保證金收制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國民法典》及相關(guān)行業(yè)規(guī)范，結(jié)合集團母公司關(guān)于風險防控與合規(guī)管理的指導意見，以及公司內(nèi)部加強保證金管理的實際需求制定。旨在規(guī)范保證金收取、管理、使用及退還流程，防范操作風險與法律糾紛，保障公司資產(chǎn)安全，提升管理效能。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工在業(yè)務(wù)活動中涉及保證金收取、保管、使用、核銷等環(huán)節(jié)的管理。具體適用場景包括但不限于：合同履約保證金、投標保證金、租賃保證金、押金及其他各類需要收取保證金的業(yè)務(wù)場景。第三條本制度下列術(shù)語定義如下：（一）“保證金專項管理”：指公司針對保證金收取、保管、使用、退還等全流程建立的管理制度、操作規(guī)范及風險防控體系。（二）“保證金業(yè)務(wù)風險”：指因保證金管理不當可能導致的資金損失、法律糾紛、信用風險等潛在風險。（三）“保證金合規(guī)”：指保證金管理活動嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)準則及公司內(nèi)部制度，確保資金安全、流程規(guī)范、責任明確。（四）“保證金動態(tài)監(jiān)控”：指通過信息化手段對保證金收取、存儲、變動等狀態(tài)進行實時跟蹤與預警。第四條保證金專項管理遵循以下核心原則：（一）“全面覆蓋”：保證金管理范圍覆蓋所有業(yè)務(wù)場景，確保無死角、無遺漏。（二）“責任到人”：明確各級管理人員、業(yè)務(wù)人員及執(zhí)行崗位的職責，確保責任可追溯。（三）“風險導向”：聚焦高風險環(huán)節(jié)，實施差異化管控措施，優(yōu)先防范重大風險。（四）“持續(xù)改進”：定期評估保證金管理效果，優(yōu)化流程漏洞，提升管理科學性。第二章管理組織機構(gòu)與職責第五條公司主要負責人對公司保證金專項管理負總責，承擔最終決策與監(jiān)督責任；分管領(lǐng)導作為直接責任人，負責組織落實專項管理制度，協(xié)調(diào)解決重大問題。第六條設(shè)立保證金專項管理領(lǐng)導小組，由公司主要負責人擔任組長，分管領(lǐng)導擔任副組長，成員包括財務(wù)部、法務(wù)部、業(yè)務(wù)部及下屬單位代表。領(lǐng)導小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌公司保證金專項管理工作，制定管理策略與政策。（二）審批重大保證金管理事項，如金額超過X萬元的保證金收取方案。（三）監(jiān)督各部門保證金管理執(zhí)行情況，定期開展考核評價。第七條明確保證金專項管理的職能分工如下：（一）牽頭部門：財務(wù)部負責統(tǒng)籌保證金管理制度建設(shè)、風險識別、監(jiān)督考核及培訓宣貫，牽頭組織領(lǐng)導小組決議落實。（二）專責部門：法務(wù)部負責保證金業(yè)務(wù)的合規(guī)審核、合同條款設(shè)計及法律風險處置；業(yè)務(wù)部負責推動保證金管理嵌入業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化操作規(guī)范。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：負責本領(lǐng)域保證金的具體落實，包括收取、登記、使用申請及核銷等，承擔日常風險防控主體責任。第八條基層執(zhí)行崗位人員必須履行以下合規(guī)操作責任：（一）嚴格按制度要求執(zhí)行保證金收取、登記、保管等操作，不得擅自變更流程。（二）對保證金業(yè)務(wù)中的異常情況及時上報，不得隱瞞或拖延報告。（三）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個人在保證金管理中的法律責任。第三章保證金管理重點內(nèi)容與要求第九條保證金收取環(huán)節(jié)：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：需在合同簽訂前明確保證金金額、收取依據(jù)、退還條件等條款，并經(jīng)法務(wù)部審核確認。禁止強制收取不合理保證金，或未達約定條件擅自扣除保證金。（二）禁止性行為：嚴禁利用保證金進行違規(guī)拆借、挪用，或設(shè)定不合理的退還門檻。（三）重點防控點：加強對保證金收取憑證的審核，防止偽造或篡改金額。第十條保證金保管環(huán)節(jié)：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：保證金需專戶存儲，由財務(wù)部指定專人管理，確保資金安全；涉及大量保證金時，可委托第三方銀行保管，但需簽訂協(xié)議明確責任。（二）禁止性行為：嚴禁將保證金與公司其他資金混存，或用于非約定用途。（三）重點防控點：定期核對保證金賬戶余額，防止因系統(tǒng)錯誤或人為操作導致資金錯配。第十一條保證金使用環(huán)節(jié)：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：保證金的使用需經(jīng)業(yè)務(wù)部門提出申請，逐級審批后報財務(wù)部執(zhí)行，嚴禁超范圍使用。使用完成后須及時核銷，并保留完整憑證。（二）禁止性行為：嚴禁以保證金抵扣其他款項，或未經(jīng)批準擅自減免保證金。（三）重點防控點：建立保證金使用臺賬，記錄每次動用原因、金額及審批人，確?？勺匪?。第十二條保證金退還環(huán)節(jié)：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：根據(jù)合同約定或約定條件（如履約完畢）及時退還保證金，退還前需業(yè)務(wù)部門確認相關(guān)事項已滿足退還條件。（二）禁止性行為：設(shè)置不合理退還時限，或因個人主觀意愿拖延退還。（三）重點防控點：加強退還流程的合規(guī)審核，防止因?qū)徍耸杪е聽幾h。第十三條保證金違規(guī)處置：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：當出現(xiàn)合同違約等情況需沒收保證金時，須依據(jù)合同條款或法律法規(guī)程序執(zhí)行，并履行公告義務(wù)。（二）禁止性行為：擅自擴大沒收范圍，或未依法履行程序即扣除保證金。（三）重點防控點：建立保證金沒收清單，明確適用情形及法律依據(jù)，防止爭議。第十四條保證金賬戶管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：保證金專用賬戶需定期對賬，確保賬實相符；涉及跨境保證金時，需遵守外匯管理相關(guān)規(guī)定。（二）禁止性行為：賬戶信息泄露或未及時更新，導致資金監(jiān)管失效。（三）重點防控點：加強賬戶權(quán)限管理，防止未授權(quán)人員操作。第十五條保證金風險隔離：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：保證金管理與公司日常運營資金分離，禁止將保證金用于支付供應(yīng)商款項或員工薪酬。（二）禁止性行為：因資金混用導致保證金被強制執(zhí)行。（三）重點防控點：財務(wù)部定期抽查保證金賬戶流水，防止異常交易。第十六條保證金應(yīng)急處理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：當出現(xiàn)保證金被凍結(jié)或卷入訴訟時，需立即啟動應(yīng)急預案，由法務(wù)部牽頭協(xié)調(diào)解凍或保全措施。（二）禁止性行為：未及時響應(yīng)導致保證金損失擴大。（三）重點防控點：建立保證金應(yīng)急聯(lián)系人清單，確保問題及時上報。第十七條保證金信息公開：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：涉及保證金的重要事項（如收取標準、使用記錄）需向業(yè)務(wù)部門及下屬單位公開，接受監(jiān)督。（二）禁止性行為：信息披露不透明，引發(fā)內(nèi)部爭議。（三）重點防控點：定期發(fā)布保證金管理報告，公示關(guān)鍵數(shù)據(jù)。第四章保證金管理運行機制第十八條制度動態(tài)更新機制：（一）每年由財務(wù)部牽頭，結(jié)合法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及風險案例，修訂保證金管理制度，報領(lǐng)導小組審批后執(zhí)行。（二）重大業(yè)務(wù)場景（如新業(yè)務(wù)線、跨境業(yè)務(wù)）需同步制定專項保證金管理細則。第十九條風險識別預警機制：（一）每季度由法務(wù)部、財務(wù)部聯(lián)合開展保證金業(yè)務(wù)風險排查，重點關(guān)注金額異常、退還延遲、賬戶違規(guī)等情形。（二）對識別出的風險進行分級評估，發(fā)布預警通知至相關(guān)單位，限期整改。第二十條合規(guī)審查機制：（一）將保證金審查嵌入業(yè)務(wù)流程，包括合同簽訂前審核、收取時確認、使用時審批、退還時核銷，實行“未經(jīng)審查不得實施”。（二）重大保證金事項需經(jīng)領(lǐng)導小組審批，確保決策合規(guī)。第二十一條風險應(yīng)對機制：（一）一般風險由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風險由領(lǐng)導小組協(xié)調(diào)解決，必要時啟動外部法律支持。（二）建立保證金風險事件上報流程，明確上報時限及內(nèi)容要求。第二十二條責任追究機制：（一）對保證金管理中的違規(guī)行為，根據(jù)情節(jié)嚴重程度采取績效扣減、紀律處分等措施，涉及違法的移交司法機關(guān)處理。（二）制定保證金違規(guī)處罰清單，明確違規(guī)情形、處罰標準及執(zhí)行程序。第二十三條評估改進機制：（一）每年由領(lǐng)導小組牽頭，對保證金管理制度有效性進行評估，包括流程效率、風險防控效果等。（二）根據(jù)評估結(jié)果優(yōu)化制度漏洞，提升管理水平。第五章保證金管理保障措施第二十四條組織保障：（一）各級領(lǐng)導需定期聽取保證金管理工作匯報，協(xié)調(diào)解決跨部門問題。（二）設(shè)立保證金管理聯(lián)絡(luò)員制度，由各部門指定專人負責對接。第二十五條考核激勵機制：（一）將保證金管理情況納入部門年度考核，合規(guī)優(yōu)秀單位給予評優(yōu)獎勵。（二）個人因保證金管理失誤被追責的，取消年度評優(yōu)資格。第二十六條培訓宣傳機制：（一）每年開展保證金管理培訓，覆蓋管理層合規(guī)履職、業(yè)務(wù)人員操作規(guī)范等主題。（二）制作合規(guī)手冊，明確保證金管理紅線與操作指引。第二十七條信息化支撐：（一）開發(fā)保證金管理系統(tǒng)，實現(xiàn)收取、保管、使用、退還全流程電子化，自動觸發(fā)審批節(jié)點。（二）系統(tǒng)具備風險預警功能，對異常金額或操作實時報警。第二十八條文化建設(shè)：（一）定期發(fā)布保證金管理典型案例，強化合規(guī)意識。（二）組織簽署保證金合規(guī)承諾書，營造全員參與的氛圍。第二十九條報告制度：（一）每月編制保證金管理簡報，反映業(yè)務(wù)動態(tài)、風險事件