(xué)生因?qū)W籍管理、成績查詢、畢業(yè)審核等需要查閱本人檔案的。4.外單位因工作需要查閱學(xué)院檔案，且符合檔案查閱規(guī)定的。（二）利用方式1.查閱：學(xué)院內(nèi)部人員可直接到綜合檔案室查閱檔案，填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容等信息。外單位查閱檔案需提前提交查閱申請，經(jīng)學(xué)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到綜合檔案室查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.借閱：因工作需要短期使用檔案的，可辦理檔案借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案的安全完整。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、復(fù)制用途等信息。復(fù)制的檔案材料應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋“與原件核對無誤”章。（三）利用審批1.學(xué)院內(nèi)部人員查閱檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.學(xué)院教職工查閱本人業(yè)務(wù)檔案，可直接到綜合檔案室查閱。3.學(xué)生查閱本人檔案，由輔導(dǎo)員簽字批準(zhǔn)。4.外單位查閱學(xué)院檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱單位名稱、查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱時間等信息，經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可到綜合檔案室查閱。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、所在單位或部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等信息。2.檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計檔案利用情況。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合學(xué)院檔案管理的實際情況，對檔案的價值進(jìn)行全面、客觀、準(zhǔn)確的評估。2.充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和合理性。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、來源、記錄的主要事項、反映的問題等，判斷檔案的價值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合檔案的實際情況，確定檔案是否到期。3.征求檔案形成部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，了解檔案在當(dāng)前和今后工作中的利用需求。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、年度、類別、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行銷毀。銷毀過程中應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)，銷毀后應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期、銷毀人姓名等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案鑒定和銷毀工作的重要依據(jù)。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計工作由綜合檔案室負(fù)責(zé)，定期編制檔案統(tǒng)計報表，報送學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案行政管理部門。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計報表應(yīng)及時、規(guī)范填報。（二）檔案移交1.學(xué)院