企業(yè)采購管理制度企業(yè)采購管理制度第一章總則第一條為規(guī)范企業(yè)采購行為，加強采購過程管理，防范采購風險，提升采購效益，依據(jù)《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國政府采購法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《XX集團母公司采購管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及集團母公司規(guī)定，結(jié)合公司實際運營需求，防控采購專項風險，特制定本制度。本制度旨在通過明確采購流程、強化風險管控、完善監(jiān)督機制，確保采購活動合法合規(guī)、高效透明，促進公司資源優(yōu)化配置，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。第二條本制度適用于公司總部各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋了公司所有采購活動，包括但不限于貨物、工程、服務、無形資產(chǎn)等采購行為，以及與采購相關(guān)的供應商選擇、合同簽訂、履約驗收、采購付款等全流程管理。無論采購標的額大小、采購方式是否公開，均須遵循本制度規(guī)定。第三條本制度中下列術(shù)語定義如下：（一）采購專項管理：指公司為確保采購活動合法合規(guī)、風險可控、效益最大化而建立的一整套管理制度、流程、標準和措施，旨在通過系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理手段，對采購活動進行全流程監(jiān)控和風險防范。（二）采購風險：指公司在采購活動中可能面臨的，導致采購目標無法實現(xiàn)或造成經(jīng)濟損失、聲譽損害、法律糾紛等不利后果的各種不確定因素。采購風險包括但不限于供應商選擇風險、價格風險、質(zhì)量風險、合同履約風險、合規(guī)風險等。（三）采購合規(guī)：指公司的采購活動符合國家法律法規(guī)、行業(yè)準則、集團母公司規(guī)定以及公司內(nèi)部管理制度的要求，不存在違法違規(guī)行為，保障采購過程的公平、公正、公開，維護公司和供應商的合法權(quán)益。第四條公司采購專項管理應遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則：采購專項管理制度應覆蓋公司所有采購活動，確保所有采購行為均在制度框架內(nèi)進行，不留管理盲區(qū)。（二）責任到人原則：明確采購各環(huán)節(jié)的責任主體，建立責任追究機制，確保采購活動的每個環(huán)節(jié)都有專人負責，責任明確，考核到位。（三）風險導向原則：以風險防控為核心，針對不同采購方式和采購標的風險點，制定相應的管控措施，重點關(guān)注高風險領(lǐng)域和高風險環(huán)節(jié)。（四）持續(xù)改進原則：定期對采購專項管理制度進行評估，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化、業(yè)務發(fā)展需求以及管理實踐，不斷完善和優(yōu)化制度體系，提升管理效能。第二章管理組織機構(gòu)與職責第五條公司主要負責人對公司采購專項管理工作負總責，對采購活動的合規(guī)性、效益性負最終責任；公司分管領(lǐng)導對采購專項管理工作負直接責任，負責組織制定采購專項管理制度，領(lǐng)導采購專項管理工作的實施，并對采購活動的風險防控負主要責任。第六條公司設(shè)立采購專項管理領(lǐng)導小組，由公司主要負責人擔任組長，分管領(lǐng)導擔任副組長，相關(guān)部門負責人為成員。采購專項管理領(lǐng)導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司采購專項管理工作，研究解決采購工作中的重大問題，對采購專項管理制度進行決策審批，對采購活動的合規(guī)性、效益性進行監(jiān)督評價，確保采購專項管理工作有序開展。第七條采購專項管理領(lǐng)導小組下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在[采購管理部門]，負責采購專項管理領(lǐng)導小組的日常工作，包括組織協(xié)調(diào)會議、起草文件、督促落實、信息報送等。采購專項管理領(lǐng)導小組辦公室配備專職工作人員，負責采購專項管理工作的具體實施。第八條采購管理部門為公司采購專項管理的牽頭部門，負責采購專項管理制度的建設(shè)、完善和組織實施，負責采購風險的識別、評估和處置，負責采購流程的優(yōu)化和監(jiān)督考核，負責采購人員的培訓宣貫，負責采購信息的統(tǒng)計分析，定期向采購專項管理領(lǐng)導小組報告工作。第九條財務管理部門為采購專項管理的專責部門，負責采購資金的管理和監(jiān)督，負責采購合同付款的審核和支付，負責采購成本的核算和分析，負責采購資金使用的合規(guī)性審查，發(fā)現(xiàn)采購資金使用中的問題及時向采購專項管理領(lǐng)導小組報告。第十條法務合規(guī)部門為采購專項管理的專責部門，負責采購合同的審核和簽訂，負責采購活動的法律合規(guī)性審查，負責采購糾紛的處理，發(fā)現(xiàn)采購活動中的法律合規(guī)性問題及時向采購專項管理領(lǐng)導小組報告。第十一條各業(yè)務部門、下屬單位為采購專項管理的業(yè)務部門，負責本部門、本單位采購需求的提出和確認，負責本部門、本單位采購活動的組織實施，負責本部門、本單位采購風險的日常防控，負責本部門、本單位采購信息的收集和報送，定期向采購管理部門報告工作。第十二條各業(yè)務部門、下屬單位應配備專職或兼職采購人員，負責本部門、本單位采購活動的具體實施，采購人員應具備相應的專業(yè)知識和技能，熟悉采購流程和相關(guān)制度規(guī)定，能夠獨立完成采購任務，并自覺遵守采購紀律。第十三條基層執(zhí)行崗位包括但不限于采購人員、供應商管理人員、合同管理人員、財務人員等，基層執(zhí)行崗位人員對采購活動的合規(guī)性、準確性、完整性負責，應嚴格遵守采購流程和相關(guān)制度規(guī)定，認真履行崗位職責，及時發(fā)現(xiàn)和報告采購活動中的問題，并積極配合相關(guān)部門進行整改。第十四條基層執(zhí)行崗位人員應簽訂崗位合規(guī)承諾書，承諾自覺遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)準則、集團母公司規(guī)定以及公司內(nèi)部管理制度，認真履行崗位職責，維護公司和供應商的合法權(quán)益，如有違反承諾的行為，愿意承擔相應的責任。第十五條基層執(zhí)行崗位人員發(fā)現(xiàn)采購活動中的風險或問題，應及時向上級報告，并積極配合相關(guān)部門進行處置，對隱瞞不報、玩忽職守、失職瀆職的，將依法依規(guī)追究責任。第三章采購管理重點內(nèi)容與要求第十六條供應商管理（一）供應商盡職調(diào)查：建立供應商信息庫，對供應商進行分類分級管理，對供應商的資質(zhì)、信譽、財務狀況、履約能力等進行全面調(diào)查，確保供應商符合公司要求。（二）供應商準入：制定供應商準入標準，對供應商進行資格審查，合格后方可進入公司供應商信息庫，并按照規(guī)定程序選擇供應商。（三）供應商績效評價：定期對供應商進行績效評價，評價內(nèi)容包括質(zhì)量、價格、服務、履約能力等，評價結(jié)果作為供應商分類分級管理和選擇的重要依據(jù)。（四）供應商關(guān)系管理：建立與供應商的良好合作關(guān)系，加強溝通協(xié)調(diào)，及時解決合作中出現(xiàn)的問題，促進共同發(fā)展。第十七條采購流程管理（一）采購需求管理：各部門、下屬單位應根據(jù)業(yè)務需要，按照規(guī)定程序提出采購需求，并填寫采購申請表，經(jīng)審批后實施采購。（二）采購方式選擇：根據(jù)采購標的額、采購性質(zhì)、采購時間等因素，選擇合適的采購方式，包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源采購等。（三）采購文件編制：根據(jù)采購方式和采購標的，編制采購文件，明確采購需求、技術(shù)要求、商務條款、評審標準等內(nèi)容，確保采購文件內(nèi)容完整、準確、合規(guī)。（四）采購過程管理：嚴格按照采購文件規(guī)定的程序進行采購，加強對采購過程的監(jiān)督，確保采購過程公平、公正、公開。（五）采購結(jié)果確認：采購活動完成后，應及時進行驗收，并確認采購結(jié)果，確保采購質(zhì)量符合要求。第十八條采購價格管理（一）價格確定：根據(jù)采購標的和市場行情，選擇合適的價格確定方式，包括市場詢價、招標報價、談判確定等。（二）價格審核：對采購價格進行審核，確保采購價格合理、合規(guī)，防止價格虛高、價格欺詐等行為。（三）價格控制：加強對采購價格的監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和糾正價格偏差，確保采購成本控制在預算范圍內(nèi)。第十九條采購合同管理（一）合同簽訂：采購合同由法務合規(guī)部門審核，經(jīng)審批后由采購管理部門或業(yè)務部門、下屬單位與供應商簽訂。（二）合同履行：嚴格按照合同約定的條款履行合同，加強對合同履行的監(jiān)督，確保供應商按時、按質(zhì)、按量履行合同。（三）合同變更：合同變更應經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議，經(jīng)審批后實施。（四）合同解除：合同解除應經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議，經(jīng)審批后實施。第二十條采購驗收管理（一）驗收標準：根據(jù)采購文件規(guī)定的技術(shù)要求和商務條款，制定驗收標準，確保驗收工作有據(jù)可依。（二）驗收程序：嚴格按照驗收標準進行驗收，并填寫驗收報告，驗收合格后方可辦理入庫或支付貨款。（三）驗收責任：驗收人員對驗收結(jié)果負責，應認真履行驗收職責，確保驗收工作質(zhì)量。（四）驗收爭議處理：驗收過程中發(fā)生爭議的，應及時協(xié)商解決，協(xié)商不成的，可依法向仲裁機構(gòu)申請仲裁或向人民法院提起訴訟。第二十一條采購付款管理（一）付款條件：根據(jù)采購合同約定的付款條件，辦理付款手續(xù)。（二）付款審核：財務管理部門對付款申請進行審核，確保付款申請符合合同約定和公司財務制度規(guī)定。（三）付款程序：嚴格按照公司財務制度規(guī)定的程序辦理付款手續(xù)，確保付款安全、及時。（四）付款記錄：做好付款記錄，并定期進行核對，確保付款記錄準確、完整。第二十二條采購信息管理（一）信息收集：及時收集采購信息，包括市場行情、供應商信息、采購政策等，為采購決策提供依據(jù)。（二）信息分析：對采購信息進行分析，發(fā)現(xiàn)采購活動中的問題和趨勢，為采購管理提供參考。（三）信息共享：建立采購信息共享機制，將采購信息及時共享給相關(guān)部門和人員，提高采購效率。（四）信息保密：加強對采購信息的保密管理，防止信息泄露，維護公司和供應商的合法權(quán)益。第二十三條采購審計管理（一）審計計劃：制定年度采購審計計劃，明確審計對象、審計內(nèi)容、審計時間等。（二）審計實施：按照審計計劃進行審計，對采購活動的合規(guī)性、效益性進行審計，發(fā)現(xiàn)審計發(fā)現(xiàn)的問題及時報告。（三）審計整改：對審計發(fā)現(xiàn)的問題，督促相關(guān)部門進行整改，并跟蹤整改結(jié)果，確保整改到位。（四）審計報告：定期編制采購審計報告，向采購專項管理領(lǐng)導小組報告工作。第四章采購管理運行機制第二十四條制度動態(tài)更新機制（一）定期評估：每年對采購專項管理制度進行評估，評估內(nèi)容包括制度的適用性、有效性、完整性等。（二）及時修訂：根據(jù)評估結(jié)果、內(nèi)外部環(huán)境變化、業(yè)務發(fā)展需求以及管理實踐，及時修訂采購專項管理制度，確保制度的先進性和適用性。（三）清晰傳達：制度修訂后，應及時傳達給相關(guān)部門和人員，確保所有人員了解和掌握最新的制度規(guī)定。第二十五條風險識別預警機制（一）定期排查：每年至少開展一次采購風險排查，排查內(nèi)容包括供應商風險、價格風險、質(zhì)量風險、合同履約風險、合規(guī)風險等。（二）分級評估：對排查出的風險進行分級評估，確定風險等級，高風險領(lǐng)域和高風險環(huán)節(jié)應重點關(guān)注。（三）發(fā)布預警：對識別出的風險，及時發(fā)布預警通知，并采取相應的管控措施，防止風險發(fā)生或降低風險影響。（四）風險信息共享：建立風險信息共享機制，將風險信息及時共享給相關(guān)部門和人員，提高風險防控能力。第二十六條合規(guī)審查機制（一）全流程審查：將合規(guī)審查嵌入采購業(yè)務全流程，包括采購需求、供應商選擇、采購方式選擇、采購文件編制、采購過程、采購結(jié)果確認、采購付款等環(huán)節(jié)。（二）關(guān)鍵節(jié)點審查：重點關(guān)注采購決策、合同簽訂、付款審批等關(guān)鍵節(jié)點，確保關(guān)鍵環(huán)節(jié)的合規(guī)性。（三）未經(jīng)審查不得實施：任何采購活動未經(jīng)合規(guī)審查，不得實施，確保采購活動的合規(guī)性。（四）審查責任：合規(guī)審查人員對審查結(jié)果負責，應認真履行審查職責，確保審查工作質(zhì)量。第二十七條風險應對機制（一）分級處置：根據(jù)風險等級，對風險進行分級處置，一般風險由業(yè)務部門、下屬單位負責處置，重大風險由采購專項管理領(lǐng)導小組負責處置。（二）應急流程：制定風險應對預案，明確風險發(fā)生時的應急流程，確保風險發(fā)生時能夠及時有效地進行處置。（三）責任協(xié)同：風險處置過程中，相關(guān)部門應協(xié)同配合，共同推進風險處置工作。（四）上報要求：風險處置情況應及時上報采購專項管理領(lǐng)導小組，并定期進行跟蹤和評估。第二十八條責任追究機制（一）違規(guī)情形：明確采購活動中的違規(guī)情形，包括但不限于違反采購流程、違反采購標準、違反采購紀律等。（二）處罰標準：根據(jù)違規(guī)情形的嚴重程度，制定相應的處罰標準，包括通報批評、經(jīng)濟處罰、紀律處分等。（三）聯(lián)動考核：將違規(guī)行為納入績效考核，與績效掛鉤，對違規(guī)人員進行相應的處罰。（四）紀律處分：對嚴重違規(guī)行為，依法依規(guī)給予紀律處分，構(gòu)成犯罪的，移交司法機關(guān)處理。第二十九條評估改進機制（一）定期評估：每年對采購專項管理體系的有效性進行評估，評估內(nèi)容包括制度的適用性、有效性、完整性等。（二）分析原因：對評估發(fā)現(xiàn)的問題，分析原因，找出管理漏洞和薄弱環(huán)節(jié)。（三）優(yōu)化流程：根據(jù)評估結(jié)果，優(yōu)化采購流程，完善管理措施，提升管理效能。（四）持續(xù)改進：建立持續(xù)改進機制，不斷優(yōu)化采購專項管理體系，提升采購管理水平。第五章采購管理保障措施第三十條組織保障（一）領(lǐng)導責任：公司主要負責人、分管領(lǐng)導應加強對采購專項管理工作的領(lǐng)導，定期研究解決采購工作中的重大問題，推動采購專項管理工作有效開展。（二）部門責任：各部門、下屬單位應按照本制度規(guī)定，認真履行職責，做好采購管理工作。（三）人員責任：采購人員應具備相應的專業(yè)知識和技能，熟悉采購流程和相關(guān)制度規(guī)定，能夠獨立完成采購任務，并自覺遵守采購紀律。第三十一條考核激勵機制（一）考核內(nèi)容：將采購專項合規(guī)情況納入部門年度考核和個人年度考核，考核內(nèi)容包括采購流程執(zhí)行情況、采購風險防控情況、采購成本控制情況等。（二）考核標準：制定采購專項考核標準，明確考核指標和考核方法，確?？己私Y(jié)果的客觀公正。（三）考核結(jié)果：考核結(jié)果與績效掛鉤，對考核優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對考核不合格的部門和個人進行處罰。（四）評優(yōu)掛鉤：將采購專項合規(guī)情況作為評優(yōu)的重要依據(jù)，對采購專項合規(guī)表現(xiàn)突出的部門和個人優(yōu)先評優(yōu)。第三十二條培訓宣傳機制（一）分層級培訓：對管理層、采購人員、業(yè)務人員等進行分層級培訓，提高采購人員的專業(yè)知識和技能，增強業(yè)務人員的合規(guī)意識。（二）培訓內(nèi)容：培訓內(nèi)容包括采購流程、采購標準、采購紀律、風險防控、法律法規(guī)等。（三）培訓方式：采用多種培訓方式，包括集中培訓、在線培訓、現(xiàn)場培訓等。（四）培訓考核：對培訓效果進行考核，確保培訓質(zhì)量。第三十三條信息化支撐（一）系統(tǒng)建設(shè)：建設(shè)采購管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購流程自動化、采購信息數(shù)字化、風險監(jiān)控實時化。（二）系統(tǒng)功能：采購管理系統(tǒng)應具備采購需求管理、供應商管