會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與應(yīng)對(duì)措施制度會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與應(yīng)對(duì)措施制度第一章總則第一條制度制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》《中華人民共和國(guó)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及行業(yè)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)管理準(zhǔn)則制定，同時(shí)遵循集團(tuán)母公司關(guān)于全面風(fēng)險(xiǎn)管理體系建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控、規(guī)范會(huì)議管理需求，旨在建立健全會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與應(yīng)對(duì)機(jī)制，防范化解會(huì)議組織過(guò)程中的潛在風(fēng)險(xiǎn)，保障會(huì)議活動(dòng)安全、高效、有序開(kāi)展。第二條適用范圍本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋公司內(nèi)部各類會(huì)議的策劃、組織、實(shí)施及會(huì)后管理等全流程活動(dòng)，包括但不限于：-公司董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)營(yíng)決策會(huì)議；-部門級(jí)業(yè)務(wù)會(huì)議、專題研討會(huì)；-外部合作會(huì)議、客戶接待會(huì)議；-常態(tài)化工作會(huì)議、臨時(shí)性應(yīng)急會(huì)議等。第三條核心術(shù)語(yǔ)定義1.“會(huì)議專項(xiàng)管理”：指企業(yè)圍繞會(huì)議活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估、控制、處置及持續(xù)改進(jìn)的一整套管理活動(dòng)，涵蓋會(huì)議策劃、流程審批、資源調(diào)配、安全保障、合規(guī)監(jiān)督等環(huán)節(jié)。2.“會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)”：指會(huì)議活動(dòng)在策劃、組織、執(zhí)行或結(jié)束后可能引發(fā)的人員安全、信息泄露、決策失誤、合規(guī)違規(guī)等負(fù)面影響或損失的可能性。3.“合規(guī)管理”：指會(huì)議活動(dòng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，確保決策程序合法、操作行為規(guī)范、責(zé)任邊界清晰。4.“風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)管控”：指根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性及影響程度，將會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)劃分為一般風(fēng)險(xiǎn)、較大風(fēng)險(xiǎn)、重大風(fēng)險(xiǎn)，并采取差異化管控措施。第四條專項(xiàng)管理核心原則1.全面覆蓋：確保會(huì)議各環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別無(wú)遺漏，管控措施無(wú)盲區(qū)；2.責(zé)任到人：明確各級(jí)管理人員及執(zhí)行崗位的風(fēng)險(xiǎn)防控職責(zé)；3.風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：優(yōu)先管控高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，優(yōu)化低風(fēng)險(xiǎn)流程；4.持續(xù)改進(jìn)：通過(guò)動(dòng)態(tài)評(píng)估與復(fù)盤優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制；5.協(xié)同聯(lián)動(dòng)：強(qiáng)化跨部門協(xié)作，確保風(fēng)險(xiǎn)處置高效協(xié)同。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條決策層職責(zé)公司主要負(fù)責(zé)人為會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與應(yīng)對(duì)的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌審定重大會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)管控策略；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，承擔(dān)專項(xiàng)管理制度落實(shí)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，審定年度風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃及重大風(fēng)險(xiǎn)處置方案。第六條專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組設(shè)立“會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與應(yīng)對(duì)管理領(lǐng)導(dǎo)小組”（以下簡(jiǎn)稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括：戰(zhàn)略規(guī)劃部、安全管理部、合規(guī)風(fēng)控部、辦公室等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組職能包括：-統(tǒng)籌制定和修訂會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)管理制度；-決策審批重大會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)管控方案；-協(xié)調(diào)跨部門風(fēng)險(xiǎn)處置工作；-年度內(nèi)審與績(jī)效考核監(jiān)督。第七條職責(zé)劃分（一）牽頭部門職責(zé)1.戰(zhàn)略規(guī)劃部（或綜合管理部）：統(tǒng)籌專項(xiàng)管理制度建設(shè)，負(fù)責(zé)會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別清單編制、流程優(yōu)化、培訓(xùn)宣貫及年度考核；2.安全管理部：審核會(huì)議場(chǎng)所安全條件，指導(dǎo)應(yīng)急預(yù)案制定，監(jiān)督現(xiàn)場(chǎng)安全措施落實(shí)；3.合規(guī)風(fēng)控部：審核會(huì)議決策程序的合規(guī)性，監(jiān)督關(guān)聯(lián)交易、利益輸送等高風(fēng)險(xiǎn)行為管控。（二）專責(zé)部門職責(zé)1.辦公室：負(fù)責(zé)會(huì)議資源調(diào)配、供應(yīng)商盡職調(diào)查、后勤保障及風(fēng)險(xiǎn)事件初步上報(bào)；2.財(cái)務(wù)部：審核會(huì)議預(yù)算合理性，監(jiān)督資金審批權(quán)限合規(guī)；3.法務(wù)部：審核會(huì)議合同條款、保密協(xié)議的法律風(fēng)險(xiǎn)。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責(zé)1.落實(shí)本領(lǐng)域會(huì)議專項(xiàng)管理要求，開(kāi)展日常風(fēng)險(xiǎn)自查；2.識(shí)別業(yè)務(wù)特殊性風(fēng)險(xiǎn)（如敏感信息討論、異地會(huì)議安全等），制定差異化管控措施；3.實(shí)時(shí)上報(bào)風(fēng)險(xiǎn)事件，配合專責(zé)部門處置。第八條基層執(zhí)行崗責(zé)任1.崗位人員須簽署《會(huì)議合規(guī)操作承諾書(shū)》，明確風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告義務(wù)；2.嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議流程規(guī)范，拒絕執(zhí)行存在合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的指令；3.發(fā)現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)隱患須第一時(shí)間上報(bào)直屬領(lǐng)導(dǎo)及安全管理部。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條會(huì)議策劃與審批環(huán)節(jié)-業(yè)務(wù)部門提交會(huì)議申請(qǐng)時(shí)須附《會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)預(yù)評(píng)估表》，包含議題敏感度、參與人員背景、場(chǎng)地安全條件等要素；-合規(guī)風(fēng)控部對(duì)涉及重大決策、外部合作議題的會(huì)議，開(kāi)展前置合規(guī)審查；-嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自召開(kāi)涉及財(cái)務(wù)審批、資產(chǎn)處置等高風(fēng)險(xiǎn)議題的會(huì)議。第十條供應(yīng)商與第三方管理-供應(yīng)商（如酒店、租賃服務(wù)商）須通過(guò)資質(zhì)審查，簽訂保密協(xié)議；-外部專家、參會(huì)代表需進(jìn)行背景核查，必要時(shí)簽署保密承諾；-禁止向關(guān)聯(lián)方采購(gòu)服務(wù)，確需合作需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。第十一條會(huì)議場(chǎng)所與設(shè)備安全-安全管理部對(duì)會(huì)議場(chǎng)所（室內(nèi)/室外）開(kāi)展安全檢查，確保消防設(shè)施、電力系統(tǒng)、應(yīng)急通道符合標(biāo)準(zhǔn)；-大型會(huì)議須制定應(yīng)急預(yù)案，明確疏散路線、急救措施及聯(lián)絡(luò)機(jī)制；-信息化設(shè)備（如視頻會(huì)議系統(tǒng)）需進(jìn)行安全測(cè)試，防止黑客攻擊或數(shù)據(jù)泄露。第十二條參會(huì)人員管控-敏感議題會(huì)議須嚴(yán)格審核參會(huì)人員權(quán)限，禁止無(wú)關(guān)人員列席；-涉及外籍人員參會(huì)需符合外事管理規(guī)定，提前報(bào)備安全風(fēng)險(xiǎn)；-嚴(yán)禁利用會(huì)議進(jìn)行利益輸送，如違規(guī)安排宴請(qǐng)、禮品饋贈(zèng)等。第十三條信息保密管理-會(huì)議材料須標(biāo)注保密級(jí)別，銷毀時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行銷毀流程；-涉密會(huì)議須采取物理隔離或加密傳輸措施，禁止使用公共網(wǎng)絡(luò)討論敏感議題；-違規(guī)泄露會(huì)議信息者按企業(yè)保密制度追究責(zé)任。第十四條財(cái)務(wù)審批與費(fèi)用控制-財(cái)務(wù)部依據(jù)預(yù)算審核會(huì)議費(fèi)用，大額支出需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；-禁止超預(yù)算列支、虛列會(huì)議費(fèi)用，嚴(yán)禁設(shè)立“小金庫(kù)”用于會(huì)議支出；-會(huì)議結(jié)束后須及時(shí)歸檔財(cái)務(wù)憑證，接受審計(jì)監(jiān)督。第十五條異地會(huì)議與特殊場(chǎng)景管控-異地會(huì)議需提前評(píng)估交通、住宿、疫情防控等風(fēng)險(xiǎn)，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組備案；-海外會(huì)議須符合當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)，避免涉及政治敏感議題；-緊急狀態(tài)下的臨時(shí)會(huì)議需壓縮流程，同步啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)補(bǔ)漏措施。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十六條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制-牽頭部門每年對(duì)照法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整，修訂會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)清單及管控措施；-遇重大風(fēng)險(xiǎn)事件后，領(lǐng)導(dǎo)小組須召開(kāi)專題會(huì)議優(yōu)化制度漏洞。第十七條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制-每季度開(kāi)展會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)排查，由安全管理部牽頭，各部門配合；-風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估采用“可能性×影響程度”模型，劃分為三級(jí)預(yù)警（藍(lán)色、黃色、紅色），并發(fā)布預(yù)警通知。第十八條合規(guī)審查機(jī)制-會(huì)議啟動(dòng)前需完成合規(guī)審查，關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如招標(biāo)采購(gòu)、決策審批）嵌入“一票否決”條款；-法務(wù)部對(duì)重大會(huì)議合同開(kāi)展合規(guī)抽查，不合格項(xiàng)不得啟動(dòng)。第十九條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制1.一般風(fēng)險(xiǎn)：由業(yè)務(wù)部門自行整改，合規(guī)風(fēng)控部跟蹤復(fù)核；2.較大風(fēng)險(xiǎn)：?jiǎn)?dòng)專項(xiàng)處置方案，涉及跨部門協(xié)同的提交領(lǐng)導(dǎo)小組決策；3.重大風(fēng)險(xiǎn)：立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，暫停會(huì)議或調(diào)整議題，并上報(bào)集團(tuán)母公司備案。第二十條責(zé)任追究機(jī)制-違規(guī)操作導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的，按《企業(yè)違規(guī)行為處罰條例》追究責(zé)任，包括：-崗位績(jī)效扣減；-通報(bào)批評(píng)；-構(gòu)成犯罪的移送司法機(jī)關(guān)；-領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任與部門責(zé)任聯(lián)動(dòng)追究，未履行監(jiān)管責(zé)任的分管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任。第二十一條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制-每半年對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理有效性開(kāi)展評(píng)估，形成《會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告》；-問(wèn)題清單納入部門年度考核，未改進(jìn)的予以通報(bào)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十二條組織保障-各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)須在月度會(huì)議上部署風(fēng)險(xiǎn)防控任務(wù)，納入述職考核；-設(shè)立“會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)管理聯(lián)絡(luò)員”制度，各部門指定專人負(fù)責(zé)信息傳遞。第二十三條考核激勵(lì)機(jī)制-年度考核時(shí)，專項(xiàng)合規(guī)得分占部門總分的10%，與評(píng)優(yōu)、晉升掛鉤；-對(duì)主動(dòng)上報(bào)風(fēng)險(xiǎn)隱患并有效處置的部門給予獎(jiǎng)勵(lì)。第二十四條培訓(xùn)宣傳機(jī)制-每年組織全員培訓(xùn)，內(nèi)容包括：-風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別方法；-合規(guī)操作流程；-應(yīng)急處置步驟；-制作《會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)防控手冊(cè)》，發(fā)放至各崗位。第二十五條信息化支撐-開(kāi)發(fā)會(huì)議管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)：-風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警自動(dòng)推送；-合規(guī)審批線上化；-風(fēng)險(xiǎn)事件臺(tái)賬電子化。第二十六條文化建設(shè)-每年發(fā)布《會(huì)議合規(guī)倡議書(shū)》，要求全員簽署；-在企業(yè)內(nèi)刊開(kāi)設(shè)“合規(guī)案例”專欄，宣傳風(fēng)險(xiǎn)防范經(jīng)驗(yàn)。第二十七條報(bào)告制度-風(fēng)險(xiǎn)事件須在2小時(shí)內(nèi)上報(bào)至辦公室，24小時(shí)內(nèi)形成初步報(bào)告；-年度管理情況報(bào)告須在次年3月前提交領(lǐng)導(dǎo)小組及集團(tuán)母公