會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用與審計(jì)監(jiān)督制度會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用與審計(jì)監(jiān)督制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國預(yù)算法》《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及相關(guān)行業(yè)準(zhǔn)則、集團(tuán)母公司《全面風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)定》等政策法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際管理需求，旨在防控會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用中的專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，提升資源使用效益，確保經(jīng)費(fèi)使用的合規(guī)性、合理性、透明性。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工。凡涉及公司會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制、審批支付、使用管理、報(bào)銷審計(jì)等全部業(yè)務(wù)活動(dòng)，均須遵守本制度規(guī)定。會(huì)議類型包括但不限于董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專項(xiàng)工作會(huì)、外部合作會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議等。第三條本制度下列術(shù)語含義：（一）會(huì)議專項(xiàng)管理：指公司圍繞會(huì)議經(jīng)費(fèi)這一特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域，構(gòu)建的涵蓋預(yù)算、審批、支付、使用、報(bào)銷、審計(jì)等全流程的系統(tǒng)性管理機(jī)制，旨在通過制度約束、流程優(yōu)化、風(fēng)險(xiǎn)防控，實(shí)現(xiàn)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的精細(xì)化、規(guī)范化管理。（二）專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)：指在會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理過程中存在的違反法律法規(guī)、政策規(guī)定、制度要求的行為，或因管理缺陷、操作失誤導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損害等潛在風(fēng)險(xiǎn)。（三）合規(guī)要求：指會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理應(yīng)當(dāng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、公司制度及業(yè)務(wù)場景的實(shí)質(zhì)性要求，包括預(yù)算編制合規(guī)、審批權(quán)限合規(guī)、支付流程合規(guī)、使用標(biāo)準(zhǔn)合規(guī)、報(bào)銷資料合規(guī)等。第四條會(huì)議經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：確保所有類型會(huì)議經(jīng)費(fèi)的各環(huán)節(jié)管理均納入制度管控范圍，不留管理空白。（二）責(zé)任到人：明確各級組織、各部門、各崗位在會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理中的具體職責(zé)，做到事事有人管、層層有人負(fù)責(zé)。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：聚焦重點(diǎn)領(lǐng)域、關(guān)鍵環(huán)節(jié)，實(shí)施差異化管控措施，優(yōu)先防范重大風(fēng)險(xiǎn)。（四）持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及管理實(shí)踐，定期評估優(yōu)化會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理制度及執(zhí)行效果。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對公司會(huì)議經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，對公司會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的合規(guī)性、安全性、效益性承擔(dān)最終領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管財(cái)務(wù)、審計(jì)等關(guān)鍵業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)對公司會(huì)議經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)管理負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，負(fù)責(zé)組織制度實(shí)施、協(xié)調(diào)解決重大問題、推動(dòng)管理提升。第六條設(shè)立公司會(huì)議經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，成員包括財(cái)務(wù)部、審計(jì)部、辦公室等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職責(zé)：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：研究決策公司會(huì)議經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)管理的重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決跨部門管理難題。（二）決策審批：審定年度會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算總額及重大會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用計(jì)劃，審批超權(quán)限會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷。（三）監(jiān)督評價(jià)：組織開展會(huì)議經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)管理績效評估，監(jiān)督制度執(zhí)行情況，提出改進(jìn)要求。第七條公司財(cái)務(wù)部是會(huì)議經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)管理的牽頭部門，主要職責(zé)包括：（一）制度建設(shè)：牽頭制定、修訂會(huì)議經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)管理制度及操作細(xì)則。（二）預(yù)算管理：組織編制年度會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，審核各部門預(yù)算執(zhí)行情況。（三）資金審核：按規(guī)定權(quán)限審核會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出，監(jiān)督資金支付過程。（四）核算監(jiān)督：規(guī)范會(huì)議經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)核算，定期開展內(nèi)部審計(jì)。第八條公司審計(jì)部是會(huì)議經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)管理的專責(zé)部門，主要職責(zé)包括：（一）合規(guī)審核：對會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理各環(huán)節(jié)的合規(guī)性進(jìn)行獨(dú)立審查。（二）流程優(yōu)化：分析評估現(xiàn)有管理流程，提出優(yōu)化建議。（三）風(fēng)險(xiǎn)處置：對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題進(jìn)行調(diào)查處理，推動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)整改。第九條公司各部門、下屬單位是會(huì)議經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)管理的業(yè)務(wù)部門，主要職責(zé)包括：（一）需求管理：編制部門年度會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算需求，提出會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用計(jì)劃。（二）過程控制：落實(shí)本部門會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督會(huì)議活動(dòng)中的經(jīng)費(fèi)支出。（三）資料準(zhǔn)備：配合完成會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷所需資料的收集、整理、審核。第十條公司基層執(zhí)行崗（如會(huì)議組織人員、報(bào)銷經(jīng)辦人等）是會(huì)議經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)管理的基礎(chǔ)單元，主要職責(zé)包括：（一）合規(guī)操作：按照制度要求執(zhí)行會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算、審批、支付、報(bào)銷等操作。（二）風(fēng)險(xiǎn)上報(bào)：及時(shí)報(bào)告發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為或管理缺陷。（三）崗位承諾：簽署合規(guī)操作承諾書，自覺接受監(jiān)督。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十一條會(huì)議預(yù)算管理：各部門、下屬單位編制年度會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循“必要、節(jié)約、高效”原則，明確會(huì)議類型、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等要素。預(yù)算編制應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)計(jì)劃、歷史數(shù)據(jù)、市場價(jià)格等因素，實(shí)事求是測算經(jīng)費(fèi)需求，避免虛列、高估。財(cái)務(wù)部對預(yù)算編制進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查預(yù)算編制的合規(guī)性、合理性，對不符合規(guī)定的預(yù)算不予納入總預(yù)算。第十二條會(huì)議審批權(quán)限：會(huì)議經(jīng)費(fèi)審批權(quán)限按金額分級設(shè)定：（一）一般會(huì)議經(jīng)費(fèi)（≤1萬元）：由部門負(fù)責(zé)人審批。（二）較大會(huì)議經(jīng)費(fèi)（1萬元-10萬元）：由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）重大會(huì)議經(jīng)費(fèi)（>10萬元）：由總經(jīng)理辦公會(huì)審議，公司主要負(fù)責(zé)人審批。各部門、下屬單位必須嚴(yán)格遵守審批權(quán)限規(guī)定，不得越權(quán)審批或規(guī)避審批。特殊緊急情況需特別審批的，必須附有書面說明，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)研究決定。第十三條會(huì)議支付管理：會(huì)議經(jīng)費(fèi)支付必須符合公司《資金支付管理辦法》規(guī)定，堅(jiān)持“先審批、后支付”原則。財(cái)務(wù)部根據(jù)審批通過的報(bào)銷單據(jù)，審核票據(jù)合規(guī)性、金額準(zhǔn)確性、審批完整性，審核無誤后及時(shí)辦理支付手續(xù)。支付方式優(yōu)先采用銀行轉(zhuǎn)賬，禁止以現(xiàn)金方式支付會(huì)議經(jīng)費(fèi)。第十四條會(huì)議使用標(biāo)準(zhǔn)：會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用應(yīng)當(dāng)符合厲行節(jié)約、反對浪費(fèi)要求，具體標(biāo)準(zhǔn)如下：（一）會(huì)議場地：優(yōu)先使用公司內(nèi)部會(huì)議室，確需租賃外部場地的，應(yīng)選擇價(jià)格合理、設(shè)施完備的場所，簽訂租賃合同并嚴(yán)格履行。（二）會(huì)議餐飲：按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，原則上安排自助餐或桌餐，禁止超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍安排，嚴(yán)禁提供高檔菜肴、煙酒等。（三）會(huì)議住宿：確需安排住宿的，應(yīng)選擇價(jià)格合理的酒店，住宿標(biāo)準(zhǔn)按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不得安排超標(biāo)準(zhǔn)住宿。（四）會(huì)議交通：會(huì)議期間確需安排交通的，應(yīng)優(yōu)先使用公司交通工具，確需使用外部交通工具的，應(yīng)選擇正規(guī)出租車或公共交通，保留相應(yīng)票據(jù)。第十五條會(huì)議報(bào)銷管理：會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷必須符合以下要求：（一）資料齊全：報(bào)銷應(yīng)提供會(huì)議通知、簽到表、預(yù)算審批單、支付憑證等完整資料。（二）內(nèi)容真實(shí)：報(bào)銷內(nèi)容必須與實(shí)際發(fā)生的會(huì)議活動(dòng)相符，不得虛報(bào)、多報(bào)。（三）手續(xù)完備：報(bào)銷單據(jù)須經(jīng)審批人員簽字、部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部復(fù)核，符合規(guī)定后方可報(bào)銷。第十六條會(huì)議變更管理：會(huì)議期間如需變更預(yù)算或增加支出，應(yīng)當(dāng)按以下程序處理：（一）及時(shí)報(bào)告：會(huì)議組織部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部報(bào)告變更情況及原因。（二）補(bǔ)充審批：根據(jù)變更金額按相應(yīng)審批權(quán)限履行審批手續(xù)。（三）記錄完整：變更情況應(yīng)在會(huì)議記錄中明確記載，并在報(bào)銷時(shí)一并提交。第十七條會(huì)議資料管理：會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用過程中形成的各類資料，包括預(yù)算申請、審批單據(jù)、會(huì)議通知、簽到表、費(fèi)用清單、支付憑證、會(huì)議紀(jì)要等，均須按照公司檔案管理規(guī)定歸檔保存，保存期限不少于3年。第十八條會(huì)議總結(jié)評估：每次會(huì)議結(jié)束后，組織部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)召開總結(jié)會(huì)，評估會(huì)議效果、分析經(jīng)費(fèi)使用情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，形成會(huì)議總結(jié)報(bào)告，并作為下次會(huì)議預(yù)算編制的參考依據(jù)。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十九條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：公司財(cái)務(wù)部、審計(jì)部每年對會(huì)議經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行評估，結(jié)合國家政策變化、行業(yè)準(zhǔn)則調(diào)整、公司業(yè)務(wù)發(fā)展等因素，每年至少修訂一次制度，確保制度的時(shí)效性、適用性。第二十條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：公司審計(jì)部每年至少開展一次會(huì)議經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)排查預(yù)算編制不實(shí)、審批權(quán)限突破、支付流程不規(guī)范、使用標(biāo)準(zhǔn)超標(biāo)等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。排查結(jié)果經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審定后，向各部門、下屬單位發(fā)布預(yù)警通知，明確風(fēng)險(xiǎn)提示及防控要求。第二十一條合規(guī)審查機(jī)制：將會(huì)議經(jīng)費(fèi)合規(guī)審查嵌入以下關(guān)鍵業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)：（一）預(yù)算編制：財(cái)務(wù)部對預(yù)算編制的合規(guī)性、合理性進(jìn)行事前審查。（二）審批支付：財(cái)務(wù)部對報(bào)銷單據(jù)的合規(guī)性、完整性進(jìn)行事中審查。（三）項(xiàng)目啟動(dòng)：審計(jì)部對重大會(huì)議項(xiàng)目開展事前合規(guī)審查。（四）年度審計(jì)：審計(jì)部對會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理全流程進(jìn)行事后審查。堅(jiān)持“未經(jīng)合規(guī)審查不得實(shí)施”原則，確保所有會(huì)議經(jīng)費(fèi)業(yè)務(wù)均符合制度要求。第二十二條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對機(jī)制：建立分級分類的風(fēng)險(xiǎn)處置機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)：由財(cái)務(wù)部牽頭，相關(guān)部門配合，及時(shí)采取措施糾正。（二）重大風(fēng)險(xiǎn)：由領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭，組織專項(xiàng)調(diào)查，制定整改方案，明確責(zé)任單位、完成時(shí)限，并跟蹤落實(shí)。（三）緊急情況：啟動(dòng)應(yīng)急程序，及時(shí)控制風(fēng)險(xiǎn)蔓延，事后報(bào)告處置情況。第二十三條責(zé)任追究機(jī)制：對違反會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定的，視情節(jié)輕重按以下標(biāo)準(zhǔn)處理：（一）輕微違規(guī)：予以批評教育，責(zé)令限期整改。（二）一般違規(guī)：對責(zé)任部門取消年度評優(yōu)資格，對直接責(zé)任人取消年度評優(yōu)資格，并扣減績效工資。（三）嚴(yán)重違規(guī)：對責(zé)任部門負(fù)責(zé)人給予行政處分，對直接責(zé)任人給予撤職處分，涉嫌犯罪的依法移送司法機(jī)關(guān)。第二十四條評估改進(jìn)機(jī)制：公司領(lǐng)導(dǎo)小組每年至少組織開展一次會(huì)議經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)管理體系評估，從制度健全性、執(zhí)行有效性、風(fēng)險(xiǎn)防控能力等方面進(jìn)行綜合評價(jià)，形成評估報(bào)告，作為制度優(yōu)化的重要依據(jù)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十五條組織保障：公司主要負(fù)責(zé)人每年至少聽取一次會(huì)議經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)管理工作匯報(bào)，協(xié)調(diào)解決重大問題。分管領(lǐng)導(dǎo)定期召開專題會(huì)議，研究部署相關(guān)工作。各部門、下屬單位主要負(fù)責(zé)人對本單位會(huì)議經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，確保制度有效落實(shí)。第二十六條考核激勵(lì)機(jī)制：將會(huì)議經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)管理納入公司年度績效考核體系，考核內(nèi)容包括預(yù)算執(zhí)行率、合規(guī)差錯(cuò)率、節(jié)約成效等。對會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理優(yōu)秀的部門和個(gè)人予以表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對管理不善的部門和個(gè)人予以通報(bào)批評。第二十七條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：公司每年至少組織一次會(huì)議經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)管理培訓(xùn)，培訓(xùn)對象包括各部門、下屬單位分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)人員、審計(jì)人員及基層執(zhí)行崗。通過培訓(xùn)，提升全員合規(guī)意識(shí)和管理能力。利用公司內(nèi)網(wǎng)、宣傳欄等載體，開展制度宣傳，營造合規(guī)氛圍。第二十八條信息化支撐：財(cái)務(wù)部牽頭，聯(lián)合審計(jì)部、信息技術(shù)部，開發(fā)會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算編制自動(dòng)化、審批流程線上化、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控實(shí)時(shí)化，提升管理效率。第二十九條文化建設(shè)：編制《會(huì)議經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)管理手冊》，發(fā)布合規(guī)倡議書，組織簽署合規(guī)承諾書，開展“合規(guī)會(huì)議之星”評選活動(dòng)，培育“節(jié)約光榮、浪費(fèi)可恥”的合規(guī)文化。第三十條報(bào)告制度：各部門、下屬單位每月向財(cái)務(wù)部報(bào)送會(huì)議經(jīng)費(fèi)使