合同履行過程跟蹤記錄與反饋系統(tǒng)使用指南一、系統(tǒng)適用場景與核心價值在企業(yè)日常運營中，合同從簽訂到履行完畢涉及多部門協(xié)同、多節(jié)點管控，容易出現(xiàn)信息滯后、責(zé)任不清、風(fēng)險難預(yù)警等問題。本系統(tǒng)適用于各類需要長期跟蹤履約進(jìn)度的場景，包括但不限于：制造業(yè)采購合同：原材料采購訂單的交付、驗收、付款全流程跟蹤；IT服務(wù)外包合同：項目需求調(diào)研、開發(fā)測試、上線運維的節(jié)點管控；建筑工程施工合同：進(jìn)度報審、質(zhì)量驗收、款項撥付的動態(tài)記錄；長期服務(wù)協(xié)議：年度運維、售后支持等持續(xù)性服務(wù)的履約反饋。通過系統(tǒng)化跟蹤，可實現(xiàn)“進(jìn)度可視化、問題可追溯、風(fēng)險可預(yù)警”，提升履約效率，降低合同糾紛風(fēng)險，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、系統(tǒng)操作全流程詳解（一）合同履行跟蹤初始化：奠定管控基礎(chǔ)操作目標(biāo)：將合同關(guān)鍵信息轉(zhuǎn)化為可跟蹤的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，明確履約路徑。操作步驟：錄入合同基礎(chǔ)信息：在系統(tǒng)中創(chuàng)建合同檔案，填寫合同編號、合同名稱、簽約雙方、合同金額、簽訂日期、履行期限等核心字段，并合同掃描件作為附件。分解關(guān)鍵履約節(jié)點：根據(jù)合同條款，將履約過程拆解為若干關(guān)鍵節(jié)點（如“預(yù)付款支付”“首批貨物交付”“階段性成果驗收”“質(zhì)保金返還”等），明確每個節(jié)點的“節(jié)點名稱”“計劃完成時間”“交付成果標(biāo)準(zhǔn)”（如“需提供《驗收合格表》蓋章掃描件”）。分配責(zé)任人與協(xié)同人：為每個節(jié)點指定唯一負(fù)責(zé)人（如采購專員、項目經(jīng)理），并添加跨部門協(xié)同人（如財務(wù)部、法務(wù)部），保證信息同步。示例：某設(shè)備采購合同可分解為“預(yù)付款支付（合同簽訂后10個工作日）”“設(shè)備生產(chǎn)完成（第30天）”“現(xiàn)場安裝調(diào)試（第45天）”“最終驗收（第50天）”4個節(jié)點，分別由采購經(jīng)理、生產(chǎn)主管、技術(shù)工程師、質(zhì)量專員負(fù)責(zé)。（二）履行過程動態(tài)記錄：實時更新進(jìn)度操作目標(biāo)：跟蹤每個節(jié)點的實際進(jìn)展，記錄執(zhí)行過程中的細(xì)節(jié)信息。操作步驟：節(jié)點狀態(tài)更新：負(fù)責(zé)人在節(jié)點計劃完成時間前3天開始跟蹤，完成后在系統(tǒng)中將節(jié)點狀態(tài)更新為“已完成”，并交付成果（如驗收報告、照片、郵件往來記錄）；若延遲，需選擇“延遲”并填寫“預(yù)計完成時間”及“延遲原因”（如“供應(yīng)商生產(chǎn)延誤”“客戶需求變更”）。進(jìn)度說明補充：對于復(fù)雜節(jié)點，需填寫“進(jìn)度說明”，詳細(xì)描述當(dāng)前進(jìn)展（如“設(shè)備已完成80%生產(chǎn)，剩余核心部件待供應(yīng)商*交付”）。異常情況標(biāo)記：若發(fā)覺可能影響履約的異常（如對方單位未按約定提供場地），需在系統(tǒng)中標(biāo)記“異常”，并關(guān)聯(lián)具體問題描述。注意：每日登錄系統(tǒng)查看待辦節(jié)點，避免遺漏；涉及跨部門協(xié)作的節(jié)點，需同步在協(xié)同群中提醒。（三）問題反饋與協(xié)同處理：高效解決履約障礙操作目標(biāo)：針對履約中出現(xiàn)的問題，建立“提報-響應(yīng)-處理-閉環(huán)”的快速處理機(jī)制。操作步驟：問題提報：發(fā)覺問題后，由責(zé)任人發(fā)起“問題反饋”，填寫“問題描述”“影響節(jié)點”“緊急程度”（一般/緊急/特急）、“相關(guān)附件”（如對方違約函、現(xiàn)場照片），并指定處理部門（如法務(wù)部、采購部）。責(zé)任部門響應(yīng)：處理部門收到問題后，2小時內(nèi)響應(yīng)，初步判斷問題性質(zhì)（責(zé)任歸屬、是否影響合同繼續(xù)履行），并制定初步處理方案（如“發(fā)函催告”“協(xié)商變更條款”“啟動違約條款”）。跟蹤解決進(jìn)度：處理部門定期在系統(tǒng)中更新問題處理進(jìn)度（如“已發(fā)送催告函，等待對方*回復(fù)”），直至問題解決后，將狀態(tài)更新為“已關(guān)閉”，并附最終處理結(jié)果（如“對方已承諾延期交付，簽訂補充協(xié)議”）。示例：若施工合同中“場地交付”節(jié)點延遲，項目經(jīng)理發(fā)起問題反饋，法務(wù)部響應(yīng)后判斷為發(fā)包人違約，起草《履約催告函》發(fā)送，并在系統(tǒng)中跟蹤函件簽收回執(zhí)，最終促成雙方簽訂《延期交付協(xié)議》。（四）定期匯總與風(fēng)險預(yù)警：主動管控履約風(fēng)險操作目標(biāo)：通過數(shù)據(jù)匯總分析，提前識別履約風(fēng)險，為決策提供支持。操作步驟：周期性匯總：系統(tǒng)自動按日/周/月《合同履行匯總報表》，包含“合同總數(shù)”“正常履行數(shù)”“延遲履行數(shù)”“未解決異常數(shù)”“風(fēng)險等級分布”（低/中/高）等指標(biāo)。風(fēng)險指標(biāo)分析：設(shè)置風(fēng)險預(yù)警閾值（如“延遲節(jié)點超過3個”“異常問題未解決超過5個工作日”），當(dāng)觸發(fā)閾值時，系統(tǒng)自動向合同管理部門負(fù)責(zé)人發(fā)送預(yù)警提醒。風(fēng)險應(yīng)對決策：合同管理部門根據(jù)預(yù)警信息，組織相關(guān)部門召開履約風(fēng)險分析會，制定應(yīng)對措施（如“暫停支付進(jìn)度款”“啟動備選供應(yīng)商方案”）。注意：高風(fēng)險合同需重點關(guān)注，每周跟蹤進(jìn)展直至風(fēng)險解除。（五）履行完成與歸檔閉環(huán)：保證全流程可追溯操作目標(biāo)：完成合同履約收尾，實現(xiàn)資料歸檔與經(jīng)驗沉淀。操作步驟：驗收確認(rèn)：最后一個節(jié)點完成后，負(fù)責(zé)人《合同履行完成確認(rèn)書》（需雙方蓋章），并在系統(tǒng)中標(biāo)記合同狀態(tài)為“已履行完畢”。資料歸檔：將合同履行過程中的所有記錄（節(jié)點更新、問題處理、溝通函件、驗收文件等）整理歸檔，形成該合同的完整履約檔案，支持后續(xù)查閱或?qū)徲?。?jīng)驗總結(jié)：合同管理部門組織負(fù)責(zé)人填寫《履約經(jīng)驗總結(jié)表》，提煉“履約亮點”“存在問題”“改進(jìn)建議”，同步至企業(yè)知識庫，為后續(xù)合同管理提供參考。三、核心記錄模板工具（一）合同履行跟蹤總表合同編號合同名稱對方單位合同金額（元）履行期限關(guān)鍵節(jié)點數(shù)量當(dāng)前狀態(tài)負(fù)責(zé)人CG-2024-001設(shè)備采購合同A科技有限公司1,000,0002024-01-01至2024-03-314履行中張*節(jié)點1：預(yù)付款支付節(jié)點2：設(shè)備生產(chǎn)完成節(jié)點3：現(xiàn)場安裝調(diào)試節(jié)點4：最終驗收已完成（2024-01-05）已完成（2024-02-20）進(jìn)行中（計劃2024-03-15）未開始（計劃2024-03-25）（二）合同關(guān)鍵節(jié)點記錄表合同編號節(jié)點名稱計劃完成時間實際完成時間負(fù)責(zé)人完成情況說明附件清單CG-2024-001設(shè)備生產(chǎn)完成2024-02-182024-02-20李*設(shè)備已完成全部生產(chǎn)工序，通過出廠前質(zhì)檢《出廠檢驗報告》（編號：QC2024001）生產(chǎn)進(jìn)度照片5張CG-2024-001現(xiàn)場安裝調(diào)試2024-03-15-王*已完成設(shè)備基礎(chǔ)安裝，正在進(jìn)行軟件調(diào)試安裝現(xiàn)場視頻1段，調(diào)試日志（截至2024-03-10）（三）合同履行問題反饋與處理表問題編號問題描述發(fā)覺時間影響節(jié)點緊急程度責(zé)任部門處理方案處理結(jié)果關(guān)閉時間WT-2024-003發(fā)包人未按約定提供施工場地，導(dǎo)致安裝調(diào)試延遲2024-03-08現(xiàn)場安裝調(diào)試緊急法務(wù)部*1.發(fā)送《履約催告函》；2.協(xié)商簽訂《場地延期交付協(xié)議》2024-03-12簽訂協(xié)議，約定延期至3月20日交付場地2024-03-13WT-2024-004供應(yīng)商交付的設(shè)備配件存在質(zhì)量問題2024-02-25設(shè)備生產(chǎn)完成一般采購部*1.要求供應(yīng)商*免費更換；2.扣減5%貨款2024-03-05完成更換，質(zhì)保金扣款確認(rèn)函已收到2024-03-06（四）合同履行定期匯總分析表（2024年3月）匯總周期合同總數(shù)正常履行數(shù)延遲履行數(shù)未解決異常數(shù)風(fēng)險等級分布（低/中/高）改進(jìn)建議2024年3月151032低：10；中：4；高：11.加強(qiáng)與供應(yīng)商*的交期溝通，提前確認(rèn)生產(chǎn)進(jìn)度；2.優(yōu)化場地交付流程，明確發(fā)包人責(zé)任節(jié)點四、高效使用關(guān)鍵要點（一）保證數(shù)據(jù)及時性與準(zhǔn)確性節(jié)點狀態(tài)、問題反饋等信息需在發(fā)生后24小時內(nèi)錄入系統(tǒng)，避免信息滯后導(dǎo)致判斷失誤；的附件需清晰完整（如驗收報告需蓋章掃描件），保證可追溯性。（二）明確權(quán)責(zé)邊界，避免推諉每個節(jié)點需指定唯一負(fù)責(zé)人，跨部門協(xié)作時通過“協(xié)同人”功能同步信息，責(zé)任部門需在規(guī)定時限內(nèi)響應(yīng)問題（一般問題24小時，緊急問題2小時），保證問題快速落地。（三）建立跨部門溝通機(jī)制合同管理部門每周組織一次履約例會，通報系統(tǒng)中的高風(fēng)險合同和未解決問題，協(xié)同相關(guān)部門制定解決方案；涉及重大風(fēng)險（如對方違約可能造成重大損失）時，需立即上報管理層。（四）動態(tài)調(diào)整風(fēng)險預(yù)警閾值根據(jù)企業(yè)歷史履約數(shù)據(jù)，定期優(yōu)化風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)（如將“延遲節(jié)點超過3個”