2026年資源回收公司客戶合同管理管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司客戶合同管理工作，建立“流程規(guī)范、權(quán)責(zé)明晰、風(fēng)險(xiǎn)可控、全程追溯”的客戶合同管理體系，防范合同簽訂、履行、變更等環(huán)節(jié)的法律風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司與客戶的合法權(quán)益，確保合同履約合規(guī)，符合《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)合同法》等相關(guān)法律法規(guī)及資源回收行業(yè)規(guī)范，結(jié)合公司客戶合作實(shí)際（含原料供應(yīng)、成品采購(gòu)、服務(wù)合作等合同類型），特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司與各類客戶簽訂的所有業(yè)務(wù)合同（原料供應(yīng)合同、成品采購(gòu)合同、合作服務(wù)合同、補(bǔ)充協(xié)議等），涵蓋合同起草、審核、簽訂、履行、變更、解除、歸檔、糾紛處理及監(jiān)督考核全流程；涉及公司銷售部、采購(gòu)部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、客戶管理崗、檔案管理崗等相關(guān)部門(mén)及全體崗位人員，任何參與合同管理的行為均需遵守本制度。第三條基本原則合規(guī)合法原則：合同簽訂、履行、變更等全流程嚴(yán)格遵守法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，確保合同內(nèi)容合法有效，杜絕違法違規(guī)條款。平等自愿原則：合同簽訂基于雙方平等協(xié)商、自愿一致，不得存在欺詐、脅迫等情形，保障合同雙方權(quán)利義務(wù)對(duì)等。風(fēng)險(xiǎn)可控原則：強(qiáng)化合同全流程風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)管控客戶資質(zhì)、履約能力、條款漏洞等風(fēng)險(xiǎn)，提前防范合同糾紛。權(quán)責(zé)對(duì)等原則：明確各部門(mén)、各崗位合同管理責(zé)任，做到“誰(shuí)起草、誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)審核、誰(shuí)擔(dān)責(zé)”，確保責(zé)任落實(shí)到人。全程追溯原則：合同各環(huán)節(jié)資料完整留存，做好記錄歸檔，確保合同管理全程可核查、可追溯。高效履約原則：推動(dòng)合同雙方嚴(yán)格按約定履行義務(wù)，及時(shí)跟蹤履約進(jìn)度，保障合同目的實(shí)現(xiàn)，提升合作效率。第四條管理職責(zé)銷售部/采購(gòu)部：作為合同牽頭部門(mén)（銷售部負(fù)責(zé)成品采購(gòu)、服務(wù)合作合同，采購(gòu)部負(fù)責(zé)原料供應(yīng)合同），負(fù)責(zé)合同起草、客戶對(duì)接、履約跟蹤；發(fā)起合同審核、簽訂、變更申請(qǐng)；收集客戶履約反饋，配合糾紛處理。法務(wù)部：負(fù)責(zé)合同法律審核，核查條款合法性、完整性、嚴(yán)謹(jǐn)性；提供法律意見(jiàn)，修改完善合同條款；協(xié)助處理合同糾紛，參與糾紛調(diào)解、仲裁及訴訟；審核合同變更、解除的合規(guī)性。財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)審核合同價(jià)款、結(jié)算方式、付款期限等財(cái)務(wù)相關(guān)條款；跟蹤合同款項(xiàng)收付情況，核查履約財(cái)務(wù)合規(guī)性；提供財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警?？蛻艄芾韻彛贺?fù)責(zé)核實(shí)客戶資質(zhì)、履約能力；配合合同起草與審核，提供客戶信用信息；跟蹤客戶履約進(jìn)度，及時(shí)上報(bào)履約異常情況。檔案管理崗：負(fù)責(zé)合同檔案的集中保管、歸檔與檢索；落實(shí)合同檔案安全管控措施；定期盤(pán)點(diǎn)合同檔案，確保檔案完整無(wú)缺失。公司管理層：審批重大合同（單筆金額超規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)）、合同糾紛處理方案；監(jiān)督合同管理制度落實(shí)；協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問(wèn)題。第二章合同起草與審核第五條合同起草規(guī)范起草主體：由銷售部/采購(gòu)部業(yè)務(wù)對(duì)接人根據(jù)合作需求起草合同，優(yōu)先使用公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板；無(wú)標(biāo)準(zhǔn)模板的，需結(jié)合合作實(shí)際起草，確保條款全面、表述準(zhǔn)確。核心條款：合同需包含以下核心內(nèi)容：雙方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、聯(lián)系方式等）、合作標(biāo)的（原料/成品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）、價(jià)款與結(jié)算方式、交付要求（時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式等）、履約期限、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、合同生效與終止條件等。起草要求：條款表述需簡(jiǎn)潔嚴(yán)謹(jǐn)，無(wú)歧義；內(nèi)容需符合法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，明確環(huán)保、安全等特殊要求（資源回收行業(yè)專屬）；不得約定違法違規(guī)、不公平條款；核實(shí)客戶信息，確保雙方基本信息準(zhǔn)確無(wú)誤。資料附件：合同需附客戶資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等）、標(biāo)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)價(jià)單等附件，附件與合同正文具有同等法律效力。第六條合同審核流程初審：銷售部/采購(gòu)部起草合同后，由部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，核查條款完整性、與合作需求的一致性、客戶信息準(zhǔn)確性，初審?fù)ㄟ^(guò)后提交法務(wù)部審核。法律審核：法務(wù)部在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)核查條款合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性，識(shí)別法律風(fēng)險(xiǎn)，提出修改意見(jiàn)；審核通過(guò)后提交財(cái)務(wù)部審核，審核未通過(guò)的退回銷售部/采購(gòu)部修改，修改后重新提交審核。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部在1個(gè)工作日內(nèi)審核財(cái)務(wù)相關(guān)條款，核查價(jià)款合理性、結(jié)算方式合規(guī)性、付款風(fēng)險(xiǎn)等，提出審核意見(jiàn)；審核通過(guò)后按權(quán)限提交審批，審核未通過(guò)的退回修改。最終審批：普通合同（單筆金額低于規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)）由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同（單筆金額超規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)）報(bào)公司管理層審批；審批通過(guò)后方可進(jìn)入簽訂環(huán)節(jié)，審批未通過(guò)的退回修改完善。審核記錄：各審核環(huán)節(jié)需留存審核意見(jiàn)，明確審核人、審核時(shí)間、修改內(nèi)容，確保審核過(guò)程可追溯。第三章合同簽訂與履行第七條合同簽訂規(guī)范簽訂前核實(shí)：簽訂前由客戶管理崗再次核實(shí)客戶資質(zhì)、履約能力，確認(rèn)客戶信息與合同一致，無(wú)重大信用風(fēng)險(xiǎn)；法務(wù)部核查合同最終版本條款，確保修改意見(jiàn)落實(shí)到位。簽訂流程：合同采用書(shū)面形式簽訂（紙質(zhì)合同為主，電子合同需符合法定要求）；由銷售部/采購(gòu)部對(duì)接客戶簽訂合同，確保雙方簽字蓋章齊全（公章或合同專用章），簽字人需具備合法授權(quán)；簽訂完成后，留存雙方簽字蓋章的完整合同文本（原件至少2份，公司與客戶各執(zhí)1份）。簽訂時(shí)限：審核通過(guò)后的合同，需在3個(gè)工作日內(nèi)完成簽訂，避免因拖延導(dǎo)致合作風(fēng)險(xiǎn)；特殊情況需延期簽訂的，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批并說(shuō)明理由。禁止情形：嚴(yán)禁無(wú)審核、無(wú)審批簽訂合同；嚴(yán)禁簽訂空白合同、條款不全合同；嚴(yán)禁擅自修改已審核通過(guò)的合同條款。第八條合同履行管控履約跟蹤：銷售部/采購(gòu)部指定專人負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度，每日核查履約情況（交付、付款、質(zhì)量等），做好《合同履約跟蹤記錄表》，記錄履約節(jié)點(diǎn)、存在問(wèn)題及處理情況。質(zhì)量管控：針對(duì)資源回收類合同，需按約定核查標(biāo)的質(zhì)量，留存質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告；發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不符合約定的，及時(shí)與客戶溝通，要求整改或承擔(dān)違約責(zé)任，并做好記錄?？铐?xiàng)管控：財(cái)務(wù)部按合同約定跟蹤款項(xiàng)收付情況，及時(shí)提醒相關(guān)部門(mén)催收欠款或支付款項(xiàng)；對(duì)逾期未付款項(xiàng)，銷售部/采購(gòu)部需及時(shí)催收，做好催收記錄，必要時(shí)由法務(wù)部協(xié)助催收。異常處理：發(fā)現(xiàn)履約異常（逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、款項(xiàng)拖欠等），需在1個(gè)工作日內(nèi)上報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人及法務(wù)部，共同制定處理方案，及時(shí)與客戶溝通協(xié)商，避免糾紛擴(kuò)大；重大履約異常需上報(bào)管理層。履約完成：合同履行完畢后，銷售部/采購(gòu)部核查履約情況，確認(rèn)雙方義務(wù)全部履行、無(wú)遺留問(wèn)題后，形成《合同履約完成報(bào)告》，提交財(cái)務(wù)部、法務(wù)部備案。第四章合同變更、解除與終止第九條合同變更變更條件：合同履行過(guò)程中，因合作需求調(diào)整、客觀情況變化等需變更條款的，需經(jīng)雙方協(xié)商一致，方可變更；變更內(nèi)容需符合法律法規(guī)要求。變更流程：由銷售部/采購(gòu)部發(fā)起變更申請(qǐng)，附變更說(shuō)明、雙方協(xié)商記錄，按原合同審核審批流程提交審核審批；審核審批通過(guò)后，與客戶簽訂《合同補(bǔ)充協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、生效時(shí)間，補(bǔ)充協(xié)議與原合同具有同等法律效力。變更要求：嚴(yán)禁擅自變更合同條款；變更內(nèi)容需以書(shū)面形式確認(rèn)，簽字蓋章齊全；變更后的合同及補(bǔ)充協(xié)議需及時(shí)歸檔。第十條合同解除解除條件：符合以下情形可解除合同：雙方協(xié)商一致；一方違約導(dǎo)致合同目的無(wú)法實(shí)現(xiàn)；因不可抗力導(dǎo)致合同無(wú)法履行；法律法規(guī)規(guī)定的其他可解除情形。解除流程：由銷售部/采購(gòu)部發(fā)起解除申請(qǐng)，附解除理由、相關(guān)證明材料，按原合同審批流程提交審核審批；審核審批通過(guò)后，與客戶簽訂《合同解除協(xié)議》，明確解除時(shí)間、善后事宜（款項(xiàng)結(jié)算、貨物返還等）、違約責(zé)任承擔(dān)等。善后處理：合同解除后，銷售部/采購(gòu)部需配合客戶做好善后工作，財(cái)務(wù)部做好款項(xiàng)結(jié)算，法務(wù)部審核善后事宜合規(guī)性，確保無(wú)遺留糾紛。第十一條合同終止終止情形：合同履行完畢、合同解除、履約期限屆滿且無(wú)后續(xù)合作，或出現(xiàn)法律法規(guī)規(guī)定的其他終止情形，合同自動(dòng)終止。終止后管理：合同終止后，銷售部/采購(gòu)部整理履約全過(guò)程資料，提交檔案管理崗歸檔；客戶管理崗更新客戶檔案，標(biāo)注合同終止?fàn)顟B(tài)；財(cái)務(wù)部核實(shí)款項(xiàng)結(jié)算情況，確保無(wú)未結(jié)清款項(xiàng)。第五章合同歸檔與糾紛處理第十二條合同歸檔規(guī)范歸檔資料：歸檔資料包括合同原件、補(bǔ)充協(xié)議、審核審批記錄、履約跟蹤記錄、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、款項(xiàng)結(jié)算憑證、解除/終止協(xié)議等全套資料，確保資料完整。歸檔流程：合同簽訂或終止后3個(gè)工作日內(nèi)，銷售部/采購(gòu)部將全套歸檔資料提交檔案管理崗；檔案管理崗審核資料完整性，按合同類型、合作客戶、簽訂時(shí)間分類歸檔，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案，生成唯一檔案編號(hào)，做好歸檔記錄。保管要求：電子檔案存儲(chǔ)于加密服務(wù)器，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限；紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，加鎖保管，存放環(huán)境符合防火、防潮、防盜要求；保管期限自合同終止之日起不少于5年，重大合同、存在糾紛的合同保管期限延長(zhǎng)至糾紛解決后不少于3年。檢索與借閱：電子檔案建立檢索目錄，紙質(zhì)檔案編制索引，便于檢索；借閱合同檔案需按權(quán)限申請(qǐng)，填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)審核同意后現(xiàn)場(chǎng)借閱，嚴(yán)禁帶出檔案管理區(qū)域，借閱后及時(shí)歸還，做好借閱記錄。第十三條合同糾紛處理糾紛上報(bào)：發(fā)生合同糾紛后，銷售部/采購(gòu)部需在24小時(shí)內(nèi)上報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人及法務(wù)部，提交糾紛情況說(shuō)明、合同文本、相關(guān)證據(jù)材料，嚴(yán)禁瞞報(bào)、遲報(bào)。協(xié)商調(diào)解：優(yōu)先采用協(xié)商調(diào)解方式解決糾紛，由銷售部/采購(gòu)部對(duì)接客戶協(xié)商，法務(wù)部提供法律支持，明確協(xié)商方案，做好協(xié)商記錄；協(xié)商一致的，簽訂調(diào)解協(xié)議，按協(xié)議執(zhí)行。仲裁訴訟：協(xié)商調(diào)解無(wú)果的，由法務(wù)部牽頭，收集整理證據(jù)材料，按合同約定的爭(zhēng)議解決方式（仲裁或訴訟）處理；相關(guān)部門(mén)配合提供證據(jù)、協(xié)助處理，及時(shí)跟蹤糾紛進(jìn)展，最大限度維護(hù)公司合法權(quán)益。糾紛復(fù)盤(pán)：糾紛處理完成后，法務(wù)部組織相關(guān)部門(mén)開(kāi)展復(fù)盤(pán)，分析糾紛成因、管理漏洞，提出改進(jìn)措施，避免同類糾紛再次發(fā)生，形成復(fù)盤(pán)報(bào)告歸檔留存。第六章監(jiān)督考核與獎(jiǎng)懲第十四條監(jiān)督檢查日常監(jiān)督：法務(wù)部、檔案管理崗每日監(jiān)督合同審核、簽訂、歸檔等流程執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)管理不規(guī)范、條款漏洞等問(wèn)題，立即責(zé)令整改，做好監(jiān)督記錄。定期檢查：每月開(kāi)展一次合同管理專項(xiàng)檢查，核查合同條款合規(guī)性、履約跟蹤完整性、歸檔資料完整性、糾紛處理及時(shí)性等，形成專項(xiàng)檢查報(bào)告，上報(bào)管理層。專項(xiàng)核查：針對(duì)重大合同、糾紛頻發(fā)的合作項(xiàng)目，開(kāi)展專項(xiàng)核查，排查風(fēng)險(xiǎn)隱患，提出整改要求，跟蹤整改落實(shí)情況。第十五條考核與獎(jiǎng)懲獎(jiǎng)勵(lì)措施：（1）年度合同管理先進(jìn)部門(mén)：全年無(wú)合同糾紛、合同履約率100%、歸檔規(guī)范的部門(mén)，授予“合同管理先進(jìn)部門(mén)”稱號(hào)，給予部門(mén)績(jī)效獎(jiǎng)金上浮10%-15%。（2）年度合同管理先進(jìn)個(gè)人：嚴(yán)格執(zhí)行制度、合同起草審核規(guī)范、及時(shí)防范合同風(fēng)險(xiǎn)的個(gè)人，授予“合同管理先進(jìn)個(gè)人”稱號(hào)，給予一次性獎(jiǎng)金500-2000元，年度評(píng)優(yōu)優(yōu)先。（3）糾紛處理貢獻(xiàn)獎(jiǎng)勵(lì)：成功調(diào)解重大合同糾紛、為公司挽回經(jīng)濟(jì)損失的個(gè)人，給予一次性獎(jiǎng)金1000-5000元，按損失挽回金額分級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)。處罰措施：（1）輕微違規(guī)：合同條款遺漏、審核流程缺失但未造成損失的，扣除責(zé)任人當(dāng)期績(jī)效獎(jiǎng)金100-300元，給予口頭警告，限期整改。（2）一般違規(guī)：擅自修改合同條款、簽訂不合規(guī)合同，或履約跟蹤不到位導(dǎo)致輕微糾紛的，扣除責(zé)任人當(dāng)期績(jī)效獎(jiǎng)金300-800元，給予書(shū)面警告，部門(mén)負(fù)責(zé)人承擔(dān)連帶責(zé)任。（3）嚴(yán)重違規(guī)：簽訂違法違規(guī)合同、隱瞞合同糾紛導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大，或泄露合同機(jī)密、檔案丟失的，扣除全年績(jī)效獎(jiǎng)金，給予降職、撤職或解除勞動(dòng)合同處分；造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，依法追究賠償責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第七章附則第十六條制度解釋本制度由公司法務(wù)部、銷售部、采購(gòu)部聯(lián)合負(fù)責(zé)解釋，若條款存在歧義，以三部門(mén)聯(lián)合出具的官方解釋為準(zhǔn)。第十七條制度修訂本制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)