PAGEXX制度公文規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織的公文管理，提高公文質(zhì)量和處理效率，確保公文的準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部單位往來的各類公文，包括但不限于通知、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公文內(nèi)容合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文表述應(yīng)準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一，避免歧義。3.及時高效原則：公文處理應(yīng)及時、迅速，提高工作效率，確保信息傳遞暢通。4.安全保密原則：加強公文的安全管理，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止公文泄露。二、公文種類及適用范圍（一）通知適用于發(fā)布規(guī)章制度、傳達(dá)要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（二）報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。（三）請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。（四）批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。（五）函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。（六）會議紀(jì)要適用于記載會議主要情況和議定事項。三、公文格式（一）一般格式1.標(biāo)題：一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成，應(yīng)準(zhǔn)確概括公文的主要內(nèi)容。2.主送機關(guān)：指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)統(tǒng)稱。3.正文：公文的主體部分，應(yīng)條理清晰，邏輯嚴(yán)密，表達(dá)準(zhǔn)確。4.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。5.發(fā)文機關(guān)署名：署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。6.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時,署最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。7.印章：公文中有發(fā)文機關(guān)署名且有主送機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。（二）特定格式1.信函格式：發(fā)文機關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)標(biāo)志。2.命令（令）格式：發(fā)文機關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。3.紀(jì)要格式：紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。四、公文擬制（一）起草1.公文起草應(yīng)符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。2.內(nèi)容應(yīng)簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練。3.涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，應(yīng)當(dāng)充分協(xié)商，仍不能取得一致意見的，起草部門應(yīng)當(dāng)列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機關(guān)決定或由上級機關(guān)指定相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)。4.公文擬稿人應(yīng)認(rèn)真填寫《公文擬稿紙》，注明擬稿人姓名、擬稿日期、文件標(biāo)題、主送機關(guān)、抄送機關(guān)、密級、緩急程度、附件名稱及份數(shù)、發(fā)文機關(guān)、擬稿部門、審核意見等內(nèi)容。（二）審核1.公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機關(guān)辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點是：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點符號等用法是否規(guī)范。其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。2.經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草部門并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草部門修改后重新報送。（三）簽發(fā)1.公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán)機關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。2.簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關(guān)的負(fù)責(zé)人會簽。五、公文辦理（一）收文辦理1.簽收：對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。2.登記：對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。3.初審：對收到的公文進(jìn)行初審，初審的重點是：是否應(yīng)當(dāng)由本機關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。4.承辦：閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報本機關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。5.傳閱：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦：及時了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。7.答復(fù)：公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。（二）發(fā)文辦理1.復(fù)核：已經(jīng)發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報原簽批人復(fù)審。2.登記：對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。3.印制：公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。4.核發(fā)：公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。（三）涉密公文管理1.涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關(guān)機要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。2.公文確定密級前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應(yīng)當(dāng)按照所定密級嚴(yán)格管理。絕密級公文應(yīng)當(dāng)由專人管理。3.公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關(guān)或者其上級機關(guān)決定。六、公文歸檔（一）歸檔范圍1.反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的公文。2.機關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的公文。3.本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的公文，下級機關(guān)報送的重要公文。4.其他對本機關(guān)工作具有查考價值的公文。（二）歸檔要求1.歸檔的公文應(yīng)當(dāng)齊全完整，已破損的公文應(yīng)當(dāng)修整，字跡模糊或易褪變的公文應(yīng)當(dāng)復(fù)制。2.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)要求。3.歸檔文件應(yīng)按照分類方案和編號順序進(jìn)行排列，編號應(yīng)連續(xù)、完整，不得重號、漏號。4.歸檔文件應(yīng)編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。（三）歸檔期限1.當(dāng)年形成的公文，在年度終了后，可暫由承辦部門保管一年，期滿后應(yīng)當(dāng)移交本機關(guān)檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案機構(gòu)同意。2.撤銷、合并單位的公文，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清理、移交。七、公文管理（一）專人負(fù)責(zé)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)公文的收發(fā)、登記、傳遞、保管等工作，確保公文管理工作的規(guī)范有序。（二）定期清理定期對公文進(jìn)行清理，及時清退、銷毀不再需要保存的公文，確保公文管理的時效性和準(zhǔn)確性。（三）安全保密加強公文的安全保密管理，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止公文丟失、被盜、篡改等情況的發(fā)生