會(huì)議代表權(quán)益保障制度會(huì)議代表權(quán)益保障制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》《中華人民共和國(guó)消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》等國(guó)家法律法規(guī)，參照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》，結(jié)合集團(tuán)母公司《關(guān)于規(guī)范會(huì)議活動(dòng)的指導(dǎo)意見(jiàn)》及本公司實(shí)際情況制定。為規(guī)范會(huì)議活動(dòng)組織管理，防控專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，保障會(huì)議代表合法權(quán)益，維護(hù)企業(yè)良好形象，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工組織實(shí)施的各類會(huì)議活動(dòng)，包括但不限于董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東大會(huì)、專題研討會(huì)、培訓(xùn)班、年會(huì)等。會(huì)議代表范圍涵蓋外部參會(huì)人員（客戶、供應(yīng)商、合作伙伴、專家學(xué)者等）、內(nèi)部參會(huì)員工及特邀嘉賓。第三條本制度下列用語(yǔ)的含義：（一）會(huì)議代表專項(xiàng)管理：指企業(yè)為實(shí)現(xiàn)會(huì)議代表權(quán)益保障目標(biāo)，在會(huì)議籌備、執(zhí)行、結(jié)束等環(huán)節(jié)開(kāi)展的制度建設(shè)、風(fēng)險(xiǎn)防控、服務(wù)保障、監(jiān)督考核等系統(tǒng)性管理活動(dòng)。（二）會(huì)議代表權(quán)益風(fēng)險(xiǎn)：指在會(huì)議組織過(guò)程中可能侵害代表合法權(quán)益的風(fēng)險(xiǎn)，包括人身安全風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)產(chǎn)安全風(fēng)險(xiǎn)、信息泄露風(fēng)險(xiǎn)、服務(wù)保障不到位風(fēng)險(xiǎn)等。（三）會(huì)議合規(guī)管理：指企業(yè)依據(jù)法律法規(guī)及內(nèi)部制度要求，對(duì)會(huì)議活動(dòng)開(kāi)展全過(guò)程合規(guī)審查、風(fēng)險(xiǎn)防控和監(jiān)督評(píng)價(jià)的管理活動(dòng)。（四）分級(jí)保障機(jī)制：指根據(jù)會(huì)議等級(jí)、代表身份、活動(dòng)性質(zhì)等因素，設(shè)定差異化權(quán)益保障標(biāo)準(zhǔn)的分類管理制度。第四條會(huì)議代表權(quán)益保障工作應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：（一）全面覆蓋原則：保障范圍覆蓋所有參會(huì)代表的合法權(quán)益，確保無(wú)遺漏、無(wú)死角。（二）責(zé)任到人原則：明確各級(jí)管理和執(zhí)行崗位的權(quán)益保障責(zé)任，建立責(zé)任追溯機(jī)制。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：聚焦高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，實(shí)施精準(zhǔn)化風(fēng)險(xiǎn)防控。（四）持續(xù)改進(jìn)原則：定期評(píng)估權(quán)益保障效果，優(yōu)化管理流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。（五）人文關(guān)懷原則：注重代表體驗(yàn)需求，提供個(gè)性化、精細(xì)化服務(wù)保障。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議代表權(quán)益保障工作負(fù)總責(zé)，承擔(dān)第一責(zé)任人的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管會(huì)議管理、安全管理、服務(wù)保障等工作的領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)直接責(zé)任，組織實(shí)施專項(xiàng)管理工作。第六條公司設(shè)立會(huì)議代表權(quán)益保障領(lǐng)導(dǎo)小組，作為專項(xiàng)管理決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、決策審批、監(jiān)督評(píng)價(jià)全公司會(huì)議代表權(quán)益保障工作。領(lǐng)導(dǎo)小組由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員包括辦公室、安全管理部、財(cái)務(wù)部、人力資源部、法務(wù)部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在公司辦公室（或指定牽頭部門），負(fù)責(zé)日常工作。第七條專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職責(zé)：（一）統(tǒng)籌制定和修訂會(huì)議代表權(quán)益保障管理制度；（二）審議重大會(huì)議活動(dòng)權(quán)益保障方案；（三）協(xié)調(diào)解決跨部門權(quán)益保障問(wèn)題；（四）監(jiān)督評(píng)估專項(xiàng)管理實(shí)施效果；（五）研究決策重大權(quán)益保障事項(xiàng)。第八條牽頭部門（公司辦公室）作為會(huì)議代表權(quán)益保障工作的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：（一）統(tǒng)籌專項(xiàng)管理制度建設(shè)，組織編制年度工作計(jì)劃；（二）組織開(kāi)展會(huì)議代表權(quán)益風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估；（三）監(jiān)督指導(dǎo)各部門、下屬單位落實(shí)專項(xiàng)管理要求；（四）組織專項(xiàng)管理培訓(xùn)和宣傳；（五）建立權(quán)益保障工作臺(tái)賬，開(kāi)展績(jī)效考核。第九條專責(zé)部門主要職責(zé)包括：（一）安全管理部：負(fù)責(zé)代表人身安全、場(chǎng)地安全的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和防控；（二）財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算審核、費(fèi)用報(bào)銷合規(guī)管理；（三）人力資源部：負(fù)責(zé)代表后勤保障、交通安排等人力資源相關(guān)服務(wù)；（四）法務(wù)部：負(fù)責(zé)權(quán)益保障相關(guān)的法律合規(guī)審核和爭(zhēng)議處理；（五）信息技術(shù)部：負(fù)責(zé)會(huì)議系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全保障。第十條業(yè)務(wù)部門及下屬單位主要職責(zé)包括：（一）制定本領(lǐng)域會(huì)議代表權(quán)益保障實(shí)施細(xì)則；（二）落實(shí)會(huì)議籌備、執(zhí)行、結(jié)束等環(huán)節(jié)的權(quán)益保障要求；（三）開(kāi)展本部門代表的日常權(quán)益風(fēng)險(xiǎn)防控；（四）建立本部門權(quán)益保障工作檔案；（五）配合完成專項(xiàng)檢查和考核。第十一條基層執(zhí)行崗位主要職責(zé)包括：（一）嚴(yán)格遵守權(quán)益保障操作規(guī)范，杜絕違規(guī)行為；（二）主動(dòng)收集代表訴求，及時(shí)上報(bào)權(quán)益保障問(wèn)題；（三）配合開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)排查和應(yīng)急處置；（四）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個(gè)人責(zé)任。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條會(huì)議籌備階段權(quán)益保障會(huì)議組織部門應(yīng)當(dāng)在會(huì)前7個(gè)工作日內(nèi)完成代表權(quán)益需求調(diào)研，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、電話溝通等方式了解代表對(duì)住宿、交通、餐飲、場(chǎng)地設(shè)施等方面的特殊需求，并將需求納入會(huì)議方案。涉及特殊需求的，應(yīng)當(dāng)提前與代表確認(rèn)，并在協(xié)議中明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。第十三條場(chǎng)地安全保障會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)當(dāng)符合消防安全、衛(wèi)生防疫等基本安全要求。組織部門應(yīng)當(dāng)對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。涉及大型會(huì)議或特殊場(chǎng)地的，應(yīng)當(dāng)制定專項(xiàng)安全方案，明確安保措施和應(yīng)急預(yù)案。場(chǎng)地設(shè)施應(yīng)當(dāng)符合無(wú)障礙設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，滿足殘疾人參會(huì)需求。第十四條住宿服務(wù)保障會(huì)議代表住宿應(yīng)當(dāng)選擇正規(guī)酒店，簽訂住宿協(xié)議，明確住宿標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用承擔(dān)方式等。組織部門應(yīng)當(dāng)提前收集代表住宿需求，安排合適房型。涉及外賓或重要代表的，應(yīng)當(dāng)安排VIP樓層或套房。住宿期間應(yīng)當(dāng)提供必要的健康安全保障措施。第十五條交通服務(wù)保障會(huì)議組織部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)代表分布情況，合理規(guī)劃交通方案。涉及外地代表的，應(yīng)當(dāng)提前安排接站和返程交通。涉及集中用餐的，應(yīng)當(dāng)安排合規(guī)的交通工具。交通安排應(yīng)當(dāng)提前告知代表，并預(yù)留合理時(shí)間。第十六條餐飲服務(wù)保障會(huì)議餐飲應(yīng)當(dāng)符合食品安全、營(yíng)養(yǎng)健康等要求。組織部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)代表飲食習(xí)慣，合理安排餐飲標(biāo)準(zhǔn)。涉及宗教信仰或特殊飲食需求的，應(yīng)當(dāng)提前了解并單獨(dú)安排。餐飲服務(wù)應(yīng)當(dāng)提供明碼標(biāo)價(jià)，杜絕強(qiáng)制消費(fèi)。第十七條信息安全保障會(huì)議期間應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息安全管理，涉及商業(yè)秘密或敏感信息的，應(yīng)當(dāng)采取保密措施。會(huì)議系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行安全防護(hù)，防止信息泄露。代表個(gè)人信息應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露或用于其他用途。第十八條緊急情況應(yīng)對(duì)會(huì)議組織部門應(yīng)當(dāng)制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急流程、責(zé)任分工和處置措施。涉及突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)上報(bào)并妥善處置。必要時(shí)應(yīng)當(dāng)調(diào)整會(huì)議安排或延期舉行。第十九條代表權(quán)益投訴處理會(huì)議期間應(yīng)當(dāng)設(shè)立權(quán)益投訴渠道，安排專人負(fù)責(zé)接待和記錄。投訴應(yīng)當(dāng)及時(shí)調(diào)查處理，并在24小時(shí)內(nèi)給予代表答復(fù)。涉及重大投訴的，應(yīng)當(dāng)立即上報(bào)并啟動(dòng)專項(xiàng)調(diào)查。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第二十條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制牽頭部門應(yīng)當(dāng)每年對(duì)專項(xiàng)管理制度進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)發(fā)展需求及時(shí)修訂。重大修訂應(yīng)當(dāng)組織專家論證，并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審議批準(zhǔn)。制度修訂后應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)布，并組織培訓(xùn)宣貫。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制牽頭部門應(yīng)當(dāng)每季度組織開(kāi)展專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)排查場(chǎng)地安全、食品安全、交通安全、信息安全等領(lǐng)域。風(fēng)險(xiǎn)排查結(jié)果應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分級(jí)評(píng)估，發(fā)布預(yù)警通知。高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)納入重點(diǎn)監(jiān)控范圍。第二十二條合規(guī)審查機(jī)制會(huì)議方案應(yīng)當(dāng)在實(shí)施前提交專責(zé)部門進(jìn)行合規(guī)審查。審查內(nèi)容包括：場(chǎng)地安全、住宿標(biāo)準(zhǔn)、餐飲規(guī)范、信息保密等方面。未經(jīng)合規(guī)審查的會(huì)議活動(dòng)不得實(shí)施。審查通過(guò)后應(yīng)當(dāng)出具書面意見(jiàn)，并納入會(huì)議檔案。第二十三條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制一般風(fēng)險(xiǎn)由組織部門自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)當(dāng)立即上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組。處置措施包括：調(diào)整會(huì)議安排、啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案、協(xié)調(diào)資源支援等。風(fēng)險(xiǎn)處置過(guò)程中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息通報(bào)，確保處置效果。第二十四條責(zé)任追究機(jī)制對(duì)違反本制度造成嚴(yán)重后果的，應(yīng)當(dāng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。處罰標(biāo)準(zhǔn)包括：通報(bào)批評(píng)、績(jī)效考核扣分、紀(jì)律處分等。涉嫌犯罪的，應(yīng)當(dāng)移交司法機(jī)關(guān)處理。責(zé)任追究程序應(yīng)當(dāng)符合公司相關(guān)規(guī)定。第二十五條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制每年12月底前，牽頭部門應(yīng)當(dāng)組織對(duì)專項(xiàng)管理體系進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括制度完善程度、風(fēng)險(xiǎn)防控效果、服務(wù)保障水平等。評(píng)估結(jié)果應(yīng)當(dāng)形成報(bào)告，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審議。評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)整改。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十六條組織保障各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)當(dāng)履行權(quán)益保障領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，定期研究解決重大問(wèn)題。牽頭部門應(yīng)當(dāng)配備專職人員負(fù)責(zé)專項(xiàng)管理工作。專責(zé)部門應(yīng)當(dāng)指定聯(lián)絡(luò)員，加強(qiáng)協(xié)同配合。業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)明確專人落實(shí)具體工作。第二十七條考核激勵(lì)機(jī)制將專項(xiàng)合規(guī)情況納入部門年度考核，考核結(jié)果與績(jī)效工資、評(píng)優(yōu)評(píng)先掛鉤。對(duì)表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反規(guī)定的，按照公司相關(guān)規(guī)定處理。考核結(jié)果應(yīng)當(dāng)納入個(gè)人檔案。第二十八條培訓(xùn)宣傳機(jī)制每年至少開(kāi)展2次專項(xiàng)培訓(xùn)，內(nèi)容包括制度解讀、風(fēng)險(xiǎn)防控、應(yīng)急處置等。新員工入職時(shí)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行制度培訓(xùn)。通過(guò)企業(yè)內(nèi)刊、網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等平臺(tái)開(kāi)展宣傳，營(yíng)造合規(guī)氛圍。培訓(xùn)效果應(yīng)當(dāng)進(jìn)行評(píng)估。第二十九條信息化支撐信息技術(shù)部應(yīng)當(dāng)開(kāi)發(fā)會(huì)議管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議方案在線審批、代表信息管理、服務(wù)需求統(tǒng)計(jì)等功能。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、應(yīng)急指揮等模塊，提升管理效率。系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。第三十條文化建設(shè)制定《會(huì)議代表權(quán)益保障手冊(cè)》，明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、投訴渠道等內(nèi)容。組織簽署《權(quán)益保障承諾書》，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。開(kāi)展優(yōu)秀案例評(píng)選，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。通過(guò)文化宣傳，樹(shù)立企業(yè)良好形象。第三十一條報(bào)告制度每月結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)，牽頭部門應(yīng)當(dāng)向領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)送上月工作情況。每年11月底前，牽頭部門應(yīng)當(dāng)向領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)送年度工作報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容包括：工作成效、存在問(wèn)題、改進(jìn)措施等。報(bào)告應(yīng)當(dāng)經(jīng)主要負(fù)責(zé)人