2026年生物科技服務公司員工培訓檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司員工培訓檔案管理工作，保障培訓檔案的真實性、完整性、安全性與可追溯性，充分發(fā)揮培訓檔案在員工發(fā)展、崗位適配及企業(yè)人才梯隊建設中的支撐作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國勞動合同法》等相關法律法規(guī)，結合公司生物科技服務業(yè)務實際情況，制定本制度。第二條本制度所稱員工培訓檔案，是指公司在組織員工開展各類培訓活動過程中，形成的能夠客觀反映員工培訓經(jīng)歷、培訓成果、技能提升等情況的各類文字、電子資料的總稱。第三條本制度適用于公司各部門、各業(yè)務單元及與公司建立勞動關系的全體員工，包括正式員工、試用期員工、勞務派遣員工的培訓檔案管理工作。第四條培訓檔案管理遵循合法合規(guī)、客觀真實、統(tǒng)一規(guī)范、安全保密、便捷高效的原則，確保培訓檔案管理工作有序開展，為公司人力資源管理、員工績效考核、崗位調(diào)整及職業(yè)發(fā)展提供可靠依據(jù)。第五條公司培訓檔案實行“一人一檔、動態(tài)更新、集中管理”的管理模式。人力資源部是培訓檔案管理的歸口管理部門，負責統(tǒng)籌培訓檔案的建立、收集、整理、歸檔、保管、查閱、使用及銷毀等全流程管理工作；各業(yè)務部門配合人力資源部開展本部門員工培訓檔案相關資料的收集與提交工作；員工有權了解個人培訓檔案的相關內(nèi)容，并有義務配合公司完成培訓檔案資料的補充完善工作。第二章管理職責分工第六條人力資源部主要職責：（一）牽頭制定、修訂公司培訓檔案管理制度及相關操作細則，明確培訓檔案管理的標準、流程及要求；（二）負責全公司員工培訓檔案的統(tǒng)一建立、集中保管與動態(tài)更新，確保培訓檔案資料的完整性與時效性；（三）組織開展培訓檔案資料的收集、整理、分類、歸檔工作，規(guī)范培訓檔案的管理流程；（四）負責培訓檔案的日常管理與維護，落實檔案保管的安全防護措施，防范檔案丟失、損毀或泄露；（五）負責培訓檔案查閱、借閱、復制等事項的審核與管理，嚴格執(zhí)行檔案使用權限規(guī)定；（六）負責培訓檔案的轉(zhuǎn)移、銷毀等相關工作，嚴格按照規(guī)定流程辦理相關手續(xù)；（七）定期對公司培訓檔案管理工作進行自查與梳理，及時發(fā)現(xiàn)并糾正管理過程中存在的問題；（八）組織開展培訓檔案管理制度的宣貫與培訓工作，提升相關人員的檔案管理意識與操作規(guī)范度。第七條各業(yè)務部門主要職責：（一）配合人力資源部開展本部門員工培訓檔案資料的收集與提交工作，及時將本部門組織的內(nèi)部培訓、業(yè)務技能培訓等相關資料報送人力資源部歸檔；（二）協(xié)助人力資源部核實本部門員工培訓信息的真實性與準確性，確保培訓檔案資料能夠客觀反映員工的培訓情況；（三）根據(jù)本部門業(yè)務發(fā)展需求及員工崗位提升需要，協(xié)助人力資源部完善員工培訓檔案相關內(nèi)容；（四）嚴格遵守公司培訓檔案管理規(guī)定，配合人力資源部做好培訓檔案查閱、使用等相關工作。第八條培訓檔案管理員主要職責：（一）具體負責培訓檔案的日常收集、整理、歸檔、保管及更新工作，建立培訓檔案管理臺賬，詳細記錄檔案的相關信息；（二）嚴格落實檔案保管的安全防護措施，定期對檔案資料進行檢查與維護，確保檔案資料的安全完整；（三）負責培訓檔案查閱、借閱的登記與管理工作，及時辦理相關手續(xù)，確保檔案使用規(guī)范有序；（四）及時發(fā)現(xiàn)培訓檔案管理過程中存在的問題，主動向人力資源部負責人匯報并協(xié)助解決；（五）嚴格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自泄露培訓檔案中的相關信息。第九條員工主要職責：（一）配合公司完成個人培訓檔案資料的提供與補充工作，確保所提供資料的真實性與完整性；（二）主動了解個人培訓檔案的相關內(nèi)容，對培訓檔案中記載的信息有異議的，可按規(guī)定向人力資源部提出核查申請；（三）嚴格遵守公司培訓檔案管理規(guī)定，不得擅自查閱、復制或泄露他人的培訓檔案信息；（四）離職時，配合人力資源部完成個人培訓檔案相關手續(xù)的辦理工作。第三章培訓檔案的建立與資料收集第十條培訓檔案的建立時機：（一）新入職員工自辦理入職手續(xù)之日起，人力資源部應當在3個工作日內(nèi)為其建立個人培訓檔案；（二）在職員工因崗位調(diào)整、技能提升等需要補充培訓檔案資料的，人力資源部應當及時更新完善其培訓檔案；（三）培訓檔案分為電子檔案與紙質(zhì)檔案兩類，電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力，人力資源部應當同步建立并維護。第十一條培訓檔案資料的收集范圍：（一）員工基礎培訓信息資料：包括員工姓名、性別、身份證號、入職時間、崗位名稱、部門歸屬、聯(lián)系方式等基本信息；員工入職前的學歷證明、職業(yè)資格證書、技能等級證書、培訓經(jīng)歷證明等相關資料復印件；（二）公司組織培訓相關資料：包括員工參加公司內(nèi)部培訓（如新員工入職培訓、崗位技能培訓、管理能力培訓、合規(guī)培訓、生物安全培訓等）的培訓通知、報名申請表、簽到表、培訓課件、培訓筆記、考核試卷、考核成績、培訓合格證明等資料；員工參加公司外部培訓（如行業(yè)技術研討會、專業(yè)技能培訓、資格認證培訓等）的培訓通知、報名審批表、培訓協(xié)議、培訓費用報銷憑證、培訓結業(yè)證書、培訓總結報告等資料；（三）培訓成果與技能提升資料：包括員工培訓后的技能測評報告、崗位適配性評估報告、培訓效果跟蹤反饋表、因培訓獲得的榮譽證書、技術成果證明等相關資料；（四）其他相關資料：包括員工培訓計劃、培訓需求申請表、培訓心得、合理化建議等與培訓相關的資料。第十二條培訓檔案資料的收集要求：（一）資料收集的及時性：公司組織的內(nèi)部培訓結束后，人力資源部應當在5個工作日內(nèi)完成相關培訓資料的收集工作；員工參加外部培訓結束后，應當在返回公司后7個工作日內(nèi)將相關培訓資料提交至人力資源部；（二）資料收集的真實性：人力資源部及各業(yè)務部門應當對收集的培訓檔案資料進行核實，確保資料內(nèi)容真實、準確，不得提供虛假資料或篡改資料信息；（三）資料收集的完整性：收集的培訓檔案資料應當完整齊全，能夠全面反映員工的培訓過程與培訓成果，避免資料缺失或遺漏；（四）資料收集的規(guī)范性：收集的紙質(zhì)資料應當字跡清晰、頁面整潔，復印件應當注明“與原件一致”并加蓋相關部門公章或由員工本人簽字確認；電子資料應當格式規(guī)范、內(nèi)容完整，便于查閱與保存。第十三條培訓檔案資料的收集流程：（一）內(nèi)部培訓資料收集：培訓組織部門在培訓結束后3個工作日內(nèi)，將培訓通知、簽到表、考核成績等資料提交至人力資源部；人力資源部對資料進行審核整理后，歸入相應員工的培訓檔案；（二）外部培訓資料收集：員工參加外部培訓前，需提交培訓報名審批表，經(jīng)部門負責人及人力資源部審批同意后，方可參加培訓；培訓結束后，員工將培訓結業(yè)證書、培訓總結等資料提交至人力資源部，人力資源部審核后歸入其個人培訓檔案；（三）員工自主提供資料收集：員工自主獲得的職業(yè)資格證書、技能等級證書等與培訓相關的資料，可主動提交至人力資源部，人力資源部審核后歸入其個人培訓檔案。第四章培訓檔案的整理與歸檔第十四條培訓檔案資料的整理：（一）分類整理：人力資源部按照“一人一檔”的原則，將收集的培訓檔案資料按員工個人進行分類；每個員工的培訓檔案資料再按培訓類型（如入職培訓、崗位技能培訓、外部培訓等）、時間順序進行細分整理；（二）編號標識：對整理后的紙質(zhì)培訓檔案進行統(tǒng)一編號，編號規(guī)則為“部門代碼-員工編號-檔案類型代碼”，并在檔案袋或檔案盒上注明員工姓名、部門、檔案編號、檔案起止時間等信息；電子培訓檔案按相同編號規(guī)則進行命名，建立規(guī)范的電子檔案目錄；（三）資料排序：每個員工的培訓檔案資料按時間順序排序，先存入早期的培訓資料，再依次存入后續(xù)的培訓資料；同一培訓活動的相關資料按“通知-申請表-簽到表-課件-考核資料-總結報告”的順序整理歸檔。第十五條培訓檔案的歸檔：（一）歸檔時限：培訓檔案資料整理完畢后，人力資源部應當在3個工作日內(nèi)完成歸檔工作；電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保兩者內(nèi)容一致；（二）歸檔方式：紙質(zhì)培訓檔案存入專門的檔案柜，檔案柜應當放置在干燥、通風、避光、防盜、防火、防潮、防蛀的專用檔案室內(nèi)；電子培訓檔案存入公司指定的服務器或云存儲系統(tǒng)，設置訪問權限，確保電子檔案的安全存儲；（三）歸檔登記：人力資源部建立培訓檔案歸檔登記臺賬，詳細記錄每個員工培訓檔案的歸檔時間、檔案編號、資料數(shù)量、歸檔人等信息，便于后續(xù)查閱與管理。第十六條培訓檔案的更新：（一）動態(tài)更新：人力資源部應當定期對員工培訓檔案進行更新，及時將員工新的培訓資料歸入檔案；對于員工崗位調(diào)整、離職等情況，應當在相關手續(xù)辦理完畢后及時更新檔案信息；（二）更新頻率：人力資源部每季度對全公司員工培訓檔案進行一次全面梳理與更新，確保培訓檔案資料的時效性；（三）更新登記：培訓檔案更新后，應當在檔案管理臺賬中注明更新時間、更新內(nèi)容、更新人等信息，確保更新過程可追溯。第五章培訓檔案的保管與保密第十七條培訓檔案的保管期限：（一）在職員工的培訓檔案：自員工入職之日起至離職后5年內(nèi)，公司予以妥善保管；（二）離職員工的培訓檔案：保管期限為離職后5年；對于涉及勞動爭議、法律糾紛的離職員工培訓檔案，保管期限延長至爭議或糾紛解決后3年；（三）具有重要保存價值的培訓檔案（如公司重大培訓項目資料、核心技術人員培訓資料等），經(jīng)公司管理層批準后，可長期保管。第十八條培訓檔案的保管要求：（一）檔案保管環(huán)境：紙質(zhì)培訓檔案保管場所應當符合安全防護要求，配備防火、防盜、防潮、防蛀、防蟲、防鼠、防塵、防光等設施設備，定期對保管環(huán)境進行檢查與維護，確保檔案資料不受損壞；（二）檔案保管責任：培訓檔案管理員應當嚴格履行保管職責，定期對檔案資料進行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質(zhì)、丟失等情況的，應當及時報告并采取相應的補救措施；（三）電子檔案保管：電子培訓檔案應當定期進行備份，備份介質(zhì)應當妥善保管，做好標識；同時，加強電子檔案存儲系統(tǒng)的安全防護，設置訪問密碼與權限，防范病毒感染、數(shù)據(jù)泄露或丟失；（四）檔案移交：培訓檔案管理員崗位變動時，應當辦理培訓檔案移交手續(xù)，填寫《培訓檔案移交清單》，明確移交的檔案數(shù)量、編號、保管情況等信息，由移交人、接收人及監(jiān)交人共同簽字確認后，方可完成移交。第十九條培訓檔案的保密規(guī)定：（一）培訓檔案涉及員工個人隱私、公司商業(yè)秘密及核心技術信息的，相關管理人員應當嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露、傳播或用于其他目的；（二）未經(jīng)批準，任何部門或個人不得擅自查閱、復制、摘抄他人的培訓檔案資料；（三）外部單位或個人因法定事由需要查閱公司培訓檔案的，應當提供相關證明材料，經(jīng)公司管理層批準后，由人力資源部指定人員陪同查閱，嚴禁外部單位或個人自行查閱或復制檔案資料；（四）違反培訓檔案保密規(guī)定，泄露相關信息給公司或員工造成損失的，應當依法承擔賠償責任；情節(jié)嚴重的，給予相應的紀律處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。第六章培訓檔案的查閱與使用第二十條培訓檔案的查閱范圍與權限：（一）人力資源部工作人員：因工作需要，可查閱全公司員工的培訓檔案，但不得用于與工作無關的目的；（二）各業(yè)務部門負責人：可查閱本部門員工的培訓檔案，用于員工績效考核、崗位調(diào)整、培訓需求分析等工作；（三）員工本人：可查閱本人的培訓檔案，了解個人培訓經(jīng)歷、培訓成果等信息；（四）其他部門或人員：因工作需要查閱培訓檔案的，需經(jīng)人力資源部負責人批準后，方可查閱相關范圍的檔案資料。第二十一條培訓檔案的查閱流程：（一）內(nèi)部查閱：查閱人填寫《培訓檔案查閱申請表》，注明查閱人姓名、部門、查閱事由、查閱范圍、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人及人力資源部負責人批準后，到培訓檔案管理員處辦理查閱手續(xù)；培訓檔案管理員核實相關手續(xù)后，提供查閱服務，并做好查閱登記；（二）員工本人查閱：員工本人憑有效身份證件填寫《培訓檔案查閱申請表》，經(jīng)人力資源部負責人批準后，可查閱本人培訓檔案；查閱過程中，不得擅自復制、摘抄檔案資料；（三）外部查閱：外部單位或個人查閱培訓檔案的，需提交書面申請及相關證明材料，經(jīng)公司管理層批準后，由人力資源部指定人員陪同查閱；查閱過程中，嚴禁拍照、復制、摘抄檔案資料；確需復制的，需經(jīng)公司管理層批準，并由人力資源部對復制資料進行審核蓋章后，方可提供。第二十二條培訓檔案的使用要求：（一）查閱人應當愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、勾畫、批注或損壞；查閱完畢后，應當及時將檔案資料歸還培訓檔案管理員，由管理員核查無誤后歸檔；（二）培訓檔案的使用應當嚴格遵守相關法律法規(guī)及公司規(guī)定，不得利用檔案資料從事違法違規(guī)或損害公司、員工利益的活動；（三）培訓檔案資料的復制、摘抄應當經(jīng)批準后進行，復制、摘抄的資料應當妥善保管，不得擅自傳播或用于其他目的；使用完畢后，應當及時銷毀或歸還人力資源部；（四）人力資源部應當建立培訓檔案查閱、使用登記臺賬，詳細記錄查閱人、查閱時間、查閱事由、查閱范圍、使用情況等信息，確保檔案使用過程可追溯。第二十三條培訓檔案的使用場景：（一）員工績效考核：將培訓檔案中的培訓成果、技能提升情況作為員工績效考核的重要參考依據(jù)；（二）崗位調(diào)整與晉升：根據(jù)培訓檔案反映的員工技能水平、培訓經(jīng)歷等情況，為員工崗位調(diào)整、晉升提供決策依據(jù)；（三）培訓需求分析：通過分析培訓檔案，了解員工現(xiàn)有技能水平與崗位要求的差距，制定針對性的培訓計劃；（四）人才梯隊建設：依托培訓檔案，識別具有發(fā)展?jié)摿Φ暮诵娜瞬牛瑸楣救瞬盘蓐牻ㄔO提供支撐；（五）勞動爭議處理：培訓檔案可作為處理勞動爭議、確認員工培訓相關權利義務的重要證據(jù)；（六）其他合法合規(guī)的使用場景。第七章培訓檔案的轉(zhuǎn)移與銷毀第二十四條培訓檔案的轉(zhuǎn)移：（一）員工在公司內(nèi)部調(diào)動崗位的，其培訓檔案由人力資源部直接調(diào)整歸屬部門信息，檔案資料繼續(xù)保留在公司，無需辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)；（二）員工離職后，因新用人單位需要或其他法定事由，要求轉(zhuǎn)移培訓檔案的，需提交書面申請及相關證明材料，經(jīng)公司人力資源部負責人批準后，由培訓檔案管理員將相關培訓檔案資料復印件（注明“與原件一致”并加蓋公司公章）提供給申請人；原件由公司按規(guī)定保管，不予以轉(zhuǎn)移；（三）檔案轉(zhuǎn)移過程中，應當做好登記記錄，確保檔案資料的安全與完整。第二十五條培訓檔案的銷毀：（一）銷毀條件：培訓檔案達到規(guī)定的保管期限，且無繼續(xù)保存價值的，經(jīng)審核批準后，可予以銷毀；涉及勞動爭議、法律糾紛未解決的培訓檔案，即使達到保管期限，也不得銷毀，需待爭議或糾紛解決后，再按規(guī)定處理；（二）銷毀流程：人力資源部對達到銷毀條件的培訓檔案進行梳理，填寫《培訓檔案銷毀申請表》，注明檔案編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)人力資源部負責人審核、公司管理層批準后，方可組織銷毀；（三）銷毀方式：紙質(zhì)培訓檔案的銷毀應當采用粉碎、焚燒等不可逆的方式進行，確保檔案資料無法恢復；電子培訓檔案的銷毀應當徹底刪除，同時刪除所有備份文件，確保數(shù)據(jù)無法恢復；（四）銷毀監(jiān)督：檔案銷毀過程應當有兩名及以上工作人員在場監(jiān)督，監(jiān)督人員需對銷毀過程進行全程記錄，填寫《培訓檔案銷毀記錄表》，注明銷毀時間、地點、方式、銷毀檔案數(shù)量、監(jiān)督人員等信息，由銷毀人、監(jiān)督人共同簽字確認后，歸入檔案管理臺賬；（五）嚴禁擅自銷毀：未經(jīng)批準，任何部門或個人不得擅自銷毀培訓檔案資料；違反規(guī)定擅自銷毀檔案的，將追究相關人員的責任。第八章監(jiān)督考核與獎懲第二十六條監(jiān)督檢查機制：（一）公司建立培訓檔案管理監(jiān)督檢查機制，人力資源部每季度對培訓檔案管理工作進行一次專項檢查，重點核查檔案資料的完整性、歸檔的及時性、保管的安全性、查閱使用的規(guī)范性等內(nèi)容；（二）公司管理層不定期對培訓檔案管理工作進行抽查，確保制度得到有效執(zhí)行；（三）監(jiān)督檢查結果應當形成書面報告，對存在的問題提出整改意見，明確整改期限與責任人；被檢查部門及人員應當按要求及時整改。第二十七條考核管理：（一）公司將培訓檔案管理工作納入人力資源部及各業(yè)務部門的績效考核體系，考核指標包括檔案資料完整率、歸檔及時率、查閱使用合規(guī)率、檔案保管安全性等；（二）培訓檔案管理員的工作績效直接與檔案管理質(zhì)量掛鉤，考核結果作為薪酬調(diào)整、評優(yōu)評先的重要依據(jù)；（三）各業(yè)務部門配合培訓檔案管理工作的情況，納入部門年度績效考核，對未按要求提交培訓資料、配合核查工作的部門，扣除相應的績效分數(shù)。第二十八條獎勵機制：對在培訓檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門及個人，公司給予表彰獎勵：（一）培訓檔案管理工作規(guī)范有序，檔案資料完整率、歸檔及時率均達到100%，無任何違規(guī)情況的部門，給予部門年度績效獎金5%的額外獎勵；（二）培訓檔案管理員認真履行職責，嚴格遵守制度規(guī)定，檔案管理質(zhì)量高、無差錯的，授予“優(yōu)秀檔案管理員”稱號，給予現(xiàn)金獎