PAGE公司培訓文件歸檔制度一、總則（一）目的為加強公司培訓文件的管理，確保培訓文件的完整性、準確性和可追溯性，便于培訓資源的有效利用和知識傳承，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類培訓活動所產(chǎn)生的文件資料，包括但不限于培訓計劃、培訓教材、學員資料、考核記錄、培訓效果評估報告等。（三）基本原則1.真實性原則：歸檔的培訓文件應真實反映培訓活動的實際情況。2.完整性原則：確保培訓文件的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.準確性原則：文件內(nèi)容準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標準和流程進行歸檔。5.保密性原則：對涉及公司機密和學員隱私的培訓文件妥善保管，嚴格保密。二、培訓文件分類及歸檔要求（一）培訓計劃類1.年度培訓計劃內(nèi)容應涵蓋公司各部門年度培訓需求分析、培訓目標、培訓內(nèi)容、培訓方式、培訓時間安排、培訓師資等。由人力資源部門牽頭制定，經(jīng)公司管理層審批后生效。歸檔時應提交紙質(zhì)版和電子版，紙質(zhì)版加蓋公司公章，電子版保存為規(guī)范的文檔格式，如PDF或DOCX。2.專項培訓計劃針對特定項目、崗位或業(yè)務需求制定的培訓計劃。詳細說明培訓的背景、目標、內(nèi)容、實施步驟、預期效果等。相關部門負責起草，經(jīng)分管領導審核后報人力資源部門備案。歸檔要求同年度培訓計劃。（二）培訓教材類1.內(nèi)部編寫教材公司內(nèi)部培訓師編寫的培訓教材，應包含課程大綱、教學內(nèi)容、案例分析、練習題等。教材編寫應符合培訓目標和學員實際需求，語言通俗易懂，邏輯清晰。編寫完成后，由培訓師所在部門審核，報人力資源部門審定。歸檔時提交紙質(zhì)版一式兩份，一份留存人力資源部門，一份供培訓使用；電子版保存于公司培訓資源庫，并注明教材版本、編寫人、審核人等信息。2.外部引進教材購買或獲取的外部專業(yè)培訓教材。應附教材購買憑證或版權說明，確保教材來源合法。對引進教材進行必要的整理和標注，如重點章節(jié)、補充資料等。歸檔要求同內(nèi)部編寫教材。（三）學員資料類1.學員報名登記表記錄學員基本信息，包括姓名、性別、年齡、部門、崗位、聯(lián)系方式、報名課程等。學員報名時填寫，由培訓組織部門負責收集和整理。紙質(zhì)版按報名批次裝訂成冊，電子版按年度分類保存于學員管理數(shù)據(jù)庫。2.學員培訓記錄詳細記錄學員每次培訓的出勤情況、課堂表現(xiàn)、考核成績等。培訓期間由培訓師或班主任負責填寫，培訓結(jié)束后交培訓組織部門匯總。紙質(zhì)版與學員報名登記表一同歸檔，電子版更新至學員管理數(shù)據(jù)庫。（四）考核記錄類1.培訓考核試卷包括理論知識試卷、實踐操作考核題目等。試卷應根據(jù)培訓內(nèi)容和目標設計，題型合理，難易適中?？荚嚱Y(jié)束后，由培訓組織部門統(tǒng)一收集試卷，密封保存。紙質(zhì)版按課程分類裝訂，保存期限根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行；電子版保存于公司培訓考核檔案庫，并注明考試時間、課程名稱及考核方式等。2.考核成績匯總表統(tǒng)計學員各項考核成績，包括總分、平均分、及格率、優(yōu)秀率等。由培訓組織部門根據(jù)考核試卷評分結(jié)果填寫，經(jīng)審核后歸檔。紙質(zhì)版與考核試卷一同歸檔，電子版作為學員培訓檔案的重要組成部分，用于數(shù)據(jù)分析和跟蹤。（五）培訓效果評估報告類1.培訓后評估問卷設計合理的問卷，涵蓋培訓內(nèi)容、培訓方式、培訓師資、培訓效果等方面的評價。培訓結(jié)束后及時發(fā)放給學員填寫，回收率應達到一定比例，以確保評估結(jié)果的有效性。問卷回收后，由培訓組織部門進行整理和統(tǒng)計分析。紙質(zhì)版問卷按課程分類裝訂，電子版保存于培訓效果評估數(shù)據(jù)庫，并附統(tǒng)計分析報告。2.培訓效果跟蹤報告對學員培訓后的工作表現(xiàn)、技能提升、業(yè)績改善等方面進行跟蹤評估。由學員所在部門定期反饋學員培訓后的實際應用情況，培訓組織部門匯總分析后形成報告。報告應包括跟蹤周期、跟蹤方式、學員反饋、效果評估結(jié)論等內(nèi)容。紙質(zhì)版和電子版歸檔要求同培訓后評估問卷。三、培訓文件歸檔流程（一）文件收集1.培訓活動結(jié)束后，相關責任人應及時將各自負責的培訓文件收集齊全。2.培訓教材編寫人、培訓師、班主任等應在規(guī)定時間內(nèi)將編寫的教材、記錄的學員情況等文件提交至培訓組織部門。（二）文件整理1.培訓組織部門對收集到的培訓文件進行初步整理，檢查文件的完整性和準確性。2.按照分類要求對文件進行分類，剔除重復、無效的文件。3.對文件進行編號、編目，確保每份文件都有唯一的標識。（三）文件審核1.整理后的培訓文件提交至人力資源部門進行審核。2.人力資源部門重點審核文件是否符合歸檔要求，內(nèi)容是否真實、準確、完整。3.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時反饋給相關責任人進行修改和補充。（四）文件歸檔1.審核通過的培訓文件按照規(guī)定的存儲方式進行歸檔。2.紙質(zhì)文件應整齊裝訂，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明文件類別、年度、項目名稱等信息。3.電子版文件應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則和文件夾結(jié)構進行存儲，確保便于查找和使用。四、培訓文件保管與借閱（一）保管要求1.設立專門的培訓文件檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防潮防蟲設施等。2.檔案管理人員應定期對培訓文件進行檢查和清點，確保文件的安全和完整。3.對電子檔案要定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱培訓文件，需填寫《培訓文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、借閱目的、借閱時間等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交人力資源部門審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批結(jié)果辦理借閱手續(xù)，借閱人應在規(guī)定時間內(nèi)歸還文件，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。4.借閱期間應妥善保管文件，不得涂改、損壞、丟失。如發(fā)現(xiàn)問題，借閱人應承擔相應責任。五、培訓文件的保密與銷毀（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密和學員個人隱私的培訓文件，嚴格按照公司保密制度進行管理。2.檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.限制文件的查閱權限，只有經(jīng)過授權的人員才能查閱相關文件。（二）銷毀規(guī)定1.培訓文件超過保存期限或已失去保存價值時，由人力資源部門提出銷毀申請。2.申請應說明銷毀文件的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。3.經(jīng)公司管理層審批后，由檔案管理人員會同相關部門人員進行銷毀。4