2026年生物科技服務(wù)公司應(yīng)付賬款管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司應(yīng)付賬款的確認、核算、支付、對賬與清理等全流程管理工作，保障公司資金安全與運營穩(wěn)定，提高資金使用效率，防范付款風(fēng)險與財務(wù)損失，維護公司與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系，依據(jù)《中華人民共和國會計法》《企業(yè)會計準(zhǔn)則》《中華人民共和國票據(jù)法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合生物科技服務(wù)行業(yè)采購頻繁（實驗試劑、耗材、設(shè)備等）、技術(shù)服務(wù)外包較多的業(yè)務(wù)特性及公司實際運營需求，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有應(yīng)付賬款的管理工作，涵蓋因采購貨物（實驗試劑、耗材、儀器設(shè)備、辦公用品等）、接受勞務(wù)（技術(shù)服務(wù)、檢測服務(wù)、運維服務(wù)等）、租賃資產(chǎn)等經(jīng)營活動產(chǎn)生的，應(yīng)向供應(yīng)商、服務(wù)商、出租方等支付的款項；同時適用于所有參與應(yīng)付賬款管理的部門及員工，包括財務(wù)部門、采購部門、各業(yè)務(wù)部門、倉儲部門及相關(guān)管理人員、經(jīng)辦人員。第三條核心原則合規(guī)合法原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)及公司財務(wù)管理制度，確保應(yīng)付賬款確認、核算、支付等全流程操作合規(guī)，付款憑證真實、完整、有效。權(quán)責(zé)清晰原則：明確各部門及人員在應(yīng)付賬款管理中的職責(zé)權(quán)限，做到“誰經(jīng)辦、誰負責(zé)，誰審核、誰擔(dān)責(zé)”，確保各項管理工作有序落地。精準(zhǔn)高效原則：建立規(guī)范的應(yīng)付賬款確認與核算機制，確保賬務(wù)處理及時、準(zhǔn)確；優(yōu)化付款審批流程，在保障風(fēng)險可控的前提下提升付款效率，維護合作關(guān)系。風(fēng)險可控原則：加強應(yīng)付賬款全流程風(fēng)險管控，嚴(yán)格審核付款依據(jù)，防范虛假付款、重復(fù)付款、超額付款等風(fēng)險，保障公司資金安全。動態(tài)管理原則：定期開展應(yīng)付賬款對賬與清理工作，及時跟蹤款項支付進度與逾期情況，動態(tài)更新應(yīng)付賬款信息，確保賬實相符、賬賬核對。第四條職責(zé)分工財務(wù)部門：作為應(yīng)付賬款管理的歸口管理部門，負責(zé)應(yīng)付賬款的確認、核算、賬務(wù)處理；負責(zé)審核付款申請材料的完整性、合規(guī)性；負責(zé)組織付款執(zhí)行、資金調(diào)度；負責(zé)開展應(yīng)付賬款對賬工作，編制對賬報告；負責(zé)應(yīng)付賬款臺賬的建立與維護；負責(zé)監(jiān)督各部門應(yīng)付賬款管理工作的執(zhí)行情況。采購部門：負責(zé)采購業(yè)務(wù)的發(fā)起、供應(yīng)商篩選與管理；負責(zé)簽訂采購合同，明確付款條款；負責(zé)跟蹤采購貨物/服務(wù)的交付進度；負責(zé)收集采購相關(guān)憑證（采購合同、訂單、驗收單等），提交付款申請；負責(zé)配合財務(wù)部門開展對賬工作，協(xié)調(diào)處理與供應(yīng)商的款項爭議。各業(yè)務(wù)部門：負責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出采購或服務(wù)需求，參與供應(yīng)商評估；負責(zé)對接受的貨物/服務(wù)進行驗收，出具驗收證明；負責(zé)提供業(yè)務(wù)相關(guān)的付款依據(jù)，配合財務(wù)部門與采購部門審核付款申請；負責(zé)跟蹤本部門相關(guān)應(yīng)付賬款的支付進度，及時反饋業(yè)務(wù)需求。倉儲部門：負責(zé)對采購入庫的貨物（實驗試劑、耗材、設(shè)備等）進行數(shù)量核對、質(zhì)量檢驗，出具入庫單；負責(zé)維護庫存臺賬，配合采購部門與財務(wù)部門核實貨物驗收情況。管理層：負責(zé)按照權(quán)限審批應(yīng)付賬款付款申請，對重大付款事項進行決策；負責(zé)監(jiān)督應(yīng)付賬款管理制度的執(zhí)行效果，協(xié)調(diào)解決管理過程中的重大問題。第二章應(yīng)付賬款的確認與核算第五條確認依據(jù)與條件應(yīng)付賬款的確認需以真實的交易為基礎(chǔ)，同時滿足以下條件：采購的貨物已驗收合格并入庫（或已實際使用）、接受的勞務(wù)已完成并驗收合格；相關(guān)采購合同、訂單、驗收單、發(fā)票等憑證齊全且真實有效；付款義務(wù)已明確，金額能夠可靠計量。不同業(yè)務(wù)類型應(yīng)付賬款的確認依據(jù)：（1）貨物采購：需提供采購合同、采購訂單、入庫單、驗收單、供應(yīng)商開具的合法有效發(fā)票等憑證；（2）勞務(wù)接受：需提供服務(wù)合同、服務(wù)訂單、服務(wù)驗收單、服務(wù)商開具的合法有效發(fā)票等憑證；（3）資產(chǎn)租賃：需提供租賃合同、租賃費用結(jié)算單、出租方開具的合法有效發(fā)票等憑證。第六條核算規(guī)范財務(wù)部門應(yīng)在收到完整、合規(guī)的付款依據(jù)后，及時進行應(yīng)付賬款的賬務(wù)處理，按照供應(yīng)商名稱、業(yè)務(wù)類型、付款期限等設(shè)置明細科目，確保核算精準(zhǔn)、清晰，便于后續(xù)對賬與查詢。對于已確認的應(yīng)付賬款，財務(wù)部門需建立應(yīng)付賬款臺賬，詳細記錄供應(yīng)商名稱、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、付款期限、已付款金額、未付款金額、發(fā)票號碼、合同編號等信息，確保臺賬信息與賬務(wù)系統(tǒng)一致。應(yīng)付賬款金額發(fā)生調(diào)整（如折扣、折讓、退貨、索賠等）時，財務(wù)部門需根據(jù)相關(guān)協(xié)議、證明材料及時調(diào)整賬務(wù)與臺賬信息，并留存調(diào)整依據(jù)，確保調(diào)整合規(guī)、可追溯。月末、年末，財務(wù)部門需對各應(yīng)付賬款明細科目進行匯總核對，編制應(yīng)付賬款余額表，確保賬賬相符、賬實相符；對逾期未付的應(yīng)付賬款，需單獨標(biāo)注并分析原因，及時反饋給相關(guān)部門與管理層。第三章付款申請與審批第七條付款申請條件申請付款需同時滿足以下條件：應(yīng)付賬款已確認，相關(guān)貨物/服務(wù)已驗收合格；供應(yīng)商已按合同約定開具合法有效、信息完整的發(fā)票；付款申請材料齊全、規(guī)范；付款期限已到（或符合合同約定的付款條件）。特殊情況下（如緊急采購、預(yù)付款項等）需提前付款的，需提供充分的理由說明及相關(guān)證明材料，經(jīng)嚴(yán)格審批后執(zhí)行；預(yù)付款項需在合同中明確約定支付比例、支付條件及后續(xù)發(fā)票開具要求，避免資金風(fēng)險。第八條申請材料要求經(jīng)辦人員申請付款時，需提交《付款申請表》，詳細填寫供應(yīng)商名稱、開戶銀行、銀行賬號、付款金額、付款用途、合同編號、發(fā)票號碼、申請部門、申請人等信息。同時需附以下證明材料（復(fù)印件需加蓋申請部門公章并注明“與原件一致”）：（1）采購業(yè)務(wù)：采購合同、采購訂單、入庫單、驗收單、供應(yīng)商發(fā)票；（2）服務(wù)業(yè)務(wù)：服務(wù)合同、服務(wù)驗收單、服務(wù)商發(fā)票；（3）租賃業(yè)務(wù)：租賃合同、費用結(jié)算單、出租方發(fā)票；（4）預(yù)付款業(yè)務(wù)：采購/服務(wù)合同、預(yù)付款申請說明、供應(yīng)商收款賬戶信息；（5）其他業(yè)務(wù)：相關(guān)合同協(xié)議、費用結(jié)算憑證、合法有效發(fā)票等。申請材料需確保真實、完整、清晰，關(guān)鍵信息（金額、日期、供應(yīng)商名稱等）無涂改、無遺漏；對材料不齊全或不符合要求的，財務(wù)部門有權(quán)退回，要求經(jīng)辦人員補充完善。第九條審批流程與權(quán)限應(yīng)付賬款付款審批流程：經(jīng)辦人員提交付款申請及相關(guān)材料→部門負責(zé)人審核（審核業(yè)務(wù)真實性、材料完整性）→采購部門審核（采購業(yè)務(wù)相關(guān)，審核合同履行情況、價格合規(guī)性）→財務(wù)部門審核（審核賬務(wù)準(zhǔn)確性、發(fā)票合規(guī)性、付款金額準(zhǔn)確性）→管理層審批（按付款金額分級審批）→財務(wù)部門執(zhí)行付款。分級審批權(quán)限（可根據(jù)公司實際情況調(diào)整）：（1）單筆付款金額在規(guī)定小額標(biāo)準(zhǔn)以下的，經(jīng)部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人審批同意后執(zhí)行；（2）單筆付款金額在小額標(biāo)準(zhǔn)以上、重大金額標(biāo)準(zhǔn)以下的，經(jīng)部門負責(zé)人、采購部門負責(zé)人（采購業(yè)務(wù)）、財務(wù)部門負責(zé)人、分管管理層審批同意后執(zhí)行；（3）單筆付款金額在重大金額標(biāo)準(zhǔn)以上的，經(jīng)部門負責(zé)人、采購部門負責(zé)人（采購業(yè)務(wù)）、財務(wù)部門負責(zé)人、分管管理層、公司主要負責(zé)人審批同意后執(zhí)行。審批人員需嚴(yán)格審核付款申請材料，對業(yè)務(wù)真實性、合規(guī)性、付款必要性進行判斷，發(fā)現(xiàn)問題及時提出，嚴(yán)禁違規(guī)審批；對審批通過的付款申請，需簽署明確的審批意見，承擔(dān)審批責(zé)任。第四章付款執(zhí)行與管理第十條付款計劃與資金調(diào)度財務(wù)部門根據(jù)已審批的付款申請、公司資金狀況及經(jīng)營需求，制定月度付款計劃，合理調(diào)度資金，優(yōu)先保障重要供應(yīng)商、緊急款項的支付，確保資金使用高效、有序。付款計劃需經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人審核、分管管理層審批同意后執(zhí)行；執(zhí)行過程中如需調(diào)整，需說明調(diào)整原因，按原審批流程審批后調(diào)整。第十一條付款方式選擇付款方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、銀行承兌匯票、商業(yè)承兌匯票等，財務(wù)部門根據(jù)合同約定、供應(yīng)商需求及公司資金管理要求選擇合適的付款方式。采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款的，需嚴(yán)格核對供應(yīng)商開戶銀行、銀行賬號、戶名等信息，確保信息準(zhǔn)確無誤；采用票據(jù)方式付款的，需嚴(yán)格遵守票據(jù)管理相關(guān)規(guī)定，規(guī)范票據(jù)的開具、背書、交付流程，建立票據(jù)臺賬，跟蹤票據(jù)到期情況。第十二條付款執(zhí)行規(guī)范財務(wù)部門付款經(jīng)辦人員根據(jù)審批通過的付款申請及付款計劃，在財務(wù)系統(tǒng)中錄入付款信息，經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人復(fù)核確認后，辦理付款手續(xù)；付款完成后，及時打印付款憑證，作為賬務(wù)處理的依據(jù)。付款過程中如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商賬戶信息錯誤、無法付款等問題，需及時通知經(jīng)辦人員與供應(yīng)商核實更正，待信息確認無誤后重新辦理付款；因供應(yīng)商原因?qū)е赂犊钛舆t的，需留存相關(guān)溝通記錄。付款完成后，財務(wù)部門需及時更新應(yīng)付賬款臺賬，記錄付款金額、付款日期、付款方式、付款憑證號等信息，并進行賬務(wù)處理，沖減相應(yīng)的應(yīng)付賬款科目。第十三條預(yù)付款與質(zhì)保金管理預(yù)付款管理：預(yù)付款需嚴(yán)格按照合同約定的比例和條件支付，經(jīng)辦人員申請預(yù)付款時，需明確預(yù)付款的抵扣方式、抵扣時間及后續(xù)發(fā)票開具要求；財務(wù)部門需跟蹤預(yù)付款的使用情況，待貨物/服務(wù)驗收合格、收到全額發(fā)票后，及時抵扣預(yù)付款，辦理剩余款項的支付手續(xù)。質(zhì)保金管理：涉及質(zhì)保金的采購業(yè)務(wù)（如設(shè)備采購），需在合同中明確質(zhì)保金比例、質(zhì)保期限、支付條件；質(zhì)保期內(nèi)，業(yè)務(wù)部門需跟蹤貨物/服務(wù)質(zhì)量，質(zhì)保期滿且無質(zhì)量問題的，由業(yè)務(wù)部門出具質(zhì)保合格證明，經(jīng)辦人員憑證明申請支付質(zhì)保金；財務(wù)部門審核相關(guān)材料后，按審批流程辦理質(zhì)保金支付手續(xù)。第五章應(yīng)付賬款對賬與清理第十四條對賬頻率與方式財務(wù)部門需定期與供應(yīng)商開展應(yīng)付賬款對賬工作，月度對賬至少開展一次，年度對賬需全面覆蓋所有供應(yīng)商；對交易頻繁、金額較大的核心供應(yīng)商，可根據(jù)需求增加對賬頻率。對賬方式包括發(fā)送對賬函、線上對賬、現(xiàn)場對賬等，財務(wù)部門需根據(jù)供應(yīng)商情況選擇合適的對賬方式；對賬函需明確對賬期間、應(yīng)付金額、已付金額、未付金額等核心信息，經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人審核后發(fā)送給供應(yīng)商。第十五條對賬流程財務(wù)部門每月末整理應(yīng)付賬款明細臺賬，編制《應(yīng)付賬款對賬表》，提交給各供應(yīng)商進行核對；供應(yīng)商核對無誤后，需在對賬表上加蓋公章（或財務(wù)專用章）確認；供應(yīng)商對賬目有異議的，需在規(guī)定時間內(nèi)提出，并提供相關(guān)證明材料。對供應(yīng)商提出的異議，財務(wù)部門需聯(lián)合采購部門、業(yè)務(wù)部門開展核實工作，核對合同、訂單、驗收單、發(fā)票、付款憑證等相關(guān)材料，明確異議原因；經(jīng)核實需調(diào)整應(yīng)付賬款金額的，財務(wù)部門及時調(diào)整賬務(wù)與臺賬，并將調(diào)整結(jié)果反饋給供應(yīng)商。對賬工作完成后，財務(wù)部門需將加蓋供應(yīng)商公章的對賬表、異議處理說明等材料整理歸檔，作為應(yīng)付賬款管理的依據(jù)；年度對賬完成后，編制《應(yīng)付賬款年度對賬報告》，報財務(wù)部門負責(zé)人、分管管理層審批備案。第十六條應(yīng)付賬款清理財務(wù)部門需定期對逾期未付的應(yīng)付賬款進行清理，每月梳理逾期款項明細，分析逾期原因（如資金不足、材料不全、爭議未解決等），編制《逾期應(yīng)付賬款清理表》，明確清理責(zé)任部門、責(zé)任人及清理期限。對因資金不足導(dǎo)致逾期的，財務(wù)部門需納入后續(xù)付款計劃，優(yōu)先調(diào)度資金支付；對因材料不全導(dǎo)致逾期的，督促經(jīng)辦人員補充完善材料，及時辦理付款審批；對因爭議未解決導(dǎo)致逾期的，協(xié)調(diào)采購部門、業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商溝通協(xié)商，盡快解決爭議，推進付款。對長期掛賬的應(yīng)付賬款（如超過兩年無交易往來、供應(yīng)商失聯(lián)等），財務(wù)部門需聯(lián)合采購部門開展專項清理，核實款項真實性與支付必要性；經(jīng)核實確實無法支付的應(yīng)付賬款，需按相關(guān)會計準(zhǔn)則規(guī)定進行賬務(wù)處理，報公司管理層審批后，轉(zhuǎn)入營業(yè)外收入。業(yè)務(wù)部門需配合財務(wù)部門開展應(yīng)付賬款清理工作，及時反饋業(yè)務(wù)進展，提供相關(guān)證明材料，確保清理工作順利推進。第六章票據(jù)與憑證管理第十七條發(fā)票管理供應(yīng)商提供的發(fā)票需符合國家稅收法律法規(guī)要求，票面信息完整、準(zhǔn)確，包括供應(yīng)商名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、商品名稱/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息，發(fā)票專用章清晰、有效。經(jīng)辦人員收到發(fā)票后，需在規(guī)定時間內(nèi)提交給財務(wù)部門進行審核；財務(wù)部門審核發(fā)票的真實性、合規(guī)性、完整性，對不符合要求的發(fā)票，退回經(jīng)辦人員要求供應(yīng)商重新開具；對虛假發(fā)票、無效發(fā)票，堅決不予受理，并及時向管理層匯報。財務(wù)部門需建立發(fā)票管理臺賬，記錄發(fā)票號碼、供應(yīng)商名稱、發(fā)票金額、開票日期、入賬日期、對應(yīng)應(yīng)付賬款金額等信息，確保發(fā)票與應(yīng)付賬款一一對應(yīng)；發(fā)票原件需妥善保管，按會計檔案管理規(guī)定歸檔。第十八條合同與其他憑證管理采購合同、服務(wù)合同等相關(guān)合同協(xié)議需由采購部門、業(yè)務(wù)部門妥善保管，建立合同臺賬，記錄合同編號、供應(yīng)商名稱、合同金額、付款條款、履行情況等信息；合同原件需歸檔留存，復(fù)印件需加蓋相關(guān)部門公章，作為付款申請的依據(jù)。入庫單、驗收單、服務(wù)確認單等憑證需由倉儲部門、業(yè)務(wù)部門規(guī)范填寫，確保信息完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全；相關(guān)憑證需及時提交給財務(wù)部門，作為應(yīng)付賬款確認與付款審核的依據(jù)，按會計檔案管理規(guī)定歸檔。付款憑證（銀行回單、票據(jù)存根等）由財務(wù)部門妥善保管，建立付款憑證臺賬，與應(yīng)付賬款賬務(wù)處理、付款申請材料一一對應(yīng)，確保付款流程可追溯。第七章監(jiān)督與責(zé)任追究第十九條監(jiān)督檢查財務(wù)部門負責(zé)對公司應(yīng)付賬款管理工作開展日常監(jiān)督檢查，重點核查應(yīng)付賬款確認的合規(guī)性、付款申請材料的完整性、審批流程的規(guī)范性、付款執(zhí)行的準(zhǔn)確性、對賬與清理的及時性等，建立監(jiān)督檢查臺賬，記錄檢查情況與發(fā)現(xiàn)的問題。公司管理層定期組織開展應(yīng)付賬款管理專項監(jiān)督檢查，每年至少開展兩次，針對日常監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的突出問題、員工反饋的重點問題開展深度核查，評估制度執(zhí)行效果，提出優(yōu)化改進建議。建立舉報機制，員工發(fā)現(xiàn)違反本制度的行為（如虛假付款、重復(fù)付款、違規(guī)審批、偽造憑證等）時，可向財務(wù)部門或公司管理層舉報；相關(guān)部門接到舉報后，需及時開展調(diào)查核實，依法依規(guī)處理。第二十條責(zé)任追究對違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致公司資金損失、賬務(wù)混亂、合規(guī)風(fēng)險的部門或個人，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任：經(jīng)辦人員存在以下行為之一的，給予通報批評；造成公司損失的，依法追究賠償