會議參與人員選拔與邀請制度會議參與人員選拔與邀請制度第一章總則第一條制度制定的政策依據(jù)為規(guī)范公司會議參與人員的選拔與邀請管理，防范潛在的組織風(fēng)險與決策失誤，提升會議效率與決策質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及公司章程相關(guān)規(guī)定，結(jié)合集團母公司關(guān)于“強化內(nèi)部治理、防控專項風(fēng)險”的管理要求，同時滿足公司提升運營規(guī)范性、優(yōu)化資源配置的內(nèi)部需求，特制定本制度。本制度旨在通過明確會議參與人員的選拔標準、邀請流程與監(jiān)督機制，確保會議決策的科學(xué)性、合規(guī)性與可追溯性，為公司戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)提供組織保障。第二條適用范圍本制度適用于公司總部各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋公司層面及各部門組織的各類會議，包括但不限于董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會、專項工作會、部門例會、外部合作會議等。具體場景包括但不限于：1.決策類會議：涉及重大經(jīng)營決策、財務(wù)預(yù)算、資本運作、人事任免等會議；2.管理類會議：涉及業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、風(fēng)險防控、合規(guī)審查等會議；3.合作類會議：涉及與外部機構(gòu)、供應(yīng)商、客戶等第三方組織的會議；4.培訓(xùn)類會議：涉及員工培訓(xùn)、技能提升等內(nèi)部會議。第三條核心術(shù)語定義1.“會議參與人員專項管理”：指公司針對會議參與人員的選拔資格、職責(zé)權(quán)限、選拔流程、邀請規(guī)范等進行的系統(tǒng)性管控，旨在確保會議決策的代表性、專業(yè)性與合規(guī)性。其外延包括參與人員的身份認定、資質(zhì)審查、回避機制、會議紀律等全流程管理。2.“會議參與風(fēng)險”：指因參與人員選拔不當或邀請不規(guī)范導(dǎo)致會議決策失誤、資源浪費、合規(guī)事件等潛在風(fēng)險，如關(guān)鍵信息不對稱、利益沖突未披露、專業(yè)能力不足等。3.“合規(guī)性審查”：指對會議參與人員的資質(zhì)、回避關(guān)系、履職能力等進行的事前審查，確保其參與會議的合法性、合理性及必要性。4.“責(zé)任到人”原則：指明確會議組織方、參與方及監(jiān)督方的管理責(zé)任，確保每項工作均有對應(yīng)的職責(zé)主體，形成閉環(huán)管理。第四條專項管理的核心原則1.全面覆蓋：所有會議參與人員的選拔與邀請均須遵循本制度，無例外情形；2.責(zé)任到人：明確各級管理主體的決策責(zé)任、執(zhí)行責(zé)任及監(jiān)督責(zé)任，避免責(zé)任推諉；3.風(fēng)險導(dǎo)向：重點關(guān)注可能影響會議決策質(zhì)量的風(fēng)險點，如利益沖突、信息不對稱等，優(yōu)先防控高風(fēng)險場景；4.持續(xù)改進：根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及管理實踐，定期優(yōu)化制度流程，提升管理效能。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條決策層職責(zé)公司主要負責(zé)人對公司會議參與人員選拔與邀請管理負總責(zé)，承擔全面領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)對專項管理工作的直接實施負直接責(zé)任，負責(zé)組織制定實施細則、協(xié)調(diào)跨部門資源、監(jiān)督制度執(zhí)行效果。決策層需定期審議專項管理制度，審批重大爭議事項的解決方案。第六條專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組設(shè)立“會議參與人員專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組”（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負責(zé)人擔任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔任副組長，成員包括人力資源部、辦公室、法務(wù)合規(guī)部、財務(wù)部等關(guān)鍵部門負責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：1.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：統(tǒng)籌公司會議參與人員選拔與邀請的頂層設(shè)計，協(xié)調(diào)各部門職責(zé)分工；2.決策審批：對涉及重大風(fēng)險的會議參與方案進行集體審議，作出最終決策；3.監(jiān)督評價：定期評估專項管理制度執(zhí)行情況，提出優(yōu)化建議。第七條部門職責(zé)劃分1.牽頭部門（人力資源部）：-統(tǒng)籌專項管理制度建設(shè)，制定及修訂相關(guān)流程；-負責(zé)參與人員的資格認證、背景審查及回避機制管理；-組織專項培訓(xùn)，提升員工對制度要求的認知。2.專責(zé)部門（辦公室、法務(wù)合規(guī)部）：-辦公室：負責(zé)會議通知、議程安排及參與人員邀請的執(zhí)行監(jiān)督；-法務(wù)合規(guī)部：負責(zé)參與人員的合規(guī)性審查，出具法律風(fēng)險意見，指導(dǎo)合規(guī)爭議處理。3.業(yè)務(wù)部門/下屬單位：-負責(zé)本領(lǐng)域會議參與人員的初步選拔，確保專業(yè)能力匹配；-落實回避要求，及時報告潛在利益沖突；-承擔日常管理責(zé)任，確保會議參與人員履職到位。4.基層執(zhí)行崗：-嚴格遵守選拔與邀請流程，不得擅自變更參與人員名單；-對自身職責(zé)范圍內(nèi)的風(fēng)險點保持警惕，及時上報異常情況。第八條職責(zé)協(xié)同機制各部門需建立信息共享與協(xié)同機制，確保會議參與人員的選拔、審查、邀請等環(huán)節(jié)無縫銜接。例如：人力資源部提供參與人員資質(zhì)庫，辦公室依據(jù)議程協(xié)調(diào)邀請，法務(wù)合規(guī)部提供合規(guī)背書，業(yè)務(wù)部門確認實際需求。第九條專項管理責(zé)任清單制定《會議參與人員專項管理責(zé)任清單》，明確各部門及崗位的具體任務(wù)、時限及考核標準，如：-人力資源部：每月更新參與人員資格庫，3日內(nèi)完成回避審查；-辦公室：會議前2日完成邀請確認，1日內(nèi)反饋缺勤情況；-業(yè)務(wù)部門：會議前1日提交參與人員名單及理由說明。第十條責(zé)任追究機制對未履行或不規(guī)范履行職責(zé)的行為，按照公司《責(zé)任追究制度》進行處理，包括但不限于：-未經(jīng)審查擅自邀請人員，給予警告或通報批評；-因責(zé)任不清導(dǎo)致重大風(fēng)險事件，追究相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任人。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十一條參與人員資格標準1.決策類會議：參與人員須具備以下條件：-職位對應(yīng)權(quán)責(zé)，如董事會成員需為董事或獨立董事；-專業(yè)能力匹配，如財務(wù)預(yù)算會議需包含財務(wù)負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干；-信息知情權(quán)，如重大經(jīng)營決策會議須包含相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人。2.管理類會議：參與人員須符合以下要求：-熟悉議題背景，如流程優(yōu)化會議需包含流程相關(guān)業(yè)務(wù)人員；-具備決策建議能力，如風(fēng)險防控會議須包含風(fēng)控專員或合規(guī)人員。3.外部合作會議：參與人員須確保：-無利益沖突，如涉及供應(yīng)商會議需排除采購部門關(guān)鍵決策人；-形象符合公司利益，如高管出席需提前進行形象評估。第十二條合規(guī)標準1.供應(yīng)商盡職調(diào)查：涉及采購或合作的會議，須對第三方參與人員進行背景調(diào)查，核查是否存在關(guān)聯(lián)交易或利益輸送風(fēng)險；2.招標流程規(guī)范：涉及招標決策的會議，須確保參與人員符合回避規(guī)定，如與投標人存在親屬關(guān)系需主動聲明；3.資金審批權(quán)限：財務(wù)類會議的參與人員須嚴格遵循《資金審批權(quán)限管理辦法》，超出權(quán)限的事項需逐級上報；4.稅務(wù)合規(guī)要求：涉及稅務(wù)政策的會議須包含財務(wù)或稅務(wù)部門人員，確保決策符合最新法規(guī)。第十三條禁止性行為1.嚴禁利益沖突未披露：參與人員存在與議題直接相關(guān)的經(jīng)濟利益時，須主動向會議組織方聲明，并由領(lǐng)導(dǎo)小組評估是否回避；2.嚴禁違規(guī)轉(zhuǎn)包分包：涉及工程類會議的參與人員須確保分包商資質(zhì)合法，不得存在違規(guī)操作行為；3.嚴禁信息泄露：參與人員須簽署保密承諾，不得擅自對外透露會議內(nèi)容，除非經(jīng)授權(quán)公開；4.嚴禁專業(yè)能力不足：不得安排對議題完全不了解的人員參與決策類會議，除非作為列席觀察員。第十四條專項風(fēng)險防控點1.數(shù)據(jù)領(lǐng)域：會議參與人員需簽署數(shù)據(jù)安全承諾書，避免因操作不當導(dǎo)致敏感信息泄露；2.安全領(lǐng)域：涉及生產(chǎn)安全的會議須包含安全部門人員，確保決策符合安全規(guī)范；3.合規(guī)領(lǐng)域：法律風(fēng)險事項的會議須邀請法務(wù)合規(guī)部列席，防止決策違法；4.組織領(lǐng)域：跨部門會議須提前協(xié)調(diào)參與人員，避免因職責(zé)沖突導(dǎo)致決策混亂。第十五條避免機制1.親屬回避：參與人員不得與議題直接相關(guān)的第三方存在近親屬關(guān)系，如配偶、父母、子女等；2.利益回避：參與人員不得與議題存在直接經(jīng)濟利益，如持有供應(yīng)商股份、接受其饋贈等；3.角色回避：同一議題的決策層與執(zhí)行層不得同時參與，避免決策受制于執(zhí)行壓力。第四章專項管理運行機制第十六條制度動態(tài)更新機制1.定期評估：每年由領(lǐng)導(dǎo)小組組織對制度執(zhí)行情況及適用性進行評估，結(jié)合內(nèi)外部變化及時修訂；2.即時調(diào)整：如遇重大政策調(diào)整或風(fēng)險事件，領(lǐng)導(dǎo)小組需在1個月內(nèi)完成制度修訂，并通知各部門執(zhí)行。第十七條風(fēng)險識別預(yù)警機制1.定期排查：每季度由人力資源部牽頭，聯(lián)合各部門開展參與人員風(fēng)險排查，識別潛在問題；2.分級評估：對高風(fēng)險場景（如涉及重大投資、關(guān)聯(lián)交易）的參與人員進行重點評估，出具風(fēng)險報告；3.預(yù)警發(fā)布：對發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險點，由領(lǐng)導(dǎo)小組發(fā)布預(yù)警通知，要求相關(guān)部門限期整改。第十八條合規(guī)審查機制1.嵌入流程：將參與人員合規(guī)審查嵌入會議組織全流程，包括：-會議前：人力資源部審查資格，法務(wù)合規(guī)部審查回避關(guān)系；-會議中：組織方確認參與人員身份；-會議后：記錄審查結(jié)果，存檔備查；2.“未經(jīng)審查不得實施”原則：任何會議不得以“情況緊急”為由跳過審查環(huán)節(jié)，否則將追究責(zé)任。第十九條風(fēng)險應(yīng)對機制1.一般風(fēng)險處置：由業(yè)務(wù)部門提出解決方案，領(lǐng)導(dǎo)小組審批后執(zhí)行；2.重大風(fēng)險處置：啟動應(yīng)急預(yù)案，立即暫停會議，由領(lǐng)導(dǎo)小組成立專項小組處理；3.責(zé)任協(xié)同：風(fēng)險處置過程中，相關(guān)部門需協(xié)同配合，確保問題徹底解決；4.上報要求：重大風(fēng)險事件須在24小時內(nèi)上報至領(lǐng)導(dǎo)小組，3日內(nèi)提交處置報告。第二十條責(zé)任追究機制1.違規(guī)情形界定：包括但不限于：-未經(jīng)審查邀請人員；-故意隱瞞利益沖突；-因履職不力導(dǎo)致決策失誤；2.處罰標準：-警告：首次違規(guī)，給予口頭警告；-通報批評：多次違規(guī)，全公司通報；-紀律處分：重大風(fēng)險事件，按《員工手冊》進行處理；3.聯(lián)動考核：違規(guī)行為納入績效考核，直接影響年度評優(yōu)。第二十一條評估改進機制1.定期評估：每年12月由領(lǐng)導(dǎo)小組組織對制度有效性進行評估，包括：-審查執(zhí)行率、問題發(fā)現(xiàn)率、整改完成率等指標；-收集各部門反饋，形成改進建議；2.持續(xù)優(yōu)化：評估結(jié)果作為制度修訂的重要依據(jù)，確保持續(xù)改進。第五章專項管理保障措施第二十二條組織保障1.領(lǐng)導(dǎo)推進責(zé)任：各級領(lǐng)導(dǎo)干部須親自部署專項管理工作，納入年度述職內(nèi)容；2.專項經(jīng)費保障：公司設(shè)立專項管理經(jīng)費，用于制度推廣、培訓(xùn)、系統(tǒng)建設(shè)等；3.跨部門協(xié)作機制：建立聯(lián)席會議制度，定期討論管理難題，協(xié)同推進工作。第二十三條考核激勵機制1.部門考核：將專項合規(guī)情況納入部門年度考核，占比不低于5%；2.個人考核：將履職表現(xiàn)納入員工績效考核，優(yōu)秀者予以獎勵；3.評優(yōu)掛鉤：將合規(guī)表現(xiàn)作為評優(yōu)評先的重要參考，優(yōu)先支持合規(guī)意識強的團隊。第二十四條培訓(xùn)宣傳機制1.管理層培訓(xùn)：每年組織高管合規(guī)履職培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋制度解讀、風(fēng)險案例剖析；2.一線員工培訓(xùn)：每月開展操作規(guī)范培訓(xùn)，如會議記錄、風(fēng)險上報等；3.宣傳渠道：通過內(nèi)網(wǎng)、公告欄、培訓(xùn)手冊等載體，強化全員合規(guī)意識。第二十五條信息化支撐1.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)“會議參與人員管理系統(tǒng)”，實現(xiàn)以下功能：-自動化審查：系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則自動校驗參與人員資格與回避關(guān)系；-風(fēng)險監(jiān)控：實時監(jiān)控高風(fēng)險場景，自動預(yù)警；-數(shù)據(jù)分析：生成管理報告，支持決策優(yōu)化。2.系統(tǒng)推廣：2024年6前完成系統(tǒng)上線，覆蓋公司90%以上會議場景。第二十六條文化建設(shè)1.合規(guī)手冊：編制《會議參與人員專項合規(guī)手冊》，明確行為規(guī)范；2.承諾書制度：要求參與人員簽署合規(guī)承諾書，存檔備查；3.氛圍營造：設(shè)立合規(guī)文化月，通過知識競賽、案例分享等形式強化意識。第二十七條報告制度1.風(fēng)險事件報告：重大風(fēng)險事件須在24小時內(nèi)提交書面報告，內(nèi)容包括：-事件描述、影響范圍、處置措施、改進建議；-涉及人員處理意見；2.年度管理報告：每年1月31日前提交年度管理報告，包括：-制度執(zhí)行情況、問題分析、改進措施；-各部門考核結(jié)果。第六章附則