會議紀(jì)律與秩序維護(hù)制度會議紀(jì)律與秩序維護(hù)制度第一章總則第一條制度制定的政策依據(jù)為規(guī)范公司會議管理，提升會議效率，確保會議秩序，依據(jù)《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及集團(tuán)母公司《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理制度的指導(dǎo)意見》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)準(zhǔn)則，結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營需求，特制定本制度。同時，為有效防控會議組織、參與過程中的專項風(fēng)險，如決策失誤風(fēng)險、信息安全風(fēng)險等，進(jìn)一步規(guī)范業(yè)務(wù)流程，保障公司治理的合規(guī)性，現(xiàn)明確相關(guān)管理要求。第二條適用范圍本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋公司各類會議，包括但不限于：（1）公司董事會、監(jiān)事會、股東會等治理類會議；（2）總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題研討會等業(yè)務(wù)類會議；（3）外部合作會議、行業(yè)交流會議等外部活動。所有參與會議的人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，確保會議的嚴(yán)肅性、高效性與安全性。第三條核心術(shù)語定義（1）《XX專項管理》：指公司針對會議管理過程中的風(fēng)險防控、流程優(yōu)化、合規(guī)監(jiān)督等系統(tǒng)性管理活動，旨在通過制度設(shè)計、技術(shù)手段及文化引導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)會議管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與精細(xì)化。（2）《XX風(fēng)險》：指在會議組織、召開及后續(xù)決策執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的各類風(fēng)險，包括但不限于：決策失誤風(fēng)險、信息安全風(fēng)險、違規(guī)操作風(fēng)險、資源浪費(fèi)風(fēng)險等。（3）《XX合規(guī)》：指會議管理活動必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部管理制度的要求，確保會議的合法性、合理性與合規(guī)性。第四條專項管理的核心原則（1）全面覆蓋：所有會議類型及參與環(huán)節(jié)均納入制度管理范圍，確保無死角、無盲區(qū)；（2）責(zé)任到人：明確會議組織者、主持人、參會人員及記錄人員的具體職責(zé)，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)統(tǒng)一；（3）風(fēng)險導(dǎo)向：以風(fēng)險防控為核心，提前識別、評估并處置會議過程中的潛在風(fēng)險；（4）持續(xù)改進(jìn)：定期評估會議管理效果，優(yōu)化制度流程，提升管理效能。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條決策層職責(zé)公司主要負(fù)責(zé)人對公司會議管理負(fù)總責(zé)，負(fù)責(zé)審批重大會議的議題、議程及決策結(jié)果；分管領(lǐng)導(dǎo)為公司會議管理的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門會議管理工作，監(jiān)督制度執(zhí)行情況，并對重大會議風(fēng)險承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。第六條專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組設(shè)立公司會議管理專項領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），成員由公司主要負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，具體職責(zé)如下：（1）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司會議管理工作，研究決策重大會議管理事項；（2）審批公司級會議管理制度及重大會議的議程方案；（3）監(jiān)督各部門會議管理制度的執(zhí)行情況，定期組織評估優(yōu)化。第七條部門職責(zé)劃分（1）《牽頭部門》：由辦公室（或綜合管理部）擔(dān)任，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司會議管理制度建設(shè)、風(fēng)險識別、監(jiān)督考核、培訓(xùn)宣貫等工作，確保制度有效落地；（2）《專責(zé)部門》：由法務(wù)部、內(nèi)審部等部門承擔(dān)，負(fù)責(zé)會議管理領(lǐng)域的業(yè)務(wù)合規(guī)審核、流程優(yōu)化、風(fēng)險處置及爭議調(diào)解；（3）《業(yè)務(wù)部門/下屬單位》：負(fù)責(zé)落實(shí)本領(lǐng)域會議管理要求，開展日常風(fēng)險防控，確保會議決策的執(zhí)行效率與合規(guī)性。第八條基層執(zhí)行崗責(zé)任所有參與會議的基層執(zhí)行崗人員應(yīng)履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（1）崗位合規(guī)承諾：簽署《會議紀(jì)律承諾書》，明確個人在會議中的行為規(guī)范；（2）風(fēng)險上報義務(wù)：及時向?qū)Ｘ?zé)部門報告會議過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為或潛在風(fēng)險；（3）保密義務(wù)：嚴(yán)格遵守會議保密要求，不得泄露會議內(nèi)容或敏感信息。第三章專項管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條會議分類與審批公司會議分為以下類別，并按權(quán)限分級審批：（1）公司級會議：由總經(jīng)理辦公會、董事會等構(gòu)成，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及主要負(fù)責(zé)人審批；（2）部門級會議：由各部門自行組織，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；（3）專題會議：涉及跨部門協(xié)作或重大決策的會議，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。未按規(guī)定審批的會議，不得擅自召開。第十條會議準(zhǔn)備與通知（1）會議組織者應(yīng)在會議召開前3個工作日完成以下工作：-擬定會議議程，明確會議目的、時間、地點(diǎn)及參會人員；-評估會議風(fēng)險，制定應(yīng)急預(yù)案；-通知參會人員，并提醒相關(guān)準(zhǔn)備事項。（2）會議通知應(yīng)包含以下要素：會議名稱、時間、地點(diǎn)、議題、參會人員、資料預(yù)發(fā)等信息。第十一條會議紀(jì)律規(guī)范（1）參會人員應(yīng)準(zhǔn)時參會，不得無故缺席、遲到或早退；（2）會議期間應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意走動或討論與會議無關(guān)事項；（3）會議記錄人員應(yīng)完整記錄會議內(nèi)容，確保決策可追溯；（4）涉及敏感信息的會議，應(yīng)設(shè)置物理隔離或技術(shù)防護(hù)措施，嚴(yán)格控制參會范圍。第十二條決策程序與記錄（1）會議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，重大決策需經(jīng)三分之二以上參會人員同意；（2）會議記錄應(yīng)包含會議時間、地點(diǎn)、參會人員、議題、討論過程、決策結(jié)果及責(zé)任分工等內(nèi)容，并經(jīng)主持人簽字確認(rèn)；（3）會議決議應(yīng)形成正式文件，并按權(quán)限分發(fā)至相關(guān)部門執(zhí)行。第十三條會議資源管理（1）會議場所、設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)等）應(yīng)由專人管理，確保正常使用；（2）會議資料應(yīng)提前準(zhǔn)備，并按需分發(fā)給參會人員，避免浪費(fèi)；（3）會議結(jié)束后應(yīng)清理會場，關(guān)閉設(shè)備，并做好節(jié)能降耗工作。第十四條信息安全管控（1）涉及商業(yè)機(jī)密或客戶隱私的會議，應(yīng)采取加密傳輸、物理隔離等技術(shù)手段保障信息安全；（2）會議記錄及資料應(yīng)按規(guī)定銷毀或歸檔，不得外泄；（3）參會人員應(yīng)簽署《信息安全承諾書》，明確保密責(zé)任。第十五條違規(guī)行為處理（1）嚴(yán)禁參會人員未經(jīng)批準(zhǔn)擅自發(fā)布會議內(nèi)容；（2）嚴(yán)禁會議組織者未按規(guī)定履行審批程序；（3）對違反會議紀(jì)律的行為，視情節(jié)輕重給予警告、通報批評、績效扣減等處理。第十六條專項風(fēng)險防控（1）會議組織者應(yīng)提前識別潛在風(fēng)險，如參會人員沖突、設(shè)備故障、信息安全泄露等，并制定應(yīng)對措施；（2）涉及重大決策的會議，應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險評估，必要時邀請外部專家參與論證；（3）會議結(jié)束后應(yīng)開展復(fù)盤，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化風(fēng)險防控機(jī)制。第四章專項管理運(yùn)行機(jī)制第十七條制度動態(tài)更新機(jī)制辦公室（或綜合管理部）應(yīng)每年對會議管理制度進(jìn)行評估，根據(jù)國家法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及實(shí)際運(yùn)行情況及時修訂，確保制度的有效性。第十八條風(fēng)險識別預(yù)警機(jī)制（1）定期開展會議管理風(fēng)險排查，包括但不限于：會議審批不規(guī)范、參會人員管理混亂、信息安全措施不足等；（2）對排查出的風(fēng)險進(jìn)行分級評估，發(fā)布預(yù)警通知，并要求相關(guān)部門整改；（3）建立風(fēng)險臺賬，跟蹤整改落實(shí)情況。第十九條合規(guī)審查機(jī)制（1）將會議合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)決策、合同簽訂、項目啟動等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)；（2）未經(jīng)合規(guī)審查的會議，不得召開；（3）法務(wù)部、內(nèi)審部等部門應(yīng)定期抽查會議合規(guī)情況，并出具審查報告。第二十條風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制（1）一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險由領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌協(xié)調(diào)；（2）制定應(yīng)急預(yù)案，明確風(fēng)險發(fā)生時的處置流程、責(zé)任分工及上報要求；（3）風(fēng)險處置完成后應(yīng)形成報告，并納入檔案管理。第二十一條責(zé)任追究機(jī)制（1）明確違規(guī)情形及處罰標(biāo)準(zhǔn)，包括但不限于：會議組織者未履行職責(zé)、參會人員泄露會議信息、會議決策執(zhí)行不力等；（2）違規(guī)行為應(yīng)聯(lián)動績效考核、紀(jì)律處分，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任；（3）對典型違規(guī)案例進(jìn)行通報，警示全體員工。第二十二條評估改進(jìn)機(jī)制（1）每年對會議管理制度的有效性進(jìn)行評估，包括制度執(zhí)行情況、風(fēng)險防控效果等；（2）評估結(jié)果應(yīng)形成報告，并提交領(lǐng)導(dǎo)小組審議；（3）根據(jù)評估結(jié)果優(yōu)化制度流程，提升管理效能。第五章專項管理保障措施第二十三條組織保障各層級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)切實(shí)履行會議管理職責(zé)，定期檢查制度執(zhí)行情況，確保責(zé)任落實(shí)到位。第二十四條考核激勵機(jī)制（1）將會議管理合規(guī)情況納入部門及個人年度考核，與績效、評優(yōu)掛鉤；（2）對會議管理優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對違規(guī)行為進(jìn)行處罰。第二十五條培訓(xùn)宣傳機(jī)制（1）分層級開展會議管理培訓(xùn)，包括管理層合規(guī)履職培訓(xùn)、一線員工操作規(guī)范培訓(xùn)等；（2）通過內(nèi)部刊物、宣傳欄等方式，普及會議管理知識，營造合規(guī)氛圍。第二十六條信息化支撐（1）開發(fā)會議管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)會議申請、審批、通知、記錄等流程自動化；（2）通過系統(tǒng)工具實(shí)時監(jiān)控會議風(fēng)險，如參會人員異常、信息安全事件等。第二十七條文化建設(shè)（1）發(fā)布《會議合規(guī)手冊》，明確會議管理規(guī)范及行為準(zhǔn)則；（2）組織全體員工簽訂《會議紀(jì)律承諾書》，強(qiáng)化合規(guī)意識；（3）開展“合規(guī)會議”評選活動，樹立正面典型，營造全員合規(guī)氛圍。第二十八條報告制度（1）風(fēng)險事件報告：及時上報會議過程中發(fā)生的違規(guī)行為或潛在風(fēng)險，包括事件描述、責(zé)任認(rèn)定、處置措施等；（2）年度管理情況報告：每年12月31日前提交《會議管理年度報告》，內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、風(fēng)險防控效果、改進(jìn)建議等。