2026年生物科技服務公司郵件收發(fā)管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司郵件收發(fā)管理工作，建立系統(tǒng)化、標準化的郵件運營機制，保障郵件溝通的高效、安全、合規(guī)，防范信息泄露、誤傳等風險，保護公司商業(yè)秘密、科研數(shù)據(jù)及客戶信息安全，提升內(nèi)部協(xié)作與外部溝通效率，結(jié)合本公司生物科技服務業(yè)務特性（涉及實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)方案、客戶隱私等敏感信息，對信息安全性、準確性要求嚴格），依據(jù)《中華人民共和國網(wǎng)絡安全法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》《中華人民共和國個人信息保護法》《中華人民共和國保守國家秘密法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有員工使用公司公務郵件賬戶進行的郵件收發(fā)、存儲、歸檔、刪除等全流程操作，以及公司郵件系統(tǒng)的運維管理工作。其中，公務郵件賬戶包括公司統(tǒng)一配置的企業(yè)郵箱賬戶及用于公務溝通的指定郵箱賬戶；郵件類型涵蓋內(nèi)部協(xié)作郵件、外部商務郵件、科研溝通郵件、客戶服務郵件等各類公務郵件。公司全體員工（含正式員工、試用期員工、實習員工及外包人員）均需嚴格遵守本制度規(guī)定，行政部門為郵件收發(fā)管理的核心責任部門。第三條核心原則合規(guī)保密原則：郵件收發(fā)需嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)及公司保密規(guī)定，嚴禁泄露公司商業(yè)秘密、科研數(shù)據(jù)、客戶信息、財務信息等敏感內(nèi)容，確保信息傳遞與存儲合規(guī)安全。高效規(guī)范原則：郵件內(nèi)容需簡潔明了、邏輯清晰，郵件收發(fā)需及時響應，確保溝通效率；嚴格遵循郵件格式、發(fā)送流程等規(guī)范要求，保障郵件管理有序可控。真實準確原則：郵件發(fā)送人需對郵件內(nèi)容的真實性、準確性負責，嚴禁發(fā)送虛假信息、誤導性信息；郵件接收人需認真核實郵件信息，避免因信息誤讀導致工作失誤。責任明晰原則：明確各部門及員工在郵件收發(fā)管理中的職責，員工對個人公務郵件賬戶的使用與安全負責，行政部門對郵件系統(tǒng)運維及整體管理負責，出現(xiàn)問題可精準追責。第四條職責分工行政部門：作為郵件收發(fā)管理的核心責任部門，負責公司郵件系統(tǒng)的選型、部署、運維及升級；統(tǒng)一管理公司公務郵件賬戶的申請、開通、變更、注銷及權(quán)限配置；制定并完善郵件收發(fā)管理相關(guān)規(guī)范；監(jiān)督檢查員工郵件收發(fā)行為的合規(guī)性；處理郵件系統(tǒng)故障及郵件相關(guān)投訴與糾紛；負責公務郵件的歸檔管理及保密監(jiān)督。信息技術(shù)部門：配合行政部門開展郵件系統(tǒng)的技術(shù)運維工作，保障郵件系統(tǒng)的穩(wěn)定運行、數(shù)據(jù)安全及網(wǎng)絡暢通；負責郵件系統(tǒng)的安全防護，防范黑客攻擊、病毒入侵等網(wǎng)絡安全風險；協(xié)助處理郵件系統(tǒng)相關(guān)的技術(shù)問題，提供技術(shù)支持。各部門負責人：負責監(jiān)督本部門員工遵守本制度規(guī)定，規(guī)范本部門郵件溝通流程；審核本部門涉及敏感信息（如重大科研成果、核心商業(yè)方案、大額商務合作）的郵件內(nèi)容，確保信息安全；及時處理本部門郵件收發(fā)過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決。全體員工：嚴格遵守本制度關(guān)于郵件賬戶使用、郵件收發(fā)、內(nèi)容規(guī)范、保密管理等各項要求；妥善保管個人公務郵件賬戶密碼，對賬戶下的郵件收發(fā)行為負責；及時查看、處理個人公務郵件，確保工作溝通及時閉環(huán)；發(fā)現(xiàn)郵件系統(tǒng)異?；蛐畔踩L險時，立即向行政部門及信息技術(shù)部門報告。法務部門：負責審核本制度及郵件相關(guān)管理規(guī)范的合規(guī)性；提供郵件收發(fā)相關(guān)的法律法規(guī)咨詢支持；參與處理因郵件信息泄露、誤傳等引發(fā)的法律糾紛。第二章郵件賬戶管理第五條賬戶申請與開通員工入職后，需通過公司內(nèi)部審批系統(tǒng)提交《公務郵件賬戶開通申請表》，經(jīng)部門負責人審核、行政部門審批同意后，由行政部門統(tǒng)一為其配置公司公務郵件賬戶。申請表需準確填寫員工姓名、所屬部門、崗位、入職日期、聯(lián)系電話等信息，行政部門根據(jù)申請表信息配置賬戶，賬戶名稱統(tǒng)一采用“姓名全拼@公司域名”或“姓名首字母+姓氏全拼@公司域名”的格式，具體格式由行政部門統(tǒng)一規(guī)定。行政部門完成賬戶配置后，通過內(nèi)部通知方式將賬戶信息（含賬戶名、初始密碼）告知員工，員工需在收到信息后24小時內(nèi)登錄賬戶修改初始密碼，并妥善保管。對于確因工作需要額外申請公務郵件賬戶的，需說明具體理由，經(jīng)部門負責人及公司管理層審批同意后，行政部門方可辦理開通手續(xù)。第六條賬戶使用規(guī)范公務郵件賬戶僅限員工開展公務活動使用，嚴禁用于發(fā)送私人郵件、違規(guī)信息或從事與工作無關(guān)的活動，嚴禁將賬戶轉(zhuǎn)借他人使用或泄露給外部無關(guān)人員。員工需設置復雜度符合要求的賬戶密碼（密碼長度不少于8位，包含大小寫字母、數(shù)字及特殊符號），并定期（每90天）更換密碼；嚴禁使用簡單密碼（如生日、電話號碼、連續(xù)數(shù)字等），嚴禁將密碼告知他人或記錄在易泄露的位置。員工需定期登錄公務郵件賬戶查看郵件，確保每日至少登錄2次（上午上班后1小時內(nèi)、下午下班前1小時內(nèi)），對于緊急郵件（標題標注“緊急”“加急”等字樣），需在1小時內(nèi)響應處理；因出差、休假等原因無法及時查看郵件的，需提前設置郵件自動回復，說明不在崗時間及聯(lián)系方式，并委托同事代為處理緊急事務。員工需及時清理郵件賬戶存儲空間，刪除無用郵件及附件，確保賬戶正常使用；行政部門定期檢查賬戶存儲空間使用情況，對存儲空間即將滿額的賬戶，提前通知員工清理。第七條賬戶變更與注銷員工因崗位調(diào)整、部門調(diào)動等原因需要變更郵件賬戶信息的，需提交《公務郵件賬戶變更申請表》，經(jīng)原部門負責人、新部門負責人及行政部門審批同意后，由行政部門辦理賬戶信息變更手續(xù)。員工離職時，需在辦理離職手續(xù)時將個人公務郵件賬戶的相關(guān)工作郵件整理歸檔，并移交至部門指定人員；同時提交《公務郵件賬戶注銷申請表》，經(jīng)部門負責人審核、行政部門審批同意后，由行政部門辦理賬戶注銷手續(xù)。行政部門在員工離職當日完成賬戶注銷，注銷后賬戶內(nèi)的郵件數(shù)據(jù)將按公司檔案管理規(guī)定歸檔存儲，員工不再擁有賬戶使用權(quán)限；對于未按要求辦理郵件移交及賬戶注銷手續(xù)的，不予辦理離職結(jié)算。賬戶因長期未使用（超過30天）被系統(tǒng)凍結(jié)的，員工需提交《公務郵件賬戶解凍申請表》，經(jīng)部門負責人審核、行政部門審批同意后，由行政部門辦理解凍手續(xù)。第三章郵件發(fā)送管理第八條郵件內(nèi)容規(guī)范郵件標題需簡潔明了、準確概括郵件核心內(nèi)容，避免使用模糊、無意義的標題（如“通知”“事情”等）；對于緊急郵件，需在標題前標注“【緊急】”字樣，對于重要郵件，標注“【重要】”字樣。郵件正文需邏輯清晰、語言簡潔、表述準確，避免冗余信息；正文開頭需明確稱呼收件人，結(jié)尾需注明發(fā)件人姓名、所屬部門、崗位及發(fā)送日期，對于外部郵件，還需注明公司聯(lián)系方式（電話、地址等）。發(fā)送涉及實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)方案、商業(yè)合同、客戶信息、財務數(shù)據(jù)等敏感信息的郵件時，需對敏感信息進行必要的脫敏處理（如隱去客戶完整聯(lián)系方式、核心技術(shù)參數(shù)等），嚴禁在郵件正文中直接發(fā)送未脫敏的敏感信息。嚴禁發(fā)送以下內(nèi)容的郵件：違反國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范的信息；涉及國家秘密、公司商業(yè)秘密及未公開信息的；虛假、誤導性、侮辱性、誹謗性信息；色情、暴力、低俗及其他不良信息；與工作無關(guān)的廣告、推銷、娛樂等信息。郵件內(nèi)容需符合公司品牌形象要求，外部郵件的表述需嚴謹規(guī)范，避免使用不專業(yè)、隨意的語言。第九條郵件發(fā)送流程發(fā)送內(nèi)部郵件時，發(fā)件人需準確填寫收件人郵箱地址，根據(jù)郵件內(nèi)容需要抄送相關(guān)人員；對于涉及多個部門協(xié)作的郵件，需明確各部門職責及協(xié)作要求，確保溝通高效。發(fā)送外部郵件時，發(fā)件人需仔細核實收件人郵箱地址的準確性，避免因地址錯誤導致信息泄露或誤傳；同時，需在郵件發(fā)送前再次檢查郵件內(nèi)容的準確性、合規(guī)性，確保無敏感信息泄露風險。發(fā)送涉及重大科研成果、核心商業(yè)方案、大額商務合作、重要客戶信息等核心敏感信息的郵件時，需經(jīng)部門負責人審核同意后再發(fā)送；審核流程需通過郵件系統(tǒng)內(nèi)置審批功能或提交書面審核意見完成，審核記錄需留存歸檔。發(fā)送帶有附件的郵件時，需注意以下事項：附件命名需規(guī)范，清晰標注附件內(nèi)容及版本（如“2026年XX項目實驗報告V1.0”）；附件大小需控制在郵件系統(tǒng)規(guī)定的限制范圍內(nèi)（單個附件不超過20MB，多個附件總大小不超過50MB），對于超過大小限制的附件，可通過公司內(nèi)部文件傳輸系統(tǒng)分享，并在郵件中注明獲取方式；發(fā)送前需檢查附件的完整性、準確性，確保附件與郵件內(nèi)容相關(guān)，嚴禁發(fā)送帶病毒、惡意程序的附件。郵件發(fā)送后，發(fā)件人需及時查看郵件發(fā)送狀態(tài)，對于發(fā)送失敗的郵件，需查明原因（如地址錯誤、網(wǎng)絡問題等）并及時重新發(fā)送；對于重要郵件，可通過電話、即時通訊工具等方式提醒收件人查看。第十條群發(fā)郵件管理群發(fā)郵件僅用于發(fā)布公司級通知、公告、制度文件、重大活動安排等需要全員知曉的信息，各部門內(nèi)部通知原則上不使用群發(fā)功能，需針對性發(fā)送至相關(guān)人員。發(fā)送公司級群發(fā)郵件時，發(fā)件人需為行政部門或公司指定的職能部門，其他部門及個人嚴禁擅自發(fā)送群發(fā)郵件；發(fā)送前需經(jīng)部門負責人及公司管理層審批同意，確保郵件內(nèi)容合規(guī)、準確。群發(fā)郵件的標題需明確標注“【公司通知】”“【公司公告】”等字樣，正文需簡潔明了，重點突出；對于帶有附件的群發(fā)郵件，需注明附件數(shù)量及核心內(nèi)容。第四章郵件接收與處理第十一條郵件接收與查看員工需養(yǎng)成及時查看郵件的習慣，每日登錄公務郵件賬戶后，優(yōu)先查看未讀郵件，對于標題標注“緊急”“重要”的郵件，需立即查看并處理；對于普通郵件，需在24小時內(nèi)查看完畢。接收外部郵件時，需仔細核實發(fā)件人身份，對于陌生發(fā)件人發(fā)送的郵件，需提高警惕，嚴禁隨意點擊郵件中的不明鏈接、下載不明附件，避免遭遇釣魚郵件、病毒攻擊；發(fā)現(xiàn)可疑郵件時，立即停止操作，并向行政部門及信息技術(shù)部門報告。接收帶有附件的郵件時，需先對附件進行病毒查殺，確認無安全風險后再下載查看；對于無法識別的附件格式，需先與發(fā)件人核實附件的真實性、完整性，再進行處理。第十二條郵件回復與轉(zhuǎn)發(fā)對于需要回復的郵件，收件人需在規(guī)定時限內(nèi)完成回復：緊急郵件需在1小時內(nèi)回復，重要郵件需在4小時內(nèi)回復，普通郵件需在24小時內(nèi)回復；因特殊原因無法按時回復的，需及時告知發(fā)件人預計回復時間。回復郵件時，需針對郵件內(nèi)容逐一回應，確?；貜蛢?nèi)容準確、全面，避免答非所問；回復外部郵件時，需保持語言專業(yè)、禮貌，符合公司品牌形象要求；如需轉(zhuǎn)發(fā)郵件輔助說明的，需注明轉(zhuǎn)發(fā)原因及相關(guān)補充信息。轉(zhuǎn)發(fā)郵件時，需仔細核實轉(zhuǎn)發(fā)對象的必要性，嚴禁隨意轉(zhuǎn)發(fā)涉及敏感信息的郵件；轉(zhuǎn)發(fā)前需檢查郵件內(nèi)容及附件，刪除與轉(zhuǎn)發(fā)無關(guān)的信息，避免信息冗余或泄露；對于涉及公司商業(yè)秘密、科研數(shù)據(jù)的郵件，轉(zhuǎn)發(fā)前需經(jīng)部門負責人審核同意。嚴禁將外部發(fā)送的涉密郵件、可疑郵件轉(zhuǎn)發(fā)給公司內(nèi)部其他人員，避免風險擴散；如確需核實相關(guān)信息，需將郵件內(nèi)容脫敏后反饋給行政部門或信息技術(shù)部門。第十三條郵件處理與跟進收件人需根據(jù)郵件內(nèi)容明確工作任務及要求，制定工作計劃并及時推進；對于需要多部門協(xié)作的工作，需主動協(xié)調(diào)相關(guān)部門，確保工作順利開展。對于郵件中涉及的工作任務，需及時跟進進展情況，并將進展反饋給相關(guān)人員；工作完成后，需向發(fā)件人及相關(guān)負責人提交工作完成情況說明，確保工作閉環(huán)。接收郵件后如發(fā)現(xiàn)郵件內(nèi)容不清晰、存在疑問，需及時與發(fā)件人溝通核實，避免因信息誤解導致工作失誤；對于發(fā)件人要求確認的事項，需明確回復“已收到”“已明白”等確認信息。第五章郵件歸檔與保密管理第十四條郵件歸檔管理公司公務郵件實行強制歸檔管理，行政部門負責通過郵件系統(tǒng)自動對所有公務郵件進行歸檔，歸檔范圍包括所有收發(fā)郵件（含正文、附件），歸檔數(shù)據(jù)需存儲在公司指定的安全服務器中。員工需對個人公務郵件進行分類整理，建立清晰的郵件文件夾（如“內(nèi)部協(xié)作”“外部商務”“科研溝通”“客戶服務”“待處理”“已完成”等），及時將郵件歸檔至對應文件夾，確保郵件檢索便捷。郵件歸檔存儲期限按以下標準執(zhí)行：普通公務郵件歸檔存儲期限不少于3年；涉及商業(yè)合同、科研成果、財務數(shù)據(jù)、客戶信息等重要信息的郵件，歸檔存儲期限不少于10年；涉及法律糾紛、重大決策的郵件，需永久歸檔存儲。員工因工作需要查閱歸檔郵件時，可通過郵件系統(tǒng)的歸檔檢索功能查詢；如需查閱超過個人權(quán)限范圍的歸檔郵件，需提交《歸檔郵件查閱申請表》，經(jīng)部門負責人及行政部門審批同意后，由行政部門協(xié)助查詢。歸檔郵件的刪除需嚴格遵守公司檔案管理規(guī)定，嚴禁個人擅自刪除系統(tǒng)歸檔的郵件；因特殊原因確需刪除的，需提交《歸檔郵件刪除申請表》，經(jīng)部門負責人、行政部門及法務部門審批同意后，由行政部門統(tǒng)一處理。第十五條郵件保密管理員工需嚴格遵守公司保密規(guī)定，對郵件中涉及的公司商業(yè)秘密、科研數(shù)據(jù)、客戶信息、財務信息等敏感內(nèi)容承擔保密責任，嚴禁以任何形式泄露、傳播給外部無關(guān)人員或內(nèi)部非相關(guān)人員。發(fā)送涉及敏感信息的郵件時，需采取加密措施（如使用郵件系統(tǒng)內(nèi)置加密功能、設置郵件閱讀密碼等）；對于特別重要的敏感信息，嚴禁通過郵件傳遞，需采用線下密封傳遞或公司指定的加密文件傳輸系統(tǒng)傳遞。嚴禁在公共網(wǎng)絡環(huán)境（如網(wǎng)吧、公共WiFi）下登錄公務郵件賬戶查看、發(fā)送涉及敏感信息的郵件；確因工作需要在外部環(huán)境登錄的，需使用公司VPN系統(tǒng)，確保網(wǎng)絡安全。員工離職時，需將個人公務郵件賬戶中的敏感信息郵件全部移交至部門指定人員，并簽訂《郵件信息保密承諾書》，承諾離職后不再泄露在職期間接觸的郵件敏感信息。行政部門及信息技術(shù)部門需加強郵件系統(tǒng)的安全防護，定期對郵件系統(tǒng)進行安全檢測與升級，防范黑客攻擊、病毒入侵等風險，保障郵件數(shù)據(jù)安全；嚴禁任何部門及個人擅自查閱、復制、傳播他人的公務郵件，確因工作需要查閱的，需經(jīng)公司管理層審批同意。第六章郵件系統(tǒng)運維管理第十六條系統(tǒng)日常運維行政部門聯(lián)合信息技術(shù)部門建立郵件系統(tǒng)日常運維臺賬，記錄系統(tǒng)運行狀態(tài)、維護內(nèi)容、故障處理情況等信息；安排專人負責郵件系統(tǒng)的日常監(jiān)控，確保系統(tǒng)24小時穩(wěn)定運行。定期對郵件系統(tǒng)進行維護優(yōu)化，包括系統(tǒng)漏洞修復、軟件升級、性能優(yōu)化等，維護工作需在非工作時間（如夜間、節(jié)假日）進行，避免影響正常辦公；維護前需提前通知全體員工，說明維護時間及可能影響的服務。保障郵件系統(tǒng)的存儲容量充足，定期清理系統(tǒng)垃圾數(shù)據(jù)，對超過存儲期限的普通郵件進行歸檔遷移，確保系統(tǒng)運行效率。第十七條故障處理員工發(fā)現(xiàn)郵件系統(tǒng)故障（如無法登錄、無法發(fā)送/接收郵件、附件無法下載等）時，需立即向行政部門及信息技術(shù)部門報告，說明故障現(xiàn)象、發(fā)生時間、涉及賬戶等信息。行政部門及信息技術(shù)部門接到故障報告后，需立即響應，組織技術(shù)人員排查故障原因，一般故障需在2小時內(nèi)解決，重大故障需在4小時內(nèi)提出解決方案并推進修復，同時及時向員工反饋故障處理進展。故障處理完成后，需對故障原因、處理過程、解決結(jié)果進行記錄歸檔，并分析故障產(chǎn)生的原因，制定預防措施，避免同類故障再次發(fā)生。第十八條系統(tǒng)安全管理信息技術(shù)部門需建立郵件系統(tǒng)安全防護體系，部署防火墻、殺毒軟件、入侵檢測系統(tǒng)等安全設備，定期對系統(tǒng)進行安全掃描，防范網(wǎng)絡攻擊、病毒入侵、垃圾郵件泛濫等安全風險。建立垃圾郵件過濾機制，對垃圾郵件、釣魚郵件進行識別與攔截，定期更新垃圾郵件過濾規(guī)則；對于誤判為垃圾郵件的正常郵件，需提供申訴渠道，由行政部門核實后進行恢復。定期對郵件系統(tǒng)用戶權(quán)限進行審核，清理無效用戶權(quán)限，調(diào)整不合理的權(quán)限配置，確保用戶權(quán)限與崗位職責匹配；嚴禁為無關(guān)人員配置郵件系統(tǒng)管理權(quán)限。第七章監(jiān)督檢查與責任追究第十九條監(jiān)督檢查機制行政部門定期對員工郵件收發(fā)行為及郵件賬戶使用情況進行監(jiān)督檢查，每季度至少開展一次全面檢查，重點檢查郵件內(nèi)容合規(guī)性、敏感信息保密情況、賬戶密碼設置與更換情況、郵件歸檔情況等；檢查方式包括系統(tǒng)后臺查詢、郵件抽查、賬戶使用記錄核查等。信息技術(shù)部門定期對郵件系統(tǒng)運行狀態(tài)、安全防護情況進行檢查，每季度至少開展一次系統(tǒng)安全檢測，及時發(fā)現(xiàn)并處置系統(tǒng)安全風險。各部門負責人對本部門員工的郵件收發(fā)行為進行日常監(jiān)督，及時糾正不規(guī)范行為；行政部門對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時向相關(guān)部門及員工反饋，下達整改通知，跟蹤整改落實情況。建立郵件管理投訴舉報機制，員工發(fā)現(xiàn)違反本制度的行為，可向行政部門投訴舉報，行政部門需對舉報信息嚴格保密，并在3個工作日內(nèi)開展調(diào)查處理，及時反饋處理結(jié)果。第二十條責任追究情形員工違反本制度規(guī)定，出現(xiàn)以下情形之一的，將視情節(jié)輕重對相關(guān)責任人進