企業(yè)檔案歸檔與保管制度企業(yè)檔案歸檔與保管制度企業(yè)檔案作為企業(yè)運營活動的重要記錄和憑證，是維護企業(yè)合法權(quán)益、支撐管理決策、推動持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。為規(guī)范企業(yè)檔案的歸檔與保管工作，確保檔案的真實性、完整性、系統(tǒng)性和安全性，防范因檔案管理不當(dāng)引發(fā)的各類風(fēng)險，提升企業(yè)規(guī)范化管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》等國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實際情況及內(nèi)部管理需求，特制定本制度。第一章總則第一條制度制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》等國家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，參照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（GB/T29139-2012）等行業(yè)標準，并充分考慮集團母公司關(guān)于檔案管理的相關(guān)要求及企業(yè)自身在風(fēng)險防控、業(yè)務(wù)流程規(guī)范化方面的內(nèi)部需求，旨在建立健全企業(yè)檔案歸檔與保管工作體系，明確管理職責(zé)，規(guī)范操作流程，強化風(fēng)險防控，確保檔案資源得到有效保護和利用。第二條適用范圍本制度適用于公司總部各部門、各下屬單位及全體員工。凡涉及企業(yè)經(jīng)營管理、項目建設(shè)、人力資源、科研開發(fā)、行政事務(wù)等各項活動形成的各類檔案，均須依照本制度進行歸檔與保管。本制度覆蓋企業(yè)所有業(yè)務(wù)場景下的檔案管理全過程，包括檔案的形成、收集、整理、分類、編目、歸檔、保管、利用、鑒定和銷毀等環(huán)節(jié)。第三條核心術(shù)語定義1.檔案專項管理：指企業(yè)為實現(xiàn)檔案有效管理和利用目標，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和內(nèi)部制度，對檔案全生命周期實施系統(tǒng)性控制的活動總和。其核心在于通過建立科學(xué)的管理體系、規(guī)范的操作流程、明確的責(zé)任機制和有效的技術(shù)保障，確保檔案資源的真實性、完整性、系統(tǒng)性和安全性，并充分發(fā)揮檔案在企業(yè)管理、決策支持、風(fēng)險防控、文化傳承等方面的作用。2.檔案管理風(fēng)險：指在檔案管理過程中，因制度缺失、職責(zé)不清、操作不當(dāng)、技術(shù)落后、外部環(huán)境變化等原因，可能導(dǎo)致檔案丟失、損毀、泄密、失真或無法有效利用，進而影響企業(yè)正常運營、聲譽形象、合法權(quán)益或戰(zhàn)略目標實現(xiàn)的潛在可能性。3.檔案合規(guī)：指企業(yè)檔案的歸檔與保管活動符合國家法律法規(guī)、行業(yè)準則、集團母公司規(guī)定及本企業(yè)內(nèi)部制度的各項要求。檔案合規(guī)是企業(yè)合規(guī)管理體系的重要組成部分，體現(xiàn)了企業(yè)對依法治企、規(guī)范運營的遵循和承諾。4.檔案全生命周期管理：指對檔案從形成、收集、整理、分類、編目、歸檔、保管、利用、鑒定到銷毀的整個過程進行系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理。其核心理念是貫穿檔案產(chǎn)生、發(fā)展、消亡的各個階段，實施動態(tài)、閉環(huán)的管理，確保檔案資源價值的最大化實現(xiàn)。第四條檔案專項管理核心原則企業(yè)檔案歸檔與保管工作必須遵循以下核心原則：1.全面覆蓋原則：檔案管理范圍應(yīng)覆蓋企業(yè)所有部門、所有業(yè)務(wù)場景、所有類型檔案，確保檔案資源不遺漏、不缺失，實現(xiàn)檔案管理的廣度與深度。2.責(zé)任到人原則：明確各級管理人員、各崗位人員的檔案管理職責(zé)，建立清晰的權(quán)責(zé)體系，確保檔案管理責(zé)任落實到具體個人，實現(xiàn)管理的精細化。3.風(fēng)險導(dǎo)向原則：聚焦檔案管理中的重點風(fēng)險領(lǐng)域和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，實施差異化、有針對性的管控措施，優(yōu)先防范和化解可能對企業(yè)造成重大影響的風(fēng)險。4.持續(xù)改進原則：定期評估檔案管理工作的有效性，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化、法律法規(guī)更新、業(yè)務(wù)發(fā)展需求等，及時優(yōu)化管理制度、流程和技術(shù)手段，不斷提升檔案管理水平。5.安全第一原則：將檔案安全作為檔案管理的首要任務(wù)，采取必要的技術(shù)和管理措施，確保檔案實體安全、信息安全，防止檔案丟失、損毀、泄密或被篡改。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條決策層職責(zé)公司主要負責(zé)人對本企業(yè)檔案管理工作負總責(zé)，承擔(dān)最終責(zé)任。其主要職責(zé)包括：審批檔案管理制度及重大事項；提供必要的資源保障；領(lǐng)導(dǎo)和支持檔案管理工作的開展；督促檢查檔案管理工作的落實情況，確保其符合國家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部要求。公司分管檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)對本企業(yè)檔案管理工作負直接責(zé)任。其主要職責(zé)包括：組織制定和實施檔案管理制度；領(lǐng)導(dǎo)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的工作；協(xié)調(diào)解決檔案管理中的重大問題；監(jiān)督考核各部門、各下屬單位的檔案管理工作情況。第六條檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組設(shè)立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和決策審批企業(yè)檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)小組由公司主要負責(zé)人擔(dān)任組長，分管檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，相關(guān)部門負責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：1.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)職能：協(xié)調(diào)各部門、各下屬單位之間的檔案管理工作，解決跨部門、跨單位的檔案管理問題，確保檔案管理工作的整體性和協(xié)同性。2.決策審批職能：審議檔案管理制度、重大方案和重要事項，對檔案管理工作的方向、重點和資源分配做出決策和審批。3.監(jiān)督評價職能：定期檢查檔案管理工作的落實情況，評估檔案管理工作的有效性，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改要求，并監(jiān)督整改措施的落實。第七條牽頭部門職責(zé)檔案管理部門（或指定牽頭部門）作為企業(yè)檔案管理工作的歸口管理部門，負責(zé)檔案專項管理的具體實施。其主要職責(zé)包括：1.制度建設(shè)職責(zé)：負責(zé)組織起草、修訂和完善企業(yè)檔案管理制度，確保制度的科學(xué)性、規(guī)范性和可操作性。2.風(fēng)險識別職責(zé)：負責(zé)組織開展檔案管理風(fēng)險識別和評估，分析潛在風(fēng)險因素，提出風(fēng)險防控措施。3.監(jiān)督考核職責(zé)：負責(zé)監(jiān)督各部門、各下屬單位的檔案管理工作，定期進行考核評估，并將考核結(jié)果作為績效管理的重要依據(jù)。4.培訓(xùn)宣貫職責(zé)：負責(zé)組織開展檔案管理培訓(xùn)，普及檔案管理知識，提高員工的檔案管理意識和能力；負責(zé)宣傳檔案管理制度，營造良好的檔案管理氛圍。第八條專責(zé)部門職責(zé)各業(yè)務(wù)部門（或指定專責(zé)部門）負責(zé)本部門業(yè)務(wù)領(lǐng)域檔案管理的具體實施，并對檔案管理部門提供業(yè)務(wù)支持和配合。其主要職責(zé)包括：1.業(yè)務(wù)合規(guī)審核：負責(zé)審核本部門業(yè)務(wù)活動形成的檔案材料的合規(guī)性，確保檔案內(nèi)容真實、完整、準確。2.流程優(yōu)化：負責(zé)優(yōu)化本部門業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案管理流程，提高檔案管理的效率和效益。3.風(fēng)險處置：負責(zé)對本部門業(yè)務(wù)領(lǐng)域檔案管理過程中出現(xiàn)的風(fēng)險進行處置，及時報告和解決問題。第九條業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責(zé)各業(yè)務(wù)部門、各下屬單位是檔案管理的基本單位，負責(zé)本部門、本單位業(yè)務(wù)活動形成的檔案材料的收集、整理、歸檔和保管。其主要職責(zé)包括：1.落實要求：認真落實企業(yè)檔案管理制度和本部門、本單位檔案管理實施細則，確保檔案管理工作符合要求。2.日常防控：開展日常的檔案管理風(fēng)險防控工作，識別、評估和處置本部門、本單位檔案管理過程中的風(fēng)險。3.檔案保管：妥善保管本部門、本單位形成的檔案材料，確保檔案實體安全和信息安全。第十條基層執(zhí)行崗職責(zé)各崗位員工作為檔案管理的基層執(zhí)行者，對所接觸和形成的檔案材料負有直接的責(zé)任。其主要職責(zé)包括：1.合規(guī)操作：按照檔案管理制度和操作規(guī)范，對所接觸和形成的檔案材料進行收集、整理、歸檔和保管，確保操作合規(guī)。2.風(fēng)險上報：及時報告本崗位在檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的違法違規(guī)行為、安全隱患和風(fēng)險事件，并積極參與風(fēng)險處置。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十一條檔案收集與整理1.業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：各部門、各下屬單位應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時、完整、準確地收集本部門、本單位業(yè)務(wù)活動形成的各類檔案材料。檔案材料應(yīng)真實反映業(yè)務(wù)活動情況，符合業(yè)務(wù)規(guī)范和檔案管理要求。2.禁止性行為內(nèi)容：嚴禁隱匿、偽造、篡改、損毀、丟失檔案材料，嚴禁擅自銷毀檔案材料，嚴禁將檔案材料用于非公務(wù)目的。3.專項風(fēng)險重點防控點：重點關(guān)注檔案材料收集不及時、不完整、不準確的風(fēng)險，以及檔案材料偽造、篡改、損毀、丟失的風(fēng)險。應(yīng)建立檔案材料收集臺賬，明確收集責(zé)任人和收集時間，加強檔案材料的審核和交接管理，確保檔案材料的安全性和完整性。第十二條檔案分類與編目1.業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：各部門、各下屬單位應(yīng)根據(jù)檔案管理制度和本部門、本單位實際情況，制定檔案分類方案和編目規(guī)則，對檔案進行科學(xué)分類和編目。檔案分類應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負責(zé)的原則，編目應(yīng)遵循規(guī)范、準確、完整的原則。2.禁止性行為內(nèi)容：嚴禁隨意分類、編目檔案材料，嚴禁編目信息錯誤、不完整，嚴禁擅自更改檔案分類和編目信息。3.專項風(fēng)險重點防控點：重點關(guān)注檔案分類不準確、編目信息錯誤的風(fēng)險，以及檔案分類和編目不規(guī)范導(dǎo)致檔案查找困難的風(fēng)險。應(yīng)建立檔案分類和編目標準，加強檔案分類和編目人員的培訓(xùn)，確保檔案分類和編目的準確性和規(guī)范性。第十三條檔案歸檔與移交1.業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：各部門、各下屬單位應(yīng)在檔案材料形成后規(guī)定時間內(nèi)，按照檔案分類方案和編目規(guī)則，將檔案材料歸檔。歸檔檔案材料應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)，符合檔案管理要求。2.禁止性行為內(nèi)容：嚴禁將應(yīng)歸檔的檔案材料拒不歸檔，嚴禁將歸檔檔案材料擅自帶走、銷毀或用于非公務(wù)目的。3.專項風(fēng)險重點防控點：重點關(guān)注檔案歸檔不及時、不完整、不準確的風(fēng)險，以及檔案歸檔過程中檔案材料丟失、損毀的風(fēng)險。應(yīng)建立檔案歸檔制度，明確歸檔責(zé)任人和歸檔時間，加強檔案歸檔的審核和交接管理，確保檔案歸檔的及時性和安全性。第十四條檔案保管與安全1.業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：檔案管理部門應(yīng)選擇安全可靠的場所保管檔案，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，做好檔案的防潮、防火、防盜、防蟲、防鼠等工作。檔案保管應(yīng)符合檔案管理要求，確保檔案實體安全。2.禁止性行為內(nèi)容：嚴禁將檔案材料存放在不安全場所，嚴禁擅自拆除、損壞檔案保管設(shè)施設(shè)備，嚴禁在檔案保管場所從事與檔案保管無關(guān)的活動。3.專項風(fēng)險重點防控點：重點關(guān)注檔案實體安全風(fēng)險，如檔案丟失、損毀、泄密等。應(yīng)建立檔案保管制度，明確檔案保管責(zé)任人和保管要求，加強檔案保管場所的安全管理，確保檔案實體安全。第十五條檔案利用與借閱1.業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：各部門、各下屬單位應(yīng)嚴格按照檔案管理制度和本部門、本單位檔案管理實施細則，利用和借閱檔案材料。利用和借閱檔案材料應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并按照規(guī)定使用檔案材料。2.禁止性行為內(nèi)容：嚴禁擅自利用和借閱檔案材料，嚴禁將檔案材料拿出檔案保管場所，嚴禁對檔案材料進行涂改、損毀、復(fù)制等操作。3.專項風(fēng)險重點防控點：重點關(guān)注檔案利用和借閱不當(dāng)導(dǎo)致檔案丟失、損毀、泄密的風(fēng)險。應(yīng)建立檔案利用和借閱制度，明確檔案利用和借閱責(zé)任人和審批程序，加強檔案利用和借閱的監(jiān)督管理，確保檔案利用和借閱的安全性和合規(guī)性。第十六條檔案鑒定與銷毀1.業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，定期開展檔案鑒定工作，對檔案材料的價值進行評估，并按照規(guī)定對失去保存價值的檔案材料進行銷毀。檔案鑒定和銷毀應(yīng)符合檔案管理要求，確保檔案資源的有效利用和安全管理。2.禁止性行為內(nèi)容：嚴禁擅自鑒定、銷毀檔案材料，嚴禁將應(yīng)銷毀的檔案材料保留，嚴禁銷毀程序不規(guī)范導(dǎo)致檔案材料失密。3.專項風(fēng)險重點防控點：重點關(guān)注檔案鑒定不準確、銷毀不規(guī)范導(dǎo)致檔案資源浪費或失密的風(fēng)險。應(yīng)建立檔案鑒定和銷毀制度，明確檔案鑒定和銷毀責(zé)任人和審批程序，加強檔案鑒定和銷毀的監(jiān)督管理，確保檔案鑒定和銷毀的準確性和規(guī)范性。第四章專項管理運行機制第十七條制度動態(tài)更新機制檔案管理部門應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)準則、集團母公司規(guī)定及企業(yè)內(nèi)部管理需求的變化，及時組織修訂和完善企業(yè)檔案管理制度，確保制度的時效性和適用性。制度修訂應(yīng)經(jīng)過必要的審批程序，并及時發(fā)布實施。第十八條風(fēng)險識別預(yù)警機制檔案管理部門應(yīng)定期組織開展檔案管理風(fēng)險排查，識別和評估檔案管理過程中的潛在風(fēng)險。風(fēng)險排查應(yīng)覆蓋檔案管理的各個環(huán)節(jié)，并采用定性和定量相結(jié)合的方法進行評估。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險排查結(jié)果，發(fā)布風(fēng)險預(yù)警通知，并采取相應(yīng)的風(fēng)險防控措施。第十九條合規(guī)審查機制檔案管理部門應(yīng)將檔案管理合規(guī)審查嵌入到業(yè)務(wù)決策、合同簽訂、項目啟動等關(guān)鍵節(jié)點，對檔案管理工作的合規(guī)性進行審查。未經(jīng)合規(guī)審查的，不得實施相關(guān)業(yè)務(wù)活動。檔案管理部門應(yīng)建立合規(guī)審查制度，明確合規(guī)審查的責(zé)任人和審查程序，確保合規(guī)審查的有效性。第二十條風(fēng)險應(yīng)對機制檔案管理部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險等級，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于一般風(fēng)險，應(yīng)采取常規(guī)的風(fēng)險防控措施進行應(yīng)對；對于重大風(fēng)險，應(yīng)制定專項應(yīng)急預(yù)案，并組織相關(guān)部門和人員進行應(yīng)急處置。風(fēng)險應(yīng)對過程中，應(yīng)加強責(zé)任協(xié)同，及時上報風(fēng)險處置情況，確保風(fēng)險得到有效控制。第二十一條責(zé)任追究機制檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案管理制度的有關(guān)規(guī)定，對違反檔案管理制度的違規(guī)行為進行責(zé)任追究。責(zé)任追究應(yīng)區(qū)分責(zé)任類型，明確處罰標準，并將處罰結(jié)果與績效考核、紀律處分等掛鉤。責(zé)任追究應(yīng)公平、公正、公開，并接受相關(guān)部門和人員的監(jiān)督。第二十二條評估改進機制檔案管理部門應(yīng)定期對企業(yè)檔案管理工作的有效性進行評估，評估內(nèi)容包括制度完善程度、流程優(yōu)化程度、風(fēng)險防控效果等。評估結(jié)果應(yīng)作為改進檔案管理工作的依據(jù)，并采取相應(yīng)的改進措施，不斷提升檔案管理水平。第五章專項管理保障措施第二十三條組織保障公司各層級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和支持，提供必要的資源保障，并督促檢查檔案管理工作的落實情況。各部門、各下屬單位應(yīng)指定專人負責(zé)檔案管理工作，并確保檔案管理工作的順利開展。第二十四條考核激勵機制檔案管理部門應(yīng)將檔案管理合規(guī)情況納入各部門、各下屬單位及全體員工的年度考核，并將考核結(jié)果與績效、評優(yōu)等掛鉤。對于在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部