事業(yè)單位辦公室工作流程手冊一、前言辦公室作為事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)的核心樞紐，肩負(fù)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、服務(wù)保障、綜合管理的關(guān)鍵職責(zé)。為規(guī)范辦公室工作流程、提升運(yùn)轉(zhuǎn)效率、強(qiáng)化服務(wù)質(zhì)效，確保單位事務(wù)有序推進(jìn)，特制定本手冊。手冊涵蓋公文處理、會(huì)議組織、后勤保障、檔案管理及應(yīng)急事務(wù)處理等核心模塊，旨在為辦公室人員提供清晰、實(shí)用的操作指引，助力單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)。二、公文處理工作流程（一）收文處理1.簽收與登記收到來文后，辦公室文書需核對來文密封性、份數(shù)及發(fā)文單位信息，確認(rèn)無誤后完成簽收。隨即登記來文文號、標(biāo)題、來文單位、收文日期、份數(shù)等信息，建立《收文登記簿》，確保來文全流程可追溯。2.擬辦與批辦文書結(jié)合來文內(nèi)容、性質(zhì)及涉及部門，提出初步擬辦意見（如“請XX部門閱辦”“請XX領(lǐng)導(dǎo)批示后轉(zhuǎn)XX部門辦理”等），呈辦公室負(fù)責(zé)人審核。負(fù)責(zé)人結(jié)合職責(zé)分工明確批辦意見，確定承辦部門或人員。3.承辦與督辦承辦部門或人員需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)（緊急文件1-3個(gè)工作日，普通文件5-7個(gè)工作日）落實(shí)辦理。辦公室需跟蹤督辦，定期了解進(jìn)度，對超期事項(xiàng)及時(shí)提醒，確保工作閉環(huán)。4.辦結(jié)與歸檔承辦完成后，承辦部門反饋辦理結(jié)果（如書面報(bào)告、審批單等）。文書將辦理結(jié)果與原文件一并整理，按檔案管理要求歸檔，同時(shí)在《收文登記簿》標(biāo)注“辦結(jié)”及歸檔編號。（二）發(fā)文處理1.擬稿與核稿業(yè)務(wù)部門或辦公室擬寫公文時(shí)，需嚴(yán)格遵循《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。擬稿完成后，由部門負(fù)責(zé)人核稿，重點(diǎn)檢查內(nèi)容合規(guī)性、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)性及格式準(zhǔn)確性。2.會(huì)簽與簽發(fā)涉及多部門協(xié)作的公文，需送相關(guān)部門會(huì)簽（會(huì)簽部門1-2個(gè)工作日內(nèi)反饋意見）。會(huì)簽完成后，公文呈送單位分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，簽發(fā)人需明確簽署意見及日期。3.編號與排版印刷辦公室文書按公文類型編制文號（如“X事發(fā)〔XXXX〕X號”），使用單位統(tǒng)一模板排版，確保字體、行距、頁碼等格式規(guī)范。印刷前再次核對內(nèi)容，無誤后安排印刷，重要公文留存電子檔。4.分發(fā)與歸檔公文印刷后，文書按分發(fā)范圍（上級單位、下屬單位、內(nèi)部部門等）分發(fā)（可郵寄、OA傳送或直接送達(dá)）。同時(shí)，將發(fā)文原稿、會(huì)簽單、簽發(fā)件及分發(fā)記錄整理歸檔，完成發(fā)文閉環(huán)。三、會(huì)議組織工作流程（一）會(huì)前籌備1.議題確定辦公室結(jié)合單位年度重點(diǎn)工作、領(lǐng)導(dǎo)指示及部門需求梳理議題，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。議題需聚焦、明確，避免冗余，確保會(huì)議高效。2.會(huì)議通知確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參會(huì)人員后，提前1-3個(gè)工作日發(fā)布通知（明確著裝、材料攜帶等要求）。重要會(huì)議可通過短信、OA系統(tǒng)雙重提醒。3.材料準(zhǔn)備承辦部門提前準(zhǔn)備會(huì)議材料（報(bào)告、方案等），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，于會(huì)前1個(gè)工作日交辦公室匯總。辦公室需檢查材料格式、內(nèi)容一致性，確保材料完整清晰。4.會(huì)場布置根據(jù)會(huì)議性質(zhì)（決策會(huì)、培訓(xùn)會(huì)等）布置會(huì)場，包括桌椅擺放、座簽制作、設(shè)備調(diào)試（音響、投影儀等）、茶水供應(yīng)等。重要會(huì)議提前1小時(shí)完成布置并試運(yùn)行設(shè)備。（二）會(huì)中服務(wù)1.簽到與記錄會(huì)議開始前組織參會(huì)人員簽到，統(tǒng)計(jì)到會(huì)情況。會(huì)議期間指定專人記錄（含議題討論、決策事項(xiàng)、責(zé)任人及時(shí)限），記錄需客觀準(zhǔn)確、突出關(guān)鍵信息。2.設(shè)備保障與應(yīng)急處理安排專人值守，確保音響、投影等設(shè)備正常運(yùn)行。若出現(xiàn)故障，立即啟動(dòng)備用設(shè)備或聯(lián)系技術(shù)人員搶修，避免會(huì)議中斷。3.會(huì)議秩序維護(hù)提醒參會(huì)人員關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，制止無關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場，確保會(huì)議環(huán)境安靜有序。（三）會(huì)后工作1.紀(jì)要整理與發(fā)布會(huì)議結(jié)束后1-2個(gè)工作日內(nèi)，辦公室根據(jù)記錄整理紀(jì)要，經(jīng)參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)布。紀(jì)要需明確決策事項(xiàng)、責(zé)任部門、完成時(shí)限，格式規(guī)范、語言簡潔。2.決議督辦與反饋辦公室根據(jù)紀(jì)要建立《會(huì)議決議督辦臺(tái)賬》，定期跟蹤責(zé)任部門落實(shí)情況，每月匯總進(jìn)展并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。責(zé)任部門需按時(shí)反饋進(jìn)展，確保決議落地。3.材料歸檔將會(huì)議通知、簽到表、材料、紀(jì)要等文件整理歸檔，按年度、會(huì)議類型分類存放，便于后續(xù)查閱。四、后勤保障工作流程（一）物資采購流程1.需求申報(bào)各部門填寫《物資采購申請表》（注明名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算及用途），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)辦公室。2.審批與采購辦公室審核需求合理性（是否重復(fù)采購、預(yù)算是否合規(guī)），金額較小的由辦公室主任審批，金額較大的報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)或黨組會(huì)研究。審批通過后，通過比價(jià)、招標(biāo)或定點(diǎn)采購等方式選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同（金額較大時(shí)）。3.驗(yàn)收與入庫物資到貨后，辦公室聯(lián)合需求部門驗(yàn)收（檢查數(shù)量、質(zhì)量），填寫《物資驗(yàn)收單》。驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)，登記《物資臺(tái)賬》，明確保管責(zé)任人。4.發(fā)放與核銷需求部門憑《物資領(lǐng)用單》（部門負(fù)責(zé)人簽字）領(lǐng)取物資，辦公室在臺(tái)賬中核銷。耗材類物資定期盤點(diǎn)，固定資產(chǎn)類物資按資產(chǎn)管理要求登記。（二）資產(chǎn)管理流程1.資產(chǎn)登記辦公室對單位固定資產(chǎn)（辦公設(shè)備、家具、車輛等）全面登記，建立《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》（記錄名稱、型號、購置時(shí)間、使用部門、責(zé)任人等），粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽。2.使用與維護(hù)使用部門妥善使用資產(chǎn)，定期維護(hù)（如辦公設(shè)備清潔、保養(yǎng)）。若出現(xiàn)故障，及時(shí)報(bào)修，辦公室聯(lián)系維修單位處理，記錄維修情況。3.盤點(diǎn)與處置每年年末，辦公室聯(lián)合財(cái)務(wù)部門開展資產(chǎn)盤點(diǎn)，核對臺(tái)賬與實(shí)物是否一致，形成《資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告》。對閑置、報(bào)廢資產(chǎn)，按規(guī)定流程申報(bào)處置（報(bào)廢需專業(yè)機(jī)構(gòu)鑒定），處置收入按財(cái)務(wù)制度管理。五、檔案管理工作流程（一）檔案收集辦公室明確檔案收集范圍（公文、會(huì)議材料、合同協(xié)議等）。各部門每年年末前將當(dāng)年檔案移交辦公室，移交時(shí)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。（二）檔案整理1.分類與編號按年度、類別（文書、科技、會(huì)計(jì)檔案等）對檔案分類，編制唯一編號（如“202X-WS-001”），便于檢索。2.裝訂與裝盒對紙質(zhì)檔案整理（去除金屬物），按編號順序裝訂，裝入檔案盒，填寫盒脊標(biāo)簽（含年度、類別、起止編號），確保檔案整齊規(guī)范。（三）檔案保管檔案存放于專用檔案室，具備防火、防潮、防蟲、防盜條件（安裝消防設(shè)施、除濕機(jī)、防蟲藥等）。辦公室定期檢查保管環(huán)境，每半年抽查檔案完好情況，確保檔案安全。（四）檔案借閱內(nèi)部人員借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及辦公室主任審批后，在檔案室查閱（原則上不外借）。如需復(fù)印，需注明用途，經(jīng)審批后由工作人員復(fù)印，借閱人按時(shí)歸還檔案。（五）檔案銷毀對超期或無保存價(jià)值的檔案，辦公室組織鑒定小組（業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)、紀(jì)檢人員）鑒定，形成《檔案銷毀鑒定報(bào)告》，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，按規(guī)定程序銷毀（碎紙機(jī)銷毀、指定地點(diǎn)焚燒等），并記錄銷毀情況。六、應(yīng)急事務(wù)處理流程（一）事件報(bào)告發(fā)生突發(fā)事件（安全事故、輿情事件、自然災(zāi)害等），第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)者向辦公室或分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，說明事件時(shí)間、地點(diǎn)、性質(zhì)、影響范圍及已采取的措施，確保信息準(zhǔn)確及時(shí)。（二）應(yīng)急響應(yīng)辦公室接報(bào)后，立即啟動(dòng)《突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》，通知應(yīng)急小組（安全組、輿情組、后勤組等）到位，明確分工（現(xiàn)場處置、信息報(bào)送、后勤保障），并向單位主要領(lǐng)導(dǎo)及上級主管部門報(bào)告。（三）事件處置應(yīng)急小組按預(yù)案開展處置：現(xiàn)場處置組控制事態(tài)（疏散人員、搶救物資），信息報(bào)送組發(fā)布權(quán)威信息（避免謠言擴(kuò)散），后勤保障組提供物資支持（急救藥品、設(shè)備等）。處置過程留存影像、文字資料，為復(fù)盤提供依據(jù)。（四）總結(jié)改進(jìn)事件處置結(jié)束后，辦公室組織復(fù)盤會(huì)，分析原因、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)不足，形成《突發(fā)事件處置報(bào)告》報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)修